Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej krok po kroku | Zwolnienie z kasy fiskalnej, WEW w JPK_V7 i faktury dla konsumentów

Sprzedajemy osobom prywatnym przez sklep internetowy albo świadczymy usługi opłacane przelewem i nie mamy kasy fiskalnej?

Jeżeli przysługuje nam zwolnienie z kasy, sprzedaż dla konsumentów ewidencjonujemy bez paragonów – w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – a do JPK_V7 przenosimy ją zbiorczo, jako dokument wewnętrzny WEW. Przy setkach zamówień miesięcznie oszczędza to mnóstwo pracy, ale tylko wtedy, gdy zwolnienie rzeczywiście przysługuje, a każdą sprzedaż wykażemy dokładnie raz.

W niniejszym materiale omawiamy trzy sposoby ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych, zwolnienia z kasy obowiązujące do końca 2027 r. oraz zasady prowadzenia ewidencji i jej ujęcia w JPK_V7 i w księgach spółki. Szczegółowo odpowiadamy też na pytanie, czy faktury wystawione konsumentom można wykazać w JPK_V7 jednym zbiorczym dokumentem zamiast każdej faktury osobno, wraz z linią interpretacji Dyrektora KIS.

Na końcu znajdą Państwo najczęstsze pytania (Q&A), pytania kontrolne i instrukcję w Fakturomanii krok po kroku. Sprzedaż rejestrowaną na kasie opisaliśmy w materiale Raport z kasy fiskalnej krok po kroku, a wystawianie faktur dla osób prywatnych w materiale o fakturze bez NIP dla osoby fizycznej.

SPIS TREŚCI

I. Trzy sposoby ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych

1) Kasa fiskalna i raport z kasy (RO) – sposób 1

2) Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (WEW) – sposób 2

3) Faktura do każdej sprzedaży, wykazywana pojedynczo – sposób 3

4) Trzy sposoby w pigułce

II. Zwolnienie z kasy fiskalnej – kiedy przysługuje

1) Zwolnienie podmiotowe – limit 20 000 zł

2) Zwolnienia przedmiotowe – sprzedaż wysyłkowa i usługi opłacane przelewem

3) Zwolnienie ze względu na udział sprzedaży zwolnionej

4) Czynności, które zawsze wymagają kasy

III. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej i jej ujęcie w JPK_V7

1) Co powinna zawierać ewidencja

2) Oznaczenie WEW w JPK_V7

3) Data ewidencji i obowiązek podatkowy

4) Sprzedaż dla firm zawsze pojedynczo

5) Sprzedaż wysyłkowa opłacona z góry – VAT i przychód w CIT

IV. Faktury dla konsumentów w jednym zestawieniu WEW – co mówią interpretacje

1) Na czym polega problem

2) Stanowisko Dyrektora KIS

3) Granice uproszczenia

4) Jak to wygląda w praktyce

V. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w CIT i w księgach rachunkowych spółki

1) Przychód w CIT

2) ESB w księgach i rozliczenie wpływów

VI. Najczęstsze pytania (Q&A)

1) Konsument poprosił o fakturę po kilku tygodniach, a sprzedaż jest już w ESB. Czy coś korygujemy?

2) Czy możemy wystawiać konsumentom faktury bez ich żądania?

3) Klient zapłacił część kwoty gotówką przy odbiorze. Co z ESB?

4) Sprzedajemy przez platformę sprzedażową. Czy przysługuje zwolnienie z poz. 41?

5) Przekroczyliśmy limit 20 000 zł. Czy od razu potrzebujemy kasy?

6) Czy w JPK_V7 trzeba wykazać listę wszystkich transakcji z ESB?

7) Sprzedajemy usługi online osobom prywatnym. Czy też możemy prowadzić ESB?

VII. Zanim wprowadzimy ewidencję sprzedaży bezrachunkowej do Fakturomanii – pytania kontrolne

VIII. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w Fakturomanii krok po kroku

1) Dane podstawowe

2) Dane płatności

3) Pozycje

4) Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe – oznaczenie WEW

5) Zapis i zatwierdzenie

6) Rozliczenie wpływów w module Finanse

I. Trzy sposoby ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych możemy udokumentować i wykazać w ewidencji VAT na trzy sposoby. Wybór nie zawsze należy do nas – to, czy musimy stosować kasę fiskalną, wynika z przepisów, które omawiamy w części II.

1) Kasa fiskalna i raport z kasy (RO) – sposób 1

Każdą sprzedaż rejestrujemy na kasie fiskalnej i wydajemy klientowi paragon. Do ewidencji VAT i ksiąg spółki nie przenosimy pojedynczych paragonów, tylko zbiorczy raport z kasy, najczęściej raport okresowy (miesięczny), który w JPK_V7 jest oznaczony symbolem RO.

