Jak wysłać fakturę sprzedażową do KSeF z Fakturomanii?

Ministerstwo Finansów po długim czasie ciszy, w końcu 3 listopad 2025r. udostępniło środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a 15 listopada środowisko przedprodukcyjne (Demo), w którym można już się zalogować oraz sprawdzić jak projektowany system KSeF wygląda. Środowisko przedprodukcyjne daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026r.

Wysyłki lub pobierania dokumentacji z KSeF w sposób automatyczny można dokonać po pełnej konfiguracji konta oraz modułu KSeF. W przypadku automatycznej wymiany danych będziemy ją rozpatrywać na dwóch płaszczyznach:

SPIS TREŚCI

I. Co trzeba zrobić, aby przesyłać faktury do KSeF automatycznie?

II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur

III. Metody przekazywania faktur sprzedażowych do Krajowego Systemu eFaktur

1) Sesja interaktywna

2) Sesja wsadowa

IV. Rodzaje komunikatów lub błędów w KSeF

V. Automatyczne wysyłanie Faktur sprzedażowych do Krajowego Systemu eFaktur z Fakturomanii

1) Wysyłanie faktury do KSeF

2) Aktualizacja statusu

3) Błędny status przekazywanej faktury

I. Co trzeba zrobić, aby przesyłać faktury do KSeF automatycznie?

W praktyce, aby przesłać swoją pierwszą fakturę za pośrednictwem Fakturomanii do KSeF lub pobrać jakieś dane z niego, należy przejść kilka kroków:

1) Założyć lub przygotować profil zaufany – bez niego nie zalogujemy się do KSeF, więc to absolutna podstawa.

2) Jeśli działamy jako spółka, musimy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają tu łatwiej – nie muszą składać tego zgłoszenia.

3) Po zarejestrowaniu ZAW-FA możemy się już zalogować do KSeF za pomocą swojego profilu zaufanego, a instrukcję postępowania w tym zakresie odnaleźć można w materiale Formularz ZAW-FA: Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF krok po kroku.

4) W KSeF po zalogowaniu nadajemy następnie odpowiednie uprawnienia – w panelu uprawnień należy wskazać osoby, które będą miały dostęp do wystawiania lub obsługi faktur, nawet jeżeli tą osobą jesteśmy my. Od tego momentu uprawniona osoba może wystawiać faktury w KSeF i zarządzać danymi zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.

5) Następnie logujemy się w drugim systemie KSeF czyli Module Certyfikatów i Uprawnień, w którym generujemy i pobieramy certyfikaty – tą opcją posługujemy się jeżeli chcemy korzystać z oprogramowania księgowego, z którego chcemy przekazywać dokumentację do KSeF lub pobierać ją z KSeF. Certyfikat to unikalny plik czy też ciąg znaków, który wprowadzony do systemu księgowego identyfikuje podatnika w KSeF i służy autoryzacji wymiany informacji przez API z systemem Ministerstwa Finansów. Takie certyfikaty generuje się przez moduł MCU (moduł Certyfikatów i Uprawnień).

6) Gdy mamy pobrane certyfikaty przystępujemy do konfiguracji Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur – takie certyfikaty w systemie wprowadzamy zzipowane w module Krajowego Systemu eFaktur w sekcji "Ustawienia KSeF" zgodnie z instrukcją niniejszego materiału.

7) Po przeprowadzeniu konfiguracji systemu księgowego danymi do KSeF możemy wysyłać lub pobierać faktury – tutaj istnieją dwie procedury:

a) Dla faktur sprzedaży - automatycznej wysyłki lub pobrania listy faktur znajdujących się w KSeF,

b) Dla faktur zakupu - automatycznego pobrania, co pozwala następnie na ich import do listy kosztów.

