Faktura sprzedaży krok po kroku - obowiązki, rodzaje i zasady

Faktura to nie tylko dokument sprzedaży, to kluczowy element systemu podatkowego, bez którego trudno wyobrazić sobie legalne prowadzenie działalności gospodarczej. Faktura jest powszechnie wykorzystywana w praktycznie każdym państwie świata. Faktura to podstawowy dokument podatkowy, który odgrywa kluczową rolę w obrocie oraz księgowości, a najcześciej występuje jako Faktura VAT.

W polskim systemie prawnym faktura VAT jest nieodzownym elementem zdecydowanej większości transakcji gospodarczych między przedsiębiorcami, dlatego jej prawidłowe wystawienie wiąże się z konkretnymi obowiązkami, których nie można lekceważyć. Faktura to nie jest zatem jedynie formalność, to narzędzie umożliwiające prawidłowe rozliczenie podatku oraz pozwalające organom skarbowym monitorować obrót w gospodarce.

SPIS TREŚCI

I. Definicja faktury i jej rola w systemie podatkowym

II. Faktura a podatki

III. Jakie są elementy faktury?

IV. Rodzaje faktur i ich zastosowanie

1) Faktura podstawowa

2) Faktura zaliczkowa

3) Faktura rozliczeniowa

4) Faktura korygująca

V. Formy faktur: papierowe, elektroniczne i KSeF

VI. Krajowy System e-Faktur (KSeF) i faktura ustrukturyzowan

4) Wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF

5) Nowe znaczniki KSeF

VII. Obowiązek przechowywania faktur – okres i forma

VIII. Jak wystawić fakturę sprzedażową?

1) Dane kontrahenta

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności

4) Sekcja pozycje, produkty, stawka VAT oraz kody GTU

b) Stawki VAT sprzedażowe

Stawki VAT dla transakcji krajowych

Stawki VAT dla transakcji transgranicznych

5) Sekcja Informacje dodatkowe

I. Definicja faktury i jej rola w systemie podatkowym

W obrocie spotykamy różne dokumenty potwierdzające sprzedaż, możemy spotkać paragony, rachunki, noty obciążeniowe, faktury, ale najczęściej mamy jednak do czynienia z Fakturami VAT. Wszelkie te dokumenty stanowią oficjalne potwierdzenie sprzedaży towarów lub świadczenia usług, Faktura jest zawsze wystawiana przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT.

1) Kto jest zobowiązany do ewidencji sprzedaży

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży, czy to na potrzeby rozliczenia dochodu, czy rozliczenia z podatku VAT. Transakcje sprzedaży można natomiast ewidencjonować różnymi dokumentami, dlatego spotykamy Rachunki, Potwierdzenia, Noty, Faktury, Paragony czy też Faktury VAT. 

Rodzaj wystawianego dokumentu jest zależny od rodzaju transakcji oraz od tego, czy jesteśmy zarejestrowani jako czynny podatnik VAT, ten ma bowiem obowiązek wystawiania dla obrotu faktur, a dotyczy to praktycznie każdej sprzedaży towarów lub usług objętych tym podatkiem.

Obowiązek ewidencji istnieje w stosunku do transakcji krajowych jak i zagranicznych. Przedsiębiorcy muszą przestrzegać określonych zasad dotyczących formy i treści faktury, przepisy zapewniają jednolitość i przejrzystość dokumentacji podatkowej.

2) Kto jest, a kto nie jest zobowiązany do wystawiania faktur? 

Z punktu widzenia transakcji rozróżniamy transakcje przeprowadzane z osobami fizycznymi, osobami prawnymi, przedsiębiorcami, jednostkami samorządu terytorialnego, fundacjami, stowarzyszeniami lub innymi bytami jak koło gospodyń wiejskich. 

W przypadku osób fizycznych modelowym postępowaniem jest wystawianie paragonów czy też aktualnie w dobie cyfryzacji obrotu eParagonów. W pewnych jednak przypadkach przy transakcjach z osobami fizycznymi dopuszczalne jest prowadzenie tzw. ewidencji sprzedaży bezrachunkowej lub wystawianie faktur (które może być również obligatoryjne w przypadku tzw. faktury na żądanie, o której mowa w art. art. 106b ust. 3 ustawy).

W przypadku wszystkich pozostałych podmiotów, z którymi przeprowadzamy transakcje co do zasady wystawiamy faktury, nazwa dokumentu może jednak być różna i nie zawsze ten dokument musi nazywać się fakturą, a zależy to od statusu podatnika.

a) Czynny podatnik VAT

Tutaj sprawa jest prosta, każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT ma obowiązek wystawiania faktur. Dotyczy to praktycznie każdej sprzedaży towarów lub usług objętych tym podatkiem.

Obowiązek wystawienia faktury w podatku VAT wynika przede wszystkim z art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym przepisem

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, [...], dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, [...]; 

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1; 

4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: 

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów [...].

b) Zwolniony podmiotowo (obrót do 240 000 zł) lub przedmiotowo podatnik VAT

Niektóre branże jednak, takie jak edukacja, ubezpieczenia czy usługi medyczne, mogą korzystać z tzw. zwolnienia przedmiotowego z VAT, są bowiem transakcje, które zawsze będą zwolnione lub nie będą podlegały opodatkowaniu VAT. Najmniejsze podmioty natomiast mogą korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego z VAT, czyli zwolnienia obrotowego.

Klasycznym przykładem zwolnienia przedmiotowego będą polisy ubezpieczeniowe. Oznacza to, że przedsiębiorcy działający w tych sektorach nie mają obowiązku wystawiania faktur dla danego typu transakcji. Celem tego rozwiązania jest uproszczenie procedur i ograniczenie biurokracji w wybranych obszarach działalności.

Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług 

Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.

Jeżeli jednak podatnik zwolniony wystawia już fakturę, to dodatkowo podatnik jest zobowiązany do wskazania podstawy prawnej zastosowanego zwolnienia stawki VAT na takim dokumencie, co omawiamy w dalszej części.

W praktyce choć prawo nie wymaga faktury i dupuszcza zwolnienia, rynek i tak często jej oczekuje. Dlatego bardzo często wystawiamy faktury nawet w przypadku zwolnienia z podatku VAT.

3) Faktura czy Faktura VAT?

Z punktu widzenia przepisów nie ma to absolutnie żadnego znaczenia, ustawodawca posługuje się po prostu słowem faktura, a nazewnictwo Faktury VAT po prostu przyjęło się w obrocie (wynika to z historycznych przepisów uchylonych już ponad dekadę temu).

