Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii amortyzację związaną z zakupem środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz Faktura kosztowa krok po kroku" natomiast materiał omawiający stricte ewidencję środka trwałego znajduje się w tym materiale.
Zgodnie z metodyką obraną dla przygotowywanych materiałów w bazie wiedzy, wpis został podzielony na dwie części tj:
I - część teoretyczną stanowiącą powtórzenie w dużym zakresie materiał omawiającą ogólne zagadnienia związane z amortyzacją środków trwałych lub wartościami niematerialnych i prawnych, oraz wskazującą o czym trzeba pamiętać przy takich rozliczeniach (zapoznanie się z niniejszą częścią jest konieczne przy pierwszej amortyzacji) oraz,
II - część praktyczną wskazującą już sam sposób wprowadzania amortyzacji w systemie Fakturomanii.
I. Część teoretyczna
A. Czy wszystko należy amortyzować? Nie.
1) O co chodzi z zakupem urządzeń do 10 000 zł netto, czy wszystkie zakupy rzeczy to środki trwałe, czy takie nieskocenne składniki majątkowe należy amortyzować?
Nie, nie wszystkie zakupy rzeczy muszą być formalnie środkami trwałymi (chociaż mogą spełniać kryteria dla ŚT), w sytuacji zakupu lub wytworzenia składnika majątkowego o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, jednostka może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i odpisać jednorazowo w koszty uzyskania przychodów (jest to standardowe postępowanie), co oszczędza nam kilka formalności. W związku z powyższym niskocennych skałdników majątkowych nie amortyzuje się.
Zgodnie z dyspozycją art. 16d. ust. 1 ustawy o podatku dochodowom od osób prawnych (CIT), "Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku [...], których wartość początkowa [...] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania".
2) Czym przykładowo będzie niskocenny składnik majątkowy i jak zatem go w systemie zaewidencjonować?
Najprościej mówiąc niskocennym składnikiem majątkowym najczęściej będzie zakup urządzeń bądź sprzętu o wartości do 10 000 zł netto i taki wydatek można ewidencjonować za pomocą kategorii kosztowej "Zużycie materiałów". Więcej o niskocennych składnikach majątkowych omawiamy w artykule:
Przykładami niskocennych składników majątkowych będą zakupy rzeczy np: biurek, krzeseł, foteli, kanap, stołów, laptopów, komputerów, telefonów, drukarek, rowerów ale i też innych pojazdów, lamp, narzędzi, wiertarek i innego tego typu sprzętu, pił, odkurzaczy, parownic, regałów, monitorów, myszek, klawiatur, słuchawek i tym podobnych.
3) Czym jest środek trwały oraz czym jest wartość niematerialna i prawna?
Na pytanie czym jest środek trwały odnajdziemy odpowiedź w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o CIT, a w obu tych miejscach definicje są podobne.
Środki trwałe - Przepisy podatkowe
W przepisach podatkowych, zwłaszcza w art. 16a ust.1 ustawy o CIT, odnajdujemy, że będą to najczęściej:
"a) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
b) maszyny, urządzenia i środki transportu,
c) inne przedmioty,
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy [...], zwane środkami trwałymi.".
Przepisy ustawy o rachunkowości
W przepisach ustawy o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt 15 odnajdujemy, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:
- o przewidywanym okresie ich ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok (zatem w momencie oddania do użytkowania przewidujemy, że będziemy tą rzecz wykorzystywać dłużej niż rok),
- które są kompletne oraz zdatne do użytku (przy czym kompletność środka trwałego oznacza, że stanowi on funkcjonalną całość, jest zupełny, całkowity i da się wykorzystać samodzielnie; zaś zdatność do użytku oznacza, że jest przydatny w danej działalności, właściwy i odpowiedni do funkcji, jakie ma spełniać, przykładowo budynki i budowle są kompletne i zdatne do użytku po uzyskaniu pozwolenia na użytkownie),
- które zostały przeznaczone do wykorzystania, w toku użytkowania na własne potrzeby jednostki, lub zostały oddane innym jednostkom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze.
