W ninejszym wpisie dowiesz się w jaki sposób oraz w którym miejscu w Krajowym Systemie eFaktur odnaleźć dane szczegółowe wystawionych oraz otrzymanych faktur KSeF.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowe narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów umożliwiające wystawianie, przesyłanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w ramach krajowego systemu eFaktur. System ten ma stanowić odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji w obrocie gospodarczym i stanie się wkrótce jedynym z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji na potrzeby rozliczenia przed Urzędem Skarbowym. W obrocie gospodarczym niezależnie od systemu kontrahenci zawsze będą mogli przekazywać dokumentację inną drogą, niemniej dla ustalenia terminów obowiązków podatkowych konieczne będzie wprowadzenie takich dokumentów do KSeF.
Pobrania informacji o fakturach sprzedaży lub zakupowych w KSeF można dokonać po zalogowaniu w tym systemie. Sposób uzyskania uprawnień (zwłaszcza, gdy jesteśmy osobą prawną) do zalogowania został szczegółowo opisany w materiale "Formularz ZAW-FA: Uprawnienia do korzystania z KSeF krok po kroku", zaś zalogowania oraz konfiguracji konta w KSeF w Jak zalogować się w KSeF krok po kroku?.
SPIS TREŚCI
1) Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
3) Faktury w KSeF - kilka środowisk
II. Gdzie znajdziemy dane o fakturach w KSeF?
Gdzie znajdziemy faktury w KSeF?
III. Dane faktur sprzedażowych
Data otrzymania faktury zakupowej w KSeF
I. KSeF - informacje ogólne
1) Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Krajowy System eFaktur będzie obowiązkowy:
a) dla wystawiania faktur sprzedażowych:
od 1 lutego 2026r. dla podmiotów największych (od obrotu 200 mln zł z VAT),
od 1 kwietnia 2026r. dla pozostałych podmiotów (z pewnym wyjątkiem),
od 1 stycznia 2027r. dla mikro podatników - najmniejszych, których sprzedaż wykazana fakturami wynosi do 10000 zł brutto miesięcznie.
b) Dla faktur kosztowych już od 1 lutego 2026r.
wszyscy bez względu na rozmiar mają się posługiwać KSeF. Chodzi tutaj o obowiązek wykazywania w rejestrach JPK_KR_PD lub JPK_V7/K numerów KSeF, gdy takowy dokumentowi został nadany. Jeżeli oczywiście takiego numeru nie ma (chociażby ze względu na okoliczność, że obowiązek może nie obejmować wystawcy w okresie przejściowym do końca 2026r.), to wprowadza się taki dokument bez numeru KSeF, ale z odpowiednim oznaczeniem.
2) Czym jest eFaktura KSeF?
eFaktura KSeF to faktura w jednolitym formacie XML, zgodnym z wzorem FA(2), wystawiana bezpośrednio w systemie KSeF lub przesyłana do niego z programu księgowego.
Jej cechą charakterystyczną jest to, że:
a) powstaje w KSeF, a nie jako plik PDF czy dokument papierowy,
b) ma ściśle określoną strukturę danych,
c) jest nadawana jej unikalna identyfikacja KSeF,
d) jest przechowywana centralnie przez państwo przez 10 lat,
e) staje się uznana za „otrzymaną” w momencie udostępnienia jej nabywcy w systemie (chociaż jest to na tle cywilnoprawnym oczywiście dyskusyjne).
Nie jest to więc „faktura elektroniczna” w tradycyjnym rozumieniu (PDF, skan), tylko dokument ustrukturyzowany – maszynowo odczytywalny i zgodny z jednym wspólnym wzorcem.
3) Faktury w KSeF - kilka środowisk
System Ministerstwa Finansów wyróżnia kilka środowisk, które służą obsłudze KSeF, wyróżniamy 3 środowiska:
a) Wersja produkcyjna, która jest właściwym narzędziem KSeF i ma zostać uruchomiona 1 lutego 2026r. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji - wystawianiu faktur przez dużych przedsiębiorców i odbieraniu przez wszystkich innych.
b) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało przez Ministerstwo Finansów udostępnione 15 listopada 2025r.
c) Środowisko testowe - przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0). Aktualnie Podatnicy powinni korzystać ze środowiska przedprodukcyjnego.
We wszystkich tych trzech środowiskach sposób obrotu dokumentacji jest tożsamy w związku z czym niniejszy poradnik krok po kroku pozostaje uniwersalny względem każdego z nich.
Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.
II. Gdzie znajdziemy dane o fakturach w KSeF?
Faktury w KSeF można podzielić na dwa rodzaje tj.:
1) Sprzedażowe lub
2) Kosztowe.
W KSeF proces odnajdywania danych dokumentów dla obu typów jest bardzo podobny.
Gdzie znajdziemy faktury w KSeF?
Po zalogowaniu w systemie KSeF, należy w sekcji "Faktury" wybrać funkcję “Lista faktur” znajdującą się w lewym menu systemu. W tym miejscu będziemy mieli zarówno faktury sprzedażowe przekazane lub wystawione w KSeF jak też faktury zakupowe.
III. Dane faktur sprzedażowych
Dane faktur sprzedażowych odnajdziemy wybierając Faktury sprzedażowe.
Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie się listy faktur sprzedaży z poszczególnymi kolumnami jak:
1. Identyfikator nabywcy - czyli numeru NIP otrzymującego od nas fakturę,
2. Nazwa nabywcy - czyli nazwy kontrahenta otrzymującego od nas fakturę,
3. Nr KSeF - czyli numer KSeF faktury sprzedażowej.
Indywidualny numer KSeF to numer nadany fakturze sprzedażowej przez system KSeF, który co do zasady powinien zostać nadany każdej fakturze sprzedaży od 1 kwietnia 2026r.
Taki numer należy dodatkowo wprowadzić do Fakturomanii wprowadzając dokument sprzedażowy. Wprowadzenie numeru KSeF jest możliwe po wybraniu oznaczenia typu dokumentu "KSeF", o czym więcej piszemy w Wprowadzanie dokumentacji do Fakturomanii po zmianach KSeF.
Numer KSeF może zostać również automatycznie uzupełniony przez system Fakturomanii w przypadku wysyłania do KSeF Faktur z Fakturomanii.
4. Nr Faktury - czyli numer faktury sprzedażowej przez nas nadany,
5. Data wystawienia - czyli data wystawienia przez nas faktury sprzedażowej,
6. Data zapisania w KSeF - czyli data wprowadzenia faktury sprzedaży do KSeF przez sprzedawcę.
7. Wartości netto, brutto oraz VAT faktur.
IV. Dane faktur zakupowych
Dane faktur zakupowych odnajdziemy wybierając Faktury zakupowe.
Wybranie opcji spowoduje wyświetlenie się listy faktur zakupowych z poszczególnymi kolumnami troszkę różniącymi się od sprzedaży jak:
1. Identyfikator sprzedawcy - czyli numeru NIP wystawiającego dla nas fakturę,
2. Nazwa sprzedawcy - czyli nazwy kontrahenta wystawiającego dla nas fakturę,
3. Nr KSeF - czyli numer KSeF faktury zakupowej.
Indywidualny numer KSeF to numer nadany fakturze zakupowej przez system KSeF. Od 1 lutego 2026r. jeżeli dokument zakupu znajduje się w KSeF, numer należy dodatkowo wprowadzić do Fakturomanii wprowadzając taki dokument zakupowy. Wprowadzenie numeru KSeF jest możliwe po wybraniu oznaczenia typu dokumentu "KSeF", o czym więcej piszemy w Wprowadzanie dokumentacji do Fakturomanii po zmianach KSeF.
4. Nr Faktury - czyli numer faktury kosztowej nadany przed sprzedawcę,
5. Data wystawienia - czyli data wystawienia dokumentu kosztowego przez sprzedawcę,
6. Data zapisania w KSeF - czyli data wprowadzenia faktury zakupowej do KSeF przez sprzedawcę,
7. Data otrzymania - czyli data otrzymania przez nas dokumentu zakupu w KSeF.
8. Wartości netto, brutto oraz VAT faktur.
Data otrzymania faktury zakupowej w KSeF
Data otrzymania - czyli data otrzymania przez nas dokumentu zakupu w KSeF.
To niniejszą datę należy wprowadzić w Fakturomanii w polu data otrzymania, wprowadzając dokument kosztowy jeżeli ma nadany numer KSeF.
Data faktycznego otrzymania dokumentu po wejściu w życie KSeF, przykładowo drogą mailową pozostaje bez znaczenia. Jeżeli faktura zakupowa znajduje się w KSeF - to niniejszą datę należy wprowadzić.
