Po dokonaniu rejestracji konta w serwisie, która została szczegółowo omówiona w materiale,

https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000305274-rejestracja-konta-w-systemie

niezbędne jest jego pełne skonfigurowanie.


Na wstępie należy zwrócić uwagę, że w zależności od okoliczności czy mikro sp. z o.o. jest nowym podmiotem lub też istniejącym odmiennie będzie kształtowała się ostatnia część procesu konfiguracji konta.


W przypadku istniejących podmiotów z historią księgową, niezbędne jest bowiem przeprowadzenie migracji, które wiąże się z odpowiednim wprowadzeniem danych księgowych - bilansu otwarcia. Szczegółowo proces migracji został omówiony w materiale:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129928-migracja-do-systemu


I. Konfiguracja danych firmy


a) Dane dotyczące podmiotu


Po zarejestrowaniu konta w systemie należy wprowadzić szczegółowe dane firmy. Konfiguracja danych znajduje się w module "Ustawienia"(1) -> Dane Firmy(2)



UWAGA: W systemie istnieje możliwość automatycznego uzupełnienia zdecydowanej większości danych przy pomocy suwaka GUS (3) poprzez uzupełnienie w nim NIP. Niniejszy sposób jest sugerowanym sposobem uzupełnienia danych.


W przypadku skorzystania z ww. opcji dane zostaną uzupełnione bezpośrednio z bazy Głównego Urzędu Statystycznego, jednak bez Urzędu Skarbowego. Urząd Skarbowy należy wybrać manualnie w panelu dane szczegółowe(5). Koniecznymi polami do uzupełnienia są również informacje dotyczące adresu email podatnika oraz telefonu kontaktowego, które począwszy od roku 2020 stały się polami obligatoryjnymi z uwagi na nowelizacje przepisów podatkowych.


Właściwy Urząd Skarbowy pod który podlega podatnik można odnaleźć np. pod adresem http://bazy.hoga.pl/urzedy.asp 


b) Dane dotyczące faktur


Kolejnym krokiem jest ustawienie schematu numeracji faktur(6) - w przypadku rocznego, numery faktur zostaną nadane na wzór "FVS NN/RRRR", zatem "FVS 1/2021" i dalej narastająco, w przypadku miesięcznego na wzór "FVS NN/MM/RRRR", zatem "FVS 1/01/2021" i dalej narastająco.


Istnieje jednak możliwość używania własnej numeracji faktur, a także zmiany automatycznego prefixu "FVS" na inny.


W module dotyczącym ustawień faktur znajdują się również inne opcje, które mogą być domyślnie przypisywane wystawianym dokumentom. Wśród takich opcji wyróżnia się:
- Termin płatności,

- Status oraz forma płatności,

- Ukazywanie numeru kontaktowego na fakturze,

- Ukazywanie adresu email na fakturze,

- Ukazywanie adresu www na fakturze,

- Ukazywanie nr BDO na fakturze (o obowiązkach w zakresie BDO więcej informacji można odnaleźć bezpośrednio na stronie internetowej Ministerstwa Środowiska pod adresem: 

https://bdo.mos.gov.pl/news/kiedy-trzeba-poslugiwac-sie-numerem-rejestrowym/ ),

- oraz opcje dotyczące zagadnień stricte podatkowych, które zazwyczaj zawsze będą oznaczone na "Nie", z uwagi na każdorazowe ich ewentualne uzupełnienie spowodowane wyjątkowym charakterem w momencie wystawiania Faktury sprzedażowej kontrahentowi.


c) Konta bankowe


Kolejnym panelem w ustawieniach firmy jest panel kont bankowych(7). W celu dodania konta bankowego należy w tym panelu nacisnąć na przycisk mechanizmu, a następnie



 wybrać opcję "dodaj nowe", a następnie



uzupełnić nazwę banku oraz numer konta bankowego, po czym wprowadzone dane zapisać. Bez zapisania danych zmiany nie zostaną wprowadzone.


