Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, który pozwala na półautomatyczne rozliczenie bardzo wielu form współpracy. Poszczególne formy współpracy wraz z ich krótką charakteryzacją zostały opisane w materiale "Formy współpracy i rozliczenia ze sp. z o.o.".
I. Jakie są kompetencje Zarządu?
Prowadzeniem spółki z o.o. zajmuje się zarząd. Zarząd jest uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu. Za kierowanie spółką zarząd może otrzymać wynagrodzenie ustalone uchwałą Zgromadzenia Wspólników. Wynagrodzenie członka zarządu, w tym wynagrodzenie prezesa zarządu, to kluczowy element zarządzania każdą spółką kapitałową. Proces ten wymaga nie tylko zrozumienia aspektów prawnych, ale także odpowiedniego planowania podatkowego i składkowego.
1) Co robi Zarząd?
Zgodnie z art. 201§1 k.s.h. "Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę."
Zgodnie z art. 204§1 k.s.h. "Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki."
Reprezentacją spółki z o.o. zajmuje się zatem zarząd oraz zarząd jest uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu, czynności zaś należy rozumieć szeroko.
2) Na czym polega reprezentacja Zarządu?
W literaturze wskazuje się, że „Pojęcie reprezentowania spółki przez zarząd, o którym mowa w art. 201 § 1 i art. 204 k.s.h., obejmuje nie tylko składanie i przyjmowanie za spółkę oświadczeń woli, lecz także dokonywanie wszelkich czynności polegających na ujawnieniu stanowiska spółki na zewnątrz - wobec osób trzecich. W tym przypadku przepisy posługują się terminem "reprezentowanie" w szerokim znaczeniu (reprezentacja sensu largo), obejmując nim dokonywanie czynności prawnych w rozumieniu prawa cywilnego, jak również występowanie w innych stosunkach prawnych z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy, prawa finansowego i innych gałęzi prawa. Tak rozumiana reprezentacja wyraża się więc w szczególności w składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli, oświadczeń wiedzy, zawiadomień, w składaniu wyjaśnień, wyrażaniu opinii."
Zgodnie z art. 204 § 1 k.s.h. "Prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Przez pojęcie czynności spółki należy rozumieć nie tylko czynności objęte przedmiotem jej działalności, lecz także wszelkie czynności, jakich spółka dokonuje jako uczestnik obrotu. Dlatego też ważne i skuteczne są czynności zarządu dokonywane za spółkę, niemieszczące się w zakresie jej działalności."
3) Czym są czynności sądowe a czym są czynności pozasądowe?
Cytując wprost literaturę "Rozróżnienie na czynności sądowe i pozasądowe oznacza, że reprezentacja obejmuje dokonywanie zarówno czynności materialnoprawnych, jak i procesowych. Czynności sądowe spółki obejmują wszelkie przejawy występowania za spółkę przed sądami (sądami powszechnymi, Sądem Najwyższym, Naczelnym Sądem Administracyjnym), a także przed organami związanymi z wymiarem sprawiedliwości (prokuraturą). Ponadto pojęciem tym należy objąć występowanie przed organami administracji w postępowaniu administracyjnym (wójt, starosta, wojewoda, urzędy i izby skarbowe, Urząd Patentowy, Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Inspekcja Handlowa).
Zakres tych czynności obejmuje więc między innymi wytaczanie powództw, zawarcie ugody, składanie wyjaśnień, zeznań, wnoszenie skarg, odwołań od decyzji, dokonywanie zgłoszeń. Natomiast czynności pozasądowe wyrażają się przede wszystkim w prowadzeniu negocjacji, zawieraniu umów, składaniu zawiadomień, oświadczeń wiedzy, składaniu oświadczeń woli. Reprezentowanie spółki wyraża się przy tym również w reprezentacji biernej, czyli w przyjmowaniu oświadczeń czy zawiadomień skierowanych do spółki, zarówno w zakresie czynności sądowych, jak i pozasądowych.” (zob. więcej A. Kidyba, K. Kopaczyńska-Pieczniak, 2. Reprezentowanie spółki [w:] A. Kidyba, K. Kopaczyńska-Pieczniak, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Warszawa 2013).
