Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z zakupem środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku" natomiast materiał omawiający ewidencję amortyzacji wprowadzonego środka trwałego znajduje się w tym materiale.
Zgodnie z metodyką obraną dla przygotowywanych materiałów w bazie wiedzy, wpis został podzielony na dwie części tj:
I - część teoretyczną omawiającą ogólne zagadnienia związane ze środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz wskazującą o czym trzeba pamiętać przy takich rozliczeniach (zapoznanie się z niniejszą częścią jest konieczne przy pierwszej takiej transakcji) oraz,
II - część praktyczną wskazującą już sam sposób wprowadzania kosztu w systemie Fakturomanii.
I. Część teoretyczna
A. Informacje ogólne - środek trwały a niskocenny składnik majątkowy oraz czym jest wartość niematerialna i prawna.
1) O co chodzi z zakupem urządzeń do 10 000 zł netto, czy wszystkie zakupy rzeczy to środki trwałe?
Nie, nie wszystkie zakupy rzeczy muszą być formalnie środkami trwałymi (chociaż mogą spełniać kryteria dla ŚT), w sytuacji zakupu lub wytworzenia składnika majątkowego o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, jednostka może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i odpisać jednorazowo w koszty uzyskania przychodów (jest to standardowe postępowanie), co oszczędza nam kilka formalności.
Zgodnie z dyspozycją art. 16d. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), "Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku [...], których wartość początkowa [...] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania".
2) Czym przykładowo będzie niskocenny składnik majątkowy i jak zatem go w systemie zaewidencjonować?
Najprościej mówiąc niskocennym składnikiem majątkowym najczęściej będzie zakup urządzeń bądź sprzętu o wartości do 10 000 zł netto i taki wydatek można ewidencjonować za pomocą kategorii kosztowej "Zużycie materiałów". Więcej o niskocennych składnikach majątkowych omawiamy w artykule Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto | Niskocenne składniki majątkowe.
Przykładami niskocennych składników majątkowych będą zakupy rzeczy np: biurek, krzeseł, foteli, kanap, stołów, laptopów, komputerów, telefonów, drukarek, rowerów ale i też innych pojazdów, lamp, narzędzi, wiertarek i innego tego typu sprzętu, pił, odkurzaczy, parownic, regałów, monitorów, myszek, klawiatur, słuchawek i tym podobnych.
3) Czym zatem jest środek trwały?
Na pytanie czym jest środek trwały odnajdziemy odpowiedź w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o CIT, a w obu tych miejscach definicje są podobne.
Przepisy podatkowe
W przepisach podatkowych, zwłaszcza w art. 16a ust.1 ustawy o CIT, odnajdujemy, że będą to najczęściej:
"a) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
b) maszyny, urządzenia i środki transportu,
c) inne przedmioty,
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy [...], zwane środkami trwałymi.".
Przepisy ustawy o rachunkowości
W przepisach ustawy o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt 15 odnajdujemy, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:
- o przewidywanym okresie ich ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok (zatem w momencie oddania do użytkowania przewidujemy, że będziemy tą rzecz wykorzystywać dłużej niż rok),
- które są kompletne oraz zdatne do użytku (przy czym kompletność środka trwałego oznacza, że stanowi on funkcjonalną całość, jest zupełny, całkowity i da się wykorzystać samodzielnie; zaś zdatność do użytku oznacza, że jest przydatny w danej działalności, właściwy i odpowiedni do funkcji, jakie ma spełniać, przykładowo budynki i budowle są kompletne i zdatne do użytku po uzyskaniu pozwolenia na użytkownie),
- które zostały przeznaczone do wykorzystania, w toku użytkowania na własne potrzeby jednostki, lub zostały oddane innym jednostkom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze.
Dla uznania zakupu za środek trwały dodatkowo dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
4) Czym jest wartość niematerialna i prawna?
W myśl art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, gdy jest mowa o "wartościach niematerialnych i prawnych rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
c) know-how."
