W Polsce prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółka z o.o.) jak w każdej formie działalności wiąże się z pewnymi obowiązkami, w tym z zagadnieniami związanymi ze składkami na Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Zrozumienie, jak te zobowiązania wpływają na funkcjonowanie spółki oraz w jakiej relacji w stosunku do niej pozostają, to kluczowa kwestia dla każdego kto rozważa tę formę prowadzenia biznesu. Bez tego, łatwo o niechciane niespodzianki.


Spółka z o.o. cieszy się dużą popularnością w Polsce, głównie dlatego, że wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki swoim majątkiem osobistym. To duża zaleta. Dla wielu przedsiębiorców, jednak jednym z najważniejszych aspektów przy wyborze formy prawnej działalności gospodarczej jest możliwość uniknięcia składek ZUS. Spółka przez zachowanie swobody w wyborze form współpracy z nią może być dobrym rozwiązaniem. W artykule przyjrzymy się, jak prowadzić firmę bez ZUS, z perspektywy możliwości jakie oferują spółki z o.o.


I. Czym jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, znana szerzej jako spółka z o.o., to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Dlaczego jest tak często wybierana? Przede wszystkim dlatego, że wspólnicy odpowiadają za zobowiązania firmy jedynie do wysokości wniesionych wkładów. Innymi słowy, ich prywatny majątek pozostaje nienaruszony. To duże zabezpieczenie, szczególnie dla tych, którzy chcą ograniczyć ryzyko finansowe do minimum.


Co ciekawe, spółkę z o.o. może założyć nawet jedna osoba. Ale uwaga! W takim przypadku wspólnik musi opłacać składki na ZUS, ponieważ jest traktowany podobnie jak osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Oznacza to, że nawet jeśli firma nie prowadzi aktywnej działalności, składki ZUS trzeba regularnie uiszczać. To istotny aspekt, który warto wziąć pod uwagę, decydując się na tę formę prawną.


Jeśli jednak spółka z o.o. ma więcej wspólników, sytuacja wygląda nieco inaczej. Wspólnicy nie są zobowiązani do opłacania składek ZUS, chyba że są oni zatrudnieni na podstawie innych umów rodzących obowiązek składkowy, taki obowiązek ZUS powstaje w przypadku umowy o pracę, umowy zlecenia oraz w ograniczonym wymiarze w przypadku aktu powołania. To sprawia, że wieloosobowa spółka z o.o. jest bardziej korzystna pod względem kosztów związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Dla przedsiębiorców, którzy szukają oszczędności w tym obszarze, to naprawdę atrakcyjna opcja.


II. ZUS a wspólnicy spółki z o.o.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) pełni kluczową funkcję w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Jego regulacje dotyczące składek mają istotny wpływ na działalność spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (spółek z o.o.). Wspólnicy takich spółek muszą być świadomi swoich zobowiązań wobec ZUS, które mogą się różnić w zależności od struktury właścicielskiej. To ważne, by zrozumieć, jak te przepisy wpływają na codzienne funkcjonowanie spółki.


1) Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. a obowiązek opłacania składek ZUS

Jeśli prowadzisz jednoosobową spółkę z o.o., ZUS traktuje Cię jak osobę prowadzącą działalność gospodarczą. Co to oznacza w praktyce? Masz obowiązek opłacania składek ZUS od momentu zawiązania umowy spółki lub nabycia udziałów, aż do zakończenia likwidacji lub sprzedaży wszystkich udziałów. Dlaczego tak jest? Podstawę oZUSowania takiej jednoosobowej spółki stanowi art. 8 ust. 6 pkt 4) ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który mówi że "Za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością".


2) Wspólnik wieloosobowej spółki z o.o. a składki ZUS

W przypadku wieloosobowej spółki z o.o., wspólnicy nie muszą opłacać składek ZUS, chyba że nawiązali współpracę ze spółką na podstawie umowy podlegającej oskładkowaniu, w takim wypadku taka umowa może podlegać pod obowiązek ubezpieczeniowy.