II. Jak powołuje się Zarząd i czym jest akt powołania?
Powołanie, tłumacząc z języka prawniczego, jest to ustanowienie kogoś na jakimś stanowisku (w tym przypadku w spółce). Ustawodawca przewidział, aby owe “powołanie” miało określoną procedurę.
W przypadku zarządu powołanie może nastąpić na podstawie uchwały wspólników, ale członkowie zarządu mogą również zostać powołani już w samej umowie sp. z o.o. (najczęstszy wariant dla nowych podmiotów).
Zgodnie z art. 201 § 4 k.s.h. "Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej."
Dla powołania Zarządu procedura może wyglądać następująco:
- zgromadzenie wspólników zbiera się by obradować,
- na obradach podejmuję uchwałę o powołaniu danej osoby na konkretne stanowisko w spółce,
- po powołaniu w ciągu 7 dni zarząd składa informację do KRS na odpowiednim formularzu przez Portal Rejestrów Sądowych.
III. Wynagrodzenie Członka Zarządu, co mówią przepisy?
Często zdarza się, że wspólnicy decydują o ustaleniu wynagrodzenia za czynności wykonywane przez Zarząd w formie uchwały zgromadzenia wspólników o wynagrodzeniu zarządu, naturalnym jest bowiem otrzymywanie wynagrodzenia za prowadzenie spółki.
1) Kto decyduje o wynagrodzeniu Członka Zarządu?
O wynagrodzeniu zarządu decydują wspólnicy, za kierowanie spółką zarząd może otrzymać wynagrodzenie ustanowione uchwałą zgromadzenia wspólników. Pełenienie funkcji w zarządzie może być nieodpłatne albo odpłatne, jednak zdecydowanie zalecane jest pobieranie wyngrodzenia z tego tytułu.
Zgodnie z dyspozycją art. 203 k.s.h. "Uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń. Wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu."
2) Jak ustalić wysokośc wynagrodzenia Zarządu?
W literaturze wskazuje się, że „Przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawierają żadnych rozwiązań w zakresie zasad wynagradzania członków zarządu. Z tego względu pełnienie funkcji członka zarządu na podstawie stosunku organizacyjnego może mieć zarówno charakter odpłatny, jak i nieodpłatny. Ponadto, z członkiem zarządu może zostać nawiązany dodatkowy stosunek prawny, w tym umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menadżerski. W tym ostatnim przypadku, co do zasady, to organ lub osoba powołana do zawarcia umowy z powołanym członkiem zarządu (art. 210 k.s.h.) określa warunki tej umowy, w tym wysokość wynagrodzenia. Z art. 203¹ zdanie pierwsze k.s.h. wynika natomiast uprawnienie wspólników do ustalenia w uchwale zasad wynagradzania członków zarządu, w szczególności poprzez: wskazanie maksymalnej wysokości wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych (np. różnego rodzaju premii) lub maksymalnej ich wysokości.” (zob. więcej M. Dumkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa 2020, art. 203(1)).
3) Dokumenty związane z rozliczeniem wynagrodzenia zarządu
Z punktu widzenia technicznego wraz z uchwaleniem wynagrodzenia członka zarządu należy pamiętać również o kilku formalnościach tj,
a) Kwestionariuszu osobowym członka zarządu dla celów rozliczeniowych podatku dochodowego,
b) Wskazaniu wartości brutto wynagrodzenia w treści uchwały, nie natomiast wysokości netto.