Dla uznania zakupu za środek trwały dodatkowo dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
Wartość niematerialna i prawna
W myśl art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, gdy jest mowa o "wartościach niematerialnych i prawnych rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
c) know-how."
Dla uznania zakupu za wartość niematerialną i prawną dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
4) Co nie podlega amortyzacji?
Jest wiele wyjątków względem możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych, jednak najpowszechniejszymi, które występują w obrocie będą:
a) grunty,
b) dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
c) składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej oraz
d) odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego (art. 16a-16m ustawy uPDOP) w cześci ustalonej od wartości smochodu przewyższającej kwotę:
- 225 000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt. 12 ustawy o elektromobilności,
- 150 000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
Jeżeli zatem wartość auta przekracza ww. progi należy zastosować proporcję, dla całego rozliczenia, więcej o ustaleniu proporcji pisaliśmy w materiale poświęconemu najmie i leasingowi pod adresem:
B. O czym trzeba pamiętać nabywając środek trwały, jakie są z tym związane obowiązki?
Szczegółowe obowiązki zostały opisane w tym materiale, najpierw jednak należy ustalić wartości początkową środka trwałego (ceny nabycia) oraz zaprowadzić ewidencję środków trwałych (tabeli).
1) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
Na cenę nabycia środka trwałego składają się:
a) cena zakupu, czyli kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego (niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy zwiększają cenę nabycia);
b) cło i inne obciążenia o charakterze publicznoprawnym w przypadku importu;
c) koszty bezpośrednio związane z zakupem, którymi są m.in.: koszty transportu, koszty ubezpieczenia w transporcie, wydatki na przedłużenie okresu gwarancji, opłaty notarialne oraz opłaty za wpis do księgi wieczystej, podatek od czynności cywilnoprawnych, koszty podróży służbowej w przypadku, gdy pracownicy odbywają podróż wyłącznie w celu odbioru/zakupu środka trwałego, koszty pośrednika nieruchomości, koszty geodezyjne koszty zarejestrowania pojazdu;
d) koszty dostosowania środka trwałego do użytkowania, którymi są np. koszty remontu, napraw, rozruchu technologicznego,
e) koszty obsługi kredytu (w tym prowizje i odsetki) poniesione do dnia wprowadzenia środka trwałego do używania (po dniu oddania go do używania wszelkie koszty obsługi kredytu zalicza się do kosztów finansowych).
2) Czym jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (czym jest ta tabela)?
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest to szczegółowa tabela (a znajduje się w załączeniu tego materiału), w której odnajdziemy informacje identyfikujące dany składnik majątkowy.
Wysokość odpisów amortyzacyjnych ustala się właśnie w niniejszej tabeli i na jej podstawie następnie dokonuje się ewidencji w systemie przez moduł UAT. Przykładowa tabela z nowym pojazdem osobowym o wartości początkowej 111 500 zł (tutaj oczywiście zawsze należy pamiętać o części nieodliczalnej VAT, która w tym przypadku wynosi 50% z kwoty 23 000 zł VAT, więcej tutaj w części dotyczącej VAT), który został zakupiony za 123 000 zł brutto przez czynnego podatnika VAT może wyglądać w następujący sposób.
C. Jak określić sposób/okres amortyzacji?
Gdy mamy ustaloną wartość początkową ŚT można przejść do amortyzacji.
Ustalenie wartości początkowej środka trwałego jest konieczne ze względu na następcze dokonywanie odpisów amortyzacyjnych (to amortyzacja stanowi koszt uzyskania przychodu, dopiero bowiem od ustalonej konkretnej wartości ŚT można ustalić jaka kwota może stanowić koszt, podlega amortyzacji oraz z jakiego rodzaju amortyzacji można skorzystać. Przykładowo ustawodawca przewiduje różne podstawy dla amortyzacji jednorazowej, po ustaleniu wartości początkowej możemy podjąć decyzję:
- czy można skorzystać z jednorazowej amortyzacji (powyżej 10 000 zł netto) dla fabrycznie nowego środka trwałego do kwoty 100 000 zł czy też amortyzację można rozliczyć w ramach limitu 50 000 euro albo
- czy może należy stosować amortyzację liniową według przepisów podatkowych.