W przypadku ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) Faktura VAT pojawia się wyłącznie w jednym kontekście tj. Faktury VAT RR, dokumentującej nabycie produktów rolnych.

Z tego też względu nawet aktualnie wystawiane faktury w Krajowym Systemie eFaktur nazywają się Fakturą, nie natomiast Fakturą VAT i jest to niezależne od stawek VAT.

W przypadku Fakturomanii nazewnictwo wystawianych faktur jest uzależnione od konfiguracji podmiotu, tj.

a) Czy jesteśmy czynnym podatnikiem VAT - w takim wypadku dokumenty będą nazywały się Faktura VAT,

b) Czy jestesmy podatnikiem zwolnionym z VAT -  w takim wypadku dokumenty będą nazywały się Faktura,

c) Czy mamy indywidualnie nadane nazewnictwo - w takim wypadku stosowane jest indywidualne ustawienie (przykładowo Rachunek).

II. Faktura a podatki

Choć zarówno ustawa o VAT, jak i ustawa o CIT odwołują się do zaistnienia zdarzenia gospodarczego, rola faktury w obu podatkach jest trochę inna.

1) Faktura a VAT

W podatku VAT faktura pełni przede wszystkim funkcję dokumentacyjną i ewidencyjną, natomiast moment powstania obowiązku podatkowego jest co do zasady związany z dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi, czyli niezależnie od wystawienia faktury. Jak bowiem wynika z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Oczywiście moment powstania obowiązku podatkowego może być inny jak chociażby otrzymanie całej czy częściowej płatności.

2) Faktura a przychód

W przypadku podatku dochodowego, moment powstania przychodu w podatkach dochodowych nie jest również co do zasady uzależniony od wystawienia faktury, a od zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W CIT faktura może mieć jednak charakter „przyspieszający” moment podatkowy, podczas gdy w VAT co do zasady nie kreuje ona obowiązku podatkowego a go dokumentuje.

Przychody w podatku dochodowym to przede wszystkim wszelkie wpływy i korzyści majątkowe uzyskane przez podatnika, które powiększają jego majątek i są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przychód powstaje w momencie wydania rzeczy, wykonania usługi, wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty – zależnie od tego, które zdarzenie nastąpi najwcześniej.

Podstawę prawną znajdziemy w art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, który mówi, że przychodami, z zastrzeżeniem ust. 3 i 4 oraz art. 14, są w szczególności 

1) otrzymane pieniądze, wartości pieniężne, w tym również różnice kursowe;

i 15 dalszych punktów ustępu, których cytować nie będziemy.

Zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy o CIT, za przychody związane z działalnością gospodarczą uznaje się także przychody należne, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Kluczowe znaczenie ma art. 12 ust. 3a ustawy o CIT, zgodnie z którym przychód powstaje z dniem wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później jednak niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Z wyżej przytoczonych przepisów wynika generalna zasada, że przychód podatkowy dla celów podatku dochodowego od osób prawnych powstaje w dniu wydania rzeczy lub wykonania usługi (także częściowego), a dopiero wyjątek od tej zasady stanowi wystawienie faktury w terminie wcześniejszym lub uregulowanie należności przed wydaniem rzeczy lub wykonaniem usługi.

W praktyce wystawiając fakturę jako ten dzień ustawia się po prostu datę sprzedaży.

3) Do kiedy wystawić fakturę?

W przypadku podatku dochodowego, moment powstania przychodu w podatkach dochodowych nie jest również co do zasady uzależniony od wystawienia faktury, a od zaistnienia określonych zdarzeń gospodarczych. W CIT faktura może mieć jednak charakter „przyspieszający” moment podatkowy, podczas gdy w VAT co do zasady nie kreuje ona obowiązku podatkowego a go dokumentuje.

Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2‒9.

Przykład

Pan Tomasz przedsiębiorca dokonał zakupu towaru dnia 20 stycznia 2026r., który tego samego dnia został mu wydany w sklepie Pana Jana "Sklep zoologiczny". Pan Jan będąc przedsiębiorcą ma obowiązek wystawienia faktury najpóźniej do 15 lutego 2026r. Najczęściej jednak wystawi ją razem z wydaniem towaru przy transakcji.

III. Jakie są elementy faktury?

Ustawa o VAT rozróżnia elementy obowiązkowe oraz elementy fakultatywne (dodatkowe) faktury.

1) Elementy obowiązkowe faktury 

zostały enumeratywnie wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług i muszą znaleźć się na każdej fakturze dokumentującej sprzedaż, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

Do tej kategorii należy 27 punktów (tak, 27 punktów) niniejszego ustępu 1, wśród których należą m.in. data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, NIP stron, data dokonania dostawy lub wykonania usługi, nazwa towaru lub usługi, podstawa opodatkowania, stawka i kwota VAT oraz kwota należności ogółem. 

Brak któregokolwiek z tych elementów co do zasady skutkuje wadliwością faktury i może wpływać na prawo do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę.

2) Elementy fakultatywne faktury

nie zostały wprost zdefiniowane w ustawie, lecz wynikają z zasady swobody umów gospodarczych oraz faktury. Przedsiębiorca może zamieszczać na fakturze dodatkowe informacje. 

Takimi dodatkowymi, ale praktycznie zawsze występującymi elementami są termin i forma płatności, numer rachunku bankowego, oznaczenia wewnętrzne, logo firmy czy informacje handlowe, przyczynę korekty lub oznaczenie kodu kraju kontrahenta przy transakcjach transgranicznych.

Jednocześnie należy zaznaczyć, że w określonych przypadkach elementy uznawane co do zasady za „dodatkowe” mogą stać się obowiązkowymi, jak adnotacja:

a) „mechanizm podzielonej płatności” (o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT) czyli ,

b) "metoda kasowa" przy metodzie VAT kasowej podatnika (o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 16 ustawy o VAT), c) o wskazaniu podstawy prawnej zwolnienia z podatku (o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 19 i 19a ustawy o VAT).

Zgodnie bowiem z art. 106e ust. 1 pkt 19a ustawy o VAT Faktura powinna zawierać

19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie: 

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, 

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub 

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia;"

Taka podstawa prawna może natomiast brzemieć przykładowo:

"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."

"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."

3) Samofakturowanie – kiedy nabywca wystawia fakturę?

Samofakturowanie jest szczególną procedurą dokumentowania sprzedaży, w której fakturę wystawia nie sprzedawca, lecz nabywca towarów lub usług. Instytucja ta została uregulowana w art. 106d ustawy o podatku od towarów i usług mówiącym, że: 

Podmiot [...], nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury: 

1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,

[...]

 – jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. 

Zgodnie z tym przepisem samofakturowanie jest dopuszczalne zatem pod warunkiem zawarcia uprzedniego porozumienia pomiędzy sprzedawcą a nabywcą określającego zasady wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Dodatkowo konieczne jest wdrożenie procedury akceptacji poszczególnych faktur przez sprzedawcę, nie jest to zatem czynność jednostronna.

Faktura wystawiona w ramach samofakturowania powinna zawierać wyrazy „samofakturowanie”, co wynika już z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT.

Pomimo przeniesienia technicznego obowiązku wystawienia faktury na nabywcę, odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie podatku VAT pozostaje oczywiście po stronie sprzedawcy. Samofakturowanie znajduje zastosowanie głównie w relacjach stałych i masowych, gdzie pozwala na usprawnienie i automatyzację powtarzalnego obiegu dokumentów i rozliczeń pomiędzy kontrahentami. 

IV. Rodzaje faktur i ich zastosowanie

Faktury VAT występują w różnych formach, z których każda ma określone zastosowanie i znaczenie w codziennym funkcjonowaniu. Dobór odpowiedniego rodzaju faktury to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale także sposób na uporządkowanie dokumentacji i uniknięcie problemów.

W tej części omówimy najważniejsze typy faktur VAT zgodne z nomenklaturą Krajowego Systemu eFaktur – kiedy należy je wystawić, w jakim celu.

Krajowy System eFaktur wyróżnia kilka rodzajów faktury:

1) podstawowa (zatem dla klasycznego przypadku), 

2) zaliczkowa (jeżeli występuje zadatek, zaliczka lub innego rodzaju przedpłata), 

3) rozliczeniowa (wystawiana do rozliczenia transakcji wcześniej zaliczkowanej i faktury zaliczkowej) oraz 

4) korygująca, możliwa do wystawienia dla każdej z powyższych.

W stosunku do których możemy zastosować rozliczenie VAT marży, kasowości, VAT RR i innych procedur.

Obok KseF wyróżniamy:

5) Fakturę uproszczoną - obowiązującą przejściowo do końca 2026r.

6) Faktura pro-forma.

1) Faktura podstawowa

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT faktura podstawowa jest wystawiana w klasycznym przypadku dokonania dostawy towarów lub wykonania usług. Dokumentuje ona całość transakcji i stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT. Faktura ta zawiera wszystkie obligatoryjne elementy określone w art. 106e ustawy o VAT i jest najczęściej stosowanym typem faktury w obrocie gospodarczym.

2) Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa wystawiana jest w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Obowiązek jej wystawienia wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

a) Czy fakturę zaliczkową można wystawić przed otrzymaniem płatności?

Co do zasady faktura zaliczkowa nie może zostać wystawiona przed otrzymaniem płatności, ponieważ jej istotą jest udokumentowanie faktycznie otrzymanej zaliczki, zadatku lub przedpłaty. Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej powstaje w przypadku otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Otrzymanie zapłaty powoduje jednocześnie powstanie obowiązku podatkowego na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, co oznacza, że faktura zaliczkowa dokumentuje zdarzenie już zaistniałe.

W praktyce dokumentem wystawianym przed zapłatą może być faktura pro forma, która ma wyłącznie charakter informacyjny i nie wywołuje skutków podatkowych.

b) Czy fakturę zaliczkową może wystawić podatnik VAT zwolniony?

Podatnik zwolniony z VAT, zarówno podmiotowo (art. 113 ustawy o VAT), jak i przedmiotowo (art. 43 ustawy o VAT), co do zasady nie ma obowiązku wystawiania faktur, w tym również faktur zaliczkowych. Jeżeli jednak nabywca zażąda wystawienia faktury dokumentującej otrzymaną zaliczkę, podatnik zwolniony jest zobowiązany do jej wystawienia na zasadach określonych w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. W takim przypadku faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie przedpłaty, jednak nie wykazuje kwoty podatku VAT, a jedynie wartość brutto świadczenia. 

c) Faktura zaliczkowa a podatek dochodowy

Na gruncie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) lub osób fizycznych (PIT) faktura zaliczkowa ma odmienny charakter niż w podatku VAT i co do zasady nie skutkuje powstaniem przychodu podatkowego. Zgodnie z art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT, do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. 

Oznacza to, że otrzymanie zaliczki (nawet jeżeli zostało udokumentowane fakturą zaliczkową) pozostaje neutralne podatkowo na moment jej otrzymania. Decydujące znaczenie dla powstania przychodu ma bowiem wykonanie świadczenia, a nie wystawienie faktury zaliczkowej.

3) Faktura rozliczeniowa

Faktura rozliczeniowa (końcowa) jest wystawiana po wykonaniu dostawy towarów lub usługi w sytuacji, gdy transakcja była wcześniej udokumentowana fakturami zaliczkowymi. Jej celem jest ostateczne rozliczenie sprzedaży poprzez pomniejszenie wartości transakcji o kwoty uprzednio otrzymanych zaliczek. Podstawę prawną stanowi art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura końcowa powinna również zawierać numery faktur zaliczkowych oraz kwoty otrzymanych części zapłaty.

Na gruncie podatku dochodowego faktura końcowa pełni również funkcję porządkującą, zgodnie bowiem z art. 12 ust. 3a ustawy o CIT przychód podatkowy powstaje dopiero w momencie realizacji świadczenia. Z tego względu w praktyce przychód rozpoznaje się przy fakturze końcowej, a kwoty zaliczek podlegają wówczas „przeksięgowaniu” z rozliczeń międzyokresowych na właściwy przychód ze sprzedaży.

4) Faktura korygująca

Faktura korygująca jest dokumentem służącym do zmiany lub poprawy danych zawartych w fakturze podstawowej. Zasady jej wystawiania zostały uregulowane w art. 106j ustawy o VAT, tak też Fakturę korygującą stosuje się, gdy po wystawieniu faktury:

a) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, 

b) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

c) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, 

d) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Faktura korygująca powinna zawierać:

a) numer kolejny oraz datę jej wystawienia; 

b) numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca, z wyjątkiem faktur korygujących wystawianych do faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur;

c) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: 

d) jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej; 

e) w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 – prawidłową treść korygowanych pozycji. numer oraz datę jej wystawienia, dane identyfikujące fakturę pierwotną, 

Faktura korygująca może zawierać m.in. wyrazy „faktura korygująca” albo „korekta”, a także przyczynę korekty.