Jeżeli klient poprosi o fakturę do paragonu, wystawiamy ją w takim przypadku z oznaczeniem FP. Taka faktura nie zwiększa już sprzedaży, bo ta jest ujęta w raporcie (art. 109 ust. 3d ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej: ustawa o VAT). Szczegóły opisaliśmy w materiale Raport z kasy fiskalnej krok po kroku.

2) Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (WEW) – sposób 2

Jeżeli spółce przysługuje zwolnienie z kasy, np. sprzedaje towary wysyłkowo i otrzymuje zapłatę w całości przelewem albo jej sprzedaż dla osób prywatnych nie przekracza 20 000 zł rocznie, sprzedaż ewidencjonujemy bez kasy. Do JPK_V7 przenosimy ją zbiorczo, na podstawie dokumentu wewnętrznego z oznaczeniem WEW. W Fakturomanii jest to ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, np. ESB 9/2026.

Zwolnienia omawiamy w części II, a zasady prowadzenia ewidencji i jej ujęcia w JPK_V7 – w części III.

3) Faktura do każdej sprzedaży, wykazywana pojedynczo – sposób 3

Spółka zwolniona z kasy może również dokumentować każdą sprzedaż fakturą poza KSeF (tzw. typ BFK) albo w KSeF i wykazywać w JPK_V7 każdą fakturę osobno, bez oznaczenia FP. Przy kilku fakturach miesięcznie to wygodne rozwiązanie, ale przy sprzedaży masowej to najbardziej pracochłonny wariant.

W części IV pokazujemy, kiedy faktury dla konsumentów można zamiast tego zebrać w jednym zestawieniu z oznaczeniem WEW. Przy sprzedaży masowej to w praktyce największe uproszczenie ewidencyjne, potwierdzone jednolitą linią interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS).

4) Trzy sposoby w pigułce

Sposoby można łączyć w jednej spółce. Przykładowo, sklep stacjonarny ewidencjonuje sprzedaż na kasie, a sklep internetowy, w którym klienci płacą z góry przelewem, korzysta ze zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej. Każdą transakcję wykazujemy jednak tylko raz – w raporcie z kasy, w ewidencji WEW albo na podstawie faktury.

II. Zwolnienie z kasy fiskalnej – kiedy przysługuje

Zasadą jest kasa, zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”. 

Wyjątki jednak istnieją, a określa je rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1902, ze zm.), dalej: rozporządzenie w sprawie zwolnień. Wszystkie zwolnienia obowiązują w danym roku podatkowym, „nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.” (§ 2 ust. 1 i § 3 ust. 1).

1) Zwolnienie podmiotowe – limit 20 000 zł

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień „Zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.: 1) podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła kwoty 20 000 zł [...]”.

Limit liczymy bez VAT i bez sprzedaży nieruchomości (poz. 40) oraz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych udokumentowanej fakturą (poz. 50) (§ 3 ust. 3). Spółka, która zaczyna sprzedawać osobom prywatnym w trakcie roku, liczy limit proporcjonalnie do okresu sprzedaży (§ 3 ust. 1 pkt 2). Jeżeli zacznie 1 lipca 2026 r., limit na 2026 r. wynosi 20 000 zł × 184 / 365 = 10 082,19 zł.

Zwolnienie podmiotowe nie przysługuje spółce, która w poprzednim roku miała obowiązek stosowania kasy albo przestała spełniać warunki zwolnienia (§ 3 ust. 2 pkt 1). Po przekroczeniu limitu zwolnienie traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit przekroczono (§ 5 ust. 1 pkt 1 i 2).

2) Zwolnienia przedmiotowe – sprzedaż wysyłkowa i usługi opłacane przelewem

Niezależnie od wysokości obrotów zwolnione są niektóre czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. Dla spółek sprzedających przez internet i świadczących usługi najważniejsze są dwie pozycje części II załącznika.

Poz. 41 załącznika stanowi, że ze zwolnienia może skorzystać „Dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres)”.

Poz. 42 załącznika stanowi, że ze zwolnienia może skorzystać „Świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej [...], a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła”.

Przekładając to na język praktyki, zwolnienie przysługuje, gdy:

a) klient płaci całą kwotę na rachunek bankowy spółki albo za pośrednictwem poczty, przy czym nawet częściowa zapłata gotówką do ręki, np. przy odbiorze osobistym, wyłącza zwolnienie dla tej transakcji,

b) z ewidencji i potwierdzeń zapłaty da się jednoznacznie powiązać wpłatę z konkretną sprzedażą, np. przez numer zamówienia w tytule przelewu albo w raporcie operatora płatności,

c) przy sprzedaży towarów wysyłamy je pocztą lub kurierem i znamy dane nabywcy, w tym jego adres,

d) towar lub usługa nie znajduje się na liście wyłączeń z § 4 rozporządzenia (punkt 4 niżej).

