Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii amortyzację związaną z zakupem środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz Faktura kosztowa krok po kroku".
Ewidencja oraz rozliczenie zakupu środka trwałego jest związne z 3 etapami:
1) wprowadzeniem dokumentu kosztowego do ewidencji księgowej przez moduł kosztów zgodnie z Ewidencja zakupu środka trwałego (na przykładzie samochodu) | Krok 1,
2) wprowadzeniem konkretnego środka trwałego do ewidencji środków trwałych Wprowadzenie środka trwałego do ewidencji środków trwałych | Krok 2,
3) wprowadzeniem odpisu amortyzacji wprowadzonego środka trwałego (opisane w niniejszym materiale).
Wpis został podzielony na część teoretyczną (konieczna przy pierwszej amortyzacji) oraz praktyczną, wskazującą sposób wprowadzania amortyzacji w systemie. Materiał uwzględnia stan prawny na 2026 r., w tym nowe limity amortyzacji samochodów osobowych zależne od emisji CO2 oraz aktualny limit jednorazowej amortyzacji 50 000 euro (213 000 zł na 2026 r.).
SPIS TREŚCI
I. Czy wszystko należy amortyzować? Nie.2) Czym przykładowo będzie niskocenny składnik majątkowy i jak go zaewidencjonować?
3) Czym jest środek trwały oraz czym jest wartość niematerialna i prawna4) Co nie podlega amortyzacji?
II. O czym trzeba pamiętać nabywając środek trwały, jakie są z tym związane obowiązki?1) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
2) Czym jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (czym jest ta tabela)?
III. Jak określić sposób lub okres amortyzacji1) Jednorazowa amortyzacja (powyżej 10 000 zł netto),3) Amortyzacja przez zastosowanie indywidualnych stawek podatkowych
IV. Jak wyliczyć miesięczną kwotę odpisu amortyzacji1) Ustalenie wartości początkowej
2) Ustalenie okresu amortyzacji
3) Określenie wysokości odpisu amortyzacyjnego
5) Rozbicie odpisu miesięcznego na część podatkową i niepodatkową
V. Wprowadzanie amortyzacji środka trwałego (na przykładzie pojazdu osobowego)I. Czy wszystko należy amortyzować? Nie.
1) O co chodzi z zakupem urządzeń do 10 000 zł netto, czy nieskocenne składniki majątkowe należy amortyzować?
Nie, w sytuacji zakupu lub wytworzenia składnika majątkowego o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł jednostka może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i odpisać jednorazowo w koszty uzyskania przychodów (jest to standardowe postępowanie). Niskocennych składników majątkowych się zatem nie amortyzuje, a taki wydatek w systemie ewidencjonuje się najczęściej przez kategorię "Zużycie materiałów", więcej w artykule "Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto | Niskocenne składniki majątkowe".
Zgodnie z dyspozycją art. 16d. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), "Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku [...], których wartość początkowa [...] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania".
2) Czym przykładowo będzie niskocenny składnik majątkowy i jak go zaewidencjonować?
Najprościej mówiąc niskocennym składnikiem majątkowym najczęściej będzie zakup urządzeń bądź sprzętu o wartości do 10 000 zł netto i taki wydatek można ewidencjonować za pomocą kategorii kosztowej "Zużycie materiałów". Więcej o niskocennych składnikach majątkowych omawiamy w artykule Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto | Niskocenne składniki majątkowe.
Przykładami niskocennych składników majątkowych będą zakupy rzeczy np: biurek, krzeseł, foteli, kanap, stołów, laptopów, komputerów, telefonów, drukarek, rowerów ale i też innych pojazdów, lamp, narzędzi, wiertarek i innego tego typu sprzętu, pił, odkurzaczy, parownic, regałów, monitorów, myszek, klawiatur, słuchawek i tym podobnych.
3) Czym jest środek trwały oraz czym jest wartość niematerialna i prawna?
Środki trwałe to składniki majątku o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, kompletne i zdatne do użytku, wykorzystywane na potrzeby działalności oraz o wartości przekraczającej 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych z VAT - u nich decyduje kwota brutto).
a) Środki trwałe
Przepisy podatkowe
W przepisach podatkowych, zwłaszcza w art. 16a ust.1 ustawy o CIT, odnajdujemy, że będą to najczęściej:
"a) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
b) maszyny, urządzenia i środki transportu,
c) inne przedmioty,
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy [...], zwane środkami trwałymi.".