II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur

Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur można wysyłać lub pobierać w trzech środowiskach, system Ministerstwa Finansów wyróżnia bowiem:

1) Wersję produkcyjną

która jest właściwym narzędziem KSeF i ma zostać uruchomiona 1 lutego 2026r. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji - na początku przekazywniu faktur przez dużych przedsiębiorców i odbieraniu przez wszystkich innych. Od 1 kwietnia obowiązek przekazywania faktur do KSeF będzie już dotyczył również wszystkich pozostałych, czyli średnich, małych lub mikro przedsiębiorców (z pewnym wyjątkiem do miesięcznego obrotu fakturowego 10 000 zł, w takim wypadku takie podmioty będą musiały przekazywać od 1 stycznia 2027r.).

2) Wersja przedprodukcyjna (Demo)

Przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r.

3) Środowisko testowe 

Przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0). Aktualnie środowisko testowe zostało znacząco ograniczone przez Ministerstwo Finansów i podatnicy powinny korzystać ze środowiska przedprodukcyjnego.

III. Metody przekazywania faktur sprzedażowych do Krajowego Systemu eFaktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadził nie tylko nowy standard raportowania faktur sprzedaży, ale również nowe podejście techniczne do ich przekazywania. KSeF oferuje dwa różne tryby wysyłki faktur, które różnią się zachowaniem w przypadku błędów, duplikatów i walidacji.

API KSeF przewiduje dwa podstawowe sposoby przekazywania faktur sprzedaży: 

1) sesję interaktywną lub 

2) sesję wsadową.

W praktyce wybór trybu wysyłki ma bezpośredni wpływ na bezpieczeństwo księgowe oraz czytelność informacji o stanie dokumentów.

1) Sesja interaktywna

Sesja interaktywna polega na automatycznym przesyłaniu faktur pojedynczo, gdzie każda faktura stanowi osobne zgłoszenie czy też zapytanie do KSeF. W momencie wysyłki system dokonuje pełnej walidacji dokumentu – zarówno pod kątem struktury technicznej, jak i danych biznesowych. Jeżeli faktura spełnia wymagania, zostaje przyjęta i otrzymuje numer KSeF. Jeżeli pojawi się błąd, system odrzuca dokładnie ten dokument i zwraca jednoznaczną informację o przyczynie odrzucenia.

Dla użytkownika oznacza to jasny i czytelny model. Każda faktura ma swój status, a ewentualna informacja o problemie dotyczy konkretnego dokumentu, bez potrzeby analizowania zbiorczych raportów czy dodatkowych zestawień.

2) Sesja wsadowa

Sesja wsadowa została zaprojektowana z myślą o sytuacjach, w których do KSeF należy przekazać bardzo dużą liczbę faktur w jednym czasie. W tym trybie faktury są wysyłane w paczkach, a wstępna walidacja dotyczy głównie poprawności technicznej całego pakietu danych. Szczegółowe sprawdzenie poszczególnych faktur odbywa się później, w sposób asynchroniczny.

Choć w nowszej wersji API KSeF błąd jednej faktury nie powoduje odrzucenia całej paczki, to analiza wyników przetwarzania jest bardziej złożona. System musi jednoznacznie powiązać statusy z konkretnymi dokumentami, a użytkownik końcowy często otrzymuje informację o problemie dopiero po pewnym czasami bardzo długim czasie.

Różnice pomiędzy sesją interaktywną a wsadową bardzo dobrze widać na przykładzie duplikatu faktury. W sesji interaktywnej sytuacja jest klarowna – system odrzuca konkretną fakturę i natychmiast informuje o przyczynie problemu zwracając komunikat 440.

W przypadku sesji wsadowej informacja o duplikacie pojawia się w wynikach przetwarzania paczki, co wymaga dodatkowej analizy statusów i technicznej korelacji danych. Dla użytkownika, który oczekuje prostego komunikatu, taki model jest mniej intuicyjny i trudniejszy w codziennej pracy. 

Projektując integrację KSeF w Serwisie Fakturomania, przyjęliśmy założenie, że priorytetem jest bezpieczeństwo Użytkownika oraz jednoznaczna informacja o stanie faktur. Z tego powodu zdecydowaliśmy się na wykorzystanie sesji interaktywnej jako podstawowego mechanizmu wysyłki dokumentów do KSeF. Dzięki temu każdy błąd jest wykrywany natychmiast, a Użytkownik dokładnie wie, która faktura została przyjęta, a która wymaga poprawy.

