Dodawanie i wprowadzanie płatności do dokumentów | Standardowy sposób

Po uzupełnieniu danych dotyczących płatności przed zatwierdzeniem dokumentu zawsze najpierw należy go zapisać. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony przed zapisaniem, płatność nie zostanie ujęta w rozliczeniu.

III. W przypadku modułu kadr

1) gotówka - służąca ewidencji dokonanych operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej), wypłata wynagrodzenia miała miejsce gotówką;

2) przelew - służący ewidencji płatności wynagrodzenia w formie przelewu;

3) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego lub dokonania płatności z majątku prywatnego wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.

4) środki w drodze - służąca ewidencji płatności wynagrodzenia z tzw. środków w drodze. W przypadku modułu kadrowego niniejsza forma płatności wynagrodzenia jest najczęściej wyskorzystywana przy podzielonych wypłatach wynagrodzenia (czyli przykładowo wynagrodzenie w danym miesiącu wypłacono w trzech transzach). 

W takim przypadku w pierwszej kolejności poszczególne transze należy wprowadzić przez moduł Finanse (jak wypływ środków z banku do środków w drodze lub wpłata gotówki do środków w drodze), a następnie z datą ostatniej transzy wprowadzić płatność w panelu Kadr.

IV. W przypadku modułów podatkowych

1) przelew - służący ewidencji płatności podatku w formie przelewu;

2) gotówka - służąca ewidencji płatności podatku lub ZUS w formie gotówkowej w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej),

3) środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego lub dokonania płatności podatku lub ZUS z majątku prywatnego wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.

4) środki w drodze - służąca ewidencji płatności podatku z tzw. środków w drodze. W przypadku modułów podatkowych (VAT, CIT, PIT lub ZUS) niniejsza forma płatności jest najczęściej wyskorzystywana przy podzielonych wypłatach (czyli przykładowo podatek w danym miesiącu wypłacono w trzech transzach). 

W takim przypadku w pierwszej kolejności poszczególne transze podatku należy wprowadzić przez moduł Finanse (jak wypływ środków z banku do środków w drodze lub wpłata gotówki do środków w drodze), a następnie z datą ostatniej transzy wprowadzić płatność w panelu podatkowym Deklaracje VAT, Zaliczki CIT lub Rozliczenia PIT i ZUS.

B. Wprowadzenie płatności do dokumentu na przykładzie

I. Płatność na etapie wprowadzania dokumentu do systemu

Standardowy schemat wprowadzania płatności polega na wprowadzeniu dokumentu wraz z uzupełnieniem sekcji płatności. Wprowadzając dokument należy oznaczyć lub uzupełnić status płatności, termin płatności, datę płatności oraz formę płatności. Informacja o płatności powinna pozostawać zgodna z datą faktycznej płatności lub księgowania transakcji na wyciągu bankowym. Wyciąg bankowy najczęściej jest miesięczny i obejmuje okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Tak też:

1) Status płatności określa, czy wprowadzony dokument został w całości opłacony, częściowo opłacony czy pozostaje nieopłacony. Takie dokumenty na liście faktur będą posiadały charakterystyczne oznaczenie ✓ (zielony lub żółty) albo X (czerwony).

Zielony kolor oznacza w pełni opłacony dokument, żółty oznacza cześciową płatność, zaś czerwony brak płatności.

a) Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "Opłacona",

to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

b) Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "Częściowo opłacono", 

to pojawi się pozycja "zapłacono", która służy wprowadzeniu informacji o tym jaką część z faktury opłacono. Równocześnie pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

c) Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako "Nieopłacono", to nie będziemy mogli wprowadzić informacji o płatności, a ewentualną informację o terminie płatności, czyli do kiedy powinniśmy wpłacić.

2) Termin płatności (dla wariantu, gdy płatność nie została uregulowana) określa do kiedy płatność powinna zostać wykonana.

Maksymalny termin płatności w 2026 r. co do zasady wynosi 30 dni, jednak zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych termin zapłaty ustalony między kontrahentami może zostać wydłużony maksymalnie do 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi. Dłuższy termin jest dopuszczalny wyłącznie wtedy, gdy strony wyraźnie uzgodnią to w umowie oraz pod warunkiem, że ustalenie takie nie będzie rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, z zastrzeżeniem art. 7 ust. 2a ustawy.

3) Data faktycznej płatności (dla wariantu, gdy płatność została co najmniej częściowo uregulowana) określa kiedy płatność miała miejsce. Data ta musi pokrywać się z datą księgowania lub operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.

4) Forma płatności określa w jaki sposób nastąpiła płatność, tutaj w zależności od modułu (moduł sprzedaży, kosztów lub kadr) będą występowały różne (ale wciąż praktycznie identyczne) formy płatności.