3) Niemal jedyny wspólnik i wspólnik iluzoryczny – jak ZUS interpretuje te przypadki?

W ostatnim czasie daje się zauważyć, że ZUS analizuje sytuacje, w których jeden ze wspólników posiada zdecydowaną większość udziałów, wobec takich spółek zdarzały się kontrole. Taka osoba może zostać potraktowana jako niemal jedyny wspólnik i podobnie jak w przypadku jednoosobowej spółki, może zostać zobowiązana do opłacania składek ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje tego przez kwestionowanie tzw. wspólników iluzorycznych (pojęcie ustawom nieznane, a wypracowane wyłącznie przez ZUS), czyli takich, którzy mają minimalny udział w spółce. W efekcie w spółka może zostać uznana za jednoosobową, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami finansowymi. To pewne niskie ryzyko, o którym warto pamiętać, planując strukturę właścicielską spółki.


4) Orzecznictwo Sądu Najwyższego a interpretacja przepisów dotyczących składek ZUS w spółkach z o.o.

W judykaturze (ale przede wszystkim jednolitej negatywnej linii organu emerytalnego) pojawiły się niestety orzeczenia, w których spółki w proporcji udziałów od 1 do 15%, były przedmiotem postępowania, w wyniku którego finalnie zostały oZUSowane.


Niezależnie jednak od powyższego, ZUS dostał już "po łapach". Od strony prawnej uregulowań dotyczących udziałów ich podział jest możliwy w zasadzie w dowolnej proporcji, może być to 99/1% (jednak zawsze zalecany jest zdrowy rozsądek) jak też 50/50%.


21 lutego 2024r. została przez Sąd Najwyższy podjęta jednak bardzo pozytywna dla wspólników uchwała o sygn. akt III UZP 8/23, która wprost powiedziała, że "Wspólnik dwuosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością posiadający 99 procent udziałów nie podlega ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (jednolity tekst: Dz. U. z 2023 r., poz. 1230)."


III. Kiedy wspólnicy spółki z o.o. muszą opłacać składki ZUS?

Podsumowując, obowiązek opłacania składek ZUS przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z o.o.) zależy przede wszystkim od struktury właścicielskiej oraz formy zatrudnienia wspólników.

a) W przypadku jednoosobowej spółki z o.o., wspólnik jest traktowany jak osoba prowadząca działalność gospodarczą. Dlaczego? Bo posiadając 100% udziałów, staje się ubezpieczonym w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jak przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. W efekcie, musi opłacać składki ZUS.

b) W przypadku wieloosobowej spółki z o.o., wspólnicy jak też sama spółka są zwolnieni tudzież nie podlegają pod obowiązek podlegania ubezpieczeniom - czyli opłacania składek ZUS. To prowadzący spółkę dopiero następnie decydują o strukturze spółki, zasadach i formach współpracy, posiadając informacje o bieżących jej potrzebach.


IV. Składki ZUS w spółce z o.o. a polski ład

Wprowadzenie Polskiego Ładu w 2022 roku przyniosło istotne zmiany, zwłaszcza w zakresie obowiązków związanych z opłacaniem składki zdrowotnej przez osoby powołane. Reforma ta, będąca częścią szerszego pakietu zmian prawnych, nałożyła na nowy obowiązek względem osób zarządzających.

Zmiana ta miała na celu zapewnienie większej stabilności finansowej systemu opieki zdrowotnej, co w rzeczywistości odbyło się kosztem przedsiębiorców. Warto podkreślić, że Polski Ład nie tylko zmienił zasady opłacania składki zdrowotnej, ale również wpłynął na ogólne podejście do opodatkowania i ubezpieczeń społecznych w Polsce.

Jednym z "założeń" wprowadzających Polski Ład było również ujednolicenie zasady opłacania składek zdrowotnych i zapewnie większej przejrzystości w systemie ubezpieczeń społecznych. Oczywiście jak wyszło, wszyscy pamiętamy.


