Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii płatność ratalną dla dokumentu kosztowego na przykładzie faktury za zakup sprzętu od operatora telekomunikacyjnego z zawarciem umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych. Zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
W zależności od stanu faktycznego, można wyróżnić kilka sposobów na ewidencje płatności ratalnej, w związku z czym w celu właściwego wprowadzenia dokumentu kosztowego z informacją o płatności, najpierw należy ustalić podstawę płatności ratalnej. Należy zatem tutaj najpierw przyporządkować sytuację z jaką mamy do czynienia tj:
a) Czy jest to kredyt kupiecki udzielony przez sprzedającego?
b) Czy jest to udzielenie pożyczki przez zewnętrzną instytucję na pokrycie zakupu?
I. Kredyt kupiecki
Udzielenie kredytu kupieckiego jest najpowszechniej występującym przypadkiem, a polega on na tym, że ze sprzedającym ustalany jest odroczony oparty na ratalnym harmonogramie sposób płatności. Taki sposób płatności może być ustalony bardzo elastycznie, zatem do stron należy ustalenie w jakiej wysokości będą regulowane poszczególne raty oraz w jakich terminach.
Jakie przykłady można wyróżnić w praktyce?
W praktyce z takim kredytem mamy do czynienia bardzo często przy zawiązywaniu umów telekomunikacyjnych, gdy przy zawieraniu umowy o usługi cyfrowe (czy to abonamentowe czy internetowe) nabywamy sprzęt od operatora komunikacyjnego, za który raty będą regulowane razem z abonamentem. W takim wypadu po zawiązaniu umowy otrzymamy fakturę od operatora na całą wartość sprzętu, następnie zaś co miesiąc będziemy otrzymywali rozliczenie od operatora, na które będzie składała się:
a) Faktura za comiesięczne usługi telekomunikacyjne (pozycja ze stawką VAT podlegająca ewidencji przez moduł kosztów jak standardowa faktura przy użyciu kategorii kosztowej "Usługi Telekomunikacyjne"),
b) Rata za urządzenie, którą przypisuje się do faktury za sprzęt, którą operator załączył po lub wraz z zawarciem umowy.
Przykładów można jednak wymienić o wiele więcej, a dobrym przykładem są również powszechne promocje odroczonych płatności w sieciach sklepowych oferujących sprzęty RTV lub AGD.
II. Jak wprowadzić rozliczenie sprzętu otrzymanego od operatora telekomunikacyjnego a jak wprowadzić fakturę za abonament na której znajduje się pozycja dotycząca tego sprzętu?
Tutaj rozliczenie należy wyraźnie rozdzielić na dwa dokumenty tj.:
a) Fakturę za sprzęt do której będzie dodawana każdorazowa płatność raty za ten sprzęt, którą można wprowadzić zgodnie z poniższą instrukcją a,
b) Fakturę za abonament ewidencjonowaną odrębnie wyłącznie na wysokość faktury zgodnie z tym materiałem.
Jak wprowadzić Fakturę za sprzęt płatną w systemie ratalnym kredytu kupieckiego?
Taki dokument należy w systemie zaewidencjonować przez moduł kosztów z kategorią kosztową "Zużycie materiałów" analogicznie do "Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto | Niskocenne składniki majątkowe" pozostawiając dane o płatności jako nieopłacono. Wprowadzony dokument może zatem wyglądać następująco.
Płatność do takiego zatwierdzonego dokumentu należy natomiast uzupełniać po każdorazowym uregulowaniu raty przez funkcję "Rozlicz" dostępną z poziomu "Listy kosztów". W tym celu należy najpierw wybrać "Lista kosztów", następnie zaznaczyć dany dokument, po czym go zatwierdzić jeżeli nie został zatwierdzony i wybrać "Rozlicz".
Po wybraniu funkcji "Rozlicz" zostaniemy przeniesieni do "Menedżera płatności", w nim należy uzupełnić wyłącznie kolumnę "Dane o płatności" tj. data płatności, formę płatności i kwotę płatności.
Kolumna "Dane z Faktury" jest kolumną nieedytowalną i pełni funkcję wyłącznie informacyjną wskazując o tym na jaką kwotę zostały już dodane płatności lub dane przy wprowadzaniu faktury.
Po zatwierdzeniu płatności dokument będzie następnie widniał w liście kosztów z żółtym ptaszkiem, oznaczającym, że dokument jest "Częściowo opłacony". Schemat postępowania w zakresie płatności następnych rat należy powtarzać razem z płatnościami.
III. Udzielenie pożyczki
Drugą opcją, którą możemy spotkać na rynku są finansowania udzielone przez instytucje finansowe, które mogą przybrać dwojaki charakter tj. przez udzielenie pożyczki:
1) na nasz rachunek bankowy, z którego to dokonujemy płatności sprzedającemu lub,
2) gdy to instytucja finansowa przelewa środki bezpośrednio na rachunek bankowy sprzedającego za zakup.
W obu tych przypadkach ewidencja pożyczek została szczegółowo opisana w odrębnym materiale "Jak dodać pożyczkę lub jej spłatę od instytucji lub przedsiębiorcy".
Jak takie pożyczki mają się względem dodawania w systemie faktury kosztowej otrzymanej od sprzedawcy?
Tutaj w zależności od formy ewidencja będzie prezentowała się w następujących dwóch schematach:
1) Gdy to spółka otrzymuje środki, które następnie przelewa sprzedawcy
W takim wypadku dodając dokument kosztowy należy oznaczyć również informację o płatności bezpośrednio w dokumencie jako "Opłacony" i wskazać datę faktycznej płatności.
2) Gdy to instytucja finansowa przelewa środki bezpośrednio sprzedawcy na jego rachunek bankowy
W takim wypadku dodając dokument kosztowy informację o płatności w dokumencie należy pozostawić jako "Nieopłacono". Płatność należy dodać zgodnie z materiałem "Jak dodać pożyczkę lub jej spłatę od instytucji lub przedsiębiorcy" pkt. 1 lit. b).