Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1

Sprawozdanie Finansowe jest dokumentem, przedstawiającym wynik finansowy m.in. spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej. Jednostki mikro mogą skorzystać z uproszczonego sprawozdania finansowego przewidzianego przez ustawę o rachunkowości w formie załącznika numer 4. Takie uproszczone sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zamiast informacji dodatkowej - informacji uzupełniającej do bilansu. Dodatkowo jednostka mikro może nie przygotowywać sprawozdania z działalności podmiotu, jeżeli znajdzie się taka wzmianka w samym sprawozdaniu. Generowane z Fakturomanii dokumenty zawierają już takie uproszczenia wraz z podstawami prawnymi ich stosowania.

A. Część teoretyczna

I. Kto musi złożyć sprawozdanie finansowe?

1) Spółki z o.o. oraz proste spółki akcyjne są zobowiązane do złożenia sprawozdania finansowego

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS dotyczy podmiotów zobowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości czyli firm prowadzących księgi rachunkowe będzie dotyczył podmiotów prawa handlowego (kodeks spółek handlowych), ale nie tylko czyli:

a) spółek kapitałowych (zawsze),

b) innych jednostek, które przekroczyły określone progi finansowe tj. do roku 2024 przychody netto ze sprzedaży w wysokości 2 000 000 euro, a od roku 2025 kwotę 2 500 000 euro.

W praktyce oznacza to, że wszystkie spółki z o.o. lub proste spółki akcyjne niezależnie od ich wielkości muszą sporządzać sprawozdanie finansowe.

Ważne jest, aby każda z jednostek pamiętała o terminowym złożeniu sprawozdania finansowego do KRS, aby uniknąć ewentualnych sankcji.

2) Kto nie ma obowiązku do złożenia sprawozdania finansowego?

Nie wszystkie zatem podmioty uregulowane w kodeksie spółek handlowych będą zobowiązane do złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Wyjątki dotyczą spółek partnerskich oraz spółek jawnych, których wspólnikami pozostają osoby fizyczne, pod warunkiem, że nie osiągną oni przychodu z działalności gospodarczej w poprzednim roku obrotowym przekraczającego 2mln euro lub nie prowadzą ksiąg rachunkowych. W takich przypadkach spółki zwolnione są z obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Jest to istotne ułatwienie dla mikro i małych podmiotów.

3) Gdzie przekazuje się sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe aktualnie w roku 2024 oraz 2025 przekazuje się do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Technicznie i ściśle rzecz ujmując obecnie sprawozdania nie przekazuje się zatem do KRS (często można odnaleźć skrót myślowy mówiący o przekazywaniu sprawozdań do KRS), aktualnie to dane z RDF - bazy Ministerstwa Sprawiedliwości są przekazywane do odpowiednich innych urzędowych rejestrów.

II. Termin na złożenie sprawozdania finansowego

1) Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego

Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowego (zatem wygenerowania oraz podpisania przez zarząd lub osobę sporządzającą) upływa z 31 marca każdego roku za rok poprzedni.

2) Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego

Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego (zatem zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki)  upływa z 30 czerwca każdego roku za rok poprzedni.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego jest kluczowym etapem w procesie składania dokumentów do KRS. Zgodnie z przepisami, roczne sprawozdanie finansowe powinno być zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy od upływu dnia bilansowego. Po zatwierdzeniu sprawozdania, przedsiębiorstwo ma 15 dni na jego złożenie w KRS. Przestrzeganie tych terminów jest niezwykle ważne, aby uniknąć ewentualnych kar i sankcji. Pamiętaj, że terminowe złożenie sprawozdania finansowego do KRS jest obowiązkiem każdego przedsiębiorstwa, które podlega przepisom ustawy o rachunkowości.

3) Złożenie sprawozdania finansowego w KRS

Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.

Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.

UWAGA! System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.

Złożenie sprawozdania finansowego w repozytorium dokumentów finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości.

III. Sprawozdanie finansowe dla jednostki mikro

Mikroprzedsiębiorstwa mają możliwość korzystania z wielu uproszczeń przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Przykładem jest możliwość sporządzenia uproszczonego sprawozdania finansowego w formie załącznika nr 4 bez konieczności przygotowywania pełnego bilansu czy szczegółowego rachunku zysków i strat. Możliwość sporządzania skróconego bilansu oraz rachunku zysków i strat stanowi znaczące ułatwienie dla prowadzących przedsiębiorstwa. Takie ułatwienia pozwalają obniżyć koszty związane z obsługą księgową, ale również takie są łatwiejsze do zrozumienia dla właścicieli firm.

Kto jest jednostką mikro w ustawie o rachunkowości?