Dla uznania zakupu za wartość niematerialną i prawną dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
B. O czym trzeba pamiętać nabywając środek trwały, jakie są z tym związane obowiązki?
1) Najpierw należy ustalić wartości początkową środków trwałych (ceny nabycia) oraz zaprowadzić ewidencję środków trwałych (tabeli)
Ustalenie wartości początkowej środka trwałego jest konieczne ze względu na następcze dokonywanie odpisów amortyzacyjnych (to amortyzacja stanowi koszt uzyskania przychodu, więcej o amortyzacji piszemy tutaj), dopiero bowiem od ustalonej konkretnej wartości ŚT można ustalić jaka kwota może stanowić koszt, podlega amortyzacji oraz z jakiego rodzaju amortyzacji można skorzystać. Przykładowo ustawodawca przewiduje różne podstawy dla amortyzacji jednorazowej, po ustaleniu wartości początkowej możemy podjąć decyzję:
- czy można skorzystać z jednorazowej amortyzacji (powyżej 10 000 zł netto) dla fabrycznie nowego środka trwałego do kwoty 100 000 zł czy też amortyzację można rozliczyć w ramach limitu 50 000 euro albo
- czy może należy stosować amortyzację liniową albo inną metodykę.
2) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
Wartość początkowa środka trwałego to inaczej cena nabycia, definicję ceny nabycia odnajdujemy w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że cena nabycia "to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski."
Na cenę nabycia środka trwałego składają się zatem:
a) cena zakupu, czyli kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego (niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy zwiększają cenę nabycia);
b) cło i inne obciążenia o charakterze publicznoprawnym w przypadku importu;
c) koszty bezpośrednio związane z zakupem, którymi są m.in.: koszty transportu, koszty ubezpieczenia w transporcie, wydatki na przedłużenie okresu gwarancji, opłaty notarialne oraz opłaty za wpis do księgi wieczystej, podatek od czynności cywilnoprawnych, koszty podróży służbowej w przypadku, gdy pracownicy odbywają podróż wyłącznie w celu odbioru/zakupu środka trwałego, koszty pośrednika nieruchomości, koszty geodezyjne koszty zarejestrowania pojazdu;
d) koszty dostosowania środka trwałego do użytkowania, którymi są np. koszty remontu, napraw, rozruchu technologicznego,
e) koszty obsługi kredytu (w tym prowizje i odsetki) poniesione do dnia wprowadzenia środka trwałego do używania (po dniu oddania go do używania wszelkie koszty obsługi kredytu zalicza się do kosztów finansowych).
3) Czym jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (czym jest ta tabela)?
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest to szczegółowa tabela (znajduje się w załączeniu), w której odnajdziemy informacje identyfikujące dany składnik majątkowy,
Taka tabela nie ma ustawowego wzoru, jednak w praktyce najczęściej składa się z takich pozycji jak:
a) "Data nabycia" - czyli data zakupu środka trwałego,
b) "Data przyjęcia do użytkowania" - czyli od kiedy faktycznie ŚT zaczął być użytkowany, nie jest to data, którą wyznacza faktura,
c) "Określenie dokumentu stwierdzającego nabycie" - tutaj najczęściej jest to faktura zakupu lub umowa sprzedaży,
d) "Określenie środka trwałego lub WNiP" - czyli nazwa ŚT, np: maszyna xxx, samochód yyy,
e) "Symbol KŚT" - jest to symbol Klasyfikacji Środków Trwałych. KŚT jest usystematyzowanym wykazem środków trwałych służących do celów ewidencyjnych, ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych. Ustawową klasyfikację odnajdziemy w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
W ww. dokumencie odnajdujemy następujący podział na grupy, który oczywiście dalej dzieli się na podgrupy i rodzaje (szczegółowe dane należy jednak odnaleźć już bezpośrednio w rozporządzeniu, ze względu na ich mnogość i zachowanie czytelności niniejszego artykułu nie będziemy ich przytaczać).
Grupy dzielą się na 10 głównych kategorii tj:
Grupa 0 - GRUNTY
Grupa 1 - BUDYNKI I LOKALE ORAZ SPÓŁDZIELCZE PRAWO DO LOKALU UŻYTKOWEGO I SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU MIESZKALNEGO
Grupa 2 - OBIEKTY INŻYNIERII LĄDOWEJ I WODNEJ
Grupa 3 - KOTŁY I MASZYNY ENERGETYCZNE
Grupa 4 - MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY OGÓLNEGO ZASTOSOWANIA
Grupa 5 - MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY SPECJALISTYCZNE
Grupa 6 - URZĄDZENIA TECHNICZNE
Grupa 7 - ŚRODKI TRANSPORTU
Grupa 8 - NARZĘDZIA, PRZYRZĄDY, RUCHOMOŚCI I WYPOSAŻENIE, GDZIE INDZIEJ NIESKLASYFIKOWANE
Grupa 9 - INWENTARZ ŻYWY
f) "Wartość początkowa" - czyli cena nabycia ustalona zgodnie z z pkt. 2).
