System KSeF (czyli Krajowego Systemu eFaktur) dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jak też spółek prawa handlowego. Wejście w życie przepisów o KSeF oznacza, że prędzej lub później każdy przedsiębiorca bez wyjątku będzie musiał wykorzystywać ten program, a w celu zalogowania w KSeF i korzystania z niego dokonać stosownego "uwierzytelnienia".
Narazie szczęśliwie w środowisku technicznym wystarczające jest uwierzytelnienie techniczne, acz o ile osoby fizyczne będą mogły uwierzytelnić się profilem zaufanym o tyle w przypadku podmiotów prawa handlowego niezbędne jest uwierzytelnienie składając właściwy formularz "ZAW-FA".
Ponieważ artykuł ma być konkretny i merytoryczny to przedstawia instrukcję krok po kroku wraz z edytowalnym aktualnym wzorem zawiadomienia.
SPIS TREŚCI
I. Co należy zrobić przed zalogowaniem do KSeF?
1) Sposoby uwierzytelnienia w KSeF
4) Kto jest zwolniony z ZAW-FA?
5) Kiedy należy złożyć ZAW-FA?
6) Czy ZAW-FA można złożyć w formie elektronicznej?
II. Jak uzupełnić i złożyć ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym?
1) Sekcja A. "Miejsce i cel składania".
3) Sekcja C. "Dane osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu E-Faktur".
5) Sekcja E. "Podpis podatnika lub podmiotu/osoby reprezentującej"
I. Co należy zrobić przed zalogowaniem do KSeF?
Przed pierwszym zalogowaniem się do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0) należy upewnić się, że posiadamy odpowiedni środek uwierzytelnienia i że jesteśmy uprawnieni do logowania.
Takiego uwierzytelnienia można dokonać przez osobę, której udzielono swojego rodzaju pełnomocnictwa (nadano uprawnienia) do korzystania z KSeF. Zanim zatem zalogujemy się, najpierw musimy zrobić kilka kroków, które inne będą dla jednoosobowej działalności gospodarczej, a inne dla spółek.
W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych możemy się zalogować "od tak" po rostu, w przypadku osób prawnych przed logowaniem musimy nadać uprawnienia dla konkretnej logującej się osoby przez ZAW-FA.
1) Sposoby uwierzytelnienia w KSeF
KSeF wyróżnia trzy metody uwierzytelnienia, przez:
a) profil zaufany - czyli bezpłatny, publiczny środek identyfikacji elektronicznej, wydawany przez państwo polskie.
Taki profil służy do potwierdzania tożsamości obywatela w usługach online administracji publicznej – w tym w serwisach Ministerstwa Finansów, takich jak KSeF, e-Urząd Skarbowy czy CEIDG lub
b) podpis kwalifikowany - czyli płatny rodzaj elektronicznego podpisu, który ma moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Wydawany jest przez certyfikowane centra certyfikacji i jest zabezpieczony kartą kryptograficzną lub tokenem USB, lub
c) odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego - czyli unikalnego, technicznego identyfikatora kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej. Taki odcisk można porównać do cyfrowego DNA certyfikatu — jest niepowtarzalny i generowany automatycznie w momencie tworzenia certyfikatu przez centrum certyfikacji. Ten odcisk to ciąg znaków (liter i cyfr), najczęściej 40-znakowy, będący skrótem kryptograficznym (tzw. SHA-1 hash) certyfikatu. System KSeF wykorzystuje odcisk palca certyfikatu, aby zidentyfikować konkretny podpis lub pieczęć kwalifikowaną, kiedy nie da się jednoznacznie przypisać ich do osoby lub podmiotu na podstawie danych osobowych (np. NIP, PESEL).
2) Czym jest ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA umożliwia wyznaczenie konkretnej osoby, która otrzyma uprawnienia do zarządzania dostępem w KSeF. Osoba ta pełni rolę administratora i może samodzielnie przydzielać lub odbierać dostęp innym użytkownikom – zarówno pracownikom firmy, jak i zewnętrznym współpracownikom.
Formularz ZAW-FA to zatem oficjalne zawiadomienie do Urzędu Skarbowego o:
a) nadaniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), lub o
b) odebraniu uprawnień wcześniej nadanym osobom.