Definicję jednostki mikro odnajdujemy w art. 3 ustawy o rachunkowości. Jednostki mikro to niewielkie firmy, które spełniają określone kryteria finansowe i organizacyjne. Takie jednostki mogą korzystać z wielu uproszczeń w prowadzonej księgowości. Zgodnie z przepisami, aby firma mogła być uznana za jednostkę mikro, nie może przekroczyć jednocześnie dwóch z trzech poniższych warunków:

a) Suma bilansowa wynosi do 1,5 miliona złotych,

b) Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów wynoszą do 3 milionów złotych,

c) Średnioroczne zatrudnienie wynosi maksymalnie do 10 osób.

IV. Jakie są etapy związane ze sprawozdaniem finansowym?

Procedura związana ze składaniem sprawozdań finansowych składa się z trzech części:

1) Część związana z generowaniem dokumentów sprawozdawczych z systemu Fakturomanii, która została krok po kroku omówiona w niniejszym artykule.

2) Część związana z podpisywaniem sprawozdania finansowego, która przy użyciu profilu zaufanego ePUAP została krok po kroku omówiona w niniejszym artykule oraz w materiale Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym (ePUAP) krok po kroku | Krok 2

Standardowy termin dla sporządzenia sprawozdania finansowe upływa z 31 marca każdego roku za rok poprzedzający (wygenerowania oraz podpisania przez zarząd oraz osobę sporządzającą).

3) Część związana ze składaniem dokumentów sprawozdawczych w KRS czyli Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Sprawiedliwości omówiona w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3.

Standardowy termin dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego upływa z 30 czerwca każdego roku (zatwierdzenia uchwałą zgromadzenia wspólników spółki).
Standardowy termin dla złożenia w Sądzie zatwierdzonego sprawozdania finansowego wraz z uchwałami przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowym prowadzonego przez Ministerstwo Sprawiedliwości upływa w terminie 15 dni od podjęcia uchwały o zatwierdzeniu Sprawozdania.

Z uwagi na cyfrowy charakter dostarczania dokumentacji do Sądu, do Urzędu Skarbowego nie składa się już dokumentów sprawozdawczych, Urząd Skarbowy pobiera bowiem dane automatycznie z RDF Ministerstwa Sprawiedliwości.

UWAGA! System RDF Ministerstwa Finansów działa w pełni w sposób prawidłowy wyłącznie w przeglądarce Google Chrome, niestety w przypadku Safari, Microsoft Edge lub Mozilla można napotkać się na przeróżne błędy tego portalu.

A. Część praktyczna

W niniejszym materiale "Jak wygenerować sprawozdanie finansowe z Fakturomanii krok po kroku | Krok 1" odnajdą Państwo wskazówki dotyczące procedury generowania sprawozdania finansowego krok po kroku. Wpis został podzielony na punkty zgodne z faktyczną - chronologiczną kolejnością, którą będzie wykonywał Użytkownik Fakturomanii.

I. Generowanie sprawozdania finansowego rocznego - sprawozdania za cały rok obrotowy (np: styczeń - grudzień);

II. Podpisanie sprawozdania finansowego XML przy pomocy narzędzia ePUAP (tzw. profil zaufany);

III. Generowanie uchwał z Fakturomanii do sprawozdania finansowego dla wariantu pozostawienia zysku w spółce bądź pokryciu straty (bez wypłaty dywidendy).

I. Generowanie sprawozdania finansowego

Z Fakturomanii istnieje możliwość skorzystania z dwóch rodzajów kreatorów dla dokumentów sprawozdawczych:

1. "Sprawozdania finansowego rocznego składanego do KRS", które standardowo należy sporządzić do 31 marca za cały rok obrotowy (sprawozdanie składane do RDF (kiedyś KRS)) lub

2. "Sprawozdania finansowego okresowego na potrzeby własne", które jest sporządzane dla bilansu oraz rachunku zysków i strat za część roku (opcja ewentualna generowana na potrzeby własne zazwyczaj RZiS lub Bilansu za część roku - np.: styczeń - listopad) przedstawiona w odrębnym materiale.

UWAGA! Wyłącznie po pełnym rozliczeniu okresu lub roku obrotowego, sprawdzeniu sald rozrachunków z kontrahentami, weryfikacji dokumentacji zgodnie z punktem 7 materiału "Jak poprowadzić rozliczenie w systemie? Wskazówki prawidłowego postępowania | Podstawowe informacje" można przystąpić do procedury związanej ze sprawozdaniem finansowym lub sprawozdaniem finansowym okresowym.

1. Generowanie sprawozdania finansowego rocznego

W celu wygenerowania rocznego sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji uzupełniającej, należy udać się do modułu "Wzorce dokumentów" znajdującego się w lewym menu w dziale "Księgowość".

Następnie z poziomu podglądu wzorców dokumentów należy wybrać opcję "Dodaj".