g) "Stawka amortyzacyjna" - która określa, jaką część wydatku można rozliczyć w kosztach danego roku obrachunkowego. To określenie i wybranie właściwej stawki amortyzacyjnej przysparza najczęściej najwięcej kłopotów. Stawkę amortyzacyjną ustalamy zgodnie z załącznikiem nr. 1 do Ustawy o CIT (tekst wraz z załącznikiem ustawy tutaj).
h) "Wartość ulepszenia" - czyli wartość poniesionych w okresie użytkowania ŚT nakładów polegających na pracach o charakterze przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji w wyniku których następuje wzrost wartości użytkowej ŚT z uwzględnieniem kryterium podatkowego określającego dolną granicę nakładów na 10 000 zł netto (ale UWAGA! Ulepszeniem nie są konserwacje, przeglądy, remonty środków trwałych w tym wymiana części - te ewidencjonuje się w sposób bez użycia kategorii środków trwałych).
i) "Zaktualizowana wartość początkowa" - zatem wartość z uwzględnieniem ww. czynności.
j) "Kwota odpisów amortyzacyjnych" - są to już bezpośrednio wartości kwalifikowane jako koszt ustalone na podstawie stawki amortyzacyjnej, dzielimy tutaj kwoty dotyczące na dany rok i cały okres (czyli łącznie z dotychczas odpisanymi).
k) "Data likwidacji albo zbycia środka trwałego" - Likwidacja środka trwałego jest to wycofanie składnika majątku z działalności gospodarczej, taka data w tabeli jest wskazywana w przypadku wystąpienia okoliczności polegającej na przykład na zużyciu ŚT (przerdzewienie maszyny, które powoduje brak możliwości korzystania i przeznaczenie rzeczy na złom) albo po prostu sprzedaży.
l) "Przyczyna likwidacji" - uzupełniana zgodnie ze stanem faktycznym.
Przykładowa tabela z nowym pojazdem osobowym o wartości początkowej 111 500 zł (tutaj oczywiście zawsze należy pamiętać o części nieodliczalnego VAT, która w tym przypadku wynosi 50% z kwoty 23 000 zł VAT, więcej tutaj w części dotyczącej VAT), który został zakupiony za 123 000 zł brutto, w przypadku czynnego podatnika VAT może wyglądać w następujący sposób.
4) Czy jakieś dodatkowe deklaracje podatkowe mogą się pojawić przy zakupie środka trwałego?
Tak, tutaj przy zakupie w zależności od kontrahenta mogą to być np:
Od osoby fizycznej - PCC-3 wraz z koniecznością uregulowania podatku od czynności cywilnoprawnych.
Od przedsiębiorcy (gdy brak VAT lub VAT marży) - PCC-3 wraz z koniecznością uregulowania podatku od czynności cywilnoprawnych.
Od przedsiębiorcy zagranicznego z UE - deklaracja VAT-UE lub VAT-23 (w przypadku środków transportowych).
5) Czy każdy zakup środka trwałego lub wnip będzie kosztem uzyskania przychodu?
Na to pytanie odpowiedź jest negatywna, jak opisywaliśmy w materiale "Czym jest koszt?" Definicja kosztu podatkowego w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.
Zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".
Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
e) został właściwie udokumentowany,
f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
II. Część praktyczna - wprowadzanie Faktury za zakup środka trwałego albo wnip (na przykładzie pojazdu osobowego)
Na wstępie zwracamy uwagę, że wprowadzenie środka trwałego co do zasady składa się z dwóch etapów:
1) Ewidencji Środka Trwałego lub WNiP,
2) Amortyzacji Środka Trwałego lub WNiP (która została opisana w innym wpisie),
Kosztem w przypadku środka trwałego jest zawsze wyłącznie odpis amortyzacyjny.
Dokument związany z zakupem auta osobowego będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).
1) Kontrahent
a) Przedsiębiorca
W przypadku faktury wystawionej przez przedsiębiorcę - kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS, w którym należy uzupełnić NIP albo jeżeli już istnieje w bazie to po prostu wybrać go z listy. Kontrahentów nie należy dublować.
b) osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
W przypadku, gdy dany kontrahent nie ma numeru NIP (zakupiliśmy auto od osoby fizycznej), należy w pole NIP wpisać słowo "BRAK". W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP (czyli istnieją inne dodane osoby fizyczne), należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego, niemniej jednak należy uważać, aby nie dublować kontrahentów z numerem NIP lub jego brakiem. Zazwyczaj dane kontrahenta przepisujemy bezpośrednio z umowy sprzedaży.
