Jak rozliczyć odpłatne powtarzające świadczenia niepieniężne wspólników na rzecz spółki? Polski (nie)ład 1 stycznia 2023 r.

Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, moduł kadrowy w obecnej formie pozwala na półautomatyczne rozliczenie:

a) Umowy o dzieło (20% oraz 50% KUP),

b) Uchwały Zgromadzenia Wspólników o wynagrodzeniu Zarządu,

c) Umowy zlecenia (20% oraz 50% KUP) - 20% KUP razem z ulgą dla młodych,

d) Stosunku pracy (z ulgą dla młodych) - z wyłączeniem wynagrodzeń chorobowych itp,

e) Wynagrodzenia rozliczanego na zasadach ryczałtowych (do 200 zł z jednego tytułu).

f) Powtarzających się odpłatnych świadczeń niepieniężnych wspólników na rzecz spółki polegającej na działalności wykonywanej osobiście.

Niniejszy wpis został podzielony na kilka tematów:

I. Wstęp, dokumenty i podstawa prawna;

II. Określenie rodzaju świadczenia;

III. Problematyka określania właściwej wysokości wynagrodzenia;

IV. Zagadnienia podatkowe i ZUSowskie;

V. Ustawienia Płatnika;

VI. Dodawanie Osoby;

VII. Dodawanie Wynagrodzenia;

VIII. Rozliczenie PIT.

I. Wstęp, dokumenty i podstawa prawna, część teoretyczna

a) Wstęp

Istnieje bardzo wiele form możliwego nawiązania współpracy wspólnika ze spółką, poczynając od umowy dostawy, najmu, kończąc na robotach budowlanych oraz rozliczeniu fakturowym. Wśród tych wszystkich form można wyróżnić pewną specyficzną instytucję, która w dobie Polskiego Ładu oraz coraz bardziej agresywnego poszukiwania przez aktualny rząd środków dla finansowania wydatków budżetowych pnie się na szczyt z uwagi na jej elastyczność.

W obrocie gospodarczym ważna jest elastyczność, dlatego coraz częściej spotyka się instytucję odpłatnych powtarzających się świadczeń niepieniężnych wspólnika na rzecz spółki.

b) Dokumenty

Instytucja powtarzających świadczeń niepieniężnych może zostać ustalona wyłącznie w umowie spółki zawartej w formie aktu notarialnego, brak jest bowiem możliwości skorzystania z takiego rozwiązania we wzorcu umowy udostępnionym przez Ministerstwo Sprawiedliwości (tzw. spółka z o.o. rejestrowana przez internet). Jeżeli umowa została zawarta przy użyciu ww. wzorca, w takim wypadku niezbędna jest zmiana umowy przed notariuszem.

Dla prawidłowego przygotowania umowy podmiotu, winna ona zostać sporządzona przez profesjonalnego pełnomocnika - radcę prawnego lub adwokata zajmującego się prawem handlowym, pozwoli to sporządzić umowę "szytą na miarę", między innymi przewidującą rozwiązanie na tzw. "polski ład". 

Taka umowa w odróżnieniu względem uproszczonych szablonów Ministerstwa Sprawiedliwości jest rozwiązaniem na lata, odpowiednie przygotowanie umowy spółki daje bowiem bardzo wiele możliwości oraz elastyczność w prowadzonej działalności, najprostszym bardzo praktycznym przykładem dodatkowych postanowień mogą być dotyczące podnoszenia kapitału zakładowego bez zmian umownych.

c) Podstawa prawna

Uregulowanie ww. rozwiązania odnajdujemy w art. 176 k.s.h, który mówi, że:

§ 1. Jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń. 

oraz, że

§ 2. Wynagrodzenie wspólnika za takie świadczenia na rzecz spółki jest wypłacane przez spółkę także w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku. Wynagrodzenie to nie może przewyższać cen lub stawek przyjętych w obrocie.

Świadczenia niepieniężne w swym zakresie są zatem bardzo szeroko pojętą instytucją, pod którą kryje się wiele czynności, a mogą one polegać między innymi na takich czynnościach jak wykonywanie przez wspólnika usług tłumaczeniowych, usług administracyjnych czy informatycznych, mogę one również polegać na dostawie pewnych towarów, surowców lub udostępnianiu danej infrastruktury (dyskusyjne są nieruchomości).