Przepisy ustawy o rachunkowości
W przepisach ustawy o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt 15 odnajdujemy, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:
a) o przewidywanym okresie ich ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok (zatem w momencie oddania do użytkowania przewidujemy, że będziemy tą rzecz wykorzystywać dłużej niż rok),
b) które są kompletne oraz zdatne do użytku (przy czym kompletność środka trwałego oznacza, że stanowi on funkcjonalną całość, jest zupełny, całkowity i da się wykorzystać samodzielnie; zaś zdatność do użytku oznacza, że jest przydatny w danej działalności, właściwy i odpowiedni do funkcji, jakie ma spełniać, przykładowo budynki i budowle są kompletne i zdatne do użytku po uzyskaniu pozwolenia na użytkownie),
c) które zostały przeznaczone do wykorzystania, w toku użytkowania na własne potrzeby jednostki, lub zostały oddane innym jednostkom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze.
Dla uznania zakupu za środek trwały dodatkowo dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
b) Wartość niematerialna i prawna
W myśl art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, gdy jest mowa o "wartościach niematerialnych i prawnych rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
c) know-how."
Dla uznania zakupu za wartość niematerialną i prawną dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
4) Co nie podlega amortyzacji?
Jest wiele wyjątków względem możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych, jednak najpowszechniejszymi, które występują w obrocie będą:
a) grunty,
b) dzieła sztuki i eksponaty muzealne,
c) składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej oraz
d) odpisy z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej limit:
- 225 000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt. 12 ustawy o elektromobilności,
- 150 000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych.
Jeżeli zatem wartość auta przekracza ww. progi należy zastosować proporcję, dla całego rozliczenia, więcej o ustaleniu proporcji pisaliśmy w materiale poświęconemu rozliczeniu najmu i leasingu.
II. O czym trzeba pamiętać nabywając środek trwały, jakie są z tym związane obowiązki?
Najpierw należy ustalić wartości początkową środka trwałego (ceny nabycia) oraz zaprowadzić ewidencję środków trwałych.
1) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
Na cenę nabycia środka trwałego składają się:
a) cena zakupu;
czyli kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego (niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy zwiększają cenę nabycia);
b) cło i inne obciążenia o charakterze publicznoprawnym w przypadku importu;
c) koszty bezpośrednio związane z zakupem;
którymi są m.in.: koszty transportu, koszty ubezpieczenia w transporcie, wydatki na przedłużenie okresu gwarancji, opłaty notarialne oraz opłaty za wpis do księgi wieczystej, podatek od czynności cywilnoprawnych, koszty podróży służbowej w przypadku, gdy pracownicy odbywają podróż wyłącznie w celu odbioru/zakupu środka trwałego, koszty pośrednika nieruchomości, koszty geodezyjne koszty zarejestrowania pojazdu;
d) koszty dostosowania środka trwałego do użytkowania;
którymi są np. koszty remontu, napraw, rozruchu technologicznego,
e) koszty obsługi kredytu (w tym prowizje i odsetki) poniesione do dnia wprowadzenia środka trwałego do używania (po dniu oddania go do używania wszelkie koszty obsługi kredytu zalicza się do kosztów finansowych).
2) Czym jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (czym jest ta tabela)?
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest to szczegółowa tabela (a znajduje się w załączeniu tego materiału), w której odnajdziemy informacje identyfikujące dany składnik majątkowy.
Przykładowa tabela z nowym pojazdem osobowym o wartości początkowej 156 100 zł (tutaj oczywiście zawsze należy pamiętać o części nieodliczalnego VAT, która w tym przypadku wynosi 50% z kwoty 32 200 zł VAT, więcej tutaj w części dotyczącej VAT), który został zakupiony za 172 200 zł brutto, w przypadku czynnego podatnika VAT może wyglądać w następujący sposób.
III. Jak określić sposób lub okres amortyzacji?
Gdy mamy ustaloną wartość początkową ŚT, można przejść do amortyzacji - dopiero od ustalonej wartości można określić, jaka kwota może stanowić koszt oraz z jakiego rodzaju amortyzacji można skorzystać. Z punktu widzenia jednostki mikro oraz małego podatnika interesują nas głównie trzy typy amortyzacji.
Jakie wyróżniamy sposoby amortyzacji?
Z punktu widzenia jednostki mikro oraz małego podatnika będą nas interesowały głównie trzy typy amortyzacji.
1) Jednorazowa amortyzacja (powyżej 10 000 zł netto),
w której wyróżniamy dwa rodzaje, które mogą być zastosowane jednocześnie dla różnych środków trwałych w jednym roku podatkowym (czyli przykładowo dla jednego zakupu wariant a) a dla drugiego zakupu wariant b))::
a) Jednorazowa amortyzacja dla fabrycznie nowego środka trwałego do kwoty 100 000 zł, o którym mowa w art. 16k ust. 14-21 uPDOP.