Organy akceptują płatności przez operatorów płatności i platformy sprzedażowe, jeżeli pieniądze trafiają na rachunek spółki, a ewidencja pozwala ustalić transakcję i nabywcę (interpretacje z 16 grudnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.811.2025.2.LM, i z 20 kwietnia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.190.2026.1.ALN).

Warunki z poz. 41 czytamy jednak ściśle, Dyrektor KIS odmówił zwolnienia, gdy towar dostarczała firma transportowa, a nie poczta lub kurier (interpretacja z 16 grudnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.811.2025.2.LM), oraz gdy sprzedawca z platformy internetowej nie znał adresów nabywców (interpretacja z 20 lipca 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.536.2026.2.ALN). W tej drugiej sprawie organ powołał wyrok WSA w Łodzi z 23 września 2021 r. (sygn. I SA/Łd 376/21), według którego wyliczenie „pocztą lub przesyłkami kurierskimi” nie jest przykładowe.

3) Zwolnienie ze względu na udział sprzedaży zwolnionej

Zwolniona jest również spółka, u której czynności zwolnione wymienione w części I załącznika stanowiły w poprzednim roku ponad 80% sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych (§ 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie zwolnień). Zwolnienie wygasa po upływie dwóch miesięcy od końca półrocza, w którym udział spadł do 80% lub poniżej (§ 5 ust. 1 pkt 3).

4) Czynności, które zawsze wymagają kasy

Ze zwolnień nie skorzystamy przy dostawach m.in. części i akcesoriów do pojazdów, komputerów, tabletów i konsol, elektroniki (telewizorów, telefonów, smartwatchów, nośników danych), sprzętu fotograficznego i wyrobów optycznych, paliw i gazu płynnego, alkoholu, wyrobów tytoniowych, perfum i wyrobów z metali szlachetnych (§ 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień).

Kasy wymagają też m.in. usługi przewozu osób i taksówek, naprawy pojazdów i wymiany opon, opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze, doradztwa podatkowego, gastronomiczne w lokalach i catering, fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne oraz parkingowe (§ 4 ust. 1 pkt 2). Wyjątkiem są m.in. usługi prawnicze, doradztwa podatkowego i medyczne świadczone wyłącznie na odległość i opłacone przelewem (§ 4 ust. 3 pkt 2 lit. b w zw. z poz. 42).

III. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej i jej ujęcie w JPK_V7

1) Co powinna zawierać ewidencja

Przepisy nie określają wzoru ewidencji sprzedaży bezrachunkowej. Ewidencja musi jednak pozwolić na prawidłowe rozliczenie podatku (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT), a przy zwolnieniach z poz. 41 i 42 na jednoznaczne powiązanie każdej zapłaty z konkretną sprzedażą i nabywcą. 

W praktyce jest to miesięczne zestawienie z systemu sklepu, platformy sprzedażowej albo z wyciągu bankowego, które dla każdej sprzedaży zawiera:

a) datę sprzedaży i numer zamówienia (a gdy wystawiliśmy fakturę – jej numer),

b) dane nabywcy, a przy sprzedaży wysyłkowej także jego adres,

c) wartość brutto, stawkę VAT, wartość netto i podatek,

d) datę i sposób zapłaty, np. numer transakcji u operatora płatności.

Na końcu zestawienia sumujemy sprzedaż według stawek VAT, te sumy przenosimy do Fakturomanii. Taki dokument jest w księgach dowodem zbiorczym w rozumieniu art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości).

2) Oznaczenie WEW w JPK_V7

Podstawę zbiorczego ujęcia daje § 10 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, ze zm.), dalej: rozporządzenie JPK. W brzmieniu obowiązującym od 1 lipca 2021 r. ewidencja zawiera „wysokość podstawy opodatkowania i wysokość podatku należnego: [...] b) nieudokumentowane fakturami, c) nieobjęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 1–7 – wykazywane w wysokościach zbiorczych w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku”. Pominięta lit. a dotyczy biletów jednorazowych i przejazdów autostradą płatną.

Przepis zawiera dwie odrębne podstawy zapisu zbiorczego, które warto rozróżniać:

1. lit. b – sprzedaż, do której nie wystawiliśmy faktur, np. zamówienia konsumentów bez faktury,

2. lit. c – sprzedaż zwolniona z obowiązku ewidencji na kasie, także udokumentowana fakturami. 

