Od 1 lutego 2026r., podatnicy korzystają z Aplikacji Podatnika KSeF, do której można zalogować się przez stronę KSeF Ministerstwa.
Wysyłki lub pobierania dokumentacji z KSeF w sposób automatyczny można dokonać po pełnej konfiguracji konta oraz modułu KSeF. W przypadku automatycznej wymiany danych będziemy ją rozpatrywać na dwóch płaszczyznach:
2) Imporcie dokumentów z KSeF do Fakturomanii tj.
SPIS TREŚCI
I. Co trzeba zrobić, aby automatycznie pobierać faktury zakupowe z KSeF?
II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur
III. Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z Krajowego Systemu eFaktur do Fakturomanii
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
1) Pobieranie listy faktur kosztowych z KSeF
2) Import faktur kosztowych z KSeF do Fakturomanii
I. Co trzeba zrobić, aby automatycznie pobierać faktury sprzedaży z KSeF?
W praktyce, aby przesłać swoją pierwszą fakturę za pośrednictwem Fakturomanii do KSeF lub pobrać faktury z serwisu Ministerstwa Finansów, należy przejść kilka kroków:
1) Założyć lub przygotować profil zaufany – bez niego nie zalogujemy się do KSeF, więc to absolutna podstawa.
2) Jeśli działamy jako spółka, musimy złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego. Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają tu łatwiej – nie muszą składać tego zgłoszenia.
3) Po zarejestrowaniu ZAW-FA możemy się już zalogować do KSeF za pomocą swojego profilu zaufanego, a instrukcję postępowania w tym zakresie odnaleźć można w materiale Formularz ZAW-FA: Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF krok po kroku.
4) W KSeF po zalogowaniu nadajemy następnie odpowiednie uprawnienia – w panelu uprawnień należy wskazać osoby, które będą miały dostęp do wystawiania lub obsługi faktur, nawet jeżeli tą osobą jesteśmy my. Od tego momentu uprawniona osoba może wystawiać faktury w KSeF i zarządzać danymi zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
5) Następnie w Module Certyfikatów, generujemy i pobieramy certyfikaty – tą opcją posługujemy się jeżeli chcemy korzystać z oprogramowania księgowego, z którego chcemy przekazywać dokumentację do KSeF lub pobierać ją z KSeF. Certyfikat to unikalny plik czy też ciąg znaków, który wprowadzony do systemu księgowego identyfikuje podatnika w KSeF i służy autoryzacji wymiany informacji przez API z systemem Ministerstwa Finansów.
6) Gdy mamy pobrane certyfikaty przystępujemy do konfiguracji i integracji Fakturomanii z Krajowym Systemem eFaktur – takie certyfikaty w systemie wprowadzamy zzipowane w module Krajowego Systemu eFaktur w sekcji "Ustawienia KSeF".
7) Po przeprowadzeniu konfiguracji systemu księgowego danymi do KSeF możemy wysyłać lub pobierać faktury – tutaj istnieją dwie procedury:
a) Dla faktur sprzedaży - automatycznej wysyłki lub pobrania faktur znajdujących się w KSeF,
b) Dla faktur zakupu - automatycznego pobrania, co pozwala następnie na ich import do listy kosztów, co zostało omówione w niniejszym materiale.
II. Środowiska KSeF - wersje Krajowego Systemu eFaktur
Faktury w Krajowym Systemie e-Faktur można wysyłać lub pobierać w trzech środowiskach, system Ministerstwa Finansów wyróżnia bowiem:
a) Wersja produkcyjna - czyli aktualnie obowiązująca od 1 lutego 2026r. Aplikacja Podatnika KSeF, która jest właściwym narzędziem KSeF. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji, czyli wystawianiu oraz odbieraniu faktur przez podatników.
b) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r.
c) Środowisko testowe - przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0).
Instrukcja postępowania przy pobieraniu faktur z KSeF jest uniwersalna dla każdego ze środowisk.
III. Jak wygląda import sprzedaży z KSeF oraz dla kogo jest?
1) Kto najczęściej będzie korzystał z tego rozwiązania?
Z niniejszego rozwiązania najczęściej będą korzystali przedsiębiorcy wystawiający faktury sprzedażowe w systemach eCommerce i przesyłający z tych Serwisów faktury do KSeF.
2) Czy wszystkie typy faktur są obsługiwane?
Po przeprowadzeniu konfiguracji modułu KSeF w Fakturomanii, będzie istniała możliwość pobierania z KSeF tzw. podstawowych faktur sprzedażowych. Aktualnie opcja importu jest ograniczona w stosunku do korygujących faktur sprzedażowych, faktur zaliczkowych lub rozliczeniowych.