Zgodnie z tym przepisem każdy podatnik bez względu na obrót ma prawo zaliczyć w koszty podatkowe wydatki na nabycie fabrycznie nowych środków trwałych do kwoty w ujęciu rocznym 100 000 zł. Warunkiem skorzystania z niniejszej możliwości jest przynależność zakupionego środka trwałego do grupy 3-6 lub 8 Klasyfikacji Środków Trwałych. Limit dotyczy łącznej wartości wszystkich środków trwałych korzystających z tego udogodnienia.
b) Jednorazowa amortyzacja w ramach limitu 50 000 euro, o której mowa w art. 16k ust. 7-13 uPDOP.
Niniejsza możliwość dostępna jest dla małych podatników oraz podatników rozpoczynających działalność gospodarczą, a tylko tacy Podatnicy mogą prowadzić rozliczenie w Fakturomanii. Jednorazowego odpisu można dokonać od wartości początkowej środków trwałych z grup 3-8 Klasyfikacji Środków Trwałych (zatem w odróżnieniu do limitu 100 000 zł zawiera się również grupa 7, ale z wyłączeniem samochodów osobowych). Co jest istotne limit ten dotyczy łącznej wartości wszystkich środków trwałych korzystających z tego udogodnienia, nie natomiast tylko jednego z nich. Na 2026r. limit wynosi 213 000 zł.
Z niniejszej opcji nie mogą jednak skorzystać podatnicy, którzy zostali utworzeni:
- w wyniku przekształcenia, połączenia lub podziału podatników, albo
- w wyniku przekształcenia spółki niebędącej osobą prawną, albo
- przez osoby fizyczne, które wniosły na poczet kapitału nowo utworzonego podmiotu uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty co najmniej 10 000 euro.
2) Amortyzacja liniowa
Zgodnie z przepisami podatkowymi, jeżeli nie ma możliwości skorzystania z którejś z powyższych opcji (np: pojazdy osobowe nie mogą skorzystać z jednorazowej amortyzacji powyżej 10 000 zł), to może zostać zastosowana amortyzacja liniowa.
W przypadku amortyzacji liniowej stosuje się stawki określone w załączniku nr 1 do uPDOP oraz odpisów dokonuje się od wartości początkowej Środków Trwałych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek został wprowadzony do ewidencji środków trwałych.
3) Amortyzacja przez zastosowanie indywidualnych stawek podatkowych
Najczęściej występująca przy samochodach osobowych. Takie indywidualne stawki podatkowe co do zasady są korzystniejsze dla podatnika względem stawek określonych w załączniku nr 1 do uPDOP, mogą jednak być zastosowane wyłącznie dla używanych lub ulepszonych środków trwałych. Tutaj będziemy wyróżniali najczęściej:
a) Środki trwałe zaliczone do grupy 3-6 i 8 KŚT z okresami:
- 24 miesiące jeżeli ich wartość początkowa nie przekracza 25 000 zł,
- 36 miesięcy jeżeli ich wartość początkowa jest wyższa od 25 000 zł i nie przekracza 50 000 zł,
- 60 miesięcy w pozostałych przypadkach.
b) Środki transportu, a w tym samochody osobowe, dla których ustala się 30 miesięczny okres amortyzacyjny (zamiast standardowych 60).
Należy jednak zwrócić szczególną uwagę, na to co ustawodawca rozumie przez używane lub ulepszone środki trwałe, tak też:
- za używane uznaje się jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez okres co najmniej 6 miesięcy, a
- za ulepszone uznaje się, jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji ŚT wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej.
IV. Jak wyliczyć miesięczną kwotę odpisu amortyzacji?
Gdy mamy już ustalony okres amortyzacji i wartość początkową środka trwałego można wyliczyć miesięczną kwotę odpisu amortyzacji.
Gdy mamy już ustalony okres amortyzacji i wartość początkową, można wyliczyć miesięczną kwotę odpisu (standardowo dla nowych pojazdów osobowych 5 lat - 60 miesięcy, dla używanych 2,5 roku - 30 miesięcy; przy amortyzacji jednorazowej całość ujmujemy najwcześniej w miesiącu rozpoczęcia użytkowania i wprowadzenia do ewidencji).
Przykład
Amortyzacja nowego spalinowego pojazdu osobowego (emisja CO2 142 g/km) zakupionego 12 sierpnia 2026 r. za kwotę 140 000 zł netto, przy użytku mieszanym i odliczeniu 50% VAT.
