Jak wygenerować księgę główną lub księgę pomocniczą?

Księga główna to prawdziwe płuco każdej księgowości, to element ksiąg rachunkowych. Podobnie jak w dzienniku, tutaj trafiają wszystkie transakcje gospodarcze firmy, co umożliwia kontrolowanie sald. Co to tak naprawdę oznacza w praktyce?

I. Czym jest księga główna?

W dużym skrócie, księga główna to zbiór zapisów kont syntetycznych, które rejestrują zdarzenia gospodarcze na ogólnym poziomie. Księga obejmuje konta bilansowe (dla aktywów albo pasywów) oraz wynikowe (przychodów albo kosztów).

Najważniejszą funkcją księgi głównej jest rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych na kontach księgowych. To właśnie te konta pozwalają firmom na bieżąco analizować swoją sytuację finansową. Księga główna jest również nieco czytelniejsza od dziennika ksiąg rachunkowych.

1) Rola księgi głównej w rachunkowości

Księga główna pełni kluczową funkcję w rachunkowości, rejestrując wszystkie operacje gospodarcze firmy. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą:

a) Dokładnie śledzić swoje obroty.

b) Kontrolować salda na poszczególnych kontach.

c) Tworzyć istotne dokumenty finansowe takie jak obrotówki (czyli zestawienie obrotów i sald księgi głównej albo w przypadku księgi pomocniczej obrotów i sald księgi pomocniczej).

d) Wspierać podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

2) Z czego składa się księga główna?

Księga główna składa się z zestawu kont, które są uporządkowane w hierarchiczny sposób. Jak wspomniano na początku każde konto odpowiada za określoną kategorię, wyróżniamy konta bilansowe, wynikowe oraz pozabilansowe.

Taka struktura pozwala na precyzyjne zarządzanie finansami firmy, co jest kluczowe dla jej stabilności i dalszego rozwoju.

3) Jak prowadzić księgę główną w praktyce?

Księga główna może być obecnie prowadzona już właściwie wyłącznie w formie elektronicznej. Takie jednak prowadzenie rozliczenia oferuje większą elastyczność i ułatwia zarządzanie danymi.

II. Zasady prowadzenia księgi głównej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości "Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu." Zgodnie z ust. 2 tego przepisu "Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej."

1) Podwójny zapis: Podstawowa zasada księgowania

Jedną z fundamentalnych zasad prowadzenia księgi głównej jak też ksiąg rachunkowych jest zasada podwójnego zapisu. Zasada ta polega na tym, że każda operacja gospodarcza musi być zaksięgowana na dwóch kontach równocześnie, po stronie Wn i Ma, w tej samej kwocie. Dzięki temu prowadzenie kont staje się bardziej przejrzyste, co ułatwia analizę finansową i kontrolę nad przepływami pieniężnymi.

a) Każda transakcja jest zapisywana na dwóch kontach: Wn i Ma.

b) Obie strony muszą być zrównoważone, aby zapewnić dokładność.

c) System ten ułatwia śledzenie przepływów finansowych.

d) Podwójny zapis jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania systemu księgowego.

2) Tradycyjna metoda księgowania

W klasycznym ujęciu księgowym kolumna debetowa (Wn) znajduje się po lewej stronie, a kolumna kredytowa (Ma) po prawej. Taki układ ułatwia wizualizację transakcji i jest szczególnie przydatny w księgowości ręcznej, gdzie przejrzystość zapisów ma kluczowe znaczenie. Pewne jednak wzorce z uwagi na ich uniwersalność zostały również przeniesione do księgowości cyfrowej.

3) Czym różni się dziennik od księgi głównej?

Dziennik i księga główna to dwa kluczowe elementy w procesie księgowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, które pełnią różne, ale wzajemnie uzupełniające się role:

a) Dziennik – pierwszy etap rejestracji zdarzeń gospodarczych, gdzie transakcje są zapisywane w sposób chronologiczny.

b) Księga główna – organizuje zapisy z dziennika w sposób systematyczny, grupując je według kategorii kont.

Dziennik pełni rolę rejestracji pierwotnej, podczas gdy księga główna pozwala na uporządkowanie i kategoryzację danych, co jest niezbędne do tworzenia sprawozdań finansowych.

III. Konta w księdze głównej oraz księdze pomocniczej

Konta księgi głównej to konta, które są określane zgodnie z polityką rachunkowości w Zakładowym Planie Kont, będzie to zatem wykaz wszystkich konta księgowych w warstwie ogólnej.

Zgodnie natomiast z art. 17 ust. 1 UoR katalog kont pomocniczych jest otwarty - nie musi być prowadzony do wszystkich kont księgi głównej. Tutaj ustawa wymienia, że powinny być prowadzone w szczególności dla: 

"1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych; 

2) rozrachunków z kontrahentami;

3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia; 

4) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych); 

5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych); 

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów; 

7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy."

IV. Księga pomocnicza a księga główna

1) Jak prowadzić księgi pomocnicze?

