Niniejszy artykuł omawia krok po kroku wprowadzenie składnika majątku do ewidencji przy pomocy modułu Środki trwałe, który jest drugim w kolejności materiałem instruktażowym omawiającym rozliczenie ŚT lub WNiP.
Ewidencja oraz rozliczenie zakupu środka trwałego lub WNiP jest związne z 3 krokami:
1) wprowadzeniem dokumentu kosztowego do ewidencji księgowej przez moduł kosztów zgodnie z Ewidencja zakupu środka trwałego (na przykładzie samochodu) | Krok 1,
2) wprowadzeniem konkretnego środka trwałego lub WNiP do ewidencji ŚT lub WNiP (co zostało omówione w niniejszym materiale) oraz
3) wprowadzeniem odpisu amortyzacyjnego (umorzeniowego) środka trwałego lub WNiP (omówione w Amortyzacja Środka Trwałego lub WNiP | Krok 3.
Materiał został przygotowany na przykładzie zakupu samochodu osobowego za cenę 140 000 zł netto i pokazujemy w nim mechanizm nieodliczonego podatku VAT powiększającego wartość początkową oraz obowiązujący od 1 stycznia 2026 r. limit kosztowy, który wymusza rozdzielenie odpisów na część stanowiącą i niestanowiącą kosztu uzyskania przychodu.
I. Po co w ogóle wprowadzamy środek trwały do ewidencji?
Zakup maszyny, samochodu czy licencji nie oznacza jeszcze, że wydatek zaczyna pomniejszać podatek. Między zapłatą faktury a pierwszym odpisem amortyzacyjnym stoją trzy warunki, które trzeba spełnić łącznie tj.:
a) składnik musi być kompletny i zdatny do użytku,
b) musi zostać przyjęty do używania, oraz
c) musi zostać wprowadzony do odpowiedniej ewidencji.
1) Dlaczego cena zakupu nie jest kosztem?
Przy składnikach majątku o wartości przekraczającej 10 000 zł ustawodawca co do zasady nie pozwala ująć całego wydatku jednorazowo. Przy takich składnikach zakłada, że aktywa będą służyły firmie przez wiele lat, dlatego i ich koszt powinien zostać rozłożony w czasie względem okresu używania.
Zasadę tę wyraża art. 16f ust. 1 ustawy o CIT „Podatnicy [...] dokonują odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o których mowa w art. 16a ust. 1 i ust. 2 pkt 1-3 oraz w art. 16b.".
Innymi słowy, kupując maszynę za 60 000 zł to poza pewnymi wyjątkami, taka maszyna nie będzie stanowiła kosztu podatkowego lub księgowego w całej wysokości w miesiącu zakupu, tylko koszt jej zakupu będzie rozłożony w czasie, co wynika z jej ekspolatacji. Tym podatkowym lub księgowym zapisem stopniowego zużycia takiego składnika są właśnie odpisy amortyzacyjne i to one, a nie faktura, stanowią faktyczny koszt uzyskania przychodu w podatku dochodowym.
2) Kiedy składnik staje się środkiem trwałym? Kompletny i zdatny do użytku
Jak wskazaliśmy na początku, nie każdy zakupiony przedmiot od razu jest środkiem trwałym. Ustawa stawia warunki tj. składnik musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania oraz przewidywany okres jego używania musi przekraczać rok (art. 16a ust. 1 ustawy o CIT).
W praktyce:
a) samochód jest zdatny do użytku po zarejestrowaniu i dopuszczeniu do ruchu - sama faktura od dealera to za mało (chociaż co do zasady żaden dealer nie sprzedaje samochodu, który nie spełniałby ww. warunków),
b) maszyna będzie kompletna po zmontowaniu, podłączeniu i przeprowadzeniu rozruchu,
c) budynek lub lokal będzie spełniał te warunki po uzyskaniu pozwolenia na użytkowanie,
d) licencja lub oprogramowanie - będzie spełniała takie warunki po udostępnieniu i wdrożeniu, pozwalającym na faktyczne korzystanie.
Do tego czasu amortyzacji jeszcze nie naliczamy, a wszystkie koszty poniesione w tym okresie poprzedzającym jak - transport, montaż, rozruch, opłaty rejestracyjne, odsetki od kredytu powiększają wartość początkową, od której będziemy później liczyć odpisy.
3) Przyjęcie do używania - czym jest dokument OT?
