Ministerstwo Finansów po długim czasie ciszy, w końcu 3 listopad 2025r. udostępniło środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a 15 listopada środowisko przedprodukcyjne (Demo), w którym można już się zalogować oraz sprawdzić jak projektowany system KSeF wygląda. Środowisko przedprodukcyjne daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026r.
Od 1 lutego 2026r. należy stosować już co do zasady wyłącznie właściwą aplikację KSeF 2.0.
Automatycznej wysyłki lub pobierania dokumentacji z KSeF można dokonać po pełnej konfiguracji konta oraz modułu KSeF w Fakturomanii. W przypadku automatycznej wymiany danych będziemy ją rozpatrywać na dwóch płaszczyznach:
SPIS TREŚCI
I. Co trzeba zrobić, aby automatycznie pobierać faktury zakupowe z KSeF?
II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur
III. Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu eFaktur do Fakturomanii
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
1) Pobieranie listy faktur kosztowych z KSeF
2) Import faktur kosztowych z KSeF do Fakturomanii
I. Co trzeba zrobić, aby automatycznie pobierać faktury zakupowe z KSeF?
W praktyce, aby przesłać swoją pierwszą fakturę za pośrednictwem Fakturomanii do KSeF lub pobrać jakieś dane z serwisu Ministerstwa Finansów, należy przejść kilka kroków:
1) Założyć lub przygotować profil zaufany – bez niego nie zalogujemy się do KSeF, więc to absolutna podstawa.
2) Jeśli działamy jako spółka, musimy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają tu łatwiej – nie muszą składać tego zgłoszenia.
3) Po zarejestrowaniu ZAW-FA możemy się już zalogować do KSeF za pomocą swojego profilu zaufanego, a instrukcję postępowania w tym zakresie odnaleźć można w materiale Jak zalogować się w KSeF krok po kroku?
4) W KSeF po zalogowaniu nadajemy następnie odpowiednie uprawnienia – w panelu uprawnień należy wskazać osoby, które będą miały dostęp do wystawiania lub obsługi faktur, nawet jeżeli tą osobą jesteśmy my. Od tego momentu uprawniona osoba może wystawiać faktury w KSeF i zarządzać danymi zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
5) Następnie generujemy i pobieramy certyfikaty – tą opcją posługujemy się jeżeli chcemy korzystać z oprogramowania księgowego, z którego chcemy przekazywać dokumentację do KSeF lub pobierać ją z KSeF. Certyfikat to unikalny plik czy też ciąg znaków, który wprowadzony do systemu księgowego identyfikuje podatnika w KSeF i służy autoryzacji wymiany informacji przez API z systemem Ministerstwa Finansów. Takie certyfikaty generuje się przez moduł MCU (moduł Certyfikatów i Uprawnień).
6) Gdy mamy pobrane certyfikaty przystępujemy do integracji Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur – takie certyfikaty w systemie wprowadzamy zzipowane w module Krajowego Systemu eFaktur w sekcji "Ustawienia KSeF".
7) Po przeprowadzeniu konfiguracji systemu księgowego danymi do KSeF możemy wysyłać lub pobierać faktury – tutaj istnieją dwie procedury:
a) Dla faktur sprzedaży - automatycznej wysyłki lub pobrania listy faktur znajdujących się w KSeF,
b) Dla faktur zakupu - automatycznego pobrania, co pozwala następnie na ich import do listy kosztów, co zostało omówione w niniejszym materiale.
II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur
Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur można wysyłać lub pobierać w trzech środowiskach, system Ministerstwa Finansów wyróżnia bowiem:
1) Wersję produkcyjną
która jest właściwym narzędziem KSeF i ma zostać uruchomiona 1 lutego 2026r.
Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji - na początku przekazywniu faktur przez dużych przedsiębiorców i odbieraniu przez wszystkich innych.
Od 1 kwietnia obowiązek przekazywania faktur do KSeF będzie już dotyczył wszystkich pozostałych, czyli średnich, małych lub mikro przedsiębiorców (z pewnym wyjątkiem do miesięcznego obrotu fakturowego 10 000 zł brutto, w takim wypadku takie podmioty będą musiały przekazywać faktury do KSeF od 1 stycznia 2027r.).
2) Wersja przedprodukcyjna (Demo)
Przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawdziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r.
3) Środowisko testowe
Przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0). Aktualnie podatnicy powinni korzystać ze środowiska przedprodukcyjnego.
III. Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu eFaktur do Fakturomanii
Po przeprowadzeniu konfiguracji modułu KSeF Fakturomanii będzie istniała możliwość pobierania z KSeF faktur zakupowych.
W tym celu należy udać się do modułu Kosztów, w którym wybieramy Lista kosztów.
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
Czynności pobierania danych z Krajowego Systemu eFaktur będziemy dzielili na dwa etapy:
1) dotyczący pobrania informacji o fakturach zakupowych znajdujących się w KSeF w formie listy faktur oraz
2) importu do Fakturomanii wybranych faktur kosztowych z KSeF.
1) Pobieranie listy faktur kosztowych z KSeF
Pobranie listy faktur kosztowych z KSeF przeprowadzamy z modułu Krajowego Systemu eFaktur wybierając "KSeF - Dokumenty Zakupowe", określając okres za który chcemy takie informacje pobrać, a następnie "Pobierz Dane".
Wybranie niniejszej opcji spowoduje załadowanie danych
pełnej listy faktur kosztowych znajdujących się w KSeF dla wybranego okresu rozliczeniowego.
Wczytane faktury zakupowe do listy dokumentów zakupowych KSeF można następnie zaimportować do modułu kosztów Fakturomanii przez funkcję "Import".
2) Import faktur kosztowych z KSeF do Fakturomanii
Faktury znajdujące się na liście dokumentów zakupowych KSeF można zaimportować do listy kosztów przez funkcję Import. Takiemu zaimportowanemu kosztowi zostanie przyporządkowana specjalna kategoria kosztowa "KSeF", którą należy natępnie zaktualizować.
Po wybraniu importu, pojawi się komunikat informujący o tym, że wybrane dokumenty zostaną zaimportowane do listy kosztów, wybieramy Tak, importuj.
Po wybraniu opcji pojawi się pasek postępu importu dokumentów.
Po zakończeniu procesu importu z listy KSeF dokumentacja zostanie zaktulizowana w kolumnie dyskietki. Oznaczenie zielonego ptaszka oznacza, że dokument został prawidłowo zaimportowany do listy kosztów.
Taki znacznik wskazuje, że wybrane faktury kosztowe z KSeF odnajdziemy już na liście kosztów. Automatycznie zaimportowane dokumenty będą miały specjalne znaczniki KSeF. Niniejsze dokumenty należy zaktualizować przez wybór prawidłowej kategorii kosztowej.
W celu aktualizacji kategorii kosztowej, z listy kosztów przy dokumencie z taką kategorią, wybieramy Opcje oraz Podgląd. Następnie aktualizujemy kategorię na właściwą, po czym wybieramy Zapisz.
Zapisanie danych spowoduje możliwośc późniejszego zatwierdzenia dokumentu i ujęcia w rozliczeniu.
