Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, który pozwala na półautomatyczne rozliczenie bardzo wielu form współpracy. Poszczególne formy współpracy wraz z ich krótką charakteryzacją zostały opisane w materiale "Formy współpracy i rozliczenia ze sp. z o.o.".
Niniejszy wpis został podzielony na kilka tematów:
I. Dokumenty i podstawa prawna;
II. Ustawienia Płatnika;
III. Dodawanie Osoby;
IV. Dodawanie Wynagrodzenia;
V. Rozliczenie PIT i ZUS;
I. Dokumenty i podstawa prawna
Podstawą nawiązania umowy zlecenia lub świadczenia usług jest zgodne oświadczenie stron, umowa może zatem zostać zawarta w formie ustnej, jednak w powszechnym obrocie przyjmuje się jej pisemny charakter. Umowa zlecenia w przeciwieństwie do stosunku pracy jest mało sformalizowanym stosunkiem łączącym strony w związku z czym jest bardzo powszechna zwłaszcza z uwagi na benefity związane ze statusem studenta oraz możliwym zastosowaniem ulgi bez pit dla młodych do 26 roku życia.
Wraz z zawarciem umowy zlecenia należy pamiętać o kilku formalnościach niezbędnych dla rozliczenia takiej umowy tj,
a) Kwestionariuszu osobowym zleceniobiorcy,
b) Zaświadczeniu o statusie studenta oraz planowanej dacie zakończenia studiów (ewentualne),
c) Obligatoryjnym prowadzeniu teczek wynagrodzeniowych (w tym list płac, rachunków do wykonanych zleceń) oraz ewidencji czasu wykonywanych usług zleceniobiorcy.
Z uwagi na mało sformalizowany charakter umowy w przeciwieństwie do stosunku pracy rozliczenie ww. umów nie przysparza kłopotów, jedyne wątpliwości które mogą powstać w praktyce to określenie jaka umowa powinna zostać zawarta (czy umowa zlecenia czy umowa o dzieło).
Definicja umowy zlecenia, którą odnajdziemy w art. 734 kodeksu cywilnego:
§1 Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie.
Charakterystycznymi cechami umowy zlecenia odróżniającymi ją od stosunku pracy oraz innych stosunków cywilno-prawnych:
1) Względem stosunku pracy przede wszystkim:
a) Umowa zlecenie może być w zależności od woli stron umową nieodpłatną lub odpłatną, umowa o pracę może być wyłącznie odpłatna,
b) Zlecenie co do zasady może być wykonywane przy pomocy podmiotów 3) jeżeli taką możliwość przewiduje umowa, umowa o pracę polega na osobistym świadczeniu pracy,
c) Wykonanie świadczenia jest bardziej autonomiczne względem Zleceniodawcy,
d) Zleceniobiorca nie musi pozostawać w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania zlecenia (jest to jednak kwestia umowna i zależna od charakteru zlecenia),
e) Możliwe zwolnienia z obowiązku ubezpieczeń społecznych w przypadku istnienia innego tytułu ubezpieczeniowego.
2) Względem umowy o dzieło zlecenie różni się przede wszystkim przez:
a) Czynności starannego działania zleceniobiorcy, umowa o dzieło jest umową rezultatu (wyniku),
b) Umowa zlecenie może być w zależności od woli stron umową nieodpłatną lub odpłatną, umowa o dzieło jest odpłatną,
c) Odpowiedzialność - w umowie o dzieło osoba, która wykonuje tę umowę, odpowiada za osiągnięcie rezultatu. Nie jest ważne, czy dołożyła należytej staranności przy wykonywaniu dzieła. Ryzyko obciąża wykonawcę umowy.
d) Dla umów zlecenia jest charakterystyczne jest wykonywanie powtarzalnych, odtwórczych czynności bądź wykonywanie tych czynności w sposób ciągły.
e) Umowa o dzieło nie podlega ubezpieczeniom społecznym, chyba, że jest zawierana obok umowy o pracę.
Pomocnym dla właściwej kwalifikacji umowy oraz wyczucia różnic między stosunkami może być materiał znajdujący się:
a) na oficjalnej stronie bazy wiedzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
oraz
b) w materiale Fakturomanii dotyczącym umowy o pracę "Jak rozliczyć umowę o pracę?".
UWAGA! W przypadku nawiązania umowy zlecenia z przedsiębiorcą, przedsiębiorca ma obowiązek wystawić Państwu Fakturę (VAT lub bez VAT lub Rachunek). Takie rozliczenie nie stanowi rozliczenia kadrowego.