Sprzedaż z lit. c wykazujemy zbiorczo, z wyłączeniem faktur, które wykażemy pojedynczo w pozycjach z pkt 1–7 (np. sprzedaż ze stawką 23% – pkt 2 lit. c).

Zbiorcze ujęcie faktur konsumenckich opiera się więc na lit. c. Do 30 czerwca 2021 r. pkt 9 obejmował jedną, łączną kategorię tj. sprzedaż „nieudokumentowane fakturami oraz nieobjęte obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 111 ust. 1 ustawy”. Obecne brzmienie rozdziela te przesłanki, a z zapisu zbiorczego dla sprzedaży zwolnionej z kasy wyłącza tylko faktury wykazane pojedynczo.

Taki zapis zbiorczy oznaczamy symbolem WEW „dowód wewnętrzny” (§ 10 ust. 5 pkt 2 lit. c rozporządzenia JPK), a jako dowód inny niż faktura otrzymuje on również oznaczenie DI (w Fakturomanii automatycznie). Do zapisu WEW nie stosujemy kodów GTU (§ 10 ust. 3a).

3) Data ewidencji i obowiązek podatkowy

Zestawienie miesięczne ujmujemy według daty ostatniej sprzedaży, którą obejmuje (pkt 13 części II załącznika do rozporządzenia JPK), czyli zwykle z datą ostatniego dnia miesiąca. Do zestawienia za dany miesiąc trafiają transakcje, dla których w tym miesiącu powstał obowiązek podatkowy, co do zasady z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT).

4) Sprzedaż dla firm zawsze pojedynczo

Zestawienie WEW obejmuje wyłącznie sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Sprzedaż dla firm, także jednoosobowych działalności kupujących w sklepie z NIP, dokumentujemy fakturami (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT) – od 2026 r. wystawianymi w KSeF – i każdą z nich wykazujemy w JPK_V7 osobno, z numerem KSeF.

Podstawą jest § 10 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia JPK, który obejmuje czynności, „w odniesieniu do których istnieje obowiązek wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy”. Rozporządzenie wyłącza tylko faktury ujęte w raporcie z kasy (pkt 8) oraz bilety jednorazowe (pkt 9 lit. a). Zapis WEW nie może więc objąć faktur dla firm (interpretacja z 12 grudnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.616.2022.2.MGO).

5) Sprzedaż wysyłkowa opłacona z góry – VAT i przychód w CIT

W sklepie internetowym klient zwykle płaci całą cenę przy składaniu zamówienia, a towar wysyłamy kilka dni później, często już w kolejnym miesiącu. Musimy wtedy ustalić, do którego miesiąca trafi taka sprzedaż w ESB i kiedy powstaje przychód w CIT.

a) VAT – zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT „Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty [...] obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty”. Zamówienie opłacone we wrześniu ujmujemy w ESB 9/2026 i w JPK_V7 za wrzesień, nawet jeżeli towar wyślemy w październiku i nie wykazujemy go ponownie w ESB 10/2026.

b) CIT – tu decyduje charakter wpłaty, a nie jej wysokość. Zaliczka na poczet dostawy, która nastąpi w kolejnym okresie, nie jest przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, dalej: ustawa o CIT). Gdy jednak klient kupił towar w sklepie internetowym i po prostu zapłacił z góry, jest to zapłata ceny, a przychód powstaje w dniu jej otrzymania (art. 12 ust. 3a pkt 2 ustawy o CIT – „nie później niż dzień [...] uregulowania należności”).

Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji z 6 czerwca 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.135.2022.1.AND, a utrzymały je WSA we Wrocławiu (wyrok z 30 maja 2023 r., sygn. I SA/Wr 537/22) i NSA (wyrok z 3 kwietnia 2024 r., sygn. II FSK 1796/23). NSA wyjaśnił, że możliwość zwrotu z regulaminu sklepu nie zmienia charakteru wpłaty „O zaliczce (nawet 100%) byłaby mowa w sytuacji gdyby należność była uiszczona w związku z deklaracją nabycia towaru, a nie - jak w niniejszej sprawie - w związku z jego zakupem”. Podobnie Dyrektor KIS w interpretacji z 9 października 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.415.2023.1.END.

Inaczej jest, gdy klient wpłaca zwrotną przedpłatę na poczet towaru, który dopiero sprowadzimy albo wykonamy na jego indywidualne zamówienie. Wtedy wpłata jest zaliczką, a przychód powstaje w dniu wydania towaru (interpretacja z 27 marca 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.59.2025.2.ANK).

W typowym sklepie internetowym VAT i przychód w CIT przypadają więc na ten sam miesiąc – miesiąc zapłaty. ESB za ten miesiąc obejmuje taką sprzedaż w całości, a przychodu nie trzeba przenosić w czasie zapisem UAT ani rozliczeniem międzyokresowym.

