Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób przygotować deklarację VAT-8 lub VAT-9M przez podatnika zwolnionego po dokonanej ewidencji kosztu importu usług. Zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku, natomiast zagadnienie poświęcone wewnątrzwspólnotowemu nabyciu towaru (WNT) zostało omówione w materiale "Jak dodać fakturę kosztową związaną z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru?".


Podatnik VAT zwolniony (podmiotowo lub przedmiotowo) w przypadku dokonywania importu usług będzie wykazywał podatek jako należny zgodnie z polską stawką VAT. Podatnicy VAT zwolnieni muszą zatem uregulować VAT, który jest "doliczany" do transakcji, a następnie wykazać ową transakcję w deklaracji podatkowej (VAT-9M albo VAT-8).


I. Informacje ogólne


1) Typy deklaracji

Wyżej wspomniany formularz składanej deklaracji przez podatnika zwolnionego jest uzależniony od sposobu rejestracji do tzw. "VAT UE".


a) VAT-9M

Jeżeli podatnik dokonał węższej rejestracji, czyli wyłącznie dla transgranicznego świadczenia lub nabywania (importu) usług, w takim przypadku konieczne będzie raportowanie rozliczenia transgranicznego na deklaracji VAT-9M.


Taką deklarację należy składać wyłącznie dla okresów, w którym miały miejsce ww. transakcje, deklarację składa się do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, którego deklaracja dotyczy.


Podatnicy zwolnieni składają niniejszą deklarację VAT-9M jeżeli oznaczyli w formularzu rejestracyjnym VAT-R (w wersji 17) pole 67:

"Podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny będzie świadczył lub świadczy usługi, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, lub będzie nabywał lub nabywa usługi, do których stosuje się art. 28b ustawy, jeżeli usługi te stanowiłyby u podatnika import usług".


b) VAT-8 

Jeżeli podatnik dokonał szerszej rejestracji, czyli poza rejestracją do importu usług dokonał również rejestracji dla transgranicznego wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, w takim przypadku konieczne będzie raportowanie rozliczenia na bardziej rozbudowanej deklaracji - VAT-8.


Taką deklarację należy składać co miesiąc nawet jeżeli w danym okresie nie były przeprowadzane transakcje, deklarację składa się do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, którego deklaracja dotyczy.


Podatnicy zwolnieni składają zatem niniejszą deklarację VAT-8, jeżeli oznaczyli w formularzu rejestracyjnym VAT-R (w wersji 17) pole 66:

"Podatnik niepodlegający obowiązkowi rejestracji jako podatnik VAT czynny lub osoba prawna niebędąca podatnikiem w rozumieniu art. 15 ustawy będzie dokonywał lub dokonuje wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów."


Niezależnie jednak od sposobu rejestracji, wykazywanie transakcji w obu formularzach jest bardzo podobne.


II. Jak przekazać do Urzędu Skarbowego VAT-9M lub VAT-8?


Deklaracje podatkowe Urzędowi Skarbowemu można przekazywać na dwa sposoby, wyłącznie w wersji elektronicznej.


1) Samodzielnie przy użyciu oficjalnych narzędzi Ministerstwa Finansów, dla których niezbędne jest posiadanie profilu zaufanego (tutaj tzw. konta organizacji, dla którego należy złożyć specjalny formularz) lub certyfikatu kwalifikowanego (zazwyczaj narzędzia USB zakupionego u dostawcy kluczy wpinanego do portu USB komputera). 


2) Za pośrednictwem Serwisu Fakturomanii wykorzystując opcję "E-wysyłka" importując strukturę XML sporządzonej już deklaracji do serwisu postępując zgodnie z materiałem "Jak wysyłać inne typy deklaracji przez Fakturomanię?".


III. Jak uzupełnić deklarację VAT-8 lub VAT-9M?


Obecnie w systemie brak jest możliwości wygenerowania gotowych deklaracji VAT-9M lub VAT-8, z tego względu deklaracje podatkowe można sporządzić korzystając z narzędzi Ministerstwa Finansów. Poniżej na przykładzie nabytej usługi o wartości 1000 zł zostanie przedstawiony sposób przygotowania takich deklaracji. W panelu podglądu bazy formularzy Ministerstwa Finansów odnajdziemy taki widok, musimy tutaj wybrać formularz obowiązujący dla danego roku podatkowego.




Obydwa formularze składają się z poszczególnych sekcji, bardzo do siebie podobnych, niemal identycznych, z tego względu przykład uzupełnienia zostanie przedstawiony na deklaracji VAT-9M składanej za listopad 2024, z uwagi na okoliczność, że deklaracja VAT-9M jest składana po prostu częściej od deklaracji VAT-8.


Sekcje w przypadku deklaracji VAT-8 lub VAT-9M składają się z:

A. Określającej okres, cel i miejsce składania deklaracji,

B. Określającej dane identyfikacyjne podatnika,

C. Dotyczącej rozliczenia podatku należnego oraz

Pouczenia lub Podsumowania już bez oznaczenia literowego.


A. Sekcja określająca okres, miejsce składania deklaracji oraz cel



1) Okres rozliczeniowy

W niniejszej rubryce należy wskazać dokładny okres, za który składana jest deklaracja.

Ponieważ VAT-8 i VAT-9M są składane miesięcznie, należy w tym miejscu najpierw wybrać rok a następnie miesiąc.


2) Miejsce składania deklaracji

W rubryce "Kod Urzędu" należy wprowadzić nazwę właściwego urzędu skarbowego, wpisując miejscowość podświetli nam się lista wszystkich Urzędów Skarbowych dla danego miejsca.