IV. Rodzaje komunikatów lub błędów w KSeF

Proces przekazania faktury do KSeF nie jest jedną operacją, a ciągiem kroków. Błąd może pojawić się na każdym z nich, dlatego w Fakturomanii zaimplementowano wiele zabezpieczeń uniemożliwiających popełnienie większości z nich.

Schemat drogi takiej faktury wysyłanej do KSeF wygląda w uproszczeniu w następujący sposób:

1) Najpierw w procesie wystawienia faktury w Fakturomanii stosowane są odpowiednie walidacje dla zapewnienia prawidłowości wystawionego dokumentu pod względem technicznym. 

2) Po wystawieniu faktury w serwisie księgowym oraz zleceniu wysyłki dokumentu do KSeF, system KSeF przyjmuje żądanie technicznie o przekazaniu dokumentu.

3) Następnie KSeF sprawdza poprawność struktury przekazywanej faktury (XML) pod kątem schemy.

4) Po pozytywnej weryfikacji przechodzi do walidacji biznesowej, w tym sprawdzenia duplikatów.

5) Na końcu nadaje fakturze numer KSeF albo ją odrzuca.

W związku z wyżej wymienionym procesem wysyłki faktur do KSeF rozróżniać będziemy różne rodzaje komunikatów, których listę przedstawiliśmy Państwu w tabeli.

V. Automatyczne wysyłanie Faktur sprzedażowych do Krajowego Systemu eFaktur z Fakturomanii

Po przeprowadzeniu konfiguracji modułu KSeF Fakturomanii będzie istniała możliwość przekazywania do KSeF niezatwierdzonych faktur sprzedażowych.

W tym celu należy udać się do modułu Faktur, w którym wybieramy Lista faktur. 

1) Wysyłanie faktury do KSeF

W niniejszym module wybieramy następnie dokumenty, które chcemy przekazć do KSeF, po czym wybieramy Wysyłka KSeF.

Opcja przeniesie nas do następnego etapu, w którym wybieramy czynność którą chcemy zrobić, z tego panelu możemy albo zlecić wysyłkę dokumentów do KSeF albo zaktualizować status dokumentu jeżeli jest on w trakcie przetwarzania (opisane dalej).

W celu realizacji wysyłki wybieramy Zleć wysyłkę dokumentów do KSeF.

Pojawi się komunikat informujący o tym, że nastąpi podjęcie próby wysłania dokumentów do KSeF, w celu przekazania wybieramy Tak, wyślij.

Teraz zobaczymy pasek ładowania procesu. Wysyłka i wymiana informacji z KSeF jest stosunkowo czasochłonna, z tego względu, gdy mamy wiele takich dokumentów do wysyłki, cały proces może chwilę zająć.

Po pełnym przetworzeniu danych otrzymamy aktualizację statusów, które będą oznaczone:

a) zielonym ptaszkiem (najczęściej), co oznacza, że przekazanie faktury do KSeF zakończyło się sukcesem,

b) żółtą klepsydrą, co oznacza, że Ministerstwo Finansów nie zwróciło informacji o przetworzeniu danych,

c) czerwonym x, co oznacza odrzuczenie dokumentu.

Tutaj przekazanie faktur zakończyło się sukcesem.

2) Aktualizacja statusu

W pewnych przypadkach status dokumentu może nie zostać od razu oznaczony na zielono i może otrzymać oznaczenie żółtej klepsydry (przykładowo system Ministerstwa Finansów nie zwrócił odrazu informacji o przetworzeniu danych). Taki status oznacza, że wysyłka dokumentu jest w trakcie przetwarzania danych oraz konieczna jest odrębna aktualizacja statusu dokumentu.

W celu aktualizacji statusu dokumentu niezbędne jest oznaczenie takich dokumentów oraz wybranie Wysyłka do KSeF.