Zdarza się, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dochodzi do pobierania w różnych formach przedpłat najczęściej zadatku, zaliczki czy kaucji.
W niniejszym artykule został opisany przypadek zadatku oraz zaliczki, niniejsze przedpłaty różnią się od siebie, ale wyłącznie pod względem efektu zabezpieczenia, pod względem podatkowym są rozpatrywane podobnie.
Przypadek ewidencji kaucji dla Państwa został opisany w odrębnym materiale.
I. Podstawa prawna zadatku a zaliczki
a) Zadatek
Od strony prawnej przepis dotyczący zadatku został zawarty w art. 394 § 1 kodeksu cywilnego:
"W braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej."
Zadatek ma zatem charakter zabezpieczający, mający na celu skłonienie stron do wykonania umowy, jak też zrekompensowania ewentualnej szkody związanej z niewykonaniem umowy przez jedną ze stron.
Przykładowa klauzula przy umowie o dzieło
"Wykonawca potwierdza, że wraz z zawarciem niniejszej umowy otrzymał od Zamawiającego w gotówce kwotę w wysokości 5000 zł (pięć tysięcy złotych) tytułem zadatku, która to kwota w przypadku wykonania dzieła w terminie określonym w §numer niniejszej umowy, zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia Wykonawcy."
b) Zaliczka
Zaliczka nie jest pojęciem zdefiniowanym w przepisach, jednak pojawia się ona w artykułach dotyczących kilku umów np: umów zlecenia czy komisu i co do zasady (w przypadku braku odmiennego postanowienia) jest ona zwrotna.
Przykładowa klauzula
"1. Kupujący zobowiązuje się wpłacić w dniu dd.mm.rrrr tytułem zaliczki kwotę 5000 zł (pięć tysięcy złotych) na rachunek wskazany w §numer umowy
2. W przypadku rozwiązania umowy wskutek okoliczności, za które żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności, zaliczka podlega zwrotowi".
II. Konsekwencje podatkowe przedpłat - zaliczki a zadatku
Co do zasady dla każdej pobranej zaliczki na poczet wykonania usługi/świadczenia należy wystawić fakturę zaliczkową, są jednak pewne przypadki, w których jesteśmy zwolnieni z niniejszego obowiązku.
1) Generalny obowiązek wykazania VAT należnego (wystawienia faktury zaliczkowej)
Istnieje ogólny obowiązek rozliczenia VATowskiego w przypadku otrzymania płatności - a tym samym wystawienia faktury zaliczkowej. Zwracamy uwagę, że zarówno dla zadatku jak też zaliczki dokumentem ewidencjonującym zdarzenie gospodarcze jest faktura zaliczkowa, ustawodawca nie przewidział bowiem wprost dokumentu o nazwie "Faktury zadatkowej".
Więcej informacji na temat ewidencji faktury zaliczkowej sprzedażowej w Fakturomanii mogą Państwo odnaleźć udając się do tego wpisu.
2) Wyjątki od zasady ogólnej
Ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki gdy:
a) podatnik jest tzw. podatnikiem zwolnionym podmiotowo (obrotowo) lub przedmiotowo z podatku VAT, więcej.
b) na uwadze mamy art. 19a punkt 8 ustawy o VAT, który wskazuje, że obowiązek oVATowania transakcji nie powstanie, gdy ww. zadatek lub zaliczka dotyczą świadczenia usług z zakresu:
- dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
- telekomunikacyjnych,
- wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT (tzn. np:
usługi związane ze zbieraniem odpadów niebezpiecznych)
- najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
- ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
- stałej obsługi prawnej i biurowej,
- dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b (miejsce świadczenia usług na rzecz podatnika), stanowiących import usług.
III. Dodawanie przedpłaty - Zadatku/Zaliczki/Płatności pobranej od kontrahenta, gdy nie wystawiamy faktury zaliczkowej, a więc jesteśmy podatnikiem zwolnionym lub korzystamy ze zwolnienia wskazanego w art. 19a pkt. 8 ustawy o VAT.
W wyżej wymienionych przypadkach zadatek/zaliczkę dodajemy w Fakturomanii przez zakładkę
UAT > dodaj UAT w menu po lewej stronie.
Uwaga: Niniejszej metody nie stosujemy do metody VAT kasowej.
1) Poniższy schemat przedstawia sposób ewidencji pobranej przez nas przedpłaty.
a) Datą operacji jest data pobrania/wpłaty zadatku, w przypadku płatności przelewem musi ona być zgodna z wyciągiem bankowym.
b) Dokumentem źródłowym jest potwierdzenie pobrania zadatku może być wyciąg bankowy lub umowa w zależności od formy płatności, opis operacji można ustawić np. jako "Wpływ zaliczki/zadatku/przedpłaty na poczet umowy XYZ".
Konta księgowe
Pierwszym kontem będzie konto naszych środków. Kontem odpowiednim dla gotówki jest co do zasady konto 100-01 (jednak jest możliwe również 240-0001/135-01 jeżeli nie jest prowadzony raport kasowy.
W przypadku sprzedaży - zatem pobraniu zadatku przez Państwa, kontrahentem będzie kontrahent znajdujący się na koncie 201 po jego dodaniu w aplikacji w module "Kontrahenci".
Jeśli nie został on jeszcze dodany, należy wprowadzić go zgodnie z tym materiałem instruktażowym.
W opisie operacji oraz dekretacjach można uzupełnić jedną z form tj. "Wpływ zaliczki/zadatku/przedpłaty na poczet umowy XYZ"., następnie należy uzupełnić kwoty zadatku na kontach.
W przypadku pobrania zadatku przez Państwa od kontrahenta będą to konta:
a) konto 100-01/130-01 - po stronie WN
b) konto 201 - po stronie MA.
Na koniec wystarczy już tylko zapisać UAT.
2) W przypadku zwrotu środków (np: zaliczki) ww. schemat księgowania należy zmienić przez zamianę stron - na przeciwne strony, następnie zaś zmienić opis z "Pobrania zaliczki", na "Zwrot zaliczki".
IV. Dodawanie Zadatku/Zaliczki pobranej przez kontrahenta, gdy nie otrzymaliśmy faktury zaliczkowej
W przypadku wypłaty przez Państwa zadatku kontrahentowi należy zastosować inne konto kontrahenta, które będzie oznaczone numerem 202. Schemat ewidencji będzie przedstawiał się zatem następująco:
Przy koncie 100-01/130-01 - po stronie MA (wartość),
Przy koncie kontrahenta 202-xxxxxx po stronie WN (wartość).
W przypadku późniejszego otrzymania faktury rozliczającej wpłaconą zaliczkę/zadatek, dodając koszt pozostawiamy go jako "nieopłacony", lub dodajemy płatność wyłącznie na różnicę wynikającą z wpłaconych środków. Istnieje zatem możliwość, że taka faktura będzie widniała na liście kosztów jako "nieopłacona" lub "częściowo opłacona" - księgowo jednak będzie rozliczona w sposób prawidłowy.