II. Rozliczenie w Fakturomanii - Ustawienia płatnika (tu Zleceniodawcy)
Często umowa zlecenia wiąże się ze składkami ubezpieczeniowymi, zwolnieniu będzie podlegała jedynie w enumeratywnych przypadkach, najpowszechniejszą przyczyną zwolnienia jest zawarcie umowy ze studentem do 26 roku życia.
Konfigurację umowy zlecenia w systemie należy rozpocząć od skonfigurowania danych płatnika składek, niezależnie od faktu zwolnienia umowy, chyba że już takiej konfiguracji dokonaliśmy wcześniej - np: w związku z zawarciem umowy o pracę.
W celu ich uzupełnienia należy udać się do modułu Kadry > Ustawienia Płatnika, następnie możemy dokonać konfiguracji w zakresie płatnika składek oraz ewentualnie pobrać zgłoszenie do ZUS (jeżeli spółka podlega zgłoszeniu - nawiązanie współpracy z osobą podlegającą ubezpieczeniu).
Po wyświetleniu się panelu "ustawienia płatnika" udostępniona zostanie opcja konfiguracji danych dotyczących płatnika składek (1). Zwracamy uwagę, że standardowa stawka wypadkowa na rok 2021 wynosi 1,67 %, jednak przy wykonywaniu niektórych zawodów oraz płatników zatrudniających powyżej 10 osób niniejsza stawka może się różnić.
W panelu można ustawić inne dane, przykładowo - dotyczące adresu korespondencyjnego (2) po których uzupełnieniu oraz zapisaniu (3) będzie możliwe pobranie zgłoszenia płatnika składek do ZUS (4).
III. Dodawanie osoby (tu Zleceniobiorcy)
W celu rozliczenia Zleceniobiorcy, w pierwszej kolejności należy udać się do modułu kadr i nacisnąć przycisk "dodaj osobę".
Następnie ukaże nam się panel konfiguracji osoby, w którym należy uzupełnić jej dane podstawowe(nr 1), miejsce zameldowania(2) oraz zamieszkania(3).
Uzupełnienia danych dokonuje się na podstawie dostarczonej przez zleceniobiorcę dokumentacji oraz zawartej umowy zlecenia tj.
a) Kwestionariuszu osobowym Zleceniobiorcy,
b) Zaświadczeniu o statusie studenta oraz planowanej dacie zakończenia studiów (ewentualne),
c) Umowy zlecenia.
Jeżeli dane zameldowania oraz zamieszkania pokrywają się, należy w takim wypadku uzupełnić obydwa panele tożsamymi informacjami - dane w nich nie mogą pozostać puste.
Informacje o współpracy
Kolejnym panelem są "INFORMACJE O WSPÓŁPRACY" (4), które dotyczą dokumentu na podstawie którego nawiązano umowę.
W miejscu dokumentu należy wpisać jego nazwę i numer np. "Umowa zlecenia NN/RRRR". Pole wynagrodzenia musi zostać uzupełnione oraz odpowiadać co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu w przeliczeniu na pełny etat (w 2019r. 2250 zł, w 2020 r. 2600 zł, w 2021r. 2800 zł) - jednak jest to wyłącznie pole techniczne sprawdzające prawidłowość wysokości wynagrodzenia (nie jest zatem obowiązkowe wpisywanie rzeczywistego ułamka etatu).
Wymiar zapisany jako 1/1 oznacza pełny etat, zmieniając wymiar należy zmniejszyć ułamek - np. przy połowie etatu będzie to 1/2 (dla połowy etatu minimalne wynagrodzenie w 2019 r. wynosiło 1125 zł brutto).
Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne
Najważniejsza przy dodawaniu osoby jest prawidłowa konfiguracja ubezpieczeń społecznych(5). Konfiguracji osoby dokonuje się na podstawie wypełnionych przez osobę dokumentów.
Standardowo przy umowie zlecenie, będącą umową podlegającą ubezpieczeniom należy oznaczyć na tak:
1. Ubezpieczenia społeczne:
a) emerytalne,
b) rentowe,
c) wypadkowe,
d) FP niezależnie od wynagrodzenia, z uwagi na inny status sp. z o.o. od jednoosobowych działalności gospodarczych oraz
e) FGŚP.