W literaturze można odnaleźć podpowiedzi "Jako zaś przykłady świadczeń niepieniężnych w rozumieniu art. 176 § 1 KSH można wymienić: dostarczanie spółce surowców (np: buraków cukrowych, drzewa, skór, metali) lub półfabrykatów niezbędnych w procesie produkcyjnym spółki, udostępnianie spółce maszyn i urządzeń bądź pomieszczeń handlowych, dokonywanie procesu "uszlachetniania" wyrobów spółki, zapewnianie transportu lub zbytu, świadczenie doradztwa finansowego i prawnego, marketing itp. więcej J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020.

Jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń. Taka umowa może zostać zawarta wyłącznie w formie aktu notarialnego. Co więcej, wynagrodzenie wspólnika za wykonane świadczenia na rzecz spółki jest wypłacane przez spółkę niezależnie od wyniku finansowego podmiotu, natomiast wynagrodzenie takie nie może przewyższać cen lub stawek przyjętych w obrocie.

Powołany wyżej przepis umożliwia zatem tworzenie takich relacji między wspólnikiem a spółką, które pozwolą im wzajemnie odnosić określone korzyści. Dla spółki może to być pewność otrzymania w określonym czasie pewnych świadczeń, dla wspólnika możliwość ich zbytu i otrzymania wynagrodzenia.

Wartą podkreślenia okolicznością jest, że wynagrodzenie za powtarzające się świadczenia niepieniężne należy się wspólnikowi wyłącznie za spełnione świadczenie (verba legis: "wynagrodzenie za takie świadczenie"; por. Kidyba, Sp. z o.o., 2009, s. 313, Nb 9; R. Pabis, w: Bieniak i in., Komentarz KSH, 2014, s. 546, Nb 17). 

II. Określenie rodzaju świadczenia - jak oznaczyć w umowie spółki takie świadczenia?

a) Rodzaj

"Przepis art. 176 § 1 KSH nakazuje oznaczenie w umowie spółki co najmniej rodzaju i zakresu świadczeń. "Rodzaj" to przedmiot świadczenia, wskazanie, na czym świadczenie wspólnika będzie polegać, w jaki sposób będzie spełnione. "Zakres" to wskazanie przede wszystkim rozmiarów i okresu, w jakim świadczenie to ma być spełniane (skoro świadczenie ma być "powtarzające się", a więc periodyczne). Jeżeli nie określono w umowie spółki okresu świadczenia, obowiązki wspólnika są bezterminowe i wygasają najpóźniej (zob. Nb 27) z chwilą zakończenia likwidacji i wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców (por. K. Kopaczyńska-Pieczniak, w: Kidyba, Sp. z o.o., 2010, s. 369; T. Siemiątkowski, R. Potrzeszcz, w: Potrzeszcz, Siemiątkowski, Komentarz KSH, t. 2, 2011, s. 112, Nb 3)." Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2020

b) Powtarzające się świadczenia

"Świadczenia określone w art. 176 § 1 KSH mają być spełnione w sposób "powtarzający się". Z celu przepisu należy wnioskować, że chodzi tu z reguły o świadczenia powtarzające się przez dłuższy czas - a więc nie tylko jednorazowo, ale zwykle również nie kilkakrotnie. Zarazem nie muszą to być wyłącznie świadczenia spełniane w regularnych odstępach czasu. Przyjąć także należy, iż względy celowościowe pozwalają na objęcie dyspozycją art. 176 § 1 KSH także świadczeń nie tyle powtarzających się, ile ciągłych." więcej J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020.

O ile w literaturze możemy odnaleźć, że w dyspozycji przepisu 176 k.s.h. mogą mieścić się świadczenia ciągłe (chociaż są różne stanowiska), o tyle budzą one (słuszną albo niesłuszną) wątpliwość w ostatniej z roku 2023 praktyce organu ZUSu. 