W związku z wejściem w życie KSeF Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Nota korygująca, faktura korygująca czy anulowanie dokumentu?

W przypadku wystawienia faktury z błędnymi danymi kontrahenta (nieprawidłowy podmiot czy też podmiot nieistniejący) w dobie KSeF jest kilka rozwiązań niniejszego problemu.

a) Anulować dokument, jeżeli istnieje taka możliwość i wystawić dokument prawidłowy, zaś dokument anulowany zachować w dokumentacji księgowej, tutaj więcej.

b) (Opcja najczęściej występująca) Wystawca dokumentu winien wystawić fakturę korygującą zerującą zmieniając w polu ilość na 0, następnie wystawić fakturę dla prawidłowego nabywcy.

Ministerstwo Finansów projektując KSeF zastosowało rozwiązanie wskazane w starszych interpretacjach podatkowych przykładowo o sygnaturze IPPP2/4512-187/15-4/MAO. Brak jest zatem możliwości wprowadzenia faktury korygującej, której przedmiotem jest wyłącznie zmiana danych kontrahenta.

Jeżeli natomiast błąd polega na błędnym uzupełnieniu niektórych pól (przykładowo nazwa kontrahenta, ale już nie NIP), w takim wypadku do końca roku 2026 istnieje możliwość zastosowania noty korygującej przez kontrahenta, więcej tutaj.

W takim jednak wypadku niezbędne jest poprawienie danych kontrahenta w ewidencji kontrahentów https://app.fakturomania.pl/kontrahenci oraz następnie wprowadzenie prawidłowych danych kontrahenta bezpośrednio w dokumencie ewidencjonowanym w systemie.

Warto również pamiętać, że wraz z wejściem obowiązkowego KSeF nota korygująca ma zostać całkowicie wycofana. W przyszłości nawet drobne błędy formalne będą wymagały wystawienia faktury korygującej.

5) Faktura uproszczona – dla transakcji do 450 zł

Faktura uproszczona stanowi szczególny rodzaj faktury przewidziany dla transakcji o niewielkiej wartości. Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, podatnik może wystawić fakturę zawierającą ograniczony zakres danych. Faktura taka nie musi obejmować wszystkich elementów wymaganych dla standardowej faktury, w szczególności może nie zawierać danych nabywcy w pełnym zakresie, o ile pozwala na identyfikację transakcji oraz kwoty podatku.

W praktyce faktura uproszczona często przyjmuje postać paragonu fiskalnego z numerem NIP nabywcy.

W związku z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur, możliwość jej stosowania została ograniczona czasowo do końca 2026 r. w ramach przepisów przejściowych.

6) Faktura VAT marża

Zasady tej procedury zostały uregulowane w art. 119 oraz art. 120 ustawy o podatku od towarów i usług i dotyczą one m.in. usług turystyki, dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich czy antyków. 

W procedurze VAT marża podstawą opodatkowania nie jest cała wartość sprzedaży, lecz jedynie marża stanowiąca różnicę pomiędzy kwotą należną od nabywcy a ceną nabycia towaru przez sprzedawcę. Faktura wystawiana w tym trybie nie zawiera wykazanej kwoty podatku VAT, co odróżnia ją od faktury standardowej. 

Zgodnie z art. 106e ust. 3 ustawy o VAT, faktura taka musi zawierać odpowiednią adnotację, np. „procedura marży – towary używane” lub „procedura marży – biura podróży”. Oznaczenie to ma charakter obligatoryjny, ponieważ informuje nabywcę o szczególnym trybie opodatkowania i braku prawa do odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury.

7) Faktura VAT RR – dla rolników ryczałtowych

Faktura VAT RR jest szczególnym rodzajem faktury wystawianej w obrocie z rolnikami ryczałtowymi, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. 

Zasady dokumentowania takich transakcji zostały uregulowane w bardzo obszernym art. 116 ustawy o podatku od towarów i usług. Najistoniejszym jednak jest, że Faktura VAT RR jest wystawiana nie przez sprzedawcę (rolnika), a przez nabywcę produktów rolnych lub usług rolniczych, który to nabywca jest jednocześnie czynnym podatnikiem VAT.

Warunkiem odliczenia zryczałtowanego zwrotu przez nabywcę jest dokonanie zapłaty na rachunek bankowy rolnika.

8) Faktura pro forma – dokument informacyjny

Faktura pro forma jest dokumentem o charakterze wyłącznie informacyjnym lub handlowym, który nie stanowi faktury w rozumieniu podatkowym. Przepisy ustawy o VAT nie regulują faktury pro forma, ponieważ nie wywołuje ona skutków podatkowych, a jej wystawienie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego ani po stronie sprzedawcy, ani po stronie nabywcy. 

Dokument ten jest najczęściej wykorzystywany na etapie poprzedzającym właściwą sprzedaż, czyli w celu przedstawienia warunków transakcji lub potwierdzenia zamówienia.

9) Faktura w języku obcym i walucie obcej – wymogi formalne

Faktura dokumentująca sprzedaż może zostać wystawiona również w języku obcym oraz w walucie obcej. Ustawa o VAT nie zakazuje stosowania języka obcego, jednak zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura musi zawierać wszystkie wymagane elementy. 

Tak też kwoty na fakturze mogą być wyrażone w walucie obcej, jednak kwota podatku VAT musi zostać wykazana w złotych. Takiego przeliczenia dokonuje się albo według przepisów:

a) o VAT (art. 31a ustawy o VAT ) czyli według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego albo

b) PIT (art. 11a ust. 1 ustawy i PIT) lub CIT (art. 12 ust. 2 ustawy o CIT) mówiących o tym, że przychody wyrażone w walucie obcej przelicza się na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

V. Formy faktur: papierowe, elektroniczne i KSeF

W dobie cyfryzacji przedsiębiorcy mają do wyboru różne formy faktur VAT, a najczęściej spotykane to:

a) Faktury papierowe – tradycyjna forma dokumentu, ceniona za fizyczną obecność.

b) Faktury elektroniczne – które pozwalają na szybkie przesyłanie najczęściej drogą mailową.

c) Faktury ustrukturyzowane (KSeF) – wystawiane przy udziale systemu KSeF, wdrażane stopniowo począwszy od lutego 2026r.

1) Faktura papierowa – tradycyjna forma dokumentu

Mimo dynamicznego rozwoju rozwiązań cyfrowych, faktura papierowa nadal jest i będzie wykorzystywana w wielu firmach. Dla części przedsiębiorców fizyczny dokument wciąż oznacza większe poczucie bezpieczeństwa oraz łatwiejszą kontrolę nad archiwizacją.