Ograniczenie to wynika ze stopnia skomplikowania struktur logicznych tych dokumentów oraz różnic pomiędzy danymi zawartymi w pliku źródłowym, a sposobem ich interpretacji na potrzeby ewidencji księgowej. W przypadku dokumentów nietypowych automatyczne przypisanie danych do odpowiednich kont księgowych nie jest możliwe bez ryzyka błędnej dekretacji. Faktury o niestandardowej konstrukcji należy wprowadzać do systemu manualnie (czyli jako wystaw fakturę), z zachowaniem zasad prawidłowej kwalifikacji podatkowej i księgowej. W przypadku próby importu takiego nietypowego dokumentu lub niemożliwego do odczytu, wyświetli się komunikat o błędzie.
W celu importu klasycznej faktury sprzedaży należy udać się do modułu KSeF, w którym wybieramy KSeF - Dokumenty sprzedażowe.
3) Czy są jakieś limity liczby dokumentów możliwych do automatycznego importu?
Import dokumentów sprzedażowych z KSeF za pośrednictwem tej automatyzacji jest obecnie ograniczony do około 300 dokumentów miesięcznie. Limit ten ma na celu zapewnienie stabilnego i bezpiecznego działania usługi. W przypadku potrzeby importu większej liczby dokumentów prosimy o kontakt, możliwość zwiększenia limitu ustalana jest indywidualnie, w zależności od skali działalności, zwiększenie limitu może być związane z dodatkowymi kosztami.
4) Jak wygląda zaimportowana faktura sprzedaży?
Podczas importu faktury system przeprowadza obecnie szereg walidacji poprawności danych, weryfikacja odbywa się nie tylko pod kątem zgodności z KSeF, ale również według wewnętrznych reguł systemu.
Faktura może zostać przedewszystkim zaimportowana, jeżeli wartości wynikające z jej poszczególnych pozycji są zgodne matematycznie ze wskazanym w fakturze podsumowaniem dokumentu. W praktyce oznacza to, że suma wartości netto, VAT i brutto z pozycji faktury musi odpowiadać wartościom wykazanym w podsumowaniu. Jeżeli importowany dokument nie będzie zgodny tj. wystąpi rozbieżność, to podczas importu takiego dokumentu zostanie wyświetlony błąd. W takim przypadku dokument nalezy wprowadzić manualnie wyłącznie z jedną pozycją (lub kilkoma pozycjami jeżeli jest kilka kodów GTU) odpowiadającą podsumowaniu stawek VAT.
Aktualnie trwają również prace nad rozszerzeniem ustawień KSeF o możliwość wyboru sposobu importowania takich dokumentów na dwa tryby:
a) import na podstawie poszczególnych pozycji faktury (aktualnie zastosowany),
który będzie szczególnie przydatny w przypadku dokumentów zawierających oznaczenia GTU lub
b) import wyłącznie na podstawie podsumowania według stawek VAT,
który będzie przydatny, gdy kody GTU nie występują i w systemie potrzebujemy mieć wyłącznie dane liczbowe na potrzeby wyliczenia podatku.
Dzięki temu Użytkownik będzie mógł wybrać sposób importu najlepiej dopasowany do rodzaju obsługiwanych lub występujących dokumentów, jeżeli faktura znajduje się już w KSeF.
IV. Pobieranie faktur sprzedażowych z KSeF do Fakturomanii
Pobieranie danych z Krajowego Systemu eFaktur składa się z dwóch etapów:
1) pobrania informacji o wszystkich fakturach sprzedażowych (wszelkiego typu) znajdujących się w KSeF w formie listy faktur oraz
2) importu do Fakturomanii podstawowych faktur sprzedażowych z KSeF.
1) Pobieranie listy faktur sprzedażowych z KSeF
Pobranie listy faktur sprzedażowych z KSeF przeprowadzamy z modułu Krajowego Systemu eFaktur wybierając "KSeF - Dokumenty Sprzedażowe", określając okres za który chcemy takie informacje pobrać, a następnie "Pobierz Dane".
Wybranie niniejszej opcji spowoduje załadowanie danych pełnej listy faktur sprzedaży znajdujących się w KSeF dla wybranego okresu rozliczeniowego.
Wczytane faktury sprzedażowe do listy dokumentów sprzedażowych KSeF można następnie zaimportować do modułu faktur Fakturomanii przez funkcję "Import".
2) Import faktur sprzedażowych z KSeF do Fakturomanii
Faktury znajdujące się na liście dokumentów sprzedażowych KSeF można zaimportować do listy faktur przez funkcję Import.
Po wybraniu importu pojawi się komunikat informujący o tym, że wybrane dokumenty zostaną zaimportowane. Wybieramy Tak, importuj.
Po wybraniu opcji pojawi się pasek postępu importu dokumentów.
Po pozytywnym zakończeniu procesu importu faktur sprzedaży z listy KSeF w kolumnie dyskietek pojawi się zielony ptaszek.
Taki znacznik wskazuje, że wybrane faktury sprzedażowe z KSeF odnajdziemy już na liście faktur. Zaimportowane dokumenty będą miały specjalne znaczniki KSeF oraz nr KSeF. Importowane dokumenty nie będą miały przypisanej informacji o płatności.