II. Płatność po zatwierdzeniu dokumentu - funkcja Rozlicz

Czyli po zatwierdzeniu dokumentu ze statusem płatności nieopłacono lub częściowo opłacono

Gdy płatność odbywa się w tym samym miesiącu co wystawienie lub otrzymanie faktury czy innego dokumentu, to co do zasady dokument wprowadzać będziemy oznaczając status płatności jako "Opłacono" wraz ze wskazaniem daty faktycznej płatności (księgowania na rachunku bankowym) oraz formy płatności.

Płatności na przełomie miesiąca lub roku

Jeżeli faktury lub dokumenty są z jednego miesiąca (przykładowo kwietnia), natomiast płatności miały miejsce w innym miesiącu (przykładowo w następującym, czyli w maju), w takim wypadku standardowo w pierwszej kolejności na etapie rozliczenia danego okresu takie dokumenty należy wprowadzić i zatwierdzić ze statusem płatności nieopłacono.

Następnie po zatwierdzeniu lub pełnym rozliczeniu danego okresu rozliczeniowego (w naszym przykładzie kwietnia, dla którego zatwierdzamy rozliczenie VAT lub CIT) takie płatności do dokumentów będziemy wprowadzali przez funkcję rozlicz (które to faktycznie będą uzupełniane na etapie rozliczania maja).

Uzupełnienia płatności z następnego okresu rozliczeniowego można dokonać na dwa sposoby:

a) Przez posłużenie się funkcją rozlicz lub

b) Przez import oraz powiązanie wyciągu bankowego. 

W tym miejscu zwracamy szczególną uwagę, że jedynie zatwierdzone nieopłacone lub częściowo opłacone dokumenty można opłacić w sposób opisany w dalszej części instrukcji, czyli przez funkcję Rozlicz.

1) Dodanie płatności przez Rozlicz 

W celu wprowadzenia płatności przez funkcję rozlicz, czyli przez tzw. menedżer płatności, należy udać się do danego modułu, przykładowo Lista kosztów. Następnie należy wybrać dokument, do którego chcemy wprowadzić płatność, po czym nacisnąć Rozlicz.

Płatności oraz zatwierdzania można dokonywać grupowo tzn. zaznaczając wiele dokumentów jednocześnie.

2) Wprowadzanie informacji o płatności - menedżer płatności

Po wybraniu przycisku Rozlicz zostaniemy przeniesieni do nowego okna tj. menedżera płatności.

W menedżerze płatności odnajdziemy dane ogólne dotyczące faktury oraz szczegółową sekcję znajdującą się w prawej cześci panelu, którą należy uzupełnićprawą część panelu tj.:

a) Datę płatności - czyli datę faktycznej płatności lub datę księgowania płatności, którą w przypadku przelewu możemy odnaleźć na wyciągu bankowym,

b) Formę płatności - która musi zgadzać się z rzeczywistą formą płatności, jeżeli częściowo płatność nastąpiła gotówką, a częściowo przelewem, w takim wypadku należy rozdzielić płatność wybierając Podziel płatność i uzupełnić poszczególne formy płatności.

c) Kwotę płatności dla danej płatności.

W przypadku częściowego opłacenia faktury, należy wykonać powyższe punkty oraz wprowadzić kwotę na faktycznie uregulowaną - po prostu.

Przykład 

Faktura opiewa na 141,45 zł, uregulowaliśmy 100 zł w formie przelewu. W takim przypadku, w pozycji kwota płatności należy wprowadzić 100 zł, pozostałą zaś część czyli 41,45 zł należy uzupełnić po tym, jak uregulujemy pozostałą część.

Po dodaniu płatności, dokumenty opłacone będą w liście dokumentów oznaczonych zielonym znacznikiem (w pełni opłacone) lub żółtym (opłacone w części).

Dla dodania płatności do takiej częściowo opłaconej faktury ponownie wybieramy Rozlicz, po czym wprowadzamy kolejne płatności. Dokument w pełni opłacony będzie posiadał zielony ptaszek przy ikonie banknotu.

III. Wprowadzanie operacji finansowych w module Finansów

W przypadku wprowadzania transakcji niezwiązanych z powyższymy jak wypłaty z bankomatów, w placówce bankowej, wpływów środków od operatorów lub pośredników płatności będziemy posługiwali się modułem Finansów.  Moduł Finansów odnajdziemy w lewym menu po wybraniu Finanse.

Przy wszystkich wprowadzanych operacjach przez moduł Finanse należy uzupełnić dane dotyczące dokumentu źródłowego tj. wskazując konkretny raport kasowy, inny dokument potwierdzający płatność, czy wyciąg bankowy (przykładowo WB 6/2026), należy również wskazać opis operacji, faktyczną kwotę operacji oraz datę księgowania transakcji.

System automatycznie zweryfikuje czy dysponujemy odpowiednimi środkami do operacji i w razie braku środków uzyskamy komunikat błędu

Wszystkie wprowadzone przez moduł Finanse operacje można odnaleźć w module UAT w dacie operacji wybierając UAT > Lista UAT > właściwy miesiąc lub kwartał.