Warto podkreślić, że zarówno faktura papierowa, jak i elektroniczna są równoważne pod względem prawnym i mogą być wykorzystywane w rozliczeniach podatkowych. Wybór odpowiedniej formy zależy przede wszystkim od preferencji właściciela firmy oraz specyfiki branży czy też przepisów o KSeF.

2) Faktura elektroniczna – równoważność z papierową

Faktura elektroniczna stanowi cyfrową alternatywę dla dokumentów papierowych. Ma ona taką samą moc prawną i może być w pełni wykorzystywana w rozliczeniach podatkowych.

Wprowadzenie e-faktur jest częścią szerszego trendu cyfryzacji procesów biznesowych. Przedsiębiorcy zyskują większą przejrzystość, porządek i kontrolę nad dokumentacją, co przekłada się na mniejszy stres i sprawniejsze zarządzanie finansami firmy.

3) Faktura ustrukturyzowana – wystawiana zgodnie z przepisami KSeF

Faktura ustrukturyzowana (tzw. e-Faktura KSeF) to dokument wystawiany w jednolitym formacie XML. Taka faktura może zostać utworzona bezpośrednio w Krajowym Systemie e-Faktur lub przesyłana do systemu z programu księgowego lub fakturowego.

Jej kluczową cechą jest to, że:

a) powstaje w środowisku KSeF, a nie w formie PDF czy dokumentu papierowego,

b) posiada ściśle określoną strukturę danych,

c) otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny nadawany przez KSeF,

d) jest przechowywana centralnie przez administrację skarbową przez okres 10 lat,

e) uznawana jest za „otrzymaną” w momencie jej udostępnienia nabywcy w systemie.

Faktura ustrukturyzowana nie jest fakturą elektroniczną w tradycyjnym znaczeniu (np. PDFu lub skanu), lecz dokumentem maszynowo odczytywalnym, zgodnym z jednolitym narzuconym przez państwo standardem

VI. Krajowy System e-Faktur (KSeF) i faktura ustrukturyzowan

W związku z wejściem przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur, każdy przedsiębiorca prędzej lub później będzie musiał dokonać rejestracji i zalogowania w KSeF, każde również rozliczenie podatkowe będzie odbywało się z pewnym udziałem tego narzędzia. 

1) Czym jest KSeF i od kiedy będzie obowiązkowy

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów "Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur podatnikom i podmiotom uprawnionym przez tych podatników. Aplikacja posiada również dodatkowe funkcjonalności ułatwiające obsługę e-Faktur (podgląd, pobieranie na dysk lokalny e-Faktury, weryfikację statusu wysyłki e-Faktury, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO)) [..]"

System KSeF jest dedykowanym narzędziem dla różnych podmiotów, największą jednak część stanowią przedsiębiorcy niezależnie od ich formy prawnej. Korzystanie z KSeF dotyczy co do zasady zatem wszystkich prowadzących działalność gospodarczą podlegającą polskim przepisom, niezależnie od ich formy prawnej lub miejsca prowadzenia działalności.

2) Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

Krajowy System eFaktur jest obowiązkowy dla wystawiania faktur sprzedażowych:

a) od 1 lutego 2026r. dla podmiotów największych (od obrotu 200 mln zł z VAT), 

b) od 1 kwietnia 2026r. dla pozostałych podmiotów (z pewnym wyjątkiem),

c) od 1 stycznia 2027r. dla mikro podatników - najmniejszych, których sprzedaż wykazana fakturami wynosi do 10000 zł brutto miesięcznie.

3) Faktura ustrukturyzowana – nowy standard dokumentu

eFaktura KSeF to faktura w jednolitym formacie XML, zgodnym z wzorem FA(2), wystawiana bezpośrednio w systemie KSeF lub przesyłana do niego z programu księgowego. 

Jej cechą charakterystyczną jest to, że:

a) powstaje w KSeF, a nie jako plik PDF czy dokument papierowy,

b) ma ściśle określoną strukturę danych,

c) jest nadawana jej unikalna identyfikacja KSeF,

d) jest przechowywana centralnie przez państwo przez 10 lat,

e) staje się uznana za „otrzymaną” w momencie udostępnienia jej nabywcy w systemie (chociaż jest to na tle cywilnoprawnym oczywiście dyskusyjne).

Nie jest to więc „faktura elektroniczna” w tradycyjnym rozumieniu (PDF, skan), tylko dokument ustrukturyzowany – maszynowo odczytywalny i zgodny z jednym wspólnym wzorcem.

4) Wystawianie i wysyłanie faktur do KSeF

Proces wystawiania i odbierania faktur w KSeF opiera się na przesyłaniu dokumentów w formacie ustrukturyzowanym. Dzięki temu możliwe jest ich automatyczne przetwarzanie, archiwizacja oraz szybki i bezpieczny dostęp do danych.

Automatyczne przekazywanie faktur do KSeF po przeprowadzeniu integracji Fakturomanii z KSeF zostało opisane w Jak wysłać fakturę sprzedażową do KSeF z Fakturomanii?

5) Nowe znaczniki KSeF

Ministerstwo Finansów dla dokumentów sprzedażowych lub kosztowych ujmowanych w ewidencjach wyróżniło cztery znaczniki:

a) KSeF – faktura, która posiada numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur.

b) OFF – faktura, która nie posiada numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur na dzień złożenia ewidencji (czyli deklaracji), jest to faktura wystawiona podczas potwierdzonej awarii Krajowego Systemu e-Faktur. Taki znacznik będzie jednak niezwykle rzadko używany. 

c) BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej wyłączona lub zwolniona z obowiązku rejestracji w KSeF (stosowany najczęściej do 31 marca 2026r.).

Z punktu widzenia zakupu, jeżeli otrzymujemy zatem fakturę od kontrahenta, która nie ma numeru KSeF i nie jest wystawiona w trybie awarii, to co do zasady stosujemy niniejszy znacznik.

d) DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF, również faktura wystawiona w trybie offline24 do momentu nadania jej numeru KSeF (czyli w rzeczywistości jakiś krótki czas, znacznik stosowany na moment wystawienia faktury).

VII. Obowiązek przechowywania faktur – okres i forma

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek przechowywania faktur VAT. Nie jest to wyłącznie kwestia porządku w dokumentach, lecz przede wszystkim wymóg wynikający wprost z przepisów podatkowych.