1) Składki na ubezpieczenia społeczne w kontekście członków zarządu lub prokurentów

Członkowie zarządu lub prokurenci spółki z o.o. którzy otrzymują wynagrodzenie na podstawie powołania, nie muszą opłacać składek na ubezpieczenie społeczne.


2) Składka zdrowotna członków zarządu lub prokurentów spółki z o.o.

Członkowie zarządu lub prokurenci spółki z o.o., którzy otrzymują wynagrodzenie na podstawie powołania, od 2022 roku muszą opłacać już jednak składkę zdrowotną w wysokości 9% od swojego wynagrodzenia brutto. To stały koszt, który trzeba uwzględnić przy planowaniu wynagrodzeń.


3) Dywidenda a składki ZUS – co warto wiedzieć?

Wypłata dywidendy w spółce z o.o. nie podlega składkom ZUS, co czyni ją atrakcyjną formą podziału zysków dla wspólników. Trzeba jednak pamiętać, że dywidenda jest dwukrotnie opodatkowana, raz na poziomie spółki w wysokości 9%, drugi raz w wysokości 19% na poziomie wspólnika, co warto uwzględnić przy planowaniu finansów spółki. Niezależnie jednak od podwójnego opodatkowania, brak obowiązku opłacania składek ZUS od dywidendy oznacza, że wspólnicy mogą cieszyć się wyższym wynagrodzeniem zwłaszcza w przypadku otrzymywania wynagrodzenia przekraczającego I próg podatkowy (120 000zł), nie są bowiem wtedy zobowiązani do naliczenia 32% stawki podatkowej powyżej tej wysokości lub ewentualnego ZUSu od tytułu współpracy.


V. Jakie umowy w spółce z o.o. podlegają składkom ZUS?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowe jest zrozumienie, które umowy wiążą się z koniecznością opłacania składek na ZUS. Wspólnicy spółek z o.o., którzy współpracują ze spółką w formie umowy o pracę, zawsze muszą liczyć się z obowiązkiem opłacania składek. Podobnie jest w przypadku części z umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia, tutaj jednak można korzystać z szeregu zwolnień jak przykładowo status studenta. Warto o tym pamiętać.


1) Umowa o pracę a składki ZUS

Umowa o pracę w spółce z o.o. to jedna z najrzadziej wybieranych form zatrudnienia, która zawsze wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS, jest tak zwanym bezwzględnym tytułem ubezpieczeniowym. Wspólnicy zatrudnieni na podstawie takiej umowy podlegają tym samym zasadom co inni pracownicy. Oznacza to, że składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są obowiązkowe. Spółka z o.o., jako pracodawca, ma obowiązek obliczenia wysokości składek, pobrania ich oraz następnie odprowadzenia, co stanowi istotny element kosztów związanych z zatrudnieniem.


Ogólnie jednak w mikro lub małych spółkach umowa o pracę nie jest stosowana z uwagi: 

a) na jej skrajnie formalny charakter i co istotniejsze,

b) brak spełnienia warunku sine qua non polegającego na braku kierownictwa czy też nadzoru lub podporządkowania pracownika wobec spółki. W przypadku mikro czy małych spółek, w której wspólnik jest jednocześnie w zarządzie, kto kieruje jego pracą? Nie ma takiej osoby, co dyskwalifikuje stosunek pracy jako formę współpracy.


