Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z najmem (nie dotyczy jednak wynajmu aut) lub dzierżawą, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
Tematyka umów najmu została również poruszona w naszej bazie wiedzy w innych wątkach omawiających tematykę siedziby spółki z o.o. oraz transakcji zawieranych z osobami powiązanymi ze spółką tj:
a) "Najem lokalu dla spółki z o.o."
oraz
b) "Udostępnianie spółce majątku wspólników lub członków zarządu".
I. Ogólne przepisy o najmie
Zgonie z art. 659. § 1. kodeksu cywilnego "Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz."
W przypadku lokali odnajdujemy art. 680. k.c. "Do najmu lokalu stosuje się przepisy rozdziału poprzedzającego, z zachowaniem przepisów poniższych."
Najem może przybrać zatem różny charakter:
a) przedmiotem najmu może być ruchomość lub nieruchomość (zasadniczo przyjmuje się, że przedmiotem najmu może być wyłącznie rzecz niezużywalna, czyli nie mogą być to np: owoce i warzywa);
b) okres na jaki umowa została zawarta może zostać z góry określony przez wskazanie konkretnej daty kalendarzowej tj. do kiedy obowiązuje, ale może zostać również pominięty'
c) cechą charakterystyczną umowy najmu jest również jej odpłatność w postaci czynszu, czynność nieodpłatna polegająca na oddaniu rzeczy w posiadanie stanowi bowiem użyczenie;
d) umowa najmu nie musi zostać zawarta w formie pisemnej, jednak jest to bardzo pożądana praktyka gospodarcza ze względu na pewność praw każdej ze stron.
Przedmiot najmu może również pochodzić od różnych kontrahentów, a najczęściej stroną najmu będą:
a) Przedsiębiorcy (z którymi zawieramy umowę oraz co miesiąc wystawiają Fakturę) lub
b) osoby fizyczne (z którymi zawieramy umowę i na podstawie umowy dokonujemy płatności).
Z uwagi na brak problematyki rozliczenia z przedsiębiorcami poniżej w pkt. II został przedstawiony sposób ewidencji najmu i dzierżawy (dzierżawę w księgowości ewidencjonuje się dokładnie w taki sam sposób jak najem z uwagi na podobny charakter umowy) z osobami fizycznymi, w pkt. III natomiast został przedstawiony sposób rozliczenia ewentualnej kaucji, która bardzo często towarzyszy tym stosunkom prawnym.
II. Wprowadzanie kosztu najmu lub dzierżawy
Koszt związany z najmem lub dzierżawą będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu "Koszty"(1) > "Dodaj koszt"(2).
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane dokumentu, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia kontrahenta do wprowadzenia pozycji.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument (5).
1) Kontrahent
a) Przedsiębiorca
W przypadku najmu lub dzierżawy od przedsiębiorcy kontrahenta można wyszukać w prosty sposób posługując się suwakiem GUS.
b) osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
W przypadku, gdy dany kontrahent nie ma numeru NIP, należy w pole NIP wpisać słowo "BRAK". W przypadku gdyby wśród kontrahentów znajdował się już taki NIP (czyli istnieją inne dodane osoby fizyczne), należy zignorować komunikat o istniejącym kontrahencie i utworzyć nowego, niemniej jednak należy uważać, aby nie dublować kontrahentów z numerem NIP lub jego brakiem.
2) Dane podstawowe
a) Dokumentem źródłowym na podstawie którego będzie ewidencjonowany fakt uregulowania płatności za najem lub dzierżawę osobie fizycznej jest wyciąg bankowy. Dla operacji opłaconej 31 grudnia 2022 r. można tą sekcję uzupełnić wskazując dokument źródłowy potwierdzający dokonanie płatności, zazwyczaj WB MM/RRRR.
W przypadku otrzymania natomiast faktury od przedsiębiorcy, w polu "nr faktury lub dokumentu" należy wskazać konkretny numer dokumentu otrzymany od takiej osoby, po czym uzupełnić datę jego wystawienia, sprzedaży oraz otrzymania.
b) Dane płatności
Termin płatności faktury lub dokumentu nie będzie miał znaczenia w przypadku braku płatności.
Jeżeli płatność zostanie natomiast oznaczona jako "opłacona", to pole "Termin płatności" zamieni się automatycznie na "Datę faktycznej płatności", data ta musi pokrywać się z datą księgowania/operacji (oba warianty są prawidłowe) znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej.