Opisane zasady dotyczą sprzedaży wysyłkowej w kraju. Wysyłka do konsumentów w innych krajach UE to wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO), dla której obowiązują odrębne zasady, m.in. obowiązek wystawienia faktury także przy przedpłacie, chyba że spółka rozlicza tę sprzedaż w procedurze OSS (art. 106b ust. 1 pkt 2 i 4 ustawy o VAT).

IV. Faktury dla konsumentów w jednym zestawieniu WEW – co mówią interpretacje

1) Na czym polega problem

Konsument nie potrzebuje faktury, ale może jej zażądać w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy lub zapłaty (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Wiele sklepów internetowych wystawia więc faktury automatycznie do każdego zamówienia, a fakturę dla osoby prywatnej możemy wystawić również poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4).

Pojawia się wtedy pytanie, czy każdą taką fakturę trzeba wykazać w JPK_V7 osobno, czy można je zebrać w jednym zestawieniu z oznaczeniem WEW. Przy 400 zamówieniach miesięcznie to różnica między 400 wierszami ewidencji a jednym.

2) Stanowisko Dyrektora KIS

Od 2021 r. Dyrektor KIS konsekwentnie potwierdza, że sprzedaż dla konsumentów nieewidencjonowaną na kasie, udokumentowaną fakturami, można wykazać zbiorczo jako WEW. Najpełniej ujęto to w interpretacji z 20 kwietnia 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.190.2026.1.ALN:

„Zatem, gdy dana sprzedaż nieewidencjonowana na kasie fiskalnej została udokumentowana wystawioną fakturą, to można ją wykazać: · zbiorczo na podstawie dokumentu wewnętrznego z oznaczeniem „WEW” lub · pojedynczo na podstawie wystawionej faktury VAT, bez oznaczenia „FP”. Wybór sposobu ujęcia danej (konkretnej) sprzedaży należy do podatnika.”

W tej samej interpretacji organ wskazał, że w razie ujęcia sprzedaży zbiorczo jako WEW „takie faktury nie powinny być wykazywane w JPK_V7M i w rejestrze sprzedaży VAT”, oraz potwierdził, że dla faktur konsumenckich można prowadzić odrębną serię numeracji.

Linia interpretacyjna 2021–2026

Nie znaleźliśmy interpretacji ani wyroku, które zajmowałyby odmienne stanowisko co do samego zbiorczego ujęcia faktur konsumenckich, a sądy administracyjne wypowiadały się dotąd raczej o warunkach zwolnienia z kasy niż o sposobie wykazania takich faktur w JPK_V7.

Skąd ta możliwość? Jak to rozumieć?

Rozporządzenie JPK każe wykazywać pojedynczo faktury, które sprzedawca ma obowiązek wystawić (§ 10 ust. 1 pkt 2), a konsument może zażądać faktury (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT), więc na pierwszy rzut oka jego faktura też powinna trafić do JPK_V7 osobno.

Dyrektor KIS interpretuje jednak te przepisy na korzyść podatnika: obowiązek wykazania każdej faktury osobno odnosi do sprzedaży dla firm (art. 106b ust. 1 pkt 1), a sprzedaż dla konsumentów zwolnioną z kasy pozwala ująć zbiorczo jako WEW (§ 10 ust. 1 pkt 9 lit. c), niezależnie od tego, czy i kiedy klient poprosi o fakturę (0114-KDIP1-3.4012.382.2024.1.KF, 0111-KDIB3-2.4012.631.2025.1.SR). 

3) Granice uproszczenia

Z interpretacji wynika kilka warunków, których trzeba pilnować:

a) tylko sprzedaż poza kasą – jeżeli sprzedaż zarejestrowano na kasie, obowiązuje raport RO, a faktura do paragonu ma oznaczenie FP (zob. Raport z kasy fiskalnej krok po kroku),

b) tylko konsumenci i rolnicy ryczałtowi – faktury dla firm wykazujemy pojedynczo (0111-KDIB3-2.4012.616.2022.2.MGO, 0114-KDIP1-3.4012.382.2024.1.KF),

c) każda sprzedaż tylko raz – faktury ujęte w WEW nie trafiają do JPK_V7 osobno, a faktury wykazane pojedynczo nie wchodzą do zapisu WEW (zastrzeżenie „z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 1–7” w § 10 ust. 1 pkt 9 lit. c rozporządzenia JPK),

d) pełna lista faktur w dokumentacji – zestawienie WEW zawiera numery i kwoty wszystkich faktur (art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości) i zgadza się z danymi sklepu i wyciągiem bankowym,

e) zwolnienie z kasy musi przysługiwać – jeżeli nie spełniamy warunków zwolnienia, np. nie mamy adresów nabywców, sprzedaż wymaga kasy i raportu RO.