Faktury stanowią podstawę rozliczeń z urzędem skarbowym, dlatego muszą być dostępne zarówno w trakcie bieżącej księgowości, jak i w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.

Jak długo trzeba przechowywać faktury?

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami faktury należy archiwizować przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 

Zgodnie z art. 112. ustawy o VAT "Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego".

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej "Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku".

Przez cały okres archiwizacji faktury muszą spełniać trzy podstawowe wymagania:

a) autentyczność pochodzenia – czyli pewność, że faktura została wystawiona przez właściwy podmiot,

b) integralność treści – dokument nie może być zmieniany po wystawieniu,

c) czytelność – faktura musi pozostać możliwa do odczytania i zrozumiała.

VIII. Jak wystawić fakturę sprzedażową?

Wprowadzenie do systemu

Dokumenty sprzedażowe (najczęściej faktury) będziemy w systemie wprowadzali przez moduł Sprzedaży.

Dokumenty sprzedażowe dzielimy najogólniej na faktury i inne dokumenty.

Faktury mogą mieć nadany numer KSeF, inne dokumenty nie będą miały nadanego numeru KSeF, KSeF służy bowiem wyłącznie ewidencji faktur.

W celu wystawienia Faktury należy wybrać Wystaw fakturę znajdującą się w górnym lub lewym menu.

Następnie zostaniemy przeniesieni do panelu nowej faktury lub dokumentu sprzedażowego.

Uzupełnianie danych dokumentu

W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:

1) Dane kontrahenta

2) Dane podstawowe

3) Dane płatności,

4) Pozycje,

5) Informacje dodatkowe,

Niniejsza kolejność jest bowiem zgodna z typowym rozlokowaniem danych na Fakturze.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzoną fakturę albo dokument kosztowy.

1) Dane kontrahenta

Wprowadzić kontrahenta można na trzy różne sposoby:

a) Jeżeli jest to pierwsza faktura od danego podmiotu można wyszukać go po numerze NIP lub ręcznie wprowadzić przepisując dane z faktury.

b) W przypadku gdyby nie dało się odnaleźć kontrahenta po numerze NIP (może być to wynikiem różnych przyczyn takich jak awaria systemu Głównego Urzędu statystycznego - z tego miejsca bowiem importowane są dane o kontrahentach do Fakturomanii), należy wprowadzić go ręcznie (2) lub poczekać, aż serwery GUS zaczną odpowiadać - zwykle nie zajmuje to więcej niż godzinę,

c) Jeśli kontrahent został już dodany wcześniej, to będzie można odnaleźć jego dane z listy kontrahentów (3).

Jeżeli kontrahenta wprowadzamy pierwszy raz, należy pamiętać żeby na koniec nacisnąć zębatkę i zapisać dodanego kontrahenta (4).

Wprowadzane automatycznie przez GUS lub ręcznie dane kontrahenta będą wyglądały następująco, gdzie musimy dodatkowo wybrać Typ podmiotu dla KSeF lub fakultatywne Specjalne oznaczneie typu podmiotu dla KSeF (w przypadku jednostek samorządu terytorialnego JST lub Grupy VAT).

Typ kontrahenta w KSeF

Kontrahentów można podzielić najogólniej na polskich albo zagranicznych podatników (z Unii Europejskiej zarejestowanych w VAT VIES albo spoza Unii Europejskiej). 

Spośród polskich kontrahentów będziemy wyróżniali przedsiębiorców, jednostki z sektora publicznego albo osoby fizyczne (konsumentów).

Kontrahent bez NIP

Jeśli dany kontrahent z jakiegoś powodu nie ma numeru NIP (a może tak być) - przykładowo  jest osobą fizyczną od której wynajmujemy lokal pod siedzibę spółki albo kupujemy komputer, to winniśmy wybrać typ kontrahenta Brak NIP - Podmiot krajowy / Osoba fizyczna, a w miejscu NIP wpisać słowo "brak".

Gdyby wśród kontrahentów znajdował się już kontrahent o NIP Brak, przykładowo istnieją inne dodane osoby fizyczne, komunikat należy zignorować i utworzyć nowego. Zawsze należy jednak uważać, aby nie dublować istniejących kontrahentów.

2) Dane podstawowe

W tej części należy uzupełnić dane, które znajdują się na każdej Fakturze albo powinny znajdować się na dokumencie sprzedażowym (poza oczywiście nowym znacznikiem KSeF, który widoczny jest wyłącznie w księgowości).

Dokumenty sprzedażowe dzielimy najogólniej na faktury i inne dokumenty (jak rachunki czy noty). 

Faktury mogą mieć albo nie mieć nadanego numer KSeF, inne dokumenty nie będą miały nadanego numeru KSeF.

a) Nr faktury

Sposób uzupełnienia numeru faktury może być albo:

- automatyczny, czyli nadany przez system z zachowaniem chronologii, albo 

- manualny przy użyciu funkcji "Własny numer". 

W przypadku numeracji własnej, wpisujemy wyłącznie numer tj. 1/1/2026, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 1/1/2026".

b) Data wystawienia

Jest to data, z którą wystawiamy fakturę. Data ta nie może być wcześniejsza niż data wystawienia ostatniej zapisanej faktury sprzedażowej. Jeśli warunek ten nie zostanie spełniony wyskoczy nam komunikat o błędzie co spowoduje brak możliwości zapisania takiego dokumentu lub modyfikacji. 

Brak możliwości zapisania lub modyfikacji dokumentu spowodowany jest ustawowym wymogiem chronologiczności faktur sprzedażowych. Jeżeli bowiem jakaś faktura została wystawiona już po danym dokumencie - brak jest możliwości edycji jej numeracji, wstawienia jakiegoś numeru lub modyfikacji daty wystawienia. 

W przypadku braku wejścia dokumentu do obrotu, zatem wydaniu kontrahentowi lub wysyłce do KSeF, taki dokument może w systemie pozostać jako niezatwierdzony - przykładowo anulowany.

W przypadku konieczności pominięcia walidacji chronologiczności, w takim przypadku można zaznaczyć opcję "Własny numer" i zapisać fakturę z własnym numerem. 

Przedsiębiorca zgodnie z art. 106i ust. 1 standardowo powinien  wystawić fakturę sprzedażową do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania świadczenia (dostawy towaru czy wykonania usługi) lub otrzymania płatności.

c) Data sprzedaży

Jest to data, z którą dokonujemy operacji gospodarczej, czyli wykonania usługi, dostawy towaru lub otrzymania płatności przy fakturach zaliczkowych. System bada ustawową poprawność tej daty w odniesieniu do daty wystawienia.

d) Typ dokumentu KSeF w fakturach sprzedażowych

Ustawodawca nakazuje stosowanie znaczników lub powiązanych z KSeF danych, które muszą być wykazywane w strukturach podatkowych. Wyróżniamy 4 znaczniki, KSeF, OFF, BFK oraz DI.