Po wybraniu "Dodaj" pojawi nam się okno gdzie:

a) w przypadku sprawozdania finansowego rocznego składanego do RDF (KRS) należy wybrać "E-SPRAWOZDANIE FINANSOWE - [PEŁNY ROK KSIĘGOWY > DO KRS]",

b) w przypadku sprawozdania finansowego okresowego na własny Użytek wewnętrzny należy wybrać "SPRAWOZDANIE FINANSOWE OKRESOWE - [NIEPEŁNY ROK KSIĘGOWY > WŁASNY UŻYTEK]".

Następnie wybieramy "Dalej".

Zostaliśmy przeniesieni na stronę kreatora sprawozdania finansowego, w tym miejscu należy:

1) Uzupełnić dane dotyczące sprawozdania w postaci pól

a) Rok bieżący - zatem za jaki rok jest składane sprawozdanie,

b) Okres jaki obejmuje sprawozdanie finansowe - które to pola powinny zostać uzupełnione automatycznie, w przypadku jednak gdyby się tak nie stało, to w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku obrotowego należy wybrać datę rejestracji podmiotu w KRS, którą możemy odnaleźć w module "Ustawienia" -> "Dane Firmy" -> "Data Rejestracji",

c) Datę sporządzenia SF (ustawowo najpóźniej do ostatniego dnia marca).

2) Wskazać dane osoby reprezentującej podmiot (zarząd jedno lub wieloosobowy) oraz osobę sporządzającą - może być to jedna osoba pełniąca obie funkcje.

3) Wczytać dane
a) W przypadku działalności w danym roku - "Wczytaj dane za rok bieżący",

b) W przypadku spółki, której jest to 2 lub następny rok obrotowy, należy dodatkowo wybrać "Wczytaj dane za rok poprzedni".

UWAGA! W przypadku migracji do Fakturomanii z innego systemu księgowego, gdy w Fakturomanii został rozliczony następujący rok obrotowy, dane za rok poprzedni należy uzupełnić manualnie na podstawie posiadanego sprawozdania finansowego z poprzedniego roku.

Po wczytaniu lub uzupełnieniu ww. danych należy zapisać dane.

Następnie ponownie wejść w podgląd sprawozdania wybierając "Opcje" -> "Podgląd".

Po wejściu w podgląd dokumentu można już zapisać na dysku komputera dwa dokumenty:

1) E-sprawozdanie finansowe XML - plik, który jest strukturą informatyczną oraz który należy podpisać tzw. "ePUAPem" (Profilem zaufanym), następnie złożyć do Sądu po jego zatwierdzeniu przez tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych Ministerstwa Sprawiedliwości,

2) E-sprawozdanie PDF - plik w formie pdf, który można odczytać w popularnych programach np: "Adobe Reader" - jest to jednak plik techniczny mający funkcję podglądową.

Pliki wybieramy, pobieramy i zapisujemy na dysku komputera, będą one nam niezbędne w następnej części 2 materiału.

II. Podpisanie sprawozdania finansowego ePUAP (profilem zaufanym) - najpóźniej do 31 marca

Sporządzone e-sprawozdanie finansowe w formacie XML (UWAGA: nie w pdf - ten ma charakter wyłącznie techniczny lub poglądowy) należy podpisać elektronicznie. Podpis musi zostać złożony przez wszystkie osoby zasiadające w zarządzie podmiotu.

Można tego dokonać na dwa sposoby:

a) profilem zaufanym (ePUAP) - jest to sposób najprostszy albo

b) kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

W tym materiale podpowiadamy Państwu jak skorzystać z opcji a) - podpisu profilem zaufanym (epuap).

Najpierw należy udać się na stronę Ministerstwa Finansów do podpisywania profilem zaufanym "Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany".

Bezpośrednio na każdej ze stron należy postępować zgodnie z instrukcją składania elektronicznego podpisu dokumentu, w przypadku linku a) zaczynamy od kliknięcia przycisku "Start".

Zostaniemy przeniesieni do następnej strony, gdzie będziemy wybierać typ podpisywanego dokumentu - należy wybrać opcję dla sprawozdania finansowego.

Wybieramy "Podpisz lub sprawdź dokument",

następnie wybieramy "Wybierz dokument z dysku",

po czym wybieramy zapisany na dysku dokument XML sprawozdania finansowego.

Po dodaniu pliku pojawi nam się potwierdzenie, wybieramy "Podpisz".

Zostaniemy przeniesieni na stronę profilu zaufanego - ePUAP (profil zaufany). 

Jeżeli nie posiadamy konta e-puap, musimy je założyć - można tego dokonać w placówce Urzędu lub za pośrednictwem bankowości elektronicznej, jeżeli natomiast posiadamy konto po prostu się logujemy,

a następnie podpisujemy dokument wybierając "Podpisz podpisem zaufanym" i potwierdzamy wybierając "Potwierdź".