Pozostaje jedna kwestia, której interpretacje dotąd nie rozstrzygnęły wprost. Podatnik może wystawiać faktury dla konsumentów dobrowolnie w KSeF (art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT), a wtedy każda z nich ma numer KSeF, który zgodnie z pkt 14 części II załącznika do rozporządzenia JPK wykazujemy w części ewidencyjnej JPK_V7.

Przy zbiorczym ujęciu WEW te numery nie trafią jednak do JPK_V7 (nie ma na to technicznej możliwości). Dlatego przyjmujemy, że faktury konsumenckie wysłane do KSeF nie powinny wchodzić do zestawienia zbiorczego – wykazujemy je pojedynczo, z numerem KSeF.

4) Jak to wygląda w praktyce

Przykład – sklep internetowy, wrzesień 2026 r.

Zamiast 412 wierszy ewidencji wykazujemy 13 tj. jedno zestawienie konsumenckie i 12 faktur dla firm. Podatek należny jest ten sam, bo zmienia się tylko sposób prezentacji sprzedaży.

V. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w CIT i w księgach rachunkowych spółki

1) Przychód w CIT

Ustawa o CIT nie zawiera szczególnych zasad dla sprzedaży detalicznej. Zgodnie z art. 12 ust. 3a ustawy o CIT „za datę powstania przychodu [...] uważa się [...] dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień: 1) wystawienia faktury albo 2) uregulowania należności”.

Przychód ze sprzedaży ujętej w ESB powstaje więc w dniu wydania towaru lub wykonania usługi, a gdy klient zapłacił wcześniej, w dniu zapłaty. W sklepie internetowym opłaconym z góry przychód powstaje zatem w miesiącu zapłaty, tak samo jak obowiązek podatkowy w VAT (część III pkt 5). Wyjątkiem są zwrotne zaliczki na poczet towaru sprowadzanego lub wykonywanego na indywidualne zamówienie, te nie są przychodem do dnia wydania towaru (art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT). Należny VAT nie jest przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 9).

2) ESB w księgach i rozliczenie wpływów

ESB jest w księgach dowodem zbiorczym, do którego dołączamy listę poszczególnych sprzedaży lub faktur (art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Wpływy rozliczamy tak samo jak przy raporcie z kasy, czyli przez środki w drodze. Sprzedaż z ESB wpisujemy jako płatność online z datą pierwszego dnia miesiąca, a przelewy od operatora płatności lub od klientów na rachunek bankowy wprowadzamy w module Finanse jako Wpływ środków w drodze do banku.

Przy zwolnieniach z poz. 41 i 42 cała zapłata musi trafić na rachunek bankowy (albo przez pocztę), dlatego w przykładzie nie ma utargu gotówkowego, rozliczamy wyłącznie przelewy od operatora płatności.

Przykład – ESB za wrzesień 2026 r.

Przykładowe zapisy w księgach spółki (numery kont mogą się różnić w zależności od planu kont):

Po tych operacjach saldo konta 135 Środki pieniężne w drodze wynosi zero (49 200,00 − 15 840,00 − 16 335,00 − 16 533,00 − 492,00 = 0,00 zł). Bez ujęcia faktury za prowizję na środkach w drodze zostałoby 492,00 zł. Saldo inne niż zero na koniec miesiąca podpowiada więc, że któregoś przelewu lub prowizji jeszcze nie rozliczyliśmy, np. przelewu od operatora za ostatnie dni miesiąca, który wpłynie w październiku.

Prowizja nie zmniejsza przychodu ani podstawy opodatkowania VAT, klienci bowiem zapłacili 49 200,00 zł. Fakturę operatora wprowadzamy natomiast przez moduł kosztów w Koszty > Dodaj koszt (kategoria Usługi obce, podkategoria Pozostałe usługi) z formą płatności Kompensata 135, która rozlicza prowizję ze środkami w drodze, zob. Jak dodać fakturę kosztową od operatora płatności?.

VI. Najczęstsze pytania (Q&A)

1) Konsument poprosił o fakturę po kilku tygodniach, a sprzedaż jest już w ESB. Czy coś korygujemy?

Nie. Sprzedaż została już wykazana zbiorczo jako WEW, a późniejsze żądanie faktury tego nie zmienia (interpretacje z 19 września 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.382.2024.1.KF, i z 30 września 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.631.2025.1.SR). Fakturę wystawiamy bez oznaczenia FP i nie wykazujemy jej osobno w JPK_V7.

2) Czy możemy wystawiać konsumentom faktury bez ich żądania?