W przypadku wysyłki faktury z Fakturomanii do KSeF, taki numer oraz znacznik KSeF uzupełni się automatycznie. W przypadku braku przekazywania faktur do KSeF znacznik należy uzupełnić manualnie, co do zasady do 31 marca używanym znacznikiem będzie BFK, od 1 kwietnia każda faktura powinna już natomiast znaleźć się w KSeF.

UWAGA! Wystawiając zatem fakturę sprzedaży od 1 kwietnia 2026r. na etapie wystawiania faktury zawsze powinniśmy wybrać znacznik DI, który następnie po przekazaniu faktury do KSeF w przypadku integracji Fakturomanii z KSeF automatycznie zmieni się na KSeF wraz z numerem KSeF.

e) Nr KSeF

Jeżeli fakturę wprowadzamy manualnie, to wprowadzając taką fakturę w pozycji Nr KSeF należy uzupełnić niniejszy numer nadany przez Krajowy System eFaktur, niniejsze pole można uzupełnić wyłącznie w przypadku wcześniejszego oznaczenia typu dokumentu znacznikiem KSeF, dla innych znaczników pole jest zablokowane.

Jeżeli dokument sprzedażowy jest wysyłany z Fakturomanii przy pomocy integracji z Fakturomanii z KSeF, to takie  dane o znaczniku i numerze KSeF uzupełnią się automatycznie.

3) Dane płatności

W sekcji płatności wprowadzamy informacje dotyczące przepływu środków.

a) Termin płatności

Termin płatności pełni funkcję informacyjną tj. do kiedy powinna zostać uregulowany dokument sprzedażowy.

Maksymalny termin płatności wynosi co do zasady 30 dni, natomiast zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych z dnia 8 marca 2013 r. - art. 7 ust. 2, termin zapłaty określony w umowie między kontrahentami nie może przekraczać 60 dni, liczonych od dnia doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, chyba że strony w umowie wyraźnie ustalą inaczej i pod warunkiem, że ustalenie to nie jest rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela, z wyłączeniem ust. 2a tożsamego art. ustawy. 

b) Status płatności

Wyróżniamy 3 statusy płatności:

Opłacono,

Częściowo opłacono oraz 

Nieopłacono.

Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako opłacona albo częściowo opłacona to pojawi się nowe pole Daty faktycznej płatności, w którym należy wprowadzić datę księgowania środków na rachunku bankowym lub faktycznej płatności kontrahenta.

c) Data faktycznej płatności (data księgowania na rachunku bankowym lub innej formy płatności)

Data ta musi pokrywać się z datą księgowania znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej czy innej formie, płatność warto jest wprowadzić jeżeli znamy już jej datę.

Jednocześnie warto jest pamiętać, że wystawiając fakturę sprzedaży z oczywistych względów nie zawsze będzie ona opłacona. Z tego względu płatności do zatwierdzonych nieopłaconych dokumentów zawsze można uzupełnić w późniejszym terminie przy pomocy funkcji dostępnej z listy faktur Rozlicz, więcej o dodawaniu płatności w materiale Dodawanie płatności.

d) Forma płatności

Wyróżniamy kilka form płatności.

Gotówka - służąca ewidencji otrzymanych płatności gotówkowych w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej).

Za pobraniem - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego przy odbiorze zamówienia.

Środki opłacone w ten sposób, to tzw. "środki w drodze" znajdujące się u pośrednika płatności/kuriera. Oznacza to, że do momentu, aż pośrednik przekaże nam te środki na rachunek bankowy - nie będą one dostępne do użytku, z tego względu są one ewidencjonowane na odrębnym koncie  o numerze "135" - jako tzw. "środki w drodze".

W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy. Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować w zakładce finanse. Dla ewidencji niniejszej operacji, która wpływa na rachunek bankowy, będziemy używać moduł "Finanse" przez opcję "wpływ środków w drodze do banku";

Przelew - służący ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego przelewem;

Karta - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego kartą;

Podobnie jak przy płatności "za pobraniem" czy "płatność online", środki opłacone w ten sposób są to tzw. "środki w drodze" których wpływ na rachunek bankowy należy odrębnie wprowadzić przez moduł "Finanse";

Płatność online - służąca ewidencji operacji uregulowanych przez kupującego za pośrednictwem operatorów płatności jak przelewy24, tpay czy payu, niniejsza forma płatności dotyczy głównie płatności wykonanych przez stronę internetową.

Podobnie jak przy płatności "za pobraniem" czy "karta", środki opłacone w ten sposób są to tzw. "środki w drodze", których wpływ na rachunek bankowy należy odrębnie wprowadzić przez moduł "Finanse";

Środki prywatne (gotówka) - służąca ewidencji płatności gotówkowych otrzymanych od kupującego w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego.

Kompensata 135 - służąca ewidencji płatności uregulowanej sprzedającemu przez dokonane przez niego potrącenie, skompensowanie.

4) Sekcja pozycje, produkty, stawka VAT oraz kody GTU

W niniejszej części definiujemy przedmiot transakcji. 

Niektóre rodzaje usług lub towarów podlegają obowiązkowi wykazywania specyficznych oznaczeń w pliku JPK_V7M/V7K. Z tego powodu w systemie wymagane jest jako pierwsze zdefiniowanie tudzież utworzenie "produktu" (którym jest towar albo usługa) z oznaczeniem odpowiedniej stawki VAT oraz ewentualnego kodu GTU lub jego braku.

Należy zatem najpierw utworzyć produkt, a następnie wprowadzając pozycje wybrać go z listy produktu, chyba że skorzystamy z opcji Utwórz i wybierz produkt, w takim wypadku automatycznie pojawi nam się w pozycji.

a) Tworzenie produktu

W przypadku nowej pozycji, towaru albo usługi, której jeszcze nie świadczyliśmy lub nie sprzedawaliśmy konieczne będzie wybranie Utwórz produkt, który przeniesie nas do kreatora.

Nazwa - w niniejszym polu należy uzupełnić nazwę świadczonej usługi albo sprzedawanego towaru;

GTU - Oznaczenie transakcji związanych z wprowadzeniem struktury plików JPK_V7/7K. Poniżej znajduje się zestawienie kodów wskazanych przez ustawodawcę, szczegółowe informacje dotyczące klasyfikacji GTU można również odnaleźć na stronie Ministerstwa klikając tutaj.