W praktyce oznacza to, że poprzez ZAW-FA podatnik „mówi” Ministerstwu Finansów, kto może:
a) wystawiać faktury w jego imieniu,
b) odbierać faktury,
c) przeglądać dane w systemie,
d) nadawać dalsze uprawnienia innym użytkownikom.
3) Kto musi złożyć ZAW-FA?
Nie każdy podatnik może zalogować się do KSeF samodzielnie. Obowiązek złożenia formularza ZAW-FA występuje wtedy, gdy system nie ma technicznej możliwości automatycznie powiązać użytkownika z podatnikiem. Dotyczy to przede wszystkim osób prawnych i organizacji, które nie mają profilu zaufanego ani własnego podpisu z danymi identyfikacyjnymi (NIP/PESEL).
ZAW-FA muszą zatem złożyć:
a) Osoby prawne (np. spółki z o.o., P.S.A., fundacje, stowarzyszenia) - ponieważ jako osoby prawne nie posiadają PESEL ani profilu zaufanego, a logowanie do KSeF możliwe jest wyłącznie przez osoby fizyczne (np. członków zarządu, pełnomocników).
Podpowiedź praktyczna
Nawet jeśli członek zarządu spółki chce sam się zalogować – spółka musi wcześniej złożyć ZAW-FA, aby wprowadzić jego dane do bazy Ministerstwa Finansów.
b) Podatnicy korzystający z usług biura rachunkowego lub pełnomocnika - ZAW-FA składa podatnik (np. spółka, JDG), który chce, aby faktury w KSeF obsługiwała inna osoba – np. księgowa, doradca podatkowy, pracownik biura rachunkowego.
c) Podatnicy korzystający z podpisów kwalifikowanych bez NIP lub PESEL, czyli jeżeli podpis kwalifikowany lub pieczęć nie zawiera danych identyfikujących (NIP/PESEL). W takim wypadku konieczne jest złożenie ZAW-FA z wpisanym odciskiem palca certyfikatu kwalifikowanego (fingerprint), dopiero bowiem po przetworzeniu tego zawiadomienia KSeF „rozpozna” taki podpis i pozwoli się zalogować.
d) Jednostki samorządu terytorialnego (JST) ponieważ podobnie jak spółki, są osobami prawnymi, muszą więc upoważnić konkretne osoby (np. skarbnika, głównego księgowego, naczelnika wydziału) do działania w KSeF.
4) Kto jest zwolniony z ZAW-FA?
Brak obowiązku złożenia formularza ZAW-FA występuje wtedy, gdy system KSeF ma techniczną możliwość automatycznego powiązania użytkownika z podatnikiem. Dzieje się tak w przypadku osób fizycznych – najczęściej prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – które logują się do systemu przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego zawierającego dane identyfikacyjne, takie jak NIP lub PESEL. W takich sytuacjach system sam rozpoznaje podatnika i nadaje mu uprawnienia właścicielskie, bez konieczności składania dodatkowego zawiadomienia ZAW-FA.
ZAW-FA nie trzeba zatem składać, gdy:
a) Jesteś osobą fizyczną (JDG) i logujesz się samodzielnie poprzez profil zaufany lub podpis kwalifikowany, wtedy system automatycznie przypisze uprawnienia właścicielskie.
b) Podmiot korzysta z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, pieczęć taka jednoznacznie identyfikuje osobę prawną, więc KSeF automatycznie przyzna dostęp.
c) Uprawnienia zostały nadane już wewnętrznie w KSeF przez osobę z dostępem właścicielskim - przykładowo jeżeli właściciel JDG lub członek zarządu spółki, który ma już aktywny dostęp, nada uprawnienia innemu użytkownikowi bezpośrednio w aplikacji KSeF.
5) Kiedy należy złożyć ZAW-FA?
Zawiadomienie należy złożyć najlepiej jak najwcześniej i nie należy z tym zwlekać. Obecnie podmiotów wpisanych w Krajowym Rejestrze Sądowym jest kilkaset tysięcy, zakładając, że nawet dla połowy podmiotów (podejrzewamy jednak, że będzie to znacznie wyższa liczba) chociaż raz musi zostać złożone zawiadomienie ZAW-FA w formie papierowej, to znając rzeczywistość Urzędową nastąpi zupełne zakorkowanie - zwłaszcza w okresie I kwartału 2026r.