W orzecznictwie wskazuje się, że "Wymaga się jednak, by wspólnik był poddany zarówno ekonomicznej zależności od swojego pracodawcy (spółki), jak i formalnemu nadzorowi sprawowanemu przez zgromadzenie wspólników, na którym posiadane przez wspólnika-zarządcę udziały własnościowe nie dają mu statusu wspólnika dominującego, samodzielnie decydującego w sprawach istotnych dla spółki (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 16 grudnia 2008 r., I UK 162/08, Monitor Prawniczy 2009 nr 5, s. 268 i z dnia 9 czerwca 2010 r., II UK 33/10, niepubl.). Ta sama osoba może więc być wspólnikiem i być zatrudniona przez spółkę jako jej pracownik, jednak stosunek pracy między tymi stronami musi charakteryzować się wszystkimi istotnymi cechami wymienionymi w art. 22 § 1 k.p. (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 1 czerwca 2010 r., II UK 34/10, niepubl.). W związku z tym zagadnienie komplikuje się przy umowach o pracę zawieranych ze spółką przez zarządcę-właściciela większościowego udziału, czyli przez osobę o statusie, którego prawa i obowiązki rozstrzygają przepisy prawa handlowego, a nie przepisy definiujące stosunek pracy.” Wyrok SN z 7.03.2018 r., I UK 575/16, LEX nr 2488094. 


To ważny aspekt, który należy uwzględnić przy planowaniu zatrudnienia.


2) Umowa zlecenie i umowa o dzieło – różnice w oskładkowaniu

Umowy cywilnoprawne są znacznie lepszym oraz odpowiedniejszym rozwiązaniem względem stosunku pracy, są bardziej elastyczne i nie podlegają pod rygor kodeksu pracy. Takie umowy jak umowa zlecenia, również mogą wiązać się z obowiązkiem opłacania składek ZUS, choć zasady te różnią się od tych obowiązujących w przypadku umowy o pracę. Wspólnicy spółek z o.o. zatrudnieni na umowę zlecenie mogą być zobowiązani do opłacania składek, w zależności od ich sytuacji edukacyjnej, zawodowej lub innych źródeł dochodu. Z kolei umowa o dzieło zazwyczaj nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS, co czyni ją atrakcyjną formą współpracy dla wielu przedsiębiorców.

a) Umowa zlecenie – składki ZUS co do zasady są obowiązkowe, ale w pewnych wypadkach umowa może być zwolniona co jest zależne od stanu faktycznego (jak student, czy inny tytuł ubezpieczeniowy obok) .

b) Umowa o dzieło – brak obowiązku opłacania składek ZUS, chyba że jest zawierana z osobą która posiada umowę o pracę z tą samą spółką.


3) Akt powołania a ubezpieczenie zdrowotne

Jak wskazaliśmy w pkt. IV materiału, od 2022 roku członkowie zarządu lub prokurenci spółki z o.o., którzy otrzymują wynagrodzenie na podstawie powołania, muszą opłacać składkę zdrowotną. Składka ta wynosi 9% od wynagrodzenia brutto i jest obowiązkowa, co stanowi obciążenie finansowe dla osób pełniących funkcje zarządcze. Ubezpieczenie zdrowotne to kluczowy element systemu zabezpieczeń społecznych, a jego opłacanie zapewnia jednak dostęp do opieki zdrowotnej.


4) Czy osoba pełniąca funkcje zarządcze w spółce musi otrzymywać wynagrodzenie?

Nie, członek zarządu nie musi otrzymywać wynagrodzenia, nie ma przepisu nakazującego takiej dyspozycji, nie będzie to też powodowało powstania obowiązku w regulacji składek ZUS. 

Należy jednak mieć na względzie trzy występujące warianty dotyczące skutków podatkowych, które mogą wystąpić w przypadku takiej współpracy. Tutaj w sposób przystępny zagadnienie omawia interpretacja podatkowa z 14 lutego 2023r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.276.2022.2.KW. Można wysnuć następujące tezy:

a) Wspólnik nie będący członkiem zarządu coś świadczy - spółka uzyskuje przychód,

b) Członek zarządu nie będący wspólnikiem coś świadczy - spółka uzyskuje przychód,

c) Wspólnik będący członkiem zarządu coś świadczy - spółka nie uzyskuje przychodu.