Moment, w którym uznajemy składnik za kompletny i w którym przekazujemy go do używania, trzeba w jakiś sposób udokumentować. Do tego służy właśnie dowód wewnętrzny nazywany OT - „Przyjęcie środka trwałego". To on odpowiada na pytanie, od kiedy zaczyna biec amortyzacja i to jego numer wpisujemy później w formularzu ewidencyjnym.
Dokument OT nie ma ustawowego wzoru, a jego treść wyznacza art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (przepis dotyczący wszystkich dowodów księgowych).
W praktyce powinien zatem zawierać on:
a) oznaczenie rodzaju dowodu i jego numer, przykładowo OT 01/08/2026,
b) datę przyjęcia do używania, która jest kluczowa, dlatego, że od niej zależy moment rozpoczęcia odpisów,
c) nazwę składnika, jego numer inwentarzowy oraz symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
d) wartość początkową wraz ze wskazaniem dokumentu nabycia (numeru faktury albo umowy),
e) miejsce użytkowania oraz osobę odpowiedzialną za składnik,
f) podpis osoby sporządzającej oraz stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach.
UWAGA! Data widniejąca na dokumencie OT jest tą samą datą, którą wpisujemy w formularzu ewidencyjnym w polu Data rozpoczęcia użytkowania i nie musi ona pokrywać się z datą zakupu. Samochód kupiony 12 sierpnia, lecz zarejestrowany 20 sierpnia, przyjmujemy do używania dopiero 20 sierpnia i taką datę wskazujemy w OT.
4) Wpis do ewidencji i moment rozpoczęcia amortyzacji
Ostatnim krokiem jest wpisanie składnika do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie jest to czynność dobrowolna ani odkładalna, tutaj ustawa wyznacza na nią konkretny termin.
Zgodnie z art. 16d ust. 2 ustawy o CIT „Składniki majątku, o których mowa w art. 16a-16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 4.".
Sama ewidencja również ma swoje umocowanie w art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, która wymaga jej prowadzenia w sposób umożliwiający określenie wysokości odpisów amortyzacyjnych. To właśnie z tych przyczyn formularze ewidencyjne wymagają wskazania nie tylko wartości początkowej, ale również metody, stawki i harmonogramu odpisów.
Po wpisie do ewidencji odpisów dokonujemy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia składnika do ewidencji (art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT). Tak też pojazd przyjęty do używania w sierpniu 2026 r. zacznie być amortyzowany od września i właśnie dlatego w naszym przykładzie pola miesięcy od 1 do 8 pozostają zerowe.
5) Co się stanie, jeżeli spóźnimy się z wpisem?
Wpisanie składnika do ewidencji po terminie nie jest karane grzywną, ale ma konkretny skutek, taki składnik traktuje się jako ujawniony, a odpisów można dokonywać dopiero począwszy od miesiąca następującego po miesiącu jego wprowadzenia do ewidencji (art. 16h ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT). Ustawa nie przewiduje możliwości wstecznego ujęcia składnika w ewidencji ani wstecznego rozpoczęcia amortyzacji.
UWAGA! Opóźnienie nie oznacza jednak, że część wartości początkowej przepada.
Składnik amortyzujemy nadal aż do pełnego umorzenia, więc w ostatecznym rozrachunku w koszty trafi cała jego wartość początkowa, tylko po prostu później. Skutkiem ujawnienia jest przesunięcie odpisów w czasie, nie da się natomiast „nadrobić" odpisów za miesiące sprzed wpisu, przykładowo ujmując je jednorazowo.
Przykład
Spółka przyjęła maszynę do używania w marcu, ale wpisała ją do ewidencji dopiero we wrześniu. Odpisy rozpocznie od października zamiast od kwietnia, cały harmonogram amortyzacji przesuwa się zatem o sześć miesięcy.
6) Kiedy opóźnienie kosztuje naprawdę?
Poważniejsze konsekwencje pojawiają się w innej sytuacji, gdy składnik nieprawidłowo potraktowano jako niskocenny składnik majątkowy i tym samym w konsekwencji jego wartość odniesiono bezpośrednio w koszty w momencie zakupu.
Zgodnie z art. 16e ust. 1 ustawy o CIT podatnik musi wówczas ująć składnik w ewidencji oraz skorygować wcześniej rozpoznane koszty o różnicę między odniesionym w koszty wydatkiem a kwotą odpisów, które przysługiwałyby przy prawidłowej kwalifikacji. Dodatkowo należy naliczyć oraz zapłacić odsetki od zaległości podatkowej w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu ujawnienia.