1) Ustalenie wartości początkowej
Podatnik poniósł wyłącznie jeden wydatek w postaci faktury opiewającej na kwotę 140 000 zł netto, 32 200 zł VAT łącznie 172 200 zł brutto.
Odliczenie przysługujące czynnemu podatnikowi VAT wynosi 50%, w takim wypadku wartość początkowa stanowi 140 000 + (50% 32 200) = 156 100 zł.
2) Ustalenie okresu amortyzacji
Nowy środek trwały, dla którego ustawa przewiduje stawkę 20%, czyli okres 5 lat (60 miesięcy).
3) Określenie wysokości odpisu amortyzacyjnego
Ponieważ środek trwały będzie amortyzowany miesięcznie, należy zamienić 5 lat na 60 miesięcy.
156 100,00 zł / 60 miesięcy = 2 601,67 zł miesięcznie, jest to pełny odpis, ujmowany w ewidencji księgowej.
4) Zastosowanie limitu
Pojazd spalinowy o emisji 142 g/km objęty jest limitem 100 000 zł.
Z tego względu podstawę odpisów dzielimy na:
a) część stanowiącą koszt tj. 100 000,00 zł oraz
b) część niestanowiącą kosztu tj. 156 100,00 - 100 000,00 = 56 100,00 zł,
co odpowiada proporcji kosztowej 64,06%.
5) Rozbicie odpisu miesięcznego na część podatkową i niepodatkową
Tak też faktyczne odpisy amortyzacji będą dzieliły się na cześć podatkową i niepodatkową, w ujęciu miesięcznym:
a) część stanowiąca koszt wynosi 100 000,00 × 20% / 12 = 1 666,67 zł,
b) a część niestanowiąca kosztu wynosi 56 100,00 × 20% / 12 = 935,00 zł.
W ujęciu rocznym odpowiednio 20 000,00 zł oraz 11 220,00 zł, łącznie księgowo 31 220,00 zł.
6) Pierwszy rok
Ponieważ pojazd przyjęto do używania 12 sierpnia 2026 r., to przy amortyzacji liniowej pierwszy odpis przypada na wrzesień. W 2026 r. wystąpią cztery odpisy (za wrzesień, październik, listopad oraz grudzień) o łącznej wysokości:
a) 6 666,68 zł kosztów podatkowych,
b) 3 740,00 zł kosztów niepodatkowych
łącznie 10 406,68 zł księgowych.
UWAGA! Najprostsza kontrola poprawności: suma odpisu kosztowego i niekosztowego musi równać się odpisowi księgowemu (1 666,67 + 935,00 = 2 601,67 zł). Osobno pilnujemy zaokrągleń - 2 601,67 × 60 = 156 100,20 zł, czyli o 20 groszy za dużo, dlatego w ostatnim (60.) miesiącu amortyzacji odpis obniżamy o tę różnicę. Odpis niekosztowy w wysokości 935,00 zł dzieli się bez reszty i korekty nie wymaga.
V. Wprowadzanie amortyzacji środka trwałego (na przykładzie pojazdu osobowego)
Wprowadzenie oraz rozliczenie środka trwałego składa się z trzech etapów:
1) wprowadzeniem konkretnego środka trwałego do ewidencji środków trwałych opisanej w materiale XYZ,
2) wprowadzeniem dokumentu kosztowego do ewidencji księgowej przez moduł kosztów (zgodnie z Ewidencja zakupu środka trwałego) oraz,
3) wprowadzeniem odpisu amortyzacji wprowadzonego środka trwałego zgodnie z niniejszym materiałem.
Kosztem w przypadku środka trwałego jest zawsze wyłącznie odpis amortyzacyjny.
Amortyzację środka trwałego należy wprowadzić przez moduł UAT, w tym celu należy udać się do modułu UAT wybierając w lewym menu UAT > Dodaj UAT.
Uzupełnianie danych UAT
W następnym kroku należy uzupełnić dane UAT, jednocześnie zalecamy Państwu dodawanie danych w kolejności od wprowadzenia daty oraz dokumentu źródłowego, którym jest Ewidencja Środków Trwałych RRRRr. (Tabela).
Odpisów amortyzacyjnych co do zasady dokonuje się z ostatnim dniem miesiąca, natomiast:
a) w przypadku jednorazowej amortyzacji (więcej lit. C) odpisu można dokonać najwcześniej w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania,
b) w przypadku amortyzacji liniowej lub na podstawie stawek indywidualnych odpisu można dokonać najwcześniej w miesiącu następującym po miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
Na przykładzie EŚT ewidencja pierwszego liniowego odpisu umorzeniowego nowego pojazdu zakupionego w lipcu może wyglądać następująco.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzony dokument.