6) Czy ZAW-FA można złożyć w formie elektronicznej?
Zawiadomienie lub inaczej mówiąc "formularz" o nadaniu uprawnień można złożyć do Urzędu Skarbowego w formie papierowej oraz w formie elektronicznej.
Mamy zatem kilka możliwości złożenia zawiadomienia ZAW-FA:
a) Osobiście – we właściwym dla podatnika urzędzie skarbowym,
b) Tradycyjną pocztą - wysłanego do właściwego dla podatnika Urzędu Skarbowego,
c) Elektronicznie – np. przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy.
Nie ma to większego znaczenia, którą formę wybierze się, najważniejsze, by złożyć prawidłowo uzupełniony formularz – tylko wtedy urząd poprawnie przetworzy zawiadomienie i przyzna dostęp do systemu KSeF.
II. Jak uzupełnić i złożyć ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym?
W załączeniu do niniejszego materiału odnajdą Państwo uzupełniony wzór z omówieniem takiego zawiadomienia o nadaniu uprawnień w wersji edytowalnej. W niniejszym formularzu należy uzupełnić dane identyfikacyjne z punktu widzenia Podatnika, który będzie korzystał w KSeF, w naszym przypadku zatem spółki z o.o. Poniżej znajduje się również instrukcja. Bardzo ważnym jest aby posługiwać się najaktualniejszą drugą wersją formularza.
Uzupełniając dane należy najpierw w polu 1 uzupełnić NIP Spółki.
1) Sekcja A. "Miejsce i cel składania".
W sekcji A należy uzupełnić w polu nr 5 Urząd Skarbowy, natomiast w polu nr 6 opcję 1 - nadanie uprawnień.
2) Sekcja B. "Dane Podatnika lub Podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF".
W sekcji B wskazywać będziemy dane spółki z o.o.
- W polu 7 należy wybrać opcję 1 - Podatnik niebędący osobą fizyczną,
- W polu 8 należy wskazać pełną nazwę spółki z o.o. czyli z rozwinięciem skrótu sp. z o.o. tj. "Nazwa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością".
- W sekcji B.2. należy uzupełnić wszystkie dane adresowe.
- W sekcji B.3. należy uzupełnić adres email, na który powinno przyjść automatyczne potwierdzenie z Urzędu Skarbowego/Ministerstwa Finansów o nadaniu uprawnień (tudzież wprowadzeniu danych przez Urzędnika).
3) Sekcja C. "Dane osoby uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu E-Faktur".
W sekcji C wskazać należy główną osobę, która jako pierwsza dokona uwierzytelnienia dla KSeF oraz będzie zarządzała przydzielaniem uprawnień dla innych osób (jak np. dodawanie innych osób, które mogą wystawiać Faktury za pośrednictwem tego narzędzia).
- W sekcji C.1. należy uzupełnić pole 20, 21, 22, 23, 24.
- W sekcji C.2. należy uzupełnić całą sekcję danych adresowych osoby uprawnionej.
- W sekcji C.3. należy uzupełnić obligatoryjnie tylko pole 38, jednak warto jest również wskazać numer kontaktowy, gdyby Urząd Skarbowy "coś chciał" w związku z formularzem. Również na ten adres email powinno przyjść automatyczne potwierdzenie z Urzędu Skarbowego/Ministerstwa Finansów o nadaniu uprawnień (tudzież wprowadzeniu danych przez Urzędnika)
4) Sekcję D. "Zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL"
należy pominąć z uwagi na wykorzystanie profilu zaufanego. Taka sekcja byłaby wykorzystywana wyłącznie w przypadku chęci autoryzacji "prywatnego" niepowiązanego ze spółką podpisu kwalifikowanego.
5) Sekcja E. "Podpis podatnika lub podmiotu/osoby reprezentującej"
W sekcji E wskazać należy osoby reprezentujące spółkę zgodnie ze sposobem reprezentacji. W przypadku podmiotu Fakturomanii reprezentować może ją samoistny prokurent w związku z czym w tym przypadku wskazano jedną osobę. Jeżeli jednak reprezentacja jest wieloosobowa prawdopodobnie pod zawiadomieniem podpisać powinny się co najmniej 2 osoby.
Po uzupełnieniu formularza oraz złożeniu podpisów należy dostarczyć go do Urzędu Skarbowego właściwego dla podatnika.