2) Dane podstawowe i dane płatności
Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie przeprowadzana ewidencja jest Faktura albo umowa sprzedaży (w tym akt notarialny), wprowadzając dokument zawsze należy uzupełniać dane zgodnie z dokumentem.
a) Numer (tutaj wyłącznie wpisujemy numer z ewentualnym prefixem, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 1/1/2023", wpisujemy wyłącznie "FVS 1/1/2023"), w przypadku transakcji zakupu od osoby fizycznej dopuszczalne jest wskazanie zawartej umowy.
b) Data wystawienia oraz data sprzedaży muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze. W przypadku umowy z osobą fizyczną data wystawienia i data sprzedaży będzie co do zasady tożsama z datą zawarcia umowy i wydania przedmiotu umowy.
c) Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności, w przypadku uregulowania należności wprowadza się zawsze datę faktycznej płatności.
3) Kategoria kosztowa
Nierozłącznym etapem wprowadzania środka trwałego w Fakturomanii jest prawidłowy wybór podkategorii kosztu. Dokumenty należy klasyfikować zgodnie z opisami znajdującymi się po prawej stronie grafik.
W kategorii środków trwałych oraz wnip wyróżniamy następujące podkategorie:
a) Budynki i lokale - czyli podkategoria obejmująca grupę 1 oraz 2 KŚT.
Podkategoria zatem obejmuje wszystkie budynki i znajdujące się w nich lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej. Ogólną definicję nieruchomości odnajdziemy natomiast w art. 46 kodeksu cywilnego, natomiast definicję budynku w prawie budowlanym.
b) Urządzenia techniczne i maszyny - czyli najszersza podkategoria obejmująca zazwyczaj przedmioty KŚT z grup 3 - 6, a dla przypomnienia:
Grupa 3 - Kotły i maszyny,
Grupa 4 - Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
Grupa 5 - Maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
Grupa 6 - Urządzenia techniczne.
c) Środki transportu z możliwością odliczenia 100% VAT - czyli podkategoria obejmująca przedmioty KŚT z grupy 7 - środki transportu. W niniejszej kategorii zazwyczaj będą ujmowane ciężarowe środki transportu, specjalnego przeznaczenia lub z VAT-1.
d) Środki transportu z możliwością odliczenia 50% VAT - która będzie wykorzystywana dla standardowego przypadku ewidencji zakupu środka transportu bez rejestracji w VAT-1, najczęstszym przypadkiem będzie zakup samochodu osobowego.
e) Środki transportu z brakiem możliwości odliczenia VAT - która to podkategoria będzie wykorzystywana dla ewidencji zakupu środka transportu przez podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z podatku VAT.
f) Grunty - czyli podkategoria obejmująca grupę 0 KŚT (UWAGA! Grunty nie podlegają amortyzacji!).
g) Inne środki trwałe - czyli podkategoria obejmująca przedmioty KŚT z grupy 8 oraz 9.
h) Środki trwałe w budowie - czyli podkategoria służąca ewidencji wydatków związanych budową, ulepszeniem lub montażem środka trwałego (jeszcze niezdatnego do użytku).
i) Wnip "Koszty zakończonych prac rozwojowych".
j) Wnip "Inne wartości niematerialne i prawne".
k) Wnip "Zaliczki na poczet wartości niematerialnych i prawnych".
4) Pozycje
W niniejszym miejscu wyszczególnić należy pozycje, które są w przypadku kosztów zależne od stawki podatku(1).
Nigdy wprowadzając koszty nie należy przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej, w systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT.
Przykładowo jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje, analogicznie do poniższego przykładu.
Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje.
Jeśli pojawi się zatem potrzeba uzupełnienia następnej pozycji, np. w przypadku różnych stawek podatku VAT, można dodać dodatkowe pozycje przyciskiem "dodaj pozycję"(5). Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto(2), należy wybrać odpowiednie stawki VAT(3) i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.
Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać "Zapisz", następnym etapem jest już wprowadzenie odpisu umorzeniowego tj. amortyzacji środka trwałego lub wnip.