Z tego względu należy takie czynności opisywać w sposób staranny, dobrym przykładem powtarzającego świadczenia niepieniężnego jest np: przeprowadzanie minimum jeden/dwa razy w miesiącu przeglądu maszyn firmy, ale już złym będzie po prostu "przegląd maszyn firmy".

c) Okresy spełnienia świadczeń

Umowa spółki powinna również konkretyzować "zakres" (zob. Nb 8), czyli okresy spełnienia (częstotliwość) cyklicznych świadczeń. Ponieważ w umowie spółki nie zawsze będzie możliwe precyzyjne określenie ram czasowych periodycznie spełnianego świadczenia, dopuszczalne jest pozostawienie tego do określenia uchwałą zgromadzenia wspólników lub decyzją zarządu spółki. Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2020

Istnieje zatem możliwość pozostawienia furtki w postaci konieczności doprecyzowywania konkretnych okresów świadczeń przez zgromadzenie wspólników albo zarząd, jest to rozwiązanie o tyle pożądane, że zazwyczaj to właśnie organ kierujący spółką ma najlepszą wiedzę o bieżących i przyszłych potrzebach podmiotu, takie rozwiązanie pomaga w najefektywniejszym zarządzaniu podmiotem.

Przykład takiego elastycznego postanowienia "Opisane w ust. 1 niniejszego paragrafu Świadczenie wykonywane będzie pod warunkiem uprzedniego, jednomyślnego podjęcia przez Zgromadzenie Wspólników odpowiedniej uchwały, konkretyzującej w swej treści przedmiot Świadczenia, wymiar Świadczenia, a także ustalającej wysokość i sposób płatności wynagrodzenia należnego danemu Wspólnikowi z tytułu Świadczenia.".

d) Przykłady świadczeń

Jak podpowiedzieliśmy wyżej, czynności z art. 176 k.s.h. muszą mieć charakter powtarzalny, a istotne jest ustalanie pewnej częstotliwości, określenie czynności o charakterze ciągłym będzie nieprawidłowe.

Nieprawidłowe świadczenia będą to w szczególności najem, dzierżawa lub umowy o podobnym charakterze, albo świadczenia typowe dla umów zlecenia zredagowane w nieodpowiedni sposób, najczęściej jak "świadczenie usługi doradztwa biznesowego w wymiarze 160 godzin miesięcznie".

Przykładowe postanowienie.

"§ 9. Inne obowiązki nałożone na Wspólników wobec Spółki 

1.    Na podstawie art. 176 § 1 w zw. z art. 159 Kodeksu spółek handlowych Wspólnicy Imię i Nazwisko oraz Imię Nazwisko każdy z osobna, do momentu utraty statusu wspólnika w Spółce, zobowiązani są do odpłatnego dokonywania powtarzających się świadczeń niepieniężnych na rzecz Spółki obejmujących: 

a.    przygotowanie materiałów informacyjnych lub marketingowych w portalach społecznościowych i innych co najmniej 2 razy w miesiącu; 

b.    sporządzenie co najmniej jednej ekspertyzy lub opinii technicznej w miesiącu; 

c.    przygotowanie wyliczenia należności publicznoprawnych (np: CIT/VAT/ZUS) co najmniej raz w miesiącu, 

d.    przygotowanie sprawozdania finansowego co najmniej raz w roku, 

e. sporządzenie umów z kontrahentami lub wystawianie faktur lub innych dokumentów ewidencjonujących sprzedaż w liczbie 

co najmniej 10 w miesiącu.

w wymiarze nieprzekraczającym 50 (pięćdziesięciu) godzin w danym miesiącu kalendarzowym (dalej jako: „Świadczenie”) za wynagrodzeniem nie mniejszym niż kwota 50 (słownie: pięćdziesiąt) złotych netto za każdą godzinę wykonywania Świadczenia przez Wspólnika, płatnym miesięcznie z dołu."

III. Problematyka określania właściwej wysokości wynagrodzenia - jak określić wynagrodzenie rynkowe?

Literatura w zakresie "wysokości stawki" stoi na jednolitym stanowisku, że wynagrodzenie musi być rynkowe. W ustaleniu sposobu oraz rynkowej wysokości mogą nam pomóc komentarze, w jednym z nich odnajdujemy, że "Wynagrodzenie za powtarzające się świadczenia niepieniężne może być w bardzo różny sposób określone: przez stałą kwotę, kwotę zmienną, z uwzględnieniem klauzuli waloryzacyjnej, itp. Ważne jest jednak, że ustalone powinno być na poziomie cen lub stawek przyjętych w obrocie. Muszą mieć one charakter zwykłej ceny przyjętej w stosunkach gospodarczych na terenie działania spółki, tym bardziej że świadczenia niepieniężne mają charakter niejednorazowy", A. Kidyba: komentarz aktualizowany do art. 176 Kodeksu spółek handlowych 2016.03.31, Lex/el. pkt 2.