Znaczniki GTU należy stosować dla ściśle zdefiniowanych typów operacji, o których mowa w ustawie od towarów i usług tj:

• GTU_01- Dostawa napojów alkoholowych - alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.
• GTU_02- Dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy.
• GTU_03- Dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją.
• GTU_04- Dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym.
• GTU_05- Dostawa odpadów - wyłącznie określonych w poz. 79-91 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_06- Dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_07- Dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701 - 8708 oraz CN 8708 10.
• GTU_08- Dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych - wyłącznie określonych w poz. 1-3 załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12-25, 33-40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy.
• GTU_09- Dostawa leków oraz wyrobów medycznych - produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 499, z późn. zm.).
• GTU_10- Dostawa budynków, budowli i gruntów.
• GTU_11- Świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1201 i 2538 oraz z 2019 r. poz. 730, 1501 i 1532).
• GTU_12- Świadczenie usług o charakterze niematerialnym - wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych.
• GTU_13- Świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej - Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1.

J.M. - w niniejszym polu należy uzupełnić jednostkę miary jak szt. (sztuka) albo godz. (godzina) itp.

b) Stawki VAT sprzedażowe

Stawki możemy podzielić na krajowe, unijne lub międzynarodowe (spoza UE).

Stawki VAT dla transakcji krajowych

23% – stawka podstawowa

Podstawowa stawka VAT stosowana jest do większości towarów i usług, jeżeli przepisy nie przewidują stawki obniżonej, zwolnienia lub braku opodatkowania.

Podstawa prawna to art. 41 ust. 1 ustawy o VAT.

8% – stawka obniżona

Obniżona stawka VAT 8% stosowana jest do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT, m.in. do wybranych usług budowlanych czy gastronomicznych.

Podstawa prawna to art. 41 ust. 2 ustawy o VAT w zw. z załącznikiem nr 3.

5% – stawka obniżona

Obniżona stawka VAT stosowana jest do towarów i usług wymienionych w załączniku nr 10 do ustawy o VAT, m.in. do wybranych artykułów spożywczych, książek i czasopism.

Podstawa prawna to art. 41 ust. 2a ustawy o VAT w zw. z załącznikiem nr 10.

0% KR – stawka 0% (krajowa)

Stawka 0% stosowana jest do ściśle określonych transakcji krajowych, dla których ustawa przewiduje opodatkowanie taką wyjątkową stawką, tutaj jako przykład można wskazać dostawy towarów dla przedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych czy dostawy na rzecz organizacji międzynarodowych. Dla zastosowania stawki niezbędne jest spełnienie surowych kryteriów materialnych oraz formalnych.

Podstawa prawna to art. 83 ustawy o VAT (oraz inne przepisy szczególne).

ZW – zwolnienie z VAT

Zwolenienie stosowane jest dla czynności zwolnionych z VAT. W przypadku korzystania ze zwolnienia wskazane jest zawarcie stosownej adnotacji na dokumencie informującej o jego podstawie. Tak też wyróżnić można zwolnienie:

• podmiotowe (zwolnienie do limitu sprzedaży zwane również obrotowym) oraz

"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."

• przedmiotowe (uwarunkowane konkretnym typem czynności jak usługi finansowe, medyczne, edukacyjne).

"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."

Podstawa prawna art. 43 ustawy o VAT oraz art. 113 ustawy o VAT.

Stawki VAT dla transakcji transgranicznych

W Unii Europejskiej

NP-1 – Wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług (UE)

Oznaczenie stosowane przy świadczeniu usług, dla których miejsce świadczenia znajduje się poza terytorium Polski. Taka sytuacja ma miejsce najczęściej przy usługach B2B na rzecz kontrahenta z innego państwa UE (miejsce świadczenia u usługobiorcy). W efekcie transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce (rozliczenie następuje co do zasady przez nabywcę w jego kraju).

Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja oraz dodatkowa deklaracja do złożenia (jak VAT_UE)

Podstawa prawna art. 28b lub następne ustawy o VAT.

0% WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

Stawka 0% WDT stosowana jest przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów na rzecz kontrahenta z innego państwa Unii Europejskiej pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych (m.in. numer VAT UE nabywcy czy przekroczenie granicy przez towar).

Podstawa prawna to art. 42 ustawy o VAT.

Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja.

Poza Unię Europejską

NP-2 – Eksport usług (poza UE)

Oznaczenie NP-2 stosuje się do czynności, w szczególności świadczenia usług, które nie podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce, ponieważ zgodnie z przepisami ustawy o VAT miejsce ich świadczenia znajduje się poza terytorium kraju oraz poza Unią Europejską. 

Oznaczenie NP-2 znajduje zastosowanie m.in. przy świadczeniu usług B2B na rzecz kontrahentów spoza UE. Takimi usługami będą przykładowo usługi niematerialne jak doradcze, IT czy marketingowe.

Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja.

Podstawa prawna art. 28b lub następne ustawy o VAT.

0% EX – eksport towarów

Stawka 0% EX stosowana jest przy eksporcie towarów poza Unię Europejską. Taką stawkę można zastosować między innymi pod warunkiem posiadania dokumentów potwierdzających wywóz towarów poza terytorium UE (np. komunikat IE-599).

Podstawa prawna art. 41 ust. 4–6 ustawy o VAT.

Wybierając niniejszą stawkę w stopce faktury zawsze pojawi się dodatkowa adnotacja.

c) Wybranie produktu

Jeżeli produkt już kiedyś definiowaliśmy i go stworzyliśmy, to możemy wybrać go z listy istniejących wybierając Wybierz produkt.

Następnie wybierając właściwy do faktury.

5) Sekcja Informacje dodatkowe

W tej części możemy dodać dodatkowe informacje, zazwyczaj nietypowe, które stanowią wyjątek od reguły – np. 

a) informacje o mechanizmie podzielonej płatności (transakcje z zakresu załącznika nr. 15 do ustawy o VAT), 

b) sprzedaży wysyłkowej (art. 23 ustawy o VAT),

c) usługach elektronicznych (art. 28k ustawy o VAT), 

d) transakcjach powiązanych (art. 32 ust. 2 pkt. 1 ustawy o VAT), 

e) lub faktury do paragonu - powyżej 450 zł (art. 109 ust. 3d ustawy o VAT).

Po uzupełnieniu danych dokument należy zapisać.