Jakie wyróżniamy sposoby amortyzacji?
Z punktu widzenia jednostki mikro oraz małego podatnika będą nas interesowały głównie trzy typy amortyzacji.
1) Jednorazowa amortyzacja (powyżej 10 000 zł netto),
w której wyróżniać będziemy dwa rodzaje, które mogą być zastosowane jednocześnie dla różnych środków trwałych w jednym roku podatkowym (czyli przykładowo dla jednego zakupu wariant a) a dla drugiego zakupu wariant b))::
a) Jednorazową amortyzację dla fabrycznie nowego środka trwałego do kwoty 100 000 zł, o którym mowa w art. 16k ust. 14-21 uPDOP.
Limit 100 000 zł - Każdy podatnik bez względu na obrót ma prawo zaliczyć w koszty podatkowe wydatki na nabycie fabrycznie nowych środków trwałych do kwoty w ujęciu rocznym 100 000 zł. Warunkiem skorzystania z niniejszej możliwości jest przynależność zakupionego środka trwałego do grupy 3-6 oraz 8 Klasyfikacji Środków Trwałych. Co jest istotne limit ten dotyczy łącznej wartości wszystkich środków trwałych korzystających z tego udogodnienia, nie natomiast tylko jednego z nich.
b) Jednorazowa amortyzacja w ramach limitu 50 000 euro, o której mowa w art. 16k ust. 7 i 14 uPDOP.
Limit 50 000 euro - jest to możliwość dostępna dla małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność gospodarczą, a tylko tacy Podatnicy mogą prowadzić rozliczenie w Fakturomanii. Takiego jednorazowego odpisu można dokonać od wartości początkowej środków trwałych zaliczanych do grupy 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych (zatem w odróżnieniu do limitu 100 000 zł zawiera się również grupa 7) z wyłączeniem samochodów osobowych. Co jest istotne limit ten dotyczy łącznej wartości wszystkich środków trwałych korzystających z tego udogodnienia, nie natomiast tylko jednego z nich.
Z niniejszej opcji nie mogą jednak skorzystać podatnicy, którzy zostali utworzeni:
- w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału podatników, albo
- w wyniku przekształcenia spółki niebędącej osobą prawną, albo
- przez osoby fizyczne, które wniosły na poczet kapitału nowo utworzonego podmiotu uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty co najmniej 10 000 euro.
2) Amortyzację liniową zgodnie z przepisami podatkowymi jeżeli nie ma możliwości skorzystania z którejś z powyższych opcji (np: pojazdy osobowe nie mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji powyżej 10 000 zł).
W przypadku stosowania liniowej amortyzacji stosuje się stawki określone w załączniku nr 1 do uPDOP. Odpisów dokonuje się od wartości początkowej Środków Trwałych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek został wprowadzony do ewidencji środków trwałych (czyli tabeli zamieszczonej powyżej).
3) Amortyzację przez zastosowanie indywidualnych stawek podatkowych
(najczęściej występująca przy samochodach osobowych), które co do zasady są korzystniejsze dla podatnika względem stawek określonych w załączniku nr 1 do uPDOP, które mogą być zastosowane wyłącznie dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, tutaj będziemy wyróżniali najczęściej:
a) Środki trwałe zaliczone do grupy 3-6 i 8 KŚT z okresami:
- 24 miesiące jeżeli ich wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł,
- 36 miesięcy jeżeli ich wartość początkowa jest wyższa od 25 000 zł i nie przekracza 50 000 zł,
- 60 miesięcy w pozostałych przypadkach.
b) Środki transportu, a w tym smochody osobowe, dla których ustala się 30 miesięczny okres amortyzacyjny (zamiast standardowych 60).