W kolejnej literaturze odnajdujemy również, że "Wysokość wynagrodzenia powinna odpowiadać wartości rynkowej (wartość godziwa) świadczenia niepieniężnego. Sformułowania, iż wynagrodzenie nie może przewyższać cen bądź stawek przyjętych w obrocie (art. 176 § 2 zd. 2 KSH), nie można wykładać w ten sposób, że spółka może zapłacić dowolne, zwłaszcza niższe wynagrodzenie aniżeli rynkowe, przyjęte w obrocie, albowiem naruszy wówczas ustawowe uprawnienie wspólnika do wynagrodzenia (art. 176 § 2 KSH). Z drugiej strony niższe wynagrodzenie niż rynkowe będzie niekorzystne podatkowo dla spółki; zakwalifikowane może być, jako przychód spółki w wysokości różnicy między zapłaconym wynagrodzeniem a rynkową wartością (por. wyr. NSA z 5.7.2016 r., II FSK 1889/14, Legalis). Wygórowane wynagrodzenie, przewyższające stawki lub ceny przyjęte w obrocie (art. 176 § 2 zd. 2 KSH), to nienależne świadczenie w rozumieniu art. 198 § 1 KSH, a zatem wspólnik zobowiązany jest do zwrotu nadwyżki (podobnie R. Pabis, w: Bieniak i in., Komentarz KSH, 2014, s. 545–546, Nb 13)." Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2020.

IV. Zagadnienia podatkowe i ZUSowskie

a) Czy takie wynagrodzenie może stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu?

Odpowiedź na zadane pytanie jest twierdząca, wynika ona również z natury odpłatnych powtarzających świadczeń niepieniężnych, które muszą być dokonywane na rzecz spółki i być związane z jej działalnością.

Zgodnie z art. 15 pkt. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1."

Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki: 

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik), 

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona, 

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, 

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów, 

• został właściwie udokumentowany, 

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Interpretacją podatkową w sposób bardzo dobrze omawiającą tematykę powtarzających świadczeń niepieniężnych i możliwości zakwalifikowania wynagrodzenia wypłacanego z tego tytułu jako koszt uzyskania przychodu jest:

Interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2018 r. o sygn. 0111-KDIB2-1.4010.221.2018.1.BKD

W przypadku wykonywania świadczeń niepieniężnych należy bezwzględnie zadbać o dowody ich realizacji, może być to korespondencja mailowa, fotograficzna, mogą być to również projekty oraz inne materiały jak utwory na blogu czy rezultaty kampanii.

b) Czy należy przygotować rozliczenie PIT dla wspólnika? Czy uzyska on przychód z tytułu wypłaty?

Kwalifikacja przychodu na zasadach ogólnych - inne źródła

W związku z wypłatą wynagrodzenia za powtarzające się świadczenia niepieniężne na rzecz Spółki po stronie wspólników Spółki powstanie przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. l pkt 9 w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Brak obowiązku pobrania zaliczek

Na Spółce nie będzie ciążył obowiązek pobrania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Natomiast na Spółce, jako płatniku będą ciążyły obowiązki określone w art. 42a ust. 1 oraz art. 42g ww. ustawy, tj. przesłanie informacji PIT-11 urzędowi skarbowemu oraz podatnikowi, zaś wspólnicy otrzymujący powyższe wynagrodzenie będą zobowiązani do wykazania tego przychodu w zeznaniu rocznym składanym za rok podatkowy, w którym go osiągnęli i zapłacić należny podatek dochodowy (zatem sumaryczny z całego roku składając zeznanie roczne!).

Terminy składanych deklaracji podatkowych w związku z rozliczeniem

Obowiązujące daty są ogólne, tak też:

> urzędowi skarbowemu PIT 4R oraz PIT-11 – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym; 

> podatnikowi PIT-11 – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Poniżej zamieszczono również interpretacje podatkowe mogące być przydatne dla niniejszej tematyki:
- Interpretacja indywidualna z dnia 20 października 2020 r. o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.686.2020.1.GG

- Interpretacja indywidualna z dnia 25 sierpnia 2017 r. o sygn. 0114-KDIP3.3.4011.244.2017.1.MS1

c) Jak powinien rozliczyć się wspólnik?

Wspólnik powinien rozliczyć się w zeznaniu rocznym, które podlega opodatkowaniu na tzw. "zasadach ogólnych", zatem stawkach podatkowych 12%/32%. Wspólnik będzie musiał dokonać sumarycznej płatności podatku z całego roku składając zeznanie roczne!.