Uchwała zaś, której przedmiotem jest przyznanie wynagrodzenia musi spełniać:
a) wymogi formalne podejmowanych uchwał (zatem co najmniej forma pisemna),
b) określać wysokość wynagrodzenia przyznawanego odpowiedniemu członkowi zarządu,
c) wskazanym jest, aby określić jaki okres działalności obejmuje wynagrodzenie prowadzonej przez niego spółki (czy jest to miesięczne wynagrodzenie, czy za konkretny miesiąc/kwartał).
Istotnym jest, że w przypadku zarządu niniejsza uchwała może stanowić pewną formę gratyfikacji działalności tej osoby, której kierownictwo powoduje rozwój podmiotu. Z drugiej strony trudno mówić o przyznaniu wynagrodzenia zarządowi w przypadku braku posiadania stosownych środków przez podmiot - jeżeli występuje istotna strata z działalności spółki.
4) Czy osoba pełniąca funkcje zarządcze w spółce musi otrzymywać wynagrodzenie?
Nie, członek zarządu nie musi otrzymywać wynagrodzenia, nie ma przepisu nakazującego takiej dyspozycji, nie będzie to też powodowało powstania obowiązku w regulacji składek ZUS.
Należy jednak mieć na względzie trzy występujące warianty dotyczące skutków podatkowych, które mogą wystąpić w przypadku takiej współpracy. Tutaj w sposób przystępny zagadnienie omawia interpretacja podatkowa z 14 lutego 2023r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.276.2022.2.KW tj.
a) Wspólnik nie będący członkiem zarządu coś świadczy - spółka ma przychód,
b) Członek zarządu nie będący wspólnikiem coś świadczy - spółka ma przychód,
c) Wspólnik będący członkiem zarządu coś świadczy - spółka nie ma przychodu.
IV. Wynagrodzenie Zarządu w podatkach oraz ZUS?
1) Członek zarządu a ZUS
a) Ubezpieczenie społeczne członka zarządu
Nie, pełnienie funkcji zarządu na podstawie aktu powołania nie jest samym w sobie tytułem do ubezpieczenia społecznego. Dane stanowisko zostało potwierdzone przez liczne interpretacje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przykładowo pismem z 11 stycznia 2024r. o sygn. DI/100000/43/1238/2023 czy też z 12 stycznia 2022r. o sygn. DI/100000/43/719/2021.
Stanowisko dotyczące braku oskładkowania tytułu powołania można odnaleźć również w interpretacji ZUS z dnia 7 lutego 2013 r. Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o sygnaturze WPI/200000/451/65/2013, w której to interpretacji organ wskazuje, że "w myśl art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - o którym wyżej mowa, obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają m.in. pracownicy oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Powołany przepis nie zalicza do ubezpieczonych osoby pełniącej funkcję członka zarządu czy prokurenta pod warunkiem, że funkcja ta nie jest wykonywana w ramach stosunku prawnego określonego w tym przepisie (np. umowa o pracę). Z powyższego wynika, że pełnienie funkcji członka zarządu lub prokurenta na podstawie powołania tj. poprzez nawiązania tylko stosunku organizacyjnego - nie jest tytułem rodzącym obowiązek ubezpieczeń społecznych, w konsekwencji od wynagrodzenia otrzymywanego z tego tytułu nie ma obowiązku odprowadzania ww. składek".
b) Ubezpieczenie zdrowotne członka zarządu
Pełnienie funkcji członka zarządu od 1 stycznia 2022r. w związku z wejściem w życie tzw. "Polskiego ładu" stanowi podstawą do objęcia niniejszego wynagrodzenia ubezpieczeniem zdrowotnym.
Wraz z wejściem "polskiego ładu" z 1 stycznia 2022r. wypłacane wynagrodzenia na podstawie uchwał podlegają już ubezpieczeniom zdrowotnym w wysokości 9% podstawy wymiaru.
W ustawie zmieniającej wprowadzono nowelizację w postaci art. 15., który mówi, że w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, z późn. zm.6) wprowadza się zmiany w art. 66 w ust. 1 po pkt 35 poprzez dodanie pkt 35a w brzmieniu: „osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie;”.