II. Czym jest ewidencja środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest to szczegółowa tabela (znajduje się w załączeniu tego materiału), w której odnajdziemy informacje identyfikujące dany składnik majątkowy.
1) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
Wartość początkowa środka trwałego to inaczej cena nabycia, definicję ceny nabycia odnajdujemy natomiast w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który mówi, że cena nabycia "to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski."
Na cenę nabycia środka trwałego składają się zatem:
a) cena zakupu, czyli kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego (niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy zwiększają cenę nabycia);
b) cło i inne obciążenia o charakterze publicznoprawnym w przypadku importu;
c) koszty bezpośrednio związane z zakupem, którymi są m.in.: koszty transportu, koszty ubezpieczenia w transporcie, wydatki na przedłużenie okresu gwarancji, opłaty notarialne oraz opłaty za wpis do księgi wieczystej, podatek od czynności cywilnoprawnych, koszty podróży służbowej w przypadku, gdy pracownicy odbywają podróż wyłącznie w celu odbioru/zakupu środka trwałego, koszty pośrednika nieruchomości, koszty geodezyjne koszty zarejestrowania pojazdu;
d) koszty dostosowania środka trwałego do użytkowania, którymi są np. koszty remontu, napraw, rozruchu technologicznego,
e) koszty obsługi kredytu (w tym prowizje i odsetki) poniesione do dnia wprowadzenia środka trwałego do używania (po dniu oddania go do używania wszelkie koszty obsługi kredytu zalicza się do kosztów finansowych).
2) Jakie dane trzeba przygotować przed wprowadzeniem środka trwałego lub WNiP?
Jan Nowak Investment sp. z o.o., czynny podatnik VAT, nabyła 12 sierpnia 2026 r. samochód osobowy za 140 000 zł netto. Pojazd ma silnik spalinowy o emisji CO2 142 g/km, spółka nie złożyła formularza VAT-26 oraz nie prowadzi ewidencji przebiegu. Pojazd oddano do używania w dniu zakupu.
a) Wartość początkowa
VAT z faktury wynosi 140 000,00 × 23% = 32 200,00 zł.
Przy użytku mieszanym odliczeniu podlega połowa, a pozostałe 16 100,00 zł powiększa wartość początkową:
140 000,00 + 16 100,00 = 156 100,00 zł.
b) Podstawa kosztowa
Emisja 142 g/km oznacza limit 100 000 zł (art. 16 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o CIT).
Podstawa dzieli się więc na 100 000,00 zł stanowiące koszt oraz 56 100,00 zł niestanowiące kosztu, co odpowiada proporcji 64,06%.
c) Odpisy miesięczne
przy stawce 20% (rodzaj 741 KŚT): księgowe 156 100,00 × 20% / 12 = 2 601,67 zł, stanowiące koszt 100 000,00 × 20% / 12 = 1 666,67 zł, niestanowiące kosztu 56 100,00 × 20% / 12 = 935,00 zł. Rocznie odpowiednio 31 220,00 zł, 20 000,00 zł oraz 11 220,00 zł.
d) Pierwszy rok
Przy amortyzacji liniowej pierwszy odpis przypada na miesiąc następujący po miesiącu przyjęcia do używania, czyli na wrzesień 2026 r. W roku 2026 wystąpią cztery odpisy w sumie na:
6 666,68 zł kosztowych,
3 740,00 zł niekosztowych oraz
10 406,68 zł księgowych.
Przykładowa tabela z nowym pojazdem osobowym o wartości początkowej 156 100 zł (tutaj oczywiście zawsze należy pamiętać o części nieodliczalnego VAT, która w tym przypadku wynosi 50% z kwoty 32 200 zł VAT, więcej tutaj w części dotyczącej VAT), który został zakupiony za 172 200 zł brutto, w przypadku czynnego podatnika VAT może wyglądać w następujący sposób.
III. Najczęstsze pomyłki
1) Wpisanie wartości netto zamiast wartości początkowej
Gdy nie spełniamy surowych kryteriów dla pełnego odliczenia podatku VAT (VAT-26, ewidencja przebiegu, regulamin korzystania z pojazdu itd.), nieodliczony VAT powiększa wartość początkową. Wpisanie 140 000,00 zamiast 156 100,00 zaniża roczny odpis księgowy w sumie 3 220 zł.
2) Pominięcie pola wartości początkowej KUP
Co skutkuje naliczeniem odpisów podatkowych od pełnej wartości i zawyżeniem kosztów, w naszym przykładzie nawet o 11 220 zł rocznie.