Należy tutaj zwrócić szczególną uwagę, na to co ustawodawca rozumie przez używane lub ulepszone środki trwałe, otóż w przypadku ww. środków trwałych uznaje się je za używane jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez okres co najmniej 6 miesięcy, za ulepszone uznaje się natomiast, jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji ŚT wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej tego ŚT (tutaj wartość początkowa - wstęp lit. C).
D. Jak wyliczyć miesięczną kwotę odpisu amortyzacji?
Gdy mamy już ustalony okres amortyzacji i wartość początkową środka trwałego można wyliczyć miesięczną kwotę odpisu amortyzacji.
Po ustaleniu zatem okresu amortyzacji środka trwałego wyrażonego w miesiącach (standardowo amortyzacja dla nowych pojazdów osobowych 5 lat - 60 miesięcy, 2,5 roku dla używanych - 30 miesięcy), jeżeli natomiast amortyzacja będzie jednorazowa - całość ujmujemy najwcześniej w miesiącu rozpoczęcia użytkowania i wprowadzenia auta do ewidencji środków trwałych.
Amortyzacja nowego pojazdu osobowego zakupionego za kwotę 123 000 zł brutto z odliczeniem 50% VAT na przykładzie.
Przykład:
1) Ustalenie kosztu nabycia - wartości początkowej
Podatnik poniósł wyłącznie jeden wydatek w postaci faktury opiewającej na kwotę 100 000 zł netto, 23 000 zł VAT łącznie 123 000 zł brutto.
Odliczenie przysługujące czynnemu podatnikowi VAT wynosi 50%
W takim wypadku wartość początkowa stanowi 100 000 + (50% 23 000) = 111 500 zł.
Podstawową kwotą netto do amortyzacji w tym przypadku będzie 111 500 zł.
2) Ustalenie okresu amortyzacji
Wartość nowego środka trwałego 111 500 zł, dla którego ustawa podatkowa przewiduje okres amortyzacji 5 lat.
3) Określenie wysokości odpisu amortyzacyjnego
Ponieważ środek trwały będzie amortyzowany miesięcznie, należy zamienić 5 lat na 60 miesięcy
111 500 zł /60 miesięcy = 1858,33 zł.
UWAGA! Z uwagi na zaokrąglenie do dwóch miejsc po przecinku może wyjść różnica groszowa amortyzacji tj. 1858,33*60=111 499,8. W takim wypadku w ostatnim miesiącu całej amortyzacji (tutaj 60 miesiącu) odpis amortyzacyjny należy powiększyć o niniejszą różnicę.
II. Część praktyczna - Wprowadzanie amortyzacji środka trwałego (na przykładzie pojazdu osobowego)
Na wstępie zwracamy uwagę, że w przypadku jednostek mikro najczęściej będą stosowane uproszczenia, wprowadzenie środka trwałego co do zasady składa się z dwóch etapów:
1) Ewidencji Środka Trwałego lub WNiP (zgodnie z tym materiałem).
2) Amortyzacji Środka Trwałego lub WNiP (która została opisana w tym wpisie,
Kosztem w przypadku środka trwałego jest zawsze wyłącznie odpis amortyzacyjny.
Amortyzację środka trwałego należy wprowadzić przez moduł UAT, w tym celu należy udać się do modułu UAT wybierając w lewym menu "UAT" > "Dodaj UAT".
Uzupełnianie danych UAT
W następnym kroku należy uzupełnić dane UAT, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia daty oraz dokumentu źródłowego, którym jest Ewidencja Środków Trwałych RRRRr. (Tabela).
Odpisów amortyzacyjnych co do zasady dokonuje się z ostatnim dniem miesiąca, natomiast:
a) w przypadku jednorazowej amortyzacji (więcej lit. C) odpisu można dokonać najwcześniej w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania,
b) w przypadku amortyzacji liniowej lub na podstawie stawek indywidualnych odpisu można dokonać najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
Na przykładzie EŚT z lit. B ewidencja pierwszego odpisu umorzeniowego nowego pojazdu zakupionego w styczniu może wyglądać następująco.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).