Tak. Obowiązek wystawienia faktury dla konsumenta powstaje dopiero na jego żądanie (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT), ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wystawiać je do każdego zamówienia. Ze stanowiska Dyrektora KIS wynika, że takie faktury również możemy ująć w zestawieniu WEW (interpretacja z 6 czerwca 2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.523.2020.9.ALN).

3) Klient zapłacił część kwoty gotówką przy odbiorze. Co z ESB?

Ta sprzedaż nie spełnia warunku zapłaty w całości przez bank lub pocztę, więc nie korzysta ze zwolnienia z poz. 41 lub 42. Jeżeli spółce nie przysługuje zwolnienie podmiotowe, sprzedaż trzeba zarejestrować na kasie i ująć w raporcie z kasy, a nie w ESB.

4) Sprzedajemy przez platformę sprzedażową. Czy przysługuje zwolnienie z poz. 41?

Tak, ale tylko jeżeli towar wysyłamy pocztą lub kurierem, pieniądze trafiają na rachunek spółki, a z ewidencji wynika, czego dotyczy wpłata i kto jest nabywcą, wraz z jego adresem. Dyrektor KIS uznał, że brak adresów nabywców w ewidencji wyklucza zwolnienie, nawet gdy każdą transakcję da się zidentyfikować numerem z platformy (interpretacja z 20 lipca 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.536.2026.2.ALN).

5) Przekroczyliśmy limit 20 000 zł. Czy od razu potrzebujemy kasy?

Nie od razu. Zwolnienie podmiotowe traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu przekroczenia limitu (§ 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień). Jeżeli jednak sprzedaż spełnia warunki zwolnienia przedmiotowego z poz. 41 lub 42, nadal możemy ją ewidencjonować w ESB, bo te zwolnienia nie zależą od wysokości obrotów.

6) Czy w JPK_V7 trzeba wykazać listę wszystkich transakcji z ESB?

Nie. W JPK_V7 wykazujemy jeden zapis z sumami według stawek VAT (§ 10 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia JPK). Lista transakcji zostaje w dokumentacji spółki i musi być dostępna na żądanie organu, jest dowodem dla zwolnienia z kasy i dla zapisów w księgach.

7) Sprzedajemy usługi online osobom prywatnym. Czy też możemy prowadzić ESB?

Tak, ale tylko jeżeli klient płaci w całości przelewem, a z ewidencji i potwierdzenia zapłaty wynika, której usługi dotyczy wpłata (poz. 42 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień), i jeżeli usługa nie jest wyłączona ze zwolnienia (§ 4 ust. 1 pkt 2). Dyrektor KIS potwierdził to np. przy korepetycjach opłacanych przelewem, uznając, że błędny lub niepełny tytuł przelewu nie odbiera zwolnienia, jeżeli inne dokumenty, np. ewidencja i imienny rejestr lekcji, pozwalają powiązać wpłatę z usługą (interpretacja z 13 maja 2026 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.183.2026.3.MC).

VII. Zanim wprowadzimy ewidencję sprzedaży bezrachunkowej do Fakturomanii – pytania kontrolne

Większość błędów przy ewidencji sprzedaży bezrachunkowej powstaje, zanim dokument trafi do systemu tj. stosujemy zwolnienie, które nie przysługuje, wykazujemy tę samą sprzedaż w ESB i na fakturach albo ujmujemy w zestawieniu faktury dla firm.

Dlatego przed wprowadzeniem ESB warto odpowiedzieć na kilka pytań, odpowiedzi od razu wskazują, jak uzupełnić dokument.

1) Pytania o zwolnienie z kasy

2) Pytania o faktury i JPK_V7

3) Pytania o daty i płatności

Mając odpowiedzi na te pytania, możemy przejść do wprowadzenia ewidencji, co krok po kroku pokazujemy w następnej części.

VIII. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej w Fakturomanii krok po kroku

W Fakturomanii ewidencję sprzedaży bezrachunkowej wprowadzamy w tym samym formularzu co raport z kasy fiskalnej – w module Kasa Fiskalna. Różnice dotyczą numeru dokumentu i oznaczenia Sprzedaż bez użycia kasy rejestrującej, dzięki któremu dokument trafi do JPK_V7 jako WEW. Całość pokażemy na przykładzie z części IV i V.

Dane przykładu

W lewym menu wybieramy Kasa Fiskalna > Dodaj raport.

Otworzy się formularz Nowy raport z kasy fiskalnej lub ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – ten sam co dla raportu z kasy – z sekcjami Dane podstawowe, Dane płatności i Pozycje, a pod nimi sekcją Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe i przyciskiem Zapisz. Po prawej stronie panel Informacje pomocnicze przypomina, jak uzupełnić poszczególne pola.

