Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowe narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów umożliwiające wystawianie, przesyłanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w ramach krajowego systemu eFaktur. System ten ma stanowić odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji w obrocie gospodarczym i stanie się wkrótce jedynym z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji na potrzeby rozliczenia przed Urzędem Skarbowym. W obrocie gospodarczym niezależnie od systemu kontrahenci zawsze będą mogli przekazywać dokumentację inną drogą, niemniej dla ustalenia terminów obowiązków podatkowych konieczne będzie wprowadzenie takich dokumentów do KSeF.
Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w krajowym systemie eFaktur ma pozwolić na sprawniejsze zarządzanie dokumentacją oraz przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego.
Niniejszy artykuł przedstawia proces pobierania faktury sprzedaży w formacie KSeF (XML), czyli takiej, którą można wczytać lub wgrać do KSeF manualnie.
SPIS TREŚCI
I. Czy tylko w KSeF można wystawić fakturę?
II. Jak pobrać fakturę w formacie KSeF krok po kroku z Fakturomanii?
1) Pojedyncze pobranie faktury
I. Czy tylko w KSeF można wystawić fakturę?
Nie, faktury można bowiem wystawiać w rzeczywistości na dwa sposoby:
1) W systemie KSeF po zalogowaniu i skonfigurowaniu konta, dla którego to nadanie pierwszych uprawnień zostało szczegółowo opisane w materiale Formularz ZAW-FA: Uprawnienia do korzystania z KSeF krok po kroku zaś sposób logowania, gdy już Urząd Skarbowy wpisał ww. Uprawnienia w Jak zalogować się w KSeF krok po kroku?. W przypadku spółek prawa handlowego, należy pamiętać, że aby istniała możliwość zalogowania się do KSeF, czyli dostania się do systemu i abyśmy cokolwiek z nim mogli zrobić, najpierw musimy złożyć właśnie formularz ZAW-FA.
2) W systemie oprogramowania jak Fakturomania, czyli po wprowadzeniu danych konfiguracyjnych i integracji z kontem KSeF, czyli po wysłaniu jej do tego systemu. Tutaj istnieją dwie formy wymiany danych:
a) manualnie przez import specjalnej struktury faktury XML pobranej z poziomu listy faktur w systemie Fakturomanii opisanej w niniejszej instrukcji lub,
b) automatycznie za pośrednictwem API po wprowadzeniu odpowiedniego klucza autoryzacyjnego (certyfikatów) i dokonaniu integracji.
II. Jak pobrać fakturę w formacie KSeF krok po kroku z Fakturomanii?
W systemie Fakturomanii dokumenty sprzedaży można pobierać pojedynczo lub zbiorczo.
Można również pobierać fakturę w strukturze PDF lub KSeF (XML) oraz w języku polskim lub angielskim.
W celu pobrania faktury sprzedażowej, w tym celu będziemy posługiwali się opcjami dostępnymi z Listy faktur dostępnej w lewym menu po rozwiniącu Faktury.
1) Pojedyncze pobranie faktury
Podgląd będzie przedstawiał się w następujący sposób, przy czym oznaczenie checkboxa przy fakturze nie jest wymagane.
W przypadku pojedynczego pobrania dokumentu (4) lub w języku angielskim musimy posłużyć się Opcje oraz wybrać KSeF XML albo dla faktury w języku angielskim Pobierz - ANG.
2) Zbiorcze pobranie faktur
Podgląd będzie przedstawiał się w następujący sposób, przy czym oznaczenie checkboxa (niebieski kwadrat) przy pobieranych fakturach jest wymagane.
W przypadku zbiorczego pobrania dokumentów (4*) wyróżniać tutaj będziemy 3 warianty:
a) Pobranie wybranych faktur w jednym PDF - w takim wypadku wybieramy PDF.
b) Pobranie wybranych faktur w odrębnych PDF - w takim wypadku wybieramy ZIP.
c) Pobranie wybranych faktur w XML KSeF - w takim wypadku wybieramy XML ZIP.
