Ministerstwo Finansów wraz z 1 lutego 2026r. opublikowało panel logowania do Aplikacji Podatnika Krajowego Systemu eFaktur, dlatego w niniejszym zaktualizowanym wpisie skupiliśmy się właśnie na tej finalnej - właściwej wersji systemu KSeF.
System KSeF (czyli Krajowego Systemu eFaktur) dotyczy zarówno osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą jak też spółek prawa handlowego. Wejście w życie przepisów o KSeF oznacza, że prędzej lub później każdy przedsiębiorca bez wyjątku będzie musiał wykorzystywać ten program, a w celu korzystania z niego dokonać stosownego "uwierzytelnienia".
W KSeF konieczne jest właściwe uwierzytelnienie prawdziwymi danymi, którego od 1 lutego 2026r. można dokonać w przypadku różnych spółek tylko po złożeniu formularza ZAW-FA w nowej wersji 3. Sposób uzupełnienia tego formularza, pozwalającego na uwierzytelnienie prawdziwymi danymi, opisujemy w dedykowanym materiale poświeconemu Uwierzytelnieniu Formularz ZAW-FA: Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF krok po kroku
W praktyce, aby wystawić swoją pierwszą fakturę w KSeF, trzeba przejść kilka kroków:
1) Założyć lub przygotować profil zaufany – bez niego nie zalogujemy się do KSeF, więc to absolutna podstawa.
2) Jeśli działamy jako spółka, musimy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają tu łatwiej – nie muszą składać tego zgłoszenia.
3) Po zarejestrowaniu ZAW-FA możemy się już zalogować do KSeF za pomocą swojego profilu zaufanego, a instrukcję postępowania w tym zakresie odnajdziemy w niniejszym materiale.
4) W KSeF po zalogowaniu konfigurujemy konto i nadajemy odpowiednie uprawnienia – w panelu uprawnień należy wskazać osoby, które będą miały dostęp do wystawiania lub obsługi faktur, nawet jeżeli tą osobą jesteśmy my. Od tego momentu uprawniona osoba może wystawiać faktury w KSeF i zarządzać danymi zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
5)* Na końcu generujemy i pobieramy certyfikaty – tą opcją będziemy posługiwać się jeżeli będziemy korzystać z oprogramowania księgowego, z którego chcemy przekazywać dokumentację do KSeF lub pobierać ją z KSeF automatycznie. Certyfikat to unikalny plik czy też ciąg znaków, który wprowadzony do systemu księgowego identyfikuje podatnika w KSeF i służy autoryzacji wymiany informacji przez API z systemem Ministerstwa Finansów. Takie certyfikaty generuje się z Panelu Certyfikatów.
SPIS TREŚCI
I. Wprowadzenie do Krajowego Systemu eFaktur
2) Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
II. Logowanie w Krajowym systemie e-Faktur - Aplikacji Podatnika KSeF
III. Konfiguracja uprawnień do wystawiania faktur i obsługi Krajowego Systemu eFaktur (KSeF)
1) Pierwszy Interfejs Aplikacji Podatnika KSeF
2) Nadanie uprawnień do wystawiania faktur w KSeF i obsługi systemu
b) Dane uprawnionej osoby fizycznej
3) Interfejs KSeF po konfiguracji konta
I. Wprowadzenie do Krajowego Systemu eFaktur
1) Czym jest KSeF?
Jak podaje Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjne rozwiązanie, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w polskich firmach. System ten umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów elektronicznych przygotowanych w jednolitym dla wszystkich uczestników obrotu gospodarczego formacie. Dzięki temu możliwe jest nie tylko sprawne wystawianie faktur, ale także ich szybkie odbieranie i przechowywanie w jednym miejscu.
KSeF został stworzony z myślą o usprawnieniu codziennego obrotu gospodarczego oraz zwiększeniu przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji. W ramach systemu KSeF przedsiębiorcy mają dostęp do dedykowanej aplikacji podatnika KSeF, która pozwala na kompleksową obsługę faktur – od ich generowania, przez wysyłanie, aż po archiwizację. Rozwiązanie to wpisuje się w szerszą strategię cyfryzacji polskiego systemu podatkowego, mającą na celu nie tylko uproszczenie formalności, ale także uszczelnienie systemu podatkowego i ograniczenie nadużyć. Czy KSeF jest uproszczeniem? To się okaże, narazie niestety na to się nie zanosi.
2) Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Krajowy System eFaktur obowiązuje:
a) dla wystawiania faktur sprzedażowych:
od 1 lutego 2026r. dla podmiotów największych (od obrotu 200 mln zł z VAT za poprzedni rok obrotowy),
od 1 kwietnia 2026r. dla pozostałych podmiotów (z pewnym wyjątkiem),
od 1 stycznia 2027r. dla mikro podatników - najmniejszych, których sprzedaż wykazana fakturami wynosi do 10000 zł brutto miesięcznie.
b) Dla faktur kosztowych już od 1 lutego 2026r.
Wszyscy bez względu na rozmiar od 1 lutego 2026r. mają się posługiwać KSeF. Chodzi tutaj o obowiązek wykazywania w rejestrach JPK_PKPiR, JPK_KR_PD, innych JPK lub JPK_V7/K numerów KSeF, gdy takowy dokumentowi został nadany. Jeżeli oczywiście takiego numeru nie ma (chociażby ze względu na okoliczność, że obowiązek może nie obejmować wystawcy w okresie przejściowym do końca 2026r.), to wprowadza się taki dokument bez numeru KSeF, ale z odpowiednim oznaczeniem.
3) Wersje środowisk KSeF
System Ministerstwa Finansów wyróżnia kilka środowisk, które służą obsłudze systemu, wyróżniamy 3 środowiska:
a) Wersja produkcyjna - czyli obowiązująca od 1 lutego 2026r. Aplikacja Podatnika KSeF, która jest właściwym narzędziem KSeF. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji, czyli wystawianiu oraz odbieraniu faktur przez podatników. Instrukcja logowania oraz konfiguracji konta do tej wersji znajduje się właśnie w niniejszym materiale.
b) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r.
c) Środowisko testowe - przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0).
II. Logowanie w Krajowym systemie e-Faktur - Aplikacji Podatnika KSeF
1) Aplikacja Podatnika KSeF
Od 1 lutego 2026r., podatnicy korzystają z Aplikacji Podatnika KSeF, do której można zalogować się przez stronę KSeF Ministerstwa.
Do aplikacji podatnika KSeF zalogować możemy się już wyłącznie za pomocą prawdziwych danych uwierzytelniających, czyli takich danych, które w przypadku podmiotów prawa handlowego zostały zgłoszone na formularzu ZAW-FA.
2) Pierwsze logowanie do KSeF
W celu pierwszego zalogowania się do aplikacji KSeF po złożeniu oraz zarejestrowaniu formularza ZAW-FA przez Urząd Skarbowy musimy udać się na stronę logowania KSeF.
Po wybraniu zostaniemy przeniesieni do miejsca logowania, w którym będziemy musieli się Uwierzytelnić, wybieramy tutaj "Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur".
Następnie takiego uwierzytelnienia można dokonać na kilka sposobów i w przypadku spółek z o.o. zalogowanie będzie możliwe wyłącznie po rejestracji ZAW-FA przez Urząd Skarbowy. Zalogować można się przez:
a) Profilem zaufanym,
b) Certyfikatem kwalifikowany lub,
c) Odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego.
Na tym etapie wybieramy wariant a) "Zaloguj się profilem zaufanym", jest to bowiem najłatwiejszy sposób logowania do KSeF.
Po wybraniu logowania profilem zaufanym, ukaże się ekran wprowadzania danych logowania. W tym przypadku w celu uwierzytelnienia konta podatnika należy wybrać w polu identyfikator "NIP firmy" po czym uzupełnić właściwy - prawdziwy Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) spółki, do której nadano nam dostęp.
Jeżeli będzie to konto jednoosobowej działalności gospodarczej oczywiście wpisujemy tutaj NIP jdg.
Po wprowadzeniu danych zostaniemy przeniesieni do "Żądania uwierzytelnienia do systemu KSeF", w którym wybieramy "Podpisz".
Po kliknięciu "Podpisz" zostaniemy przeniesieni do strony Ministerstwa, w której musimy wybrać jaką metodą chcemy się zautoryzować tudzież podpisać dokument żadania uwierzytelnienia, najprościej jest to zrobić przez profil zaufany i bankowość elekrtroniczną.
Po wyborze profilu zaufanego zostaniemy przeniesieni najpierw do logowania za pośrednictwem emaila (jeżeli rejestrowaliśmy profil zaufany bez banku) albo banku, w której to części wybieramy konkretną instytucję finansową. Tutaj logujemy się na profil zaufany za pośrednictwem banku i postępujemy zgodnie z instrukcjami instytucji finansowej dla logowania do profilu zaufanego.
Następnie, po zalogowaniu na profil zaufany, aby złożyć podpis pod żądaniem autoryzacyjnym, należy wybrać "Przejdź na stronę banku" po czym ponownie postępować zgodnie z instrukcjami z instytucji finansowej do podpisu (czyli po zalogowaniu w banku podać kod SMS lub przeklikać autoryzację w aplikacji mobilnej).