Zgodnie z art. 16 ust. 1 UoR "Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej."

W księgowości księga główna i księga pomocnicza tworzą harmonijny duet, który jest nierozłącznym elementem ksiąg rachunkowych. Księga główna pełni funkcję centralnego rejestru, gdzie zapisuje się wszystkie transakcje gospodarcze na poziomie ogólnym. Natomiast księga pomocnicza wprowadza szczegółowość do tych zapisów, dostarczając bardziej precyzyjnych danych.

2) Rola księgi pomocniczej w uszczegóławianiu zapisów

Księgi pomocnicze odgrywają kluczową rolę w uszczegóławianiu zapisów księgi głównej. Pozwalają rozbić ogólne dane na bardziej szczegółowe informacje, co ułatwia lepsze zrozumienie i kontrolę nad finansami firmy. Na przykład, jeśli księga główna pokazuje ogólną kwotę rozrachunków z odbiorcami, to księga pomocnicza może dostarczyć szczegółowych danych o:

a) poszczególnych kontrahentach,

b) liczby transakcji z każdym z nich,

c) wartości transakcji z każdym z nich.

3) Ewidencja ilościowa, wartościowa i ilościowo-wartościowa

Zgodnie z art. 17 ust. 1 UoR "Kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników.

1) ewidencję ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych; 

2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych; 

3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu; 

4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.".

Metoda opisana w pkt. 4 jest najłatwiejsza i jest związana ze sporządzaniem inwentaryzacji, najczęściej wykorzystywana przez mikro i małe przedsiębiorstwa. Tutaj jednak jest jeden haczyk, otóż jednostka dla celów wyliczenia prawidłowej zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób prawnych sporządza inwentaryzację tych towarów i materiałów na koniec każdego okresu rozliczeniowego, za który ustalana jest taka zaliczka, zatem miesięcznie albo kwartalnie, a nie tylko rocznie (wynika to z utrwalonej linii interpretacji podatkowych).

V. Jak odczytywać zapisy księgi głównej lub księgi pomocniczej?

W niniejszym dokumencie odnajdziemy informacje o wszystkich operacjach gospodarczych konkretnego okresu rozliczeniowego, w tym salda oraz obroty kontrahentów. Salda i obroty kontrahentów są zawsze oznaczone kontami, salda lub obroty kontrahentów będą oznaczone:

1) W księdze głównej numerami 

a) 201 (rozrachunki z odbiorcami - zazwyczaj sprzedaż) lub 

b) 202 (rozrachunki z dostawcami - zazwyczaj zakup),

2) W księdze pomocniczej numerami szczegółowymi

a) 201-xxxxx (rozrachunki z odbiorcami - zazwyczaj sprzedaż) lub 

b) 202-xxxxx (rozrachunki z dostawcami - zazwyczaj zakup).

W przypadku ewidencji na kontach kontrahentów można wyodrębnić pewną ogólną uproszczoną zasadę (jednak zawsze należy dokładnie przeanalizować genezę salda, a jego historię można zweryfikować w księdze pomocniczej), mówiącą że:

1) W przypadku kont 201

a) Operacje po stronie Wn, oznaczają zaksięgowane należności wynikających z wystawionych faktur sprzedaży, 

b) Operacje po stronie Ma oznaczają otrzymane płatności, zaliczki lub przedpłaty.

2) W przypadku kont 202

a) Operacje po stronie Wn, oznaczają zaksięgowane płatności dokonane na rzecz kontrahentów kosztowych najczęściej wynikające z otrzymanych faktur kosztowych.

b) Operacje po stronie Ma oznaczają zaksięgowanie zobowiązania wynikającego z faktury kosztowej.

VI. Jak wygenerować księgę główną lub księgę pomocniczą w Fakturomanii?

Księga główna lub księga pomocnicza dostępna jest w module "Księgowość" wyodrębnionym w lewym menu z poziomu panelu głównego systemu w kategorii "Dokumenty Księgowe". Księga pomocnicza jest bardzo przydatna przy weryfikacji prawidłowości wprowadzonych danych zwłaszcza płatności względem wyciągu bankowego (konto 130-01).

W module "Księgowość" należy wybrać "Dokumenty księgowe", następnie "Księga główna" lub "Księga pomocnicza" oraz odpowiednie dane tj:

1) rok generowanego dokumentu,

2) okres generowanego dokumentu - zazwyczaj pewien wycinek okresu (miesięczny/kwartalny) dla przeprowadzenia weryfikacji lub z zakończeniem okresu sprawozdawczego cały rok,

3) format generowanego dokumentu (do wyboru są pdf lub xlsx) - zazwyczaj PDF,

4) sposób sortowania danych (do wyboru kwota, data oraz numer zapisu w dzienniku) - zazwyczaj numer zapisu/data,

5) kolejność (zatem od daty najstarszej - najnowszej, wartość najmniejsza - najwyższa lub odwrotnie) - zazwyczaj rosnąco,

6) zapisy (wszystkie, bufor lub ostateczne) - zazwyczaj wszystkie.