Z tego względu w przypadku wariantów a) oraz b) należy dokonywać wypłaty wynagrodzenia za świadczenia, bowiem po stronie spółki może powstać konieczność zapłaty podatku z tzw. tytułu nieodpłatnych świadczeń "Mając na względzie to, że wspólnik będzie świadczył na rzecz strony przeciwnej usługi bez wynagrodzenia, po stronie spółki wystąpi przysporzenie majątkowe mające konkretny wymiar finansowy; polegające na tym, iż spółka nie będzie zobowiązana płacić komukolwiek za korzystanie z tego rodzaju usług świadczonych na rzecz innych podmiotów, będących kontrahentami spółki.[...]spółka ta - zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2 PDOPrU - otrzyma nieodpłatnie świadczenia podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych." wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 lipca 2016 r. o sygn. II FSK 1889/14.


VI. Jak zaplanować składki ZUS w spółce z o.o.?

Wspólnicy spółek z o.o. często zastanawiają się, jak zredukować koszty związane z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Te opłaty mogą stanowić spore obciążenie finansowe. Na szczęście istnieją legalne sposoby, by je ograniczyć. Jednym z popularniejszych rozwiązań jest stosowanie wielu różnych form współpracy uzależnionych od rodzaju dokonywanych czynności oraz unikanie zatrudnienia na umowę o pracę (co zresztą i tak jest najczęściej bardzo dyskusyjne ze względu na specyfikę struktury właścicielskiej takich mikroprzedsiębiorstw).


Innym, równie często wybieranym sposobem, jest po prostu wypłata dywidendy. Dywidenda nie podlega składkom ZUS, co wbrew pozorom oraz całego zamieszania wokół podwójnego opodatkowania i tak czyni ją atrakcyjną formą podziału zysków, zwłaszcza w przypadku zysku lub wynagrodzenia przekraczającego pierwszy próg podatkowy.


1) Najem prywatnych składników majątkowych

Korzystanie przez spółkę z cudzych składników majątkowych musi mieć swoją podstawę prawną, a w praktyce najczęściej będzie przyjmowało ono postać najmu lub użyczenia. W przypadku najmu prywatnego majątku okoliczność stosowania warunków oraz cen rynkowych jest konieczna. Transakcje te należy traktować jak zawierane z każdym innym kontrahentem, zatem zgodnie z zasadą ekonomiczności i racjonalności. Naturalnym jest, że spółka, aby prowadzić działalność musi posiadać odpowiednią infrastrukturę techniczną, jak auto, laptopa czy telefon.


Każda firma musi mieć również siedzibę - czyli gdzieś się znajdować, mieć adres. Nie musi być to jednak prawo własności, najczęściej spółka taki lokal (lub jego cześć) będzie wynajmowała.


2) Powtarzające się świadczenia niepieniężne

Powtarzające się świadczenia niepieniężne to interesująca opcja dla wspólników spółek z o.o., którzy chcą zredukować koszty związane z ZUS. Mogą one obejmować różne formy wsparcia lub usług świadczonych na rzecz spółki. Kluczowe jest jednak, aby były one jasno określone w umowie spółki. Regularność tych świadczeń ma ogromne znaczenie, bo to właśnie ona pozwala na zakwalifikowanie danych świadczeń jako powtarzających się, a nie ciągłych czy jednorazowych.


Warto jednak pamiętać, że świadczenia te muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i odpowiednio udokumentowane. Tematyka powtarzających świadczeń jest skomplikowana i nie jest taka prosta jak niektórzy ją przedstawiają.


3) Czy warto przekształcić jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o.?

Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy chcą zmniejszyć koszty prowadzonej działalności oraz koszty związane ze składkami ZUS i ograniczyć odpowiedzialność tworząc tzw. bufor. W przypadku przekształcenia zalecaną opcją jest niedokonywanie tej czynności w takim prawnym znaczeniu, a przez rejestrację nowego podmiotu i zamknięcie (czyli nie zawieszenie) dotychczasowej działalności. Taki sposób zmiany formy prowadzonej działalności pozwala zachować wiele profitów podatkowych, w tym 9% stawkę podatkową CIT.