Taki dokument pobieramy i zapisujemy na dysku w folderze firmowym - w bezpiecznym miejscu, którego nie zagubimy i łatwo odnajdziemy.

UWAGA: Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, podpisany dokument należy przekazać następnej osobie zasiadającej w zarządzie, procedurę podpisania należy powtórzyć przez wszystkich członków zarządu.

UWAGA: Dla pewności możemy sprawdzić podpis dokumentu na stronie Ministerstwa załączając pobrany dokument.

Podpisane sprawozdanie będzie nam niezbędne do kroku III omówionego w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3

III. Generowanie uchwał do sporządzonego i podpisanego sprawozdania finansowego - standardowo od 1 kwietnia

Po zapisaniu danych sprawozdania finansowego na dysku oraz jego podpisaniu można przejść następnie do wygenerowania uchwał dla wariantu standardowego - pozostawienia zysku w spółce bądź pokryciu straty (bez wypłaty dywidendy). Odmienne uchwały należy sporządzić manualnie. 

W celu wygenerowania uchwał należy udać się do panelu "Wzorce dokumentów".

Następnie wybieramy "Dodaj".

Po czym wybieramy z listy "Dokumenty do sprawozdania finansowego",

a następnie "Dalej".

Wykonując powyższe czynności zostaniemy przeniesieni do panelu kreatora uchwał Fakturomania, w którym należy uzupełnić dane dotyczące wspólników oraz zarządu.

Kreator składa się z 2 części.

1) Dotyczącej okresu którego dotyczy, w którym należy wskazać:

a) Rok bieżący - zatem jaki rok obejmują uchwały zgromadzenia wspólników,

b) Okres jaki obejmują uchwały zgromadzenia wspólników - w przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku obrotowego należy wybrać datę rejestracji podmiotu w KRS, którą możemy odnaleźć w module "Ustawienia" -> "Dane Firmy" -> "Data Rejestracji",

c) Datę odbycia zgromadzenia wspólników (ustawowo do ostatniego dnia czerwca - najczęściej takie zgromadzenia odbywają się od kwietnia do czerwca).

d) Typ zgromadzenia - tradycyjne w formie listownej lub nadzwyczajne na podstawie art. 240 KSH. 

Zalecaną opcją jest skorzystanie z formy art. 240 KSH z uwagi na dominujący charakter podmiotów rodzinnych, gdzie kapitał zakładowy jest w pełni reprezentowany, tym samym ograniczone zostają formalności związane z nadawaniem listów za potwierdzeniem odbioru itp.

UWAGA! Zgromadzenie wspólników może zatwierdzić wyłącznie sporządzone sprawozdanie finansowe - niedopuszczalna zatem jest sytuacja, w której odbyło się zgromadzenie wspólników przed sporządzeniem sprawozdania finansowego.

Jeżeli zatem sprawozdanie zostało sporządzone 16 marca, termin na zatwierdzenie sprawozdania upływa z ostatnim dniem czerwca. Dla zachowania czytelności oraz porządku, takie sprawozdanie finansowe winno zostać zatwierdzone najwcześniej 17 marca 2021.

2) Dotyczącej uczestników zgromadzenia wspólników, gdzie należy wskazać dane wspólników oraz ewentualną rolą pełnioną w zarządzie wraz z udziałami i przysługującymi głosami (informacje znajdują się w umowie spółki).

Po uzupełnieniu danych, należy wybrać "Zapisz".

Następnie zostaniemy przeniesieni do Panelu "Wzorce dokumentów", z którego wybieramy w pozycji Dokumenty do KRS za właściwy rok obrotowy "Opcje" następnie "Pobierz".

UWAGA! Uchwały, które zapisujemy na dysku komputera są w pliku jednego dokumentu w formie pdf. Podczas zgromadzenia wspólników na takich uchwałach wspólnicy winni złożyć "parafki" na każdej stronie tzn. 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 oraz na stronie 8 oraz 9 złożyć podpis składający się z imienia i nazwiska.

Na stronie 9 podpisuje się dodatkowo przewodniczący zgromadzenia, który jednocześnie może być wspólnikiem. Treść uchwały wyboru Przewodniczącego znajduje się na stronie 2.

Strona 10 stanowi ściągawkę w 3 zdaniach.

UWAGA! Wszystkie uchwały dotyczące sprawozdania finansowe należy zachować w odpowiednim segregatorze*.

Składać w repozytorium będziemy jednak wyłącznie 3 dokumenty:

1) Podpisane profilem zaufanym (ePUAP) E-sprawozdanie Finansowe w formacie XML,

2) Skan zaparafkowanej Uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe,

3) Skan zaparafkowanej Uchwały o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Po sporządzeniu dokumentów można przejść do złożenia sprawozdania finansowego, które zostało opisane w materiale Jak złożyć sprawozdanie finansowe krok po kroku | Krok 3.