Uzupełnianie danych ewidencji

W następnym kroku należy uzupełnić dane ewidencji, najlepiej w kolejności sekcji:

1) Dane podstawowe,

2) Dane płatności,

3) Pozycje,

4) Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe.

Po uzupełnieniu dokumentu należy go zapisać i zatwierdzić, a następnie rozliczyć wpływy w module Finanse.

1) Dane podstawowe

Pola uzupełniamy w kolejności z ekranu:

a) Data wystawienia – dzień sporządzenia zestawienia, w przykładzie 01.10.2026 r. Nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży – w przeciwnym razie system wyświetli komunikat o błędzie i nie zapisze dokumentu.

b) Data sprzedaży – ostatni dzień objęty zestawieniem, zwykle ostatni dzień miesiąca (30.09.2026 r.). Od tej daty zależy miesiąc JPK_V7 (część III pkt 3). Nie może być późniejsza niż data wystawienia.

c) Nr raportu – numer dokumentu wewnętrznego nadajemy zwykle według okresu, którego dotyczy, np. ESB 9/2026 (ESB – skrót od ewidencji sprzedaży bezrachunkowej).

2) Dane płatności

a) Płatności gotówką – pole dla raportów dobowych, przy zestawieniu miesięcznym ESB zostawiamy 0,00.

b) Płatności online – wpisujemy całą sprzedaż brutto z zestawienia, w przykładzie 49 200,00 zł. Przy zwolnieniu podmiotowym, gdy część klientów płaci gotówką, również tę kwotę ujmujemy w tym polu.

c) Data płatności – pierwszy dzień okresu, w przykładzie 01.09.2026 r.

Cała sprzedaż trafi na środki w drodze, a faktyczne przelewy od operatora płatności lub od klientów rozliczymy w module Finanse (pkt 6).

3) Pozycje

Dla każdej stawki VAT z zestawienia dodajemy osobną pozycję (Dodaj pozycję), np. „Sprzedaż opodatkowana stawką 23%”, z ilością 1 i kwotą z zestawienia. 

W przykładzie 

Netto 40 000,00 zł, VAT 23% 9 200,00 zł, brutto 49 200,00 zł. 

Sumy w podsumowaniu (Razem PLN) muszą być identyczne z zestawieniem.

4) Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe – oznaczenie WEW

Przełącznikiem odsłaniamy sekcję Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe. Znajdziemy w niej pola Kupujący, Sprzedający, Uwagi i Własny opis oraz listę Sprzedaż bez użycia kasy rejestrującej, domyślnie ustawioną na NIE.

W polu Sprzedaż bez użycia kasy rejestrującej wybieramy TAK. To ustawienie decyduje, że dokument trafi do JPK_V7 z oznaczeniem WEW, a nie RO. W polu Uwagi możemy wpisać np. Zestawienie faktur FK/0001/09/2026–FK/0400/09/2026 z systemu sklepu.

5) Zapis i zatwierdzenie

Dokument zapisujemy przyciskiem Zapisz, a następnie zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź. Zapisane dokumenty znajdziemy w Kasa Fiskalna > Lista raportów. Zestawienie z listą sprzedaży lub faktur przechowujemy w dokumentacji spółki.

6) Rozliczenie wpływów w module Finanse

W lewym menu wybieramy Finanse (1).

W sekcji Operacje na dostępnych środkach (2) dla każdego przelewu dodajemy przyciskiem Dodaj pozycję operację Wpływ środków w drodze do banku – z dokumentem źródłowym w formie WB MM/RRRR (wyciąg bankowy), opisem, kwotą i datą zaksięgowania na rachunku.

W przykładzie wprowadzamy:

Wpływ środków w drodze do banku – 15 840,00 zł (WB 9/2026), zaksięgowany na rachunku bankowym 10 września 2026 r.,

Wpływ środków w drodze do banku – 16 335,00 zł (WB 9/2026), zaksięgowany na rachunku bankowym 20 września 2026 r.,

Wpływ środków w drodze do banku – 16 533,00 zł (WB 9/2026), zaksięgowany na rachunku bankowym 30 września 2026 r.

Łącznie przelewy wynoszą 48 708,00 zł. Pozostałe 492,00 zł środków w drodze to prowizja operatora – rozliczamy ją fakturą kosztową wprowadzoną w Koszty > Dodaj koszt z formą płatności Kompensata 135, po czym saldo środków w drodze za wrzesień wynosi zero.

Operacje zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź operacje (3). Przelewy możemy też przypisać importem wyciągu bankowego, a rozliczenie płatności online opisaliśmy w materiale Sprzedaż – płatność online lub płatność za pobraniem.