W przypadku VAT-8 i VAT-9M właściwym urzędem dla spółek jest ten przypisany do siedziby, będzie to Urząd tożsamy dla deklaracji CIT-8 - czyli po prostu Państwa Urząd.


W obydwu deklaracjach, jednak w innych sekcjach, podczas uzupełniania deklaracji pojawi się pozycja dotycząca możliwości drobnego obniżenia kwoty zobowiązania podatkowego, pod bardzo specyficznym i wyjątkowym warunkiem zapłaty należności podatkowej w całości z rachunku VAT w terminie wcześniejszym niż termin zapłaty podatku. 


Co do zasady niniejszą pozycję będziemy pozostawiali bez oznaczenia, kwoty bowiem są zupełnie marginalne, a łatwo tutaj o błąd z uwagi na konieczność stosowania wzorca z ustawy. W przypadku VAT-8 taka informacja pojawi się w sekcji A, w przypadku VAT-9M w sekcji B.

3) Cel złożenia deklaracji

W niniejszej pozycji należy wybrać, czy jest to pierwsza deklaracja czy korekta wcześniej złożonej.

a) Złożenie deklaracji – należy zaznaczyć, jeżeli deklaracja składana jest za dany okres po raz pierwszy.

b) Korekta deklaracji – należy zaznaczyć, jeżeli deklaracja jest  poprawiana, czyli wcześniej złożyliśmy nieprawidłową deklarację za ten miesiąc i obecnie ją korygujemy.


W przypadku deklaracji VAT-8 w niniejszej sekcji pojawi się również data sporządzenia deklaracji.


B. Określającej dane identyfikacyjne podatnika,



1) Rodzaj podatnika

Na samym początku musimy wybrać rodzaj podatnika, w przypadku Użytkowników Fakturomanii będą to podatnicy niebędący osobami fizycznymi tj. spółki z o.o. lub proste spółki akcyjne.


2) Identyfikator podatkowy NIP

W niniejszym miejscu należy wprowadzić Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) podatnika, czyli osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej. NIP zawsze składa się z 10 cyfr. 

Na przykładzie Fakturomanii NIP to 529 180 26 80.


3) Pełna nazwa czyli (firma)

W tym miejscu należy uzupełnić pełną nazwę podatnika. W przypadku spółki z o.o. chodzi o to, aby wprowadzić rozwinięty skrót. Na naszym przykładzie zamiast Fakturomania sp. z o.o., należy wprowadzić Fakturomania spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.


Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wystarczy podać jej imię i nazwisko, np. Jan Kowalski.


Dalej można uzupełnić opcjonalne pozycje, o ile z niniejszej możliwości pozornego obniżenia zobowiązania podatkowego nie zalecamy korzystać, o tyle w przypadku danych kontaktowych zdecydowanie jest warto je uzupełnić.


IV. W jakich polach deklaracji wykazuje się transakcje importu usług?


Uzupełnienie pól deklaracji jest zależne od stosowania art. 28b ustawy o VAT, uproszczając tutaj najczęściej podział będzie zależny od kraju kontrahenta od którego usługi są nabywane tj.:

- czy nabywamy usługę od kontrahenta spoza UE,

- czy nabywamy usługę od kontrahenta z UE.


Poniżej na przykładzie zamówienia o wartości 1000 zł zostanie przedstawiony przykład uzupełnienia części dotyczącej rozliczenia podatku należnego.


1) VAT-9M

W przypadku deklaracji VAT-9M informację o imporcie usług wprowadza się w sekcji C deklaracji. 

Poniższe uzupełnione przykłady dotyczą wersji 10 deklaracji.

W przypadku pozycji podstawy opodatkowania należy uzupełnić wartość sumaryczną dla wszystkich przeprowadzonych zakupów w danym okresie rozliczeniowym, również tożsamej czynności należy dokonać dla należnego podatku VAT od tych zakupów. 

Przelew na mikrorachunek podatnika do Urzędu Skarbowego dokonuje się w wysokości wynikającej z pozycji 18 formularza.


a) Kontrahenci spoza UE

W przypadku nabywania usług od kontrahenta spoza UE właściwym polami będą 10 oraz 11.


b) Kontrahenci z UE

W przypadku nabywania usług od kontrahenta z UE właściwym polami będą 12 oraz 13.


2) VAT-8

W przypadku deklaracji VAT-8 informację o imporcie usług wprowadza się w sekcji C deklaracji VAT-8. 

W przypadku pozycji podstawy opodatkowania należy uzupełnić wartość sumaryczną dla wszystkich przeprowadzonych zakupów w danym okresie rozliczeniowym, również tożsamej czynności należy dokonać dla należnego podatku VAT od tych zakupów.

Przelew na mikrorachunek podatnika do Urzędu Skarbowego dokonuje się w wysokości wynikającej z pozycji 23 formularza.


a) Kontrahenci spoza UE

W przypadku nabywania usług od kontrahenta spoza UE właściwym polami będą 12 oraz 13.


b) Kontrahenci z UE

W przypadku nabywania usług od kontrahenta z UE właściwym polami będą 14 oraz 15.


V. Pouczenia lub podsumowanie


Po wprowadzeniu wszystkich danych pozostanie już oznaczenie pouczenia, weryfikacja podsumowania oraz ewentualna wysyłka deklaracji za pośrednictwem MF jeżeli posiadamy konto organizacji w Urzędzie Skarbowym albo pobranie struktury XML, którą można zlecić z modułu deklaracji VAT w Fakturomanii wybierając "Zleć wysyłkę innego pliku".