Wartym odnotowania jest podwyższenie progów podatkowych oraz kwoty wolnej od podatku z 8000 zł do 30 000 zł wraz z nadejściem roku 2022 do wartości:
I próg podatkowy 12% - dla dochodów do wysokości 120 000 zł,

II próg podatkowy 32% - dla dochodów od wysokości 120 000 zł.

d) Czy występują w tym wypadku ZUSy?

W przypadku powtarzających się świadczeń niepieniężnych nie mamy do czynienia z oskładkowaniem - ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym (chyba, że takie świadczenie zostanie zredagowane w sposób nieprawidłowy jak umowa zlecenia, w takim wypadku ZUS może "próbować" podciągnąć to pod niniejszą umowę i w konsekwencji oskładkować).

Niemniej jednak ogólny brak oZUSowania potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego, w jednym z wyroków odnajdujemy, że „Wspólnicy spółek kapitałowych, także jako członkowie zarządów tych spółek, nie są podmiotami ubezpieczeń społecznych. Relacje zachodzące między nimi a spółką mają charakter korporacyjny, także gdy dotyczą zobowiązanie wspólnika do oznaczonych w umowie spółki powtarzających się świadczeń niepieniężnych za wynagrodzeniem (art. 176 k.s.h.).” Wyrok SN z 7.03.2018 r., I UK 575/16, LEX nr 2488094. 

W podobnym tonie wypowiedziała się również Centrala Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w piśmie z dnia 5 lipca 2018 r. o sygn. WPI/200000/43/710/2018.

W aplikacji Fakturomania wynagrodzenia z ww. tytułu będziemy dodawać w module kadry analogicznie do wynagrodzenia uchwalanego przez zgromadzenie wspólników o wynagrodzeniu członków zarządu z tzw. "aktu powołania", z tym wyjątkiem, że konfigurację ubezpieczenia zdrowotnego "osoby" ustawiać będziemy na "nie", więcej "Jak rozliczyć uchwałę zgromadzenia wspólników o wynagrodzeniu zarządu (akt powołania)? Zmiany polski ład 1 stycznia 2022 r.".

e) Czy wspólnik wykonujący powtarzające świadczenia niepieniężne może być czynnym podatnikiem VAT i będzie musiał wystawić fakturę?

Odpowiedź na niniejszą wątpliwość może być pozytywna, z linii interpretacyjnej organów podatkowych wynika, że wspólnik, który wykonuje powtarzające świadczenia niepieniężne na rzecz spółki polegające na usługach nie korzystających ze zwolnienia z podatku VAT tj.:

- wyłączonych ze zwolnienia podmiotowego z VAT (zwolnione do obrotu 200 000 zł rozliczane proporcjonalne w roku) lub 

- niekorzystających ze zwolnienia przedmiotowego (np: usługi medyczne lub niektóre usługi edukacyjne), może zostać uznany za czynnego podatnika VAT. 

Typowymi czynnościami, które będą podlegały takiemu opodatkowaniu będą czynności o charakterze doradczym.

W takim wypadku wspólnik będzie musiał zarejestrować się jako czynny podatnik VAT poprzez złożenie do Urzędu Skarbowego formularza VAT-R. W wyniku tego następnie będzie musiał co miesiąc składać pliki JPK i wystawiać Faktury za wykonywane świadczenia, tutaj jednak taki wspólnik nie będzie rejestrował jednoosobowej działalności gospodarczej.

f) Negatywne konsekwencje dla spółki w przypadku braku wypłaty wynagrodzenia - przychód podatkowy po stronie spółki

Bardzo istotnym faktem jest, że takie omawiane świadczenia są odpłatne, w przypadku ich nieuregulowania dla spółki mogą powstać negatywne konsekwencje w postaci przychodu podatkowego.

W orzecznictwie bowiem odnajdujemy "Mając na względzie to, że wspólnik będzie świadczył na rzecz strony przeciwnej usługi bez wynagrodzenia, po stronie spółki wystąpi przysporzenie majątkowe mające konkretny wymiar finansowy; polegające na tym, iż spółka nie będzie zobowiązana płacić komukolwiek za korzystanie z tego rodzaju usług świadczonych na rzecz innych podmiotów, będących kontrahentami spółki. (...) Zatem, jeżeli wspólnik spółki z o.o. w ramach zobowiązania wynikającego z umowy spółki i zgodnie z art. 159 i art. 176 § 1 KSH świadczy na jej rzecz dodatkowe usługi (powtarzające się świadczenia niepieniężne) bez wynagrodzenia, to spółka ta - zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 PDOPrU - otrzyma nieodpłatnie świadczenia podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych." wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 lipca 2016 r. o sygn. II FSK 1889/14.