Po złożeniu takiego podpisu i "przeklikaniu" tego etapu pojawi się komunikat mówiący o tym, że trwa uwierzytelnienie, najczęściej komunikat będzie trwał sekundę lub dwie.
Po poprawnym przetworzeniu danych pojawi się interfejs Krajowego systemu eFaktur opisany w pkt. 3).
W przypadku nieprawidłowego przetworzenia danych pojawi się komunikat najczęściej "Wystąpił nieoczekiwany błąd".
W takim wypadku najlepiej jest spróbować zalogować się ponownie (czasami działa) lub skontaktować ze wsparciem KSeF.
III. Konfiguracja uprawnień do wystawiania faktur i obsługi Krajowego Systemu eFaktur (KSeF)
1) Pierwszy Interfejs Aplikacji Podatnika KSeF
Pierwszy interfejs Krajowego Systemu eFaktur będzie praktycznie pusty, a zostanie on rozszerzony o inne funkcje dopiero po nadaniu tzw. Uprawnień. Logując się po raz pierwszy do KSeF niezależnie od tego czy jest to osoba prawna czy jednoosobowa działalność gospodarcza, występujemy technicznie jako "Administrator", który musi to konto KSeF skonfigurować.
W przypadku spółki Formularz ZAW-FA w rzeczywistości nadaje nam możliwość pierwszego zalogowania do KSeF, czyli nadanie tych uprawnień administratora. Odrębnym krokiem jest konfiguracja konta KSeF, która umożliwia wystawianie faktur, podglądanie ich, pobieranie dokumentów kosztowych lub pobieranie "Certyfikatów" służących do integracji systemów księgowych. Z tego względu czy to sami sobie, czy innym, zawsze musimy nadać stosowne uprawnienia.
2) Nadanie uprawnień do wystawiania faktur w KSeF i obsługi systemu
W celu nadania uprawnień, w lewym menu rozwijamy "Uprawnienia" po czym wybieramy "Nadaj uprawnienia".
W tym miejscu będziemy nadawać rodzaj uprawnień, czyli w rozumieniu KSeF komu i do czego.
a) Rodzaj uprawnień
Tak też w przypadku naszej osoby, czyli osoby zarządzającej lub prowadzącej działalność wybieramy w polu Rodzaj Uprawnień wariant "Osobie fizycznej do pracy w KSeF".
b) Dane uprawnionej osoby fizycznej
Po wyborze danej opcji rozwinie się sekcja dane osoby fizycznej, tutaj jako rodzaj podmiotu uprawnianego wybieramy "Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL".
Teraz rozwiną się sekcje dotyczące danych osoby fizycznej oraz zakresu uprawnień.
W pozycji identyfikator wpisujemy dane konkretnej osoby (w przypadku naszym tj. osoby prowadzącej, uzupełniamy nasz PESEL, Imię oraz Nazwisko).
c) Zakres uprawnień
Ostatnią czynnością konfiguracyjną jest wprowadzenie Zakresu Uprawnień, w którym zaznaczamy wszystkie opcje czyli:
- Wystawienie faktur,
- Przeglądanie faktur,
- Przeglądanie uprawnień,
- Przeglądanie historii sesji (generowania UPO),
- Zarządzania jednostkami podrzędnymi.
Na końcu wybieramy "Nadaj uprawnienia".
Po wybraniu przycisku zostaniemy przeniesieni do następnej strony, w której pojawi się informacja "W realizacji". Tutaj jeżeli nie pojawi się automatycznie status zakończenia przetwarzania wybieramy "Odśwież".
W przypadku pozytywnego przetworzenia danych zobaczymy komunikat o pomyślnym zakończeniu procesu.
Teraz w celu prawidłowego przetworzenia danych i aktualizacji interfejsu musimy się wylogować z KSeF po czym ponownie zalogować.
3) Interfejs KSeF po konfiguracji konta
Po konfiguracji konta KSeF w lewym menu odnajdziemy poszczególne sekcje, a pierwszą z nich będą faktury, w której możemy:
a) Wystawić fakturę, której instrukcje odnajdą Państwo w materiale Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?
b) Wczytać fakturę w formacie KSeF, czyli taką, która jest wystawiona w programie fakturowym lub księgowym, aby zaciągnęła nam się do systemu Ministerstwa, wczytujemy faktury w formacie XML.
c) podejrzeć Listę faktur zarówno sprzedażowych jak kosztowych.
W celu integracji KSeF z systemem księgowym Fakturomania, niezbędne będzie posłużenie się opcją "Certyfikaty" i pobranie certyfikatów.