3) Rozpoczęcie odpisów w miesiącu przyjęcia do używania
Przy amortyzacji liniowej pierwszy odpis przypada na miesiąc następny po miesiącu przyjęcia do użytkowania. Wyjątkiem jest amortyzacja jednorazowa, przy której odpisu można dokonać już w miesiącu przyjęcia.
4) Wpisanie odpisów od pola mc 1
zamiast od miesiąca, w którym faktycznie rozpoczęto amortyzację.
5) Brak numeru inwentarzowego lub numeru OT
Dane te są wymagane w strukturze JPK_ST_KR, a uzupełnianie ich wstecz, po zamknięciu roku, bywa bardzo pracochłonne.
6) Pozostawienie różnicy groszowej
Dwanaście odpisów po 2 601,67 zł nie sumuje się do wartości rocznej, tutaj korektę wprowadzamy w ostatnim miesiącu amortyzacji.
Po zapisaniu formularza pozostaje ostatni etap, czyli etap księgowania odpisów, który omawiamy w materiale Amortyzacja Środka Trwałego lub WNiP | Krok 3.
IV. Ewidencja środków trwałych oraz WNiP a obowiązek JPK
Ewidencja środków trwałych przestała być wyłącznie wewnętrzną kartoteką majątku, podatnicy podatku dochodowego mają bowiem obowiązek przesyłania dziś swoich ksiąg do Ministerstwa Finansów obowiązkowo, bez wezwania, w ustandaryzowanej formie elektronicznej.
Na podstawie art. 9 ust. 1c ustawy o CIT dotychczasowa struktura ksiąg rachunkowych została podzielona na dwa pliki, tworzące łącznie tzw. JPK CIT:
a) JPK_KR_PD obejmujące księgi rachunkowe uzupełnione o dane potrzebne do rozliczenia podatku dochodowego oraz
b) JPK_ST_KR zawierający ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
1) Czasowe zwolnienie z JPK_ST_KR na lata 2026-2028
Ministerstwo Finansów i Gospodarki przygotowało projekt rozporządzenia z 10 sierpnia 2026 r., który przewiduje czasowe zwolnienie z obowiązków dotyczących ewidencji środków trwałych. Zwolnienie ma objąć dwa powiązane obowiązki:
a) prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz WNiP przy użyciu programów komputerowych w zakresie wymaganym przez art. 9 ust. 1c ustawy o CIT,
b) przesyłanie danych z tej ewidencji naczelnikowi urzędu skarbowego, czyli przekazywanie pliku JPK_ST_KR.
Zwolnienie ma dotyczyć lat podatkowych i obrotowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2025 r., a przed 1 stycznia 2029 r., co w praktyce oznacza lata rozliczeniowe 2026, 2027 i 2028.
2) Czego zwolnienie nie obejmuje
a) JPK_KR_PD pozostaje bez zmian
Podatnicy objęci raportowaniem JPK CIT nadal muszą prowadzić pozostałą część ksiąg rachunkowych przy użyciu programów komputerowych i przesyłać ten plik.
b) Obowiązek prowadzenia samej ewidencji środków trwałych nadal trwa
Zwolnienie dotyczy szczególnego wymogu, którym jest prowadzenie ewidencji programem komputerowym.
V. Wypełnianie formularza krok po kroku
Formularz otwieramy wybierając w lewym menu Środki trwałe > Dodaj ST.
Uzupełnianie danych Środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej
W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego ŚT lub WNiP, najlepiej w kolejności sekcji:
1) Dane podstawowe,
2) Dane dotyczące sposobu amortyzacji,
3) Dane liczbowe dotyczące amortyzacji - podatkowe,
4) Dane liczbowe dotyczące amortyzacji - niestanowiące kosztu uzyskania przychodu,
5) Dane liczbowe dotyczące amortyzacji - księgowe,
6) Wykreślenie środka trwałego z ewidencji.