II. Oznaczenie daty założenia ksiąg handlowych/ daty migracji do aplikacji


Konfiguracja niniejszej daty może kształtować się na 3 sposoby w zależności od okoliczności rozpoczęcia księgowości z Fakturomanią.

 

1) Konfiguracja nowego podmiotu - mikro spółki z o.o., która będzie otwierała księgi rachunkowe.
 

W przypadku nowego podmiotu data migracji do aplikacji będzie tożsama z datą rejestracji podmiotu w KRS, którą możemy podpatrzeć w aplikacji w zakładce "Ustawienia" -> "Dane Firmy" -> "Dane Szczegółowe" -> "Data rejestracji".


"Data rejestracji" w module danych firmy będzie widoczna w "Dane szczegółowe" po zaciągnięciu danych z bazy GUS na podstawie wprowadzonego numeru NIP w opcji suwaka "GUS", o którym mowa w pkt 1 lit a) niniejszego wpisu.


Przedłużony pierwszy rok obrotowy? Czy nie? 

W zależności od wyboru pierwszego roku obrotowego w umowie spółki wyróżniamy 2 warianty:

a) rok, w którym okres obrotowy kończy się razem z upływem roku rejestracji podmiotu np.: spółka została wpisana do KRS z dniem 22 lipca 2021 r. i jest to pierwszy jej rok obrotowy, będzie on trwał do 31 grudnia 2021 r - od 22.07.2021 do 31.12.2021; w takim wypadku w polu przedłużony rok księgowy wybieramy "Nie".



b) spółka została wpisana do KRS dnia 22 lipca 2021 r. i ma przedłużony rok obrotowy - będzie on trwał od 22.07.2021 do 31.12.2022 r.; w takim wypadku w polu "Przedłużony rok obrotowy" wybieramy "Tak"następnie wskazujemy "początek przedłużonego roku obrotowego" na tożsamy z datą migracji do aplikacji.



Informację o długości pierwszego roku obrotowego mogą Państwo odnaleźć bezpośrednio w umowie spółki oraz na stronie ministerstwa sprawiedliwości https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna


W rejestrze należy wpisać NIP spółki, następnie wybrać rejestr Przedsiębiorców i na końcu kliknąć wyszukaj. W odpisie aktualnym podmiotu informacja o końcu roku obrotowego znajduje się w Dziale III Rubryce 5.


2) Konfiguracja istniejącego podmiotu - spółki, która posiada już historię księgową.


UWAGA! W przypadku spółki posiadającej już historię księgową niezbędne jest postępowanie zgodnie z materiałem dotyczących stricte migracji znajdującym się w bazie wiedzy pod adresem:
https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129928-migracja-do-systemu


III. Oznaczenie ustawień podatkowych


Po uzupełnieniu danych konfiguracyjnych dotyczących założenia ksiąg handlowych, niezbędne jest uzupełnienie danych dotyczących ustawień podatkowych.

Konfiguracji w systemie dokonuje się w tożsamym miejscu - danych księgowych.




W panelu wyróżnia się ustawienia dotyczące:


1) Schematu rozliczenia zaliczek CIT - Podatku CIT


W niniejszej opcji dostępne są dwa warianty, miesięczny albo kwartalny. Każdy podatnik może korzystać z rozliczenia zaliczek CIT miesięcznego albo kwartalnego już od początku jego istnienia.