V. Ustawienia płatnika (Spółki)

Powtarzalne odpłatne świadczenia niepieniężne nie wiążą się ze składkami ubezpieczeniowymi w przeciwieństwie do stosunku pracy. Od stycznia 2022 r. będzie to również jedna z nielicznych form współpracy wspólnika, która nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu (akt powołania od 2022 r. wraz z wejściem w życie Polskiego Ładu podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu).

Konfigurację świadczeń w systemie należy rozpocząć od skonfigurowania danych płatnika, niezależnie od faktu zwolnienia z ZUS, chyba że już takiej konfiguracji dokonaliśmy wcześniej wprowadzając do systemu inną osobę.

W celu uzupełnienia danych należy udać się do modułu Kadry > Ustawienia Płatnika, następnie możemy dokonać konfiguracji w zakresie płatnika (w przypadku braku osób ubezpieczonych będą to dane o charakterze technicznym, które należy uzupełnić na przyszłość).

Po wyświetleniu się panelu "ustawienia płatnika" udostępniona zostanie opcja konfiguracji danych dotyczących płatnika składek (1). Zwracamy uwagę, że standardowa stawka wypadkowa na rok 2021 wynosi 1,67 %, jednak przy wykonywaniu niektórych zawodów oraz płatników zatrudniających powyżej 10 osób niniejsza stawka może się różnić.

W panelu można ustawić inne dane, przykładowo - dotyczące adresu korespondencyjnego.

VI. Dodawanie osoby - wspólnika

W celu rozliczenia wynagrodzenia, w pierwszej kolejności należy udać się do modułu kadr i nacisnąć przycisk "dodaj osobę".

Następnie ukaże nam się panel konfiguracji osoby, w którym należy uzupełnić jej dane podstawowe(nr 1), miejsce zameldowania(2) oraz zamieszkania(3).

Uzupełnienia danych dokonuje się na podstawie dostarczonej przez wspólnika dokumentacji oraz uchwały tj:

a) Kwestionariuszu osobowym wspólnika wykonującego świadczenia,

b) Uchwały o ustaleniu wynagrodzeniu za dokonane świadczenia.

Jeżeli dane zameldowania oraz zamieszkania pokrywają się, należy w takim wypadku uzupełnić obydwa panele tożsamymi informacjami - dane w nich nie mogą pozostać puste.

Informacje o współpracy

Kolejnym panelem są "INFORMACJE O WSPÓŁPRACY" (4), które dotyczą dokumentu na podstawie którego jest wypłacane wynagrodzenie.

W miejscu dokumentu należy wpisać "Umowa spółki". Pole wynagrodzenia musi zostać uzupełnione, jest to jednak wyłącznie pole techniczne.

Ubezpieczenia społeczne

Najważniejsza przy dodawaniu osoby jest prawidłowa konfiguracja ubezpieczeń społecznych(5). W przypadku odpłatnych powtarzających świadczeń niepieniężnych co do zasady należy posłużyć się suwakiem oznaczonym na kolor szary, co spowoduje wyłączenie opcji naliczania składek.

Informacje Podatkowe

Pola dotyczącego "Kwoty wolnej od podatku", "Ulgi dla klasy średniej" oraz "Ulgi - Bez PIT dla młodych" nie stosuje się przy niniejszym rozliczaniu. W zakresie kwoty wolnej wspólnik będzie mógł skorzystać z niej wraz ze złożeniem zeznania rocznego PIT (np: PIT-37).

Należy pamiętać również o braku możliwości stosowania kosztów uzyskania przychodu.

VII. Dodawanie wynagrodzenia

W celu ewidencji wynagrodzenia, w następnym kroku należy wybrać "Dodaj wynagrodzenie".

Po wyświetleniu się panelu dodawania wynagrodzenia w pierwszej kolejności należy wybrać wcześniej dodaną osobę(1).