1) Dane podstawowe
W niniejszej sekcji wprowadzamy ogólne informacje dotyczące nabytego aktywa.
a) Nazwa środka trwałego
Opis pozwalający jednoznacznie zidentyfikować składnik majątku. Przy pojazdach warto ująć markę, model i numer rejestracyjny, przykładowo Samochód osobowy XYZ 2.0, nr rej. WX 12345.
b) Rok ewidencyjny
Rok, którego dotyczą wprowadzane dane liczbowe, w przykładzie 2026. Dane amortyzacji uzupełniamy odrębnie dla każdego roku.
c) Typ środka trwałego
Dla pojazdu wybieramy rzeczowy środek trwały, a dla licencji, praw autorskich czy know-how właściwa będzie wartość niematerialna i prawna.
d) Numer inwentarzowy
Unikalne oznaczenie składnika majątku, przykładowo ST/2026/001. Pole jest obowiązkowym elementem struktury JPK_ST_KR, więc numeracja powinna być prowadzona konsekwentnie i bez powtórzeń.
e) Opis
Miejsce na informacje istotne dla późniejszego rozliczenia, w przykładzie: emisja CO2 142 g/km; limit KUP 100 000 zł. Zapisanie tu podstawy zastosowanego limitu bardzo ułatwia weryfikację rozliczenia po latach.
f) Data nabycia środka trwałego
Data przeniesienia własności, w przykładzie 12/08/2026.
g) Sposób nabycia
W przykładzie Faktura VAT, jednak lista obejmuje również umowę sprzedaży, darowiznę, wkład niepieniężny, wytworzenie we własnym zakresie oraz inne.
h) Numer dokumentu nabycia
Numer faktury lub umowy, w przykładzie FV 105/08/2026.
i) Wybór dostawcy
Kontrahent od którego nabyliśmy aktywo, takiego kontrahenta wybieramy z listy, powiązanie środka trwałego ze sprzedawcą ułatwia późniejsze odtworzenie transakcji.
j) Data rozpoczęcia użytkowania
Data faktycznego oddania składnika do używania, która nie musi pokrywać się z datą nabycia. To właśnie ta data wyznacza moment rozpoczęcia amortyzacji, w przykładzie 12/08/2026.
k) Numer dokumentu OT
Numer dowodu przyjęcia środka trwałego do używania, przykładowo OT 03/08/2026. Pole zasila strukturę JPK_ST_KR, warto więc nadawać numery według stałego formatu.
l) Kod KŚT
Jest to symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, w przypadku samochodu osobowego numer będzie 741. Od symbolu zależy właściwa stawka amortyzacyjna.
m) Reklasyfikacja kodu KŚT
W przykładzie Nie, tutaj jest brak zmian w trakcie roku, opcję zmieniamy wyłącznie wtedy, gdy w trakcie roku doszło do przekwalifikowania składnika.
n) Konto środka trwałego - Wn oraz Konto umorzeniowe środka trwałego - Ma
Są to konta, na których zaksięgowany zostanie składnik oraz jego umorzenie, standardowo 010 oraz 070.
2) Dane dotyczące sposobu amortyzacji
W niniejszej sekcji wprowadzamy informacje dotyczące sposobu amortyzacji.
Bazując na naszym przykładzie
a) Podatkowa metoda amortyzacji
W przykładzie będzie to amortyzacja Liniowa, samochód osobowy nie może bowiem korzystać z amortyzacji jednorazowej w ramach limitu 50 000 euro, a limit 100 000 zł dla fabrycznie nowych środków trwałych obejmuje grupy 3-6 i 8 KŚT, samochody zaś należą do grupy 7.
b) Stawka amortyzacji procentowa (% rocznie) - 20.00
Tutaj niniejsza stawka zosała zastosowana zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o CIT.
c) Stawka amortyzacji kwotowa (zł rocznie)
Jest to roczna kwota odpisu wyrażona wartościowo, w przykładzie 31 220,00 (156 100,00 × 20%). Pole wykorzystujemy zamiennie ze stawką procentową.
d) Wartość początkowa środka trwałego
W naszym przykładzie 156 100,00 zł.
e) Częstotliwość amortyzacji
W naszym przykładzie posłużymy się standardowymi miesięcznymi odpisami amortyzacyjnymi, dopuszczalne są jednak również odpisy kwartalne i roczne.
f) Wartość początkowa - koszt uzyskania przychodu
Podstawa, od której naliczamy odpisy stanowiące koszt podatkowy. Aktualnie w przypadku pojazdu osobowego spalinowego najczęściej będzie to 100 000,00 zł.
g) Modyfikacja wartości początkowej oraz Zmiana wartości początkowej
Przy pierwszym wprowadzeniu pozostawiamy Brak i 0,00. Pola uzupełniamy dopiero przy ulepszeniu środka trwałego w rozumieniu art. 16g ust. 13 ustawy o CIT.