Płatności w systemie można oznaczyć w późniejszym terminie, przy pomocy funkcji "Rozlicz", więcej o dodawaniu płatności w tutaj.
3) Kategoria kosztowa
Co do zasady kategorią dla każdego najmu lub dzierżawy będzie to:
KATEGORIA: Usługi obce
PODKATEGORIA: Najem i dzierżawa
UWAGA! W przypadku najmu długoterminowego Auta od przedsiębiorcy należy posłużyć się kategorią tożsamą dla leasingu, zatem:
KATEGORIA: Leasing
PODKATEGORIA: Leasing operacyjny z możliwością odliczenia X% VAT.
4) Pozycje
Najem od osoby fizycznej co do zasady nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT (tutaj osoba fizyczna musi być uważna względem limitu zwolnienia obrotowego z tego podatku do kwoty 200 000 zł, rozliczanej proporcjonalnie do okresu).
Z tego względu wartość opłaty brutto należy wpisać w kwotę netto i wybrać stawkę VAT "zw."
Po wprowadzeniu kosztu najmu należy wybrać "Zapisz".
III. Ewidencja kaucji
Wraz z zawarciem umowy najmu jedną z najpopularniejszych form zabezpieczenia jest ustanowienie kaucji. Kaucji dokonuje się na wypadek ewentualnych strat związanych z nieprawidłową realizacją umowy przez najemcę. Z punktu widzenia ewidencji można zatem wyróżnić dwie sytuacje:
1) Kiedy my wpłacamy kaucję kontrahentowi (dla nas Wynajmującego) oraz
2) Kiedy kontrahent nam wpłaca kaucję (zatem dla nas jest Najemcą).
Omówienie przykładów zaczniemy od popularniejszej sytuacji, zatem kiedy nasz podmiot jest Najemcą.
Każdą ewidencję takiej kaucji należy zaewidencjonować przez moduł UAT, w tym celu w lewym menu należy wybrać UAT, a następnie "Dodaj UAT".
1) Kiedy prowadzona przez nas spółka jest najemcą
W takim wypadku można wyróżnić dwa warianty:
a) Kiedy my wpłacamy Wynajmującemu kaucję lub
b) Kiedy otrzymujemy zwrot wpłaconej przez spółkę kaucji.
a) Wpłata kaucji Wynajmującemu
W przypadku wpłaty kaucji przelewem Wynajmującemu schemat dla przykładu płatności, która miała miejsce 12 stycznia 2021 r. będzie przedstawiał się w następujący sposób:
UWAGA! W przypadku wpłaty kaucji komuś - kontrahent będzie oznaczony numerem 202-xxxx.
Jeżeli kaucja została pokryta w gotówce należy zmienić konto 130-01 (bieżące rachunki bankowe) na konto 100-01 (główna kasa) lub 240-00001 (jeżeli brak jest prowadzonego raportu kasowego) oraz dokument źródłowy - na zazwyczaj umowę najmu potwierdzająca wpłatę gotówki wraz z zawarciem umowy lub dokument KW (kasa wydała).
Więcej o raporcie kasowym.
b) Otrzymujemy zwrot wpłaconej kaucji Wynajmującemu
W przypadku otrzymania zwrotu kaucji 2 lutego 2021 r., zamieniamy stronami wartości przy kontach 130-01 oraz 202-xxxxx oraz zmieniamy opis transakcji z dekretacją, na "Zwrot kaucji umowa najmu z DD.MM.RRRR", przykład będzie się zatem przedstawiał w następujący sposób:
UWAGA! Jeżeli kaucja została zwrócona w gotówce należy zmienić konto 130-01 (bieżące rachunki bankowe) na konto 100-01 (główna kasa) lub 240-00001 (jeżeli brak jest prowadzonego raportu kasowego) oraz dokument źródłowy na dokument KP (kasa przyjęła).
Więcej o raporcie kasowym.
2) Kiedy prowadzona przez nas spółka jest Wynajmującym
W takim wypadku można wyróżnić dwa warianty:
a) Kiedy to nam jest wpłacana kaucja przez Najemcę lub
b) Kiedy zwracamy wpłaconą przez Najemcę kaucję.
UWAGA! W przypadku wpłaty kaucji przez kontrahenta będzie on oznaczony numerem 201-xxxx.