Kolejnym krokiem jest wybór okresu rozliczeniowego(2), w którym (ważne) należy wybrać okres którego dotyczyło wynagrodzenie, nie zaś okres, w którym zostało wypłacone wynagrodzenie tzn. jeżeli osoba ma przyznawane wynagrodzenie w maju, zaś wynagrodzenie otrzymała w czerwcu, należy wybrać maj po czym dopiero następnie dodać informację o wypłaconym wynagrodzeniu w czerwcu. Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest za dłuższy okres, w takim wypadku wybieramy ostatni miesiąc kwartału/półrocza/roku.

Wśród pozycji wynagrodzenia należy wypełnić nazwę dokumentu współpracy, którym dla niniejszego wynagrodzenia jest uchwała NN/MM/RRRR (3).

Następnie należy wybrać formę współpracy (4) oraz wymiar etatu (technicznie 1/10).

"Kalkulator" należy zaznaczyć w przypadku, gdy zastosowanie odnajduje zryczałtowany podatek (wynagrodzenie na łączną wartość do 200 zł).

Dodane oraz zapisane wynagrodzenie przed jego zatwierdzeniem jest edytowalne, w celu jego edycji należy kliknąć "Wynagrodzenia" i "Podgląd".

Podgląd pozwala również na podejrzenie informacji dotyczącej PIT lub ZUS (1), skopiowanie wynagrodzenia (2) jego zatwierdzenie (3) oraz podejrzenie sposobu księgowania (4).

Otwierając informacje PIT lub ZUS, można również skontrolować stawki podatku, oraz sposób ich obliczenia, w niniejszym jednak typie wynagrodzenia zaliczki na PIT będą zawsze wynosiły "0" z uwagi na konieczność rozliczenia podatku razem ze złożeniem zeznania rocznego przez Wspólnika.

W danych księgowych można również skontrolować w jaki sposób zapisywane będzie wynagrodzenie na poszczególnych kontach księgowych, zakładka rejestr VAT zawsze natomiast będzie pusta z uwagi na jej techniczny charakter.

Po dokonaniu naliczenia wynagrodzenia, przed rozliczeniem PIT lub ZUS, należy zaewidencjonować wypłatę wynagrodzenia. 

UWAGA! Dla odpłatnych świadczeń niepieniężnych należy wygenerować rachunek rozliczenia.

Wypłatę wynagrodzenia możemy w systemie oznaczyć po sprawdzeniu poprawności wyliczonej przez system kwoty, która będzie pochodną konfiguracji osoby (2). W celu oznaczenia wypłaty należy ustawić datę wypłaty wynagrodzenia, która musi pokrywać się z datą faktycznej jego płatności oraz formę wypłaty.

UWAGA! Domyślną formą wypłaty wynagrodzenia jest przelew na rachunek bankowy, wypłata w formie gotówkowej stanowi wyjątek.

VIII. Rozliczenie PIT

W celu finalizacji rozliczenia należy przejść do panelu Rozliczenie PIT i ZUS (1) oraz wybrać odpowiedni miesiąc (2), czyli ten, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone, z uwagi jednak na specyfikę rozliczenia będzie ono zerowe (patrz. pkt IV lit. b)

UWAGA! W przypadku wypłacenia wynagrodzenia za maj w czerwcu, oraz w przypadku braku wypłaty wynagrodzenia datowanej na maj, rozliczenie PIT i ZUS majowe i czerwcowe będą zerowe.

Zwracamy uwagę, że należy bezwzględnie pamiętać, aby rozliczenia PIT i ZUS dokonać dopiero po uzupełnieniu, zatwierdzeniu i zapłaceniu wszystkich wynagrodzeń z danego miesiąca.

W kolejnym kroku można zobaczyć wysokość wyliczonego podatku PIT (1), a następnie zatwierdzić rozliczenie (2) z panelu "Rozliczenie PIT i ZUS". Gdyby system nie pozwolił na zatwierdzenie rozliczenia, najprawdopodobniej oznacza to, że nie zostało opłacone lub zatwierdzone jedno z dodanych innych wynagrodzeń.

Po zatwierdzeniu rozliczenia na dole strony pojawi się dodatkowy panel, który pozwoli na sprawdzenie kwot płatności podatku.

Po zatwierdzeniu rozliczenia (3), można pobrać listę płac (4). Jednocześnie pojawi się ikonka "dane księgowe" - w której odnajdziemy sposób ewidencji rozliczenia.