Wynagrodzenie wypłacane na podstawie uchwały członkowi zarządu będzie zatem odpowiednio niższe o pobraną składkę zdrowotną, nowy obowiązek wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego pod kodem 22 50 na formularzy ZUS ZZA.
2) Opodatkowanie wynagrodzenia zarządu - jak to wygląda?
Przychody otrzymywane z tego tytułu wykazywane są w deklaracjach podatkowych jako przychody z działalności wykonywanej osobiście oraz w przypadku braku prowadzenia działalności gospodarczej przez członka zarządu są opodatkowane na zasadach ogólnych (12% lub 32%).
W przypadku aktu powołania (członka zarządu), podobnie jak przy umowach o pracę, przysługuje nam odliczenie od przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie.
3) Na jakich deklaracjach PIT wykazujemy wynagrodzenie członka zarządu?
Wynagrodzenia uzyskane w ramach uchwały o wynagrodzeniu, płatnik wykazuje w PIT-11 (w 2023r. wersja 29 formularza) w sekcji E w wierszu 5 "Działalność wykonywana osobiście", przy czym płatnik pobiera zaliczkę na PIT w ciągu roku, a osoba otrzymująca wynagrodzenie składa co do zasady PIT-37.
W aplikacji Fakturomania takie wynagrodzenia będziemy dodawać w module kadry, więcej tutaj.
4) Czy tak wypłacane wynagrodzenia są kosztem spółki?
Tak, wynagrodzenia członków zarządu są standardowo kosztem spółki jeżeli spełniają ogólną definicję kosztu (czyli nie są to przykładowo fikcyjne transakcje i pozostają w związku z działalnością podmiotu).
Na możliwość zakwalifikowania wynagrodzenia członka zarządu jako kosztu uzyskania przychodu wskazują liczne interpretacje podatkowe, w tym przykładowo interpretacja z 16 sierpnia 2017 r. o sygnaturze 0112-KDIL3-3.4010.15.2017.1.DS.
Kryterium pozwalającym na zakwalifikowanie takiego wynagrodzenia jako kosztu jest ogólna definicja kosztu, która w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.
Tak też zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".
Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
e) został właściwie udokumentowany,
f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W literaturze odnajdujemy, że "Koszty ponoszone przez podatnika należy zatem oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim." więcej, Regina Żarejko w "Plan kont z obszernym komentarzem bilansowo-podatkowym" wydanie I, s. 349.
5) Uchwała zgromadzenia wspólników o wynagrodzeniu zarządu a stosunek pracy
Chociaż brak jest konkretnych przepisów dotyczących niniejszego zagadnienia, to w obrocie gospodarczym wykształciła się pewna praktyka w przypadku zawierania stosunku pracy obok omawianej uchwały lub odwrotnie. Z uwagi na tendencje ZUSu do "podciągania umów pod umowę o pracę" konieczne jest uchwalanie regulaminu zarządu, który wprowadza wyraźną dystynkcję między czynnościami wykonywanymi w ramach stosunku pracy przez członka zarządu, a czynnościami wykonywanymi w ramach zarządu z tyt. powołania. W innym wypadku ZUS może podejmować próby oskładkowania wynagrodzenia z tyt. powołania jako wykonywanych w ramach Umowy o pracę.
Tematyka oraz problematyka stosunku pracy z członkami zarządu została poruszona w materiale "Jak rozliczyć umowę o pracę?".
V. Odpowiedzialność Zarządu
Prowadząc sp. z o.o. należy pamiętać i miec na uwadze odpowiedzialność Zarządu w spółkach kapitałowych. Taka odpowiedzialność funkcjonuje na trzech płaszczyznach tj. cywilnej, karnaj oraz publicznoprawnej (podatki lub ZUS).