2. Ubezpieczenie zdrowotne.
Datą powstania obowiązków ubezpieczeniowych co do zasady jest data zawarcia umowy zlecenia i rozpoczęcia świadczenia usług.
UWAGA! Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne dla zleceniobiorców, informację o objęciu niniejszym ubezpieczeniem przekazuje Zleceniobiorca w kwestionariuszu zleceniobiorcy.
Standardowym tytułem ubezpieczenia społecznego dla rejestrowanego zleceniobiorcy jest kod 04 11 00, jednak w zależności od otrzymanych dokumentów od zleceniobiorcy (np: orzeczenie komisji lekarskiej o niepełnosprawności) może on kończyć się inną cyfrą np: 01, 02, 03. Tytułem dla ubezpieczenia zdrowotnego będzie właściwy kod NFZ województwa, więcej: https://www.nfz.gov.pl/o-nfz/struktura-nfz/identyfikatory-oddzialow-wojewodzkich-nfz/
W przypadku wątpliwości związanych z ubezpieczeniem społecznym lub zdrowotnych zachęcamy Użytkowników do kontaktu z dedykowaną infolinią ZUS dla spraw płatnika składek pod numerem tel. 22 560 16 00.
Informacje Podatkowe
Pola dotyczącego "kwoty wolnej od podatku" co do zasady nie stosuje się przy rozliczaniu umowy zlecenia. Z kwoty wolnej od podatku Zleceniobiorca będzie mógł skorzystać wraz ze złożeniem zeznania rocznego PIT (np: PIT-37).
Należy jednak pamiętać o stosowanych kosztach uzyskania przychodu, standardowe KUP w przypadku umowy zlecenia wynoszą 20% oraz o "Uldze bez PIT dla młodych", stosowanej do ukończenia 26 roku życia. Niniejsze informacje będą wynikały z dostarczonych dokumentów przez Zleceniobiorcę.
Po uzupełnieniu ww. informacji będzie już możliwe zapisanie wprowadzonych danych oraz następnie pobranie formularza zgłoszeniowego ubezpieczonego (zleceniobiorcę) ZUS ZUA.
UWAGA! Wypłata na przełomie roku 2021/2022 a Polski Ład
Poruszenia również wymaga okoliczność wypłaty wynagrodzenia za rok 2021 (za miesiąc grudzień) w roku 2022 r. W takim wypadku znaczenie ma moment wypłaty wynagrodzenia, jeżeli wypłata za rok 2021 (za miesiąc grudzień) nastąpi w 2022, taka płatność będzie podlegała już pod żargon prawny z roku 2022.
IV. Dodawanie wynagrodzenia
W celu ewidencji wynagrodzenia, w następnym kroku należy wybrać "Dodaj wynagrodzenie".
Po wyświetleniu się panelu dodawania wynagrodzenia w pierwszej kolejności należy wybrać wcześniej dodaną osobę (zleceniobiorcę) (1).
Kolejnym krokiem jest wybór okresu rozliczeniowego (2), w którym (ważne) należy wybrać okres którego dotyczyła umowa, nie zaś okres, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie tzn. jeżeli osoba świadczyła usługi w maju, zaś wynagrodzenie otrzymała w czerwcu, należy wybrać maj po czym dopiero następnie dodać informację o wypłaconym wynagrodzeniu w czerwcu.
Wśród pozycji wynagrodzenia należy wypełnić nazwę dokumentu współpracy (3), w przypadku zlecenia będą nim umowy zlecenia, a następnie należy wybrać formę współpracy (4) oraz wymiar (5) - w przypadku zlecenia na część etatu należy zmienić ułamek np. na 1/2 lub 1/3.
"Kalkulator" należy zaznaczyć w przypadku, gdy zastosowanie odnajduje zryczałtowany podatek (umowy na łączną wartość do 200 zł). Pole "Domek" zawsze w przypadku zlecenia należy pozostawić puste.
Ostatnim krokiem jest uzupełnienie wysokości wynagrodzenia, które nigdy nie może być niższe niż minimalna stawka wynagrodzenia, tj.
a) w 2022r. jest to 3010 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 19,70 zł.
b) w 2023r. mają zastosowanie dwie wysokości:
- od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 jest to 3490 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 22,80 zł.
- od 1 lipca do 31 grudnia 2023 jest to 3490 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 23,50 zł.
c) w 2024r. mają zastosowanie dwie wysokości:
- od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 jest to 4242 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 27,70 zł.