Operacjami przepływów pieniężnych, które można zaewidencjonować przy pomocy niniejszego modułu są:

1) Wpłata gotówki do banku - opcja służąca ewidencji wpłaty gotówkowkowej na rachunek bankowy w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej będzie to wpłata środków we wpłatomacie lub placówce bankowej.

2) Wpłata gotówki do środków w drodze - opcja najczęściej służąca ewidencji przepływu środków między sformalizowaną a niesformalizowaną gotówką lub przekazaniu sformalizowanej gotówki członkowi zarządu.

3) Wypłata gotówki od udziałowca - Opcja służąca ewidencji przekazania gotówki przez udziałowca, wspólnika, członka zarządu lub inną osobę reprezentującą spółkę do kasy firmy w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej wykorzystywana jest do rozliczenia prywatnych środków wydatkowanych wcześniej na potrzeby działalności gospodarczej lub przekazania środków pieniężnych do dyspozycji firmy w formie gotówkowej.

4) Wpłata gotówki od udziałowca - Opcja służąca ewidencji wypłaty gotówki z kasy firmy na rzecz udziałowca, wspólnika, członka zarządu lub innej osoby reprezentującej spółkę w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej wykorzystywana jest do zwrotu prywatnych środków wydatkowanych przez te osoby na potrzeby działalności gospodarczej lub zwrotu środków wcześniej przekazanych do dyspozycji firmy.

5) Wypłata gotówki z banku - służąca ewidencji wypłaty gotówkowej w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej będzie to wypłata środków w bankomacie lub placówce bankowej.

6) Wypływ środków z banku do środków w drodze - wariant służący najczęściej ewidencji wypłaty środków z rachunku bankowego do nieformalnej gotówki, albo przelewu środków z rachunku bankowego do pośrednika/operatora płatności.

7) Przelew wewnętrzny między rachunkami - Opcja służąca ewidencji transferu środków pieniężnych pomiędzy rachunkami bankowymi należącymi do tego samego podmiotu. Operacja ta nie powoduje zmiany łącznej wartości środków finansowych firmy, a jedynie zmianę miejsca ich przechowywania. Najczęściej wykorzystywana jest przy przelewach pomiędzy rachunkami bieżącymi, rachunkami walutowymi, rachunkami oszczędnościowymi lub innymi rachunkami prowadzonymi dla przedsiębiorcy.

8) Wpływ środków w drodze do banku - opcja służąca dodaniu środków, które wpłynęły nam na rachunek bankowy najczęściej od operatora płatności.

Środki opłacone przez kupujących przy transakcjach sprzedaży w formach płatności "za pobraniem", "karta" lub "płatność online" są to tzw. "środki w drodze" znajdujące się u pośrednika płatności lub przykładowo kuriera. Oznacza to, że do momentu, aż pośrednik przekaże nam te środki na rachunek bankowy - nie będą one dostępne co do zasady dla nas do użytku, z tego względu są one ewidencjonowane na odrębnym koncie  o numerze "135" - jako tzw. "środki w drodze".

W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy. Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować właśnie w module finansów przez opcję "wpływ środków w drodze do banku".

9) Wpływ środków w drodze do gotówki - opcja najczęściej służąca ewidencji przepływu środków między niesformalizowaną a sformalizowaną gotówką lub ewidencji rozliczenia sformalizowanej gotówkowi z utargu z kasy fiskalnej przy prowadzeniu raportu kasowego.

10) Nieokreślony wypływ środków z banku - jest to wariant wykorzystywany najczęściej dla błędnie wykonanego przelewu do kontrahenta lub zwrotu kontrahentowi błędnie przez niego wpłaconych środków. Niniejsze opcja może również służyć dla ewidencji operacji dla których nie otrzymaliśmy Faktury za dokonaną transakcję, gdy jest to tzw. "Transakcja niefakturowana".

11) Nieokreślona wpłata środków do banku - jest to wariant wykorzystywany najczęściej dla ewidencji otrzymanego błędnie wykonanego przelewu od kontrahenta.

12) Wpływ środków do banku od udziałowca - jest to opcja najczęściej wykorzystywana przy operacjach wpłaty gotówkowej we wpłatomacie lub placówce bankowej przy jednoczesnym braku prowadzenia raportu kasowego czyli sformalizowanych rozliczeń gotówkowych (stanowi alternatywę dla środków w drodze) lub wpłaty kapitału zakładowego na rachunek bankowy spółki.

13) Wypływ środków z banku do udziałowca - jest to opcja najczęściej wykorzystywana przy operacjach wypłaty gotówkowej w bankomacie lub placówce bankowej przy jednoczesnym braku prowadzenia raportu kasowego czyli sformalizowanych rozliczeń gotówkowych (stanowi alternatywę dla środków w drodze), oraz gdy spółka zwraca środki osobie, która dokonała płatności za wydatek spółki z majątku prywatnego zwłaszcza wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.