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), zarząd odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu i reprezentowaniu spółki. Członkowie zarządu mają obowiązki związane z prowadzeniem spraw spółki oraz jej reprezentowaniem wobec osób trzecich. Pomimo że wspólnicy spółki z o.o. nie odpowiadają osobiście za jej zobowiązania, odpowiedzialność Zarządu jest bardziej złożona i może obejmować zarówno odpowiedzialność cywilną jak i karną.
1) Odpowiedzialność wobec spółki
Członkowie zarządu odpowiadają wobec spółki na podstawie Kodeksu spółek handlowych (KSH). Ich podstawowym obowiązkiem jest działanie w interesie spółki oraz jej wspólników, a ich działania powinny być zgodne z przepisami prawa oraz umową spółki. Zarząd w swojej działalności powinien kierować się zasadą staranności, która oznacza, że muszą podejmować działania z należytą starannością, a ich decyzje powinny być przemyślane i podejmowane w interesie spółki.
W przeciwnym wypadku, jeżeli członek zarządu wyrządzi szkodę spółce, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności. Dotyczy to sytuacji, w których zarząd działa na szkodę spółki przez zaniedbanie lub celowe działanie.
2) Odpowiedzialność za zobowiązania spółki wobec wierzycieli
Jednym z najistotniejszych aspektów odpowiedzialności członków zarządu spółki z o.o. jest ich odpowiedzialność za zobowiązania spółki wobec wierzycieli. Kodeks spółek handlowych (art. 299 KSH) przewiduje, że w przypadku gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu mogą odpowiadać za długi spółki całym swoim majątkiem.
Taka odpowiedzialność jednak nie powstanie i członek zarządu może jej uniknąć w przypadku zaistnienia jednej z przesłanek egzoneracyjnych, czyli wykaże że:
a) W odpowiednim czasie zgłoszono wniosek o upadłość spółki albo
b) Wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne albo
c) Niewszczęcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego nie było jego winą albo
d) Wierzyciel nie poniósł szkody, mimo braku działań zarządu.
3) Odpowiedzialność karna
Członkowie zarządu mogą również ponosić odpowiedzialność karną za działania podejmowane w imieniu spółki. Kodeks karny oraz Kodeks karny skarbowy przewidują sankcje dla członków zarządu, którzy popełniają przestępstwa lub wykroczenia. Członkowie zarządu mogą zatem odpowiadać karnie za nadużycia i oszustwa związane z zarządzaniem majątkiem spółki czy też inne przestępstwa gospodarcze lub o charakterze wyłudzeń podatkowych.
4) Odpowiedzialność za zaległości podatkowe
Członkowie zarządu mogą być również pociągnięci do odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki, jeżeli nie dokonano wpłaty należnych podatków. Zgodnie z ordynacją podatkową, członkowie zarządu mogą odpowiadać swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe spółki, jeśli nie podjęli odpowiednich działań (czyli spełnienie przesłanek egzoneracyjnych wskazanych w pkt. 2).
5) Odpowiedzialność za zaległości wobec ZUS
Członkowie zarządu mogą również ponosić odpowiedzialność za zaległości w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne. W przypadku niewypłacalności spółki, Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) może dochodzić roszczeń bezpośrednio od członków zarządu, jeśli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna.
Odpowiedzialność zarządu w spółce z o.o. jest skomplikowana i obejmuje zarówno odpowiedzialność wobec spółki, wierzycieli, organów podatkowych, jak i ZUS. Członkowie zarządu muszą działać z należytą starannością, by uniknąć ryzyka ponoszenia odpowiedzialności majątkowej, karnej czy cywilnej. Kluczową kwestią dla członków zarządu jest odpowiednie zarządzanie finansami spółki oraz podejmowanie działań, takich jak zgłoszenie upadłości lub restrukturyzacji, gdy spółka znajduje się w trudnej sytuacji finansowej.