- od 1 lipca do 31 grudnia 2024 jest to 4300 zł brutto, minimalna stawka godzinowa 28,10 zł.
Dodane oraz zapisane wynagrodzenie przed jego zatwierdzeniem jest edytowalne, w celu jego edycji należy kliknąć "Wynagrodzenia" i "Podgląd".
Podgląd pozwala również na podejrzenie informacji dotyczącej PIT lub ZUS (1), skopiowanie wynagrodzenia (2) jego zatwierdzenie (3) oraz podejrzenie sposobu księgowania (4).
Otwierając informacje PIT lub ZUS, można również skontrolować stawki podatku, składek, sposób ich obliczenia. Rozwijając zaś poszczególne pozycje kliknięciem strzałki z lewej strony, podejrzeć można podstawy poszczególnych składek ubezpieczenia, co może być szczególnie pomocne w przypadku składania raportów miesięcznych do ZUS.
W danych księgowych można również skontrolować w jaki sposób zapisywane będzie wynagrodzenie na poszczególnych kontach księgowych, zakładka rejestr VAT zawsze natomiast będzie pusta z uwagi na jej techniczny charakter.
Po dokonaniu naliczenia wynagrodzenia, przed rozliczeniem PIT oraz ZUS, należy zaewidencjonować wypłatę wynagrodzenia.
UWAGA! Dla umowy zlecenia należy wygenerować rachunek rozliczenia ze zleceniobiorcą, jeżeli nie wystawił on takiego dokumentu.
Wypłatę wynagrodzenia możemy w systemie oznaczyć po sprawdzeniu poprawności wyliczonej przez system kwoty, która będzie pochodną konfiguracji osoby (2). W celu oznaczenia wypłaty należy ustawić datę wypłaty wynagrodzenia, która musi pokrywać się z datą faktycznej jego płatności. Jeżeli płatność nastąpiła gotówką należy domyślną formę płatności zmienić na przelew (4).
UWAGA! Domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy, wypłata w formie gotówkowej może nastąpić w drodze wyjątku wyłącznie na pisemny wniosek zleceniobiorcy lub jeżeli takowe postanowienie zawarto w umowie. Wypłatę wynagrodzenia w formie gotówkowej koniecznie należy potwierdzić podpisem odbierającego na rachunku do umowy zlecenia. Nieprzestrzeganie niniejszych wymogów może być przedmiotem kary!
V. Rozliczenie PIT I ZUS
W celu finalizacji rozliczenia należy przejść do panelu Rozliczenie PIT i ZUS (1) oraz wybrać odpowiedni miesiąc (2), czyli ten, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.
UWAGA! W przypadku wypłacenia wynagrodzenia za maj w czerwcu, oraz w przypadku braku wypłaty
wynagrodzenia datowanej na maj, rozliczenie PIT i ZUS majowe będzie zerowe, zaś wartości system zakwalifikuje w czerwcu, więcej.
W przypadku zatem wypłaty wynagrodzenia w miesiącu następującym po miesiącu świadczenia usług zapłata PIT i ZUS zawsze będzie przesunięta o miesiąc i w przypadku omówionym powyżej termin PIT i ZUS upływa odpowiednio 15 i 20 lipca.
Z uwagi na płynność ewidencji zawsze zalecane jest wypłacanie wynagrodzenia w miesiącu świadczenia np: z ostatnim dniem miesiąca.
Zwracamy uwagę, że należy bezwzględnie pamiętać, aby rozliczenia PIT i ZUS dokonać dopiero po uzupełnieniu, zatwierdzeniu i zapłaceniu wszystkich wynagrodzeń z danego miesiąca.
W kolejnym kroku można zobaczyć wysokość wyliczonych sumarycznych składek (1), a następnie zatwierdzić rozliczenie (2). Gdyby system nie pozwolił na zatwierdzenie rozliczenia, najprawdopodobniej oznacza to, że nie zostało opłacone lub zatwierdzone jedno z dodanych wynagrodzeń.
Po zatwierdzeniu rozliczenia na dole strony pojawią się dodatkowe panele, które pozwolą na sprawdzenie kwot płatności podatku oraz składek. Płatności oznaczamy przez wybranie daty faktycznej płatności należności i jej formy (1 i 2).
Po zatwierdzeniu rozliczenia (3), można pobrać listy płac oraz formularze ZUS (4). Jednocześnie pojawi się ikonka "dane księgowe" - w której odnajdziemy sposób ewidencji rozliczenia.