Narzędzia do formularzy
Pomiędzy sekcją 2 a sekcjami liczbowymi znajduje się zestaw przycisków pomocniczych, które pozwalają uniknąć ręcznego przeliczania, które mogą okazać się pomocne.
a) Kalkuluj amortyzacje (wg % rocznie) oraz Kalkuluj amortyzacje (wg kwoty rocznie)
Wyliczają odpisy miesięczne na podstawie odpowiednio stawki procentowej albo rocznej kwoty odpisu oraz wprowadzonej wartości początkowej,
b) Kopiuj kwoty amortyzacji podatkowej / niepodatkowej / księgowej
Przenoszą wyliczone kwoty pomiędzy sekcjami 3, 4 i 5, co jest wygodne, gdy wartości w części ewidencji są tożsame.
c) Reset wartość niezamortyzowana oraz Reset formularza: 3,4,5
Czyszczą odpowiednio pole wartości niezamortyzowanej oraz komplet danych liczbowych, opcja przydatna przy poprawianiu pomyłki.
Po skorzystaniu z kalkulatora zawsze warto zweryfikować wynik kontrolą opisaną w części II tj. suma odpisu kosztowego i niekosztowego powinna równać się odpisowi księgowemu.
3) Dane liczbowe amortyzacji
System prowadzi trzy równoległe ewidencje odpisów, a ich rozdzielenie jest wymagane zarówno dla prawidłowego wyliczenia podatku, jak i dla struktury JPK_ST_KR. W tabelach wpisujemy kwoty wyliczone w części II:
a) Podatkowe dane liczbowe (stanowiące koszt)
wartość niezamortyzowana na początku roku 100 000,00,
odpisy w miesiącach 1-8 równe 0,00,
a w miesiącach 9-12 po 1 666,67 zł,
b) Niestanowiące kosztu uzyskania przychodu
wartość niezamortyzowana 56 100,00,
odpisy w miesiącach 9-12 po 935,00 zł,
c) Księgowe dane liczbowe
Wartość niezamortyzowana 156 100,00, odpisy w miesiącach 9-12 po 2 601,67 zł.
Pole Wartość niezamortyzowana na początku roku w pierwszym roku równa się pełnej podstawie danej ewidencji, ponieważ odpisów jeszcze nie dokonywano.
UWAGA! Miesiące numerowane są zgodnie z kolejnością w roku kalendarzowym, a nie od momentu rozpoczęcia amortyzacji. Odpis za wrzesień wpisujemy zatem w pole Amortyzacja mc 9, a nie mc 1, wpisanie odpisów od pierwszego pola zawyżyłoby koszty roku 2026 o cztery miesiące.
W kolejnych latach ewidencji będziemy uzupełniali wartość pomniejszoną o odpisy z lat ubiegłych, tak też przykładowo dla sekcji 3 na początek 2027 r. będzie to kwota 93 333,32 zł jako wynik 100 000,00 - 6 666,68 = 93 333,32 zł.
5) Wykreślenie środka trwałego z ewidencji (opcjonalne)
Przy wprowadzaniu nowego składnika majątku sekcję tę pozostawiamy z ustawieniem na Nie. Dane o wykreśleniu najczęściej będziemy uzupełniali dopiero w momencie sprzedaży, likwidacji albo wycofania środka trwałego, wskazując datę wykreślenia, przyczynę wykreślenia (jak przekwalifikowanie do innej grupy aktywów, sprzedaż, stwierdzenie niedoboru, kradzież, darowizna, wkład niepieniężny czy inne) oraz numer dokumentu wykreślenia.
Pola Numer dokumentu KSeF (1) i Numer dokumentu KSeF (2) służą wskazaniu numeru dokumentu KSeF stwierdzającego zbycie składnika majątku, które odpowiadają polu E_31 struktury JPK_ST_KR. Ponieważ dokumentów może być kilka powiązanych ze zbyciem, to wprowadzono dwa pola w formularzu. Pola te uzupełniamy jednak dopiero przy sprzedaży środka trwałego.
UWAGA! Struktura JPK_ST_KR nie przewiduje pola na numer KSeF faktury zakupu, dokument nabycia identyfikowany jest wyłącznie poprzez rodzaj dowodu oraz numer dowodu OT, stąd numeru KSeF faktury zakupowej nie należy wpisywać w pola sekcji 6.
Po uzupełnieniu sekcji wybieramy Zapisz, co spowoduje, że wprowadzony środek trwały pojawi się na liście dostępnej w menu Środki trwałe > Lista ST. W kolejnych latach uzupełniamy dane amