Jak zintegrować KSeF z Fakturomanią?

Ministerstwo Finansów po długim czasie ciszy, w końcu 3 listopad 2025r. udostępniło środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a 15 listopada środowisko przedprodukcyjne (Demo), w którym można już się zalogować oraz sprawdzić jak projektowany system KSeF wygląda. Środowisko przedprodukcyjne daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026r, dlatego w niniejszym zaktualizowanym wpisie skupiliśmy się właśnie na tej wersji.

System KSeF (czyli Krajowego Systemu eFaktur) dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jak też spółek prawa handlowego. Wejście w życie przepisów o KSeF oznacza, że prędzej lub później każdy przedsiębiorca bez wyjątku będzie musiał wykorzystywać ten program, a w celu korzystania z niego dokonać stosownego "uwierzytelnienia".

W środowisku przedprodukcyjnym konieczne jest już właściwe uwierzytelnienie prawdziwymi danymi. Sposób autoryzacji pozwalającej na uwierzytelnienie prawdziwymi danymi opisujemy w dedykowanym materiale poświeconemu Uwierzytelnieniu Formularz ZAW-FA: Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF krok po kroku

SPIS TREŚCI

I. Co trzeba zrobić, aby przesyłać faktury do KSeF automatycznie?

II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur

III. Konfiguracja Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur

1) Ustawienia ogólne integracji

2) Dane dotyczące faktur

3) Autoryzacja z Krajowym Systemem eFaktur

IV. Przekazywanie do lub pobieranie danych z KSeF

1) Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF

2) Pobieranie faktur z KSeF

I. Co trzeba zrobić, aby przesyłać faktury do KSeF automatycznie?

W praktyce, aby przesłać swoją pierwszą fakturę za pośrednictwem Fakturomanii do KSeF lub pobrać jakieś dane z niego, należy przejść kilka kroków:

1) Założyć lub przygotować profil zaufany – bez niego nie zalogujemy się do KSeF, więc to absolutna podstawa.

2) Jeśli działamy jako spółka, musimy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają tu łatwiej – nie muszą składać tego zgłoszenia.

3) Po zarejestrowaniu ZAW-FA możemy się już zalogować do KSeF za pomocą swojego profilu zaufanego, a instrukcję postępowania w tym zakresie odnaleźć można w materiale Formularz ZAW-FA: Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF krok po kroku.

4) W KSeF po zalogowaniu nadajemy następnie odpowiednie uprawnienia – w panelu uprawnień należy wskazać osoby, które będą miały dostęp do wystawiania lub obsługi faktur, nawet jeżeli tą osobą jesteśmy my. Od tego momentu uprawniona osoba może wystawiać faktury w KSeF i zarządzać danymi zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

5) Następnie logujemy się w drugim systemie KSeF czyli Module Certyfikatów i Uprawnień, w którym generujemy i pobieramy certyfikaty – tą opcją posługujemy się jeżeli chcemy korzystać z oprogramowania księgowego, z którego chcemy przekazywać dokumentację do KSeF lub pobierać ją z KSeF. Certyfikat to unikalny plik czy też ciąg znaków, który wprowadzony do systemu księgowego identyfikuje podatnika w KSeF i służy autoryzacji wymiany informacji przez API z systemem Ministerstwa Finansów. Takie certyfikaty generuje się przez moduł MCU (moduł Certyfikatów i Uprawnień).

6) Gdy mamy pobrane certyfikaty przystępujemy do konfiguracji Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur – takie certyfikaty w systemie wprowadzamy zzipowane w module Krajowego Systemu eFaktur w sekcji "Ustawienia KSeF" zgodnie z instrukcją niniejszego materiału.

7) Po przeprowadzeniu konfiguracji systemu księgowego danymi do KSeF możemy wysyłać lub pobierać faktury – tutaj istnieją dwie procedury:

a) Dla faktur sprzedaży - automatycznej wysyłki lub pobrania listy faktur znajdujących się w KSeF,

b) Dla faktur zakupu - automatycznego pobrania, co pozwala następnie na ich import do listy kosztów.

II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur

Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur można wysyłać lub pobierać w trzech środowiskach, system Ministerstwa Finansów wyróżnia bowiem:

a) Wersję produkcyjną, która jest właściwym narzędziem KSeF i ma zostać uruchomiona 1 lutego 2026r. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji - na początku przekazywniu faktur przez dużych przedsiębiorców i odbieraniu przez wszystkich innych. Od 1 kwietnia obowiązek przekazywania faktur do KSeF będzie już dotyczył również wszystkich pozostałych, czyli średnich, małych lub mikro przedsiębiorców (z pewnym wyjątkiem do miesięcznego obrotu fakturowego 10 000 zł, w takim wypadku takie podmioty będą musiały przekazywać od 1 stycznia 2027r.).

b) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r.

c) Środowisko testowe - przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0). Aktualnie środowisko testowe zostało znacząco ograniczone przez Ministerstwo Finansów i podatnicy powinny korzystać ze środowiska przedprodukcyjnego.

We wszystkich tych trzech środowiskach sposób wystawienia faktury jest identyczny, z tego względu niniejsza instrukcja pozostaje uniwersalna dla każdego z nich.

Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.

III. Konfiguracja Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur

W celu konfiguracji Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur musimy posiadać aktywne konto, czyli takie, które kiedykolwiek posiadało aktywny pakiet premium. Jeżeli mamy ten warunek spełniony należy przejść do panelu Krajowego Systemu eFaktur znajdującego się w lewym menu oraz wybrać "Ustawienia KSEF".

W module ustawień KSeF odnajdziemy sekcję "Ustawienia integracji z Krajowym Systemem eFaktur", w której będziemy mieli 4 pozycje konfiguracyjne, ale tylko 3 modyfikowalne.

1) Ustawienia ogólne integracji

W niniejszej sekcji wyróżniamy:

a) Metodę logowania do KSeF, która zawsze z góry jest ustalona na metodę Certyfikatem offline 24 (jest to najbezpieczeniejsza opcja logowania, która nie będzie zwracała błędów w przypadku dosyłania faktur do KSeF w dniu następnym po wystawieniu faktur).

b) Typ środowiska KSeF, w którym możemy wybrać odpowiednie środowisko dla wymiany informacji, o których to środowiskach pisaliśmy w pkt II niniejszej instrukcji. Wyróżniamy środowisko Testowe, Demo oraz Produkcyjne (które będzie działać tylko od 1 lutego 2026r.).

2) Dane dotyczące faktur

Kolejnym krokiem jest konfiguracja ustawień sposobu wykazywania pól faktultatywnych w KSeF, nie wszystkie bowiem pola są konieczne dla przekaznia faktury przez Krajowy System eFaktur. Takimi najważniejszymi polami fakultatywnymi (najczęściej również stosowanymi w praktyce) są płatności oraz uwagi. Oczywiście każdy z wariantów należy technicznie sprawdzić oraz wybrać dla siebie najbardziej pasujący, wizualnie bowiem nieznacznie się od siebie różnią.

1. Płatności

W przypadku pozycji płatności wyróżniamy 3 warianty sposobu jej pokazywania razem z informacją o rachunku bankowym na fakturze przekazywanej do KSeF:

a) brak wykazywania - co oznacza, że faktura wystawiona w Fakturomanii jest przykazywana do KSeF bez informacji o płatności (czyli plan minimum),

b) płatność wykazywana w dodatkowym opisie KSeF - czyli w sekcji, w której można wprowadzić każdą informację i nie jest ona weryfikowana strukturalnie przez KSeF (opcja można określić najbezpieczniejsza pod kątem chociażby odpowiedniego sposobu wprowadzenia numeru rachunku bankowego). Jest to trochę można powiedzieć "obejście" ograniczeń technicznych KSeF.

c) wykazywanie informacji o płatności w węźle płatności KSeF - czyli w "standardowy" sposób przy wystawianiu faktury w KSeF. Tutaj należy pamiętać, że nieodpowiedni sposób wprowadzenia numeru rachunku bankowego (spacja czy znak specjalny lub litery) może spowodować odrzucenie takiej faktury przez KSeF i pokazanie błędu.

2. Uwagi

W przypadku pozycji uwag wyróżniamy 3 warianty sposobu jej pokazywania na fakturze przekazywanej do KSeF:

a) brak wykazywania - co oznacza, że faktura wystawiona w Fakturomanii jest przykazywana do KSeF bez uwag (czyli plan minimum),

b) pozycja uwagi z Fakturomanii będzie wykazywana w sekcji "Dodatkowym opis w KSeF", taki sposób jest ogranicznony liczbą znaków do 255 znaków i jest to standardowy sposób przekazywania dodatkowych informacji opisowych.

c) wykazywanie uwag w węźle Stopka KSeF - taki sposób uwidaczniania danych uwag jest ograniczony do 3000 znaków. Jest to trochę można powiedzieć "obejście" ograniczeń technicznych KSeF.

Po konfiguracji danych należy je zapisać wybierając Zapisz.

3) Autoryzacja z Krajowym Systemem eFaktur

Po wprowadzeniu pierwszych danych konfiguracyjnych konieczne będzie wgranie wcześniej wygenerowanych z Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU) Certyfikatów, których generowanie szczegółowo opisalismy w Jak wygenerować certyfikat KSeF? MCU

W celu ich wprowadzenia do Serwisu należy wybrać duże pole opisane "Wrzuć tutaj plik, bądź kliknij aby go dodać.". Takie zzipowane Certyfikaty, czyli plik KSEF_MCU_CERTYFIKATY.zip przerzucamy do niniejszego pola lub wybieramy z miejsca ich zapisania na dysku.

Po wgraniu pliku zip pojawi się komunikat "Załadowano plik do formularza. Aby Zapisać plik do integracji KSeF kliknij "Zapisz dane". Wybieramy zapisz dane.