Obecnie informację o wybranym schemacie rozliczenia dostarcza się z wykonaniem pierwszej płatności zaliczki CIT do Urzędu Skarbowego na mikrorachunek podatnika wybierając właściwy symbol formularza podatkowego (CIT) z oznaczeniem kwartalnym lub miesięcznym. Mikrorachunek jest indywidualnie nadawany każdemu podatnikowi przez Ministerstwo Finansów, więcej informacji o funkcji mikrorachunku podatkowego można odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów bezpośrednio pod adresem https://www.podatki.gov.pl/mikrorachunek-podatkowy/


Generator mikrorachunku podatkowego można natomiast odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem:
https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego


2) Schematu rozliczenia podatku VAT


a) Czynny podatnik


Konfiguracji schematu rozliczenia VAT należy zawsze dokonać zgodnie ze złożonym formularzem rejestracyjnym VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Informację o fakcie rejestracji można uzyskać kontaktując się bezpośrednio z Urzędem Skarbowym lub korzystając z narzędzia Ministerstwa Finansów znajdującego się pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/


Urząd Skarbowy w zależności od regionu Polski przeprowadza różne czynności weryfikacyjne związane rejestracją podatnika dla celów VAT. Mają one głównie na celu rozpoznanie czy podatnik faktycznie istnieje, cała procedura wewnątrz Urzędu trwa zazwyczaj od dwóch tygodni do dwóch miesięcy.


W przypadku czynnego podatnika VAT konfiguracji konta w systemie należy dokonać przez oznaczenie w polu Schemat rozliczeń VAT zgodnie ze złożonym formularzem VAT-R, tj. wybranie opcji "Miesięcznie" albo "Kwartalnie", oraz zwolnienie na "Nie", następnie wskazując czy rozliczenie w niniejszym podatku jest z uwzględnieniem metody kasowej czy też nie (metoda kasowa stanowi wyjątkowy sposób rozliczenia).


Rozliczenie VAT kwartalne jest dostępne wyłącznie dla podatników rozliczających się z niniejszego podatku przez kolejnych 12 okresów rozliczeniowych po złożeniu formularza aktualizacyjnego VAT-R.


Więcej informacji o samej procedurze rejestracji do VAT przed Urzędem Skarbowym oraz podstawą prawną dotyczącą takiego rozliczenia można odnaleźć w dobrze opracowanym materiale przez Ministerstwo Przedsiębiorczości pod adresem:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-rozliczac-vat/proc_1609-rejestracja-vat  


b) Zwolniony podatnik


W przypadku korzystania ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego podatku VAT w prowadzonej działalności, niezbędne jest zamieszczenie stosownej podstawy prawnej w ustawieniach podatkowych oraz uzupełnienia pola "Zwolnienie VAT" wybierając opcję z "Nie" na "Tak".


W przypadku zwolnienia podmiotowego (obrót do 200.000 zł, jednak należy pamiętać, że kwota jest rozliczana proporcjonalnie w zależności od chwili rejestracji podmiotu), może ona brzmieć:


"Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.113 ust.1 albo ust.9 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."


W przypadku zwolnienia przedmiotowego (specyfika prowadzonej działalności), niezbędne jest wskazanie konkretnego punktu i tak przykładem dla zwolnienia z uwagi na świadczenie usług w zakresie opieki medycznej, służącej profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia przez lekarza, lekarza dentysty, pielęgniarki, położnej lub psychologa można ona brzmieć:


"Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."


W przypadku wątpliwości natury podatkowej o sposobach oraz możliwościach korzystania ze zwolnienia zawsze warto jest się skontaktować z Krajową Informacją Skarbową działającą przy Ministerstwie Finansów pod numerem 22 330 03 30 z działem VAT.


IV. Wprowadzenie bilansu otwarcia.


Wprowadzenie bilansu nie będzie możliwe przed wykonaniem czynności konfiguracyjnych wskazanych w poprzednich punktach.


Po skonfigurowaniu konta można wprowadzić bilans otwarcia bezpośrednio w module "Księgowość" > "Konfiguracja" > "Bilans otwarcia".


Bilans otwarcia w przypadku nowych spółek możemy wprowadzić analogicznie do poniższego materiału (domyślnie dla złożonego oświadczenia do Sądu o pokryciu 5000 zł kapitału zakładowego). W przypadku natomiast podmiotów migrujących niezbędne jest postępowanie zgodnie z: 

https://pomoc.fakturomania.pl/support/solutions/articles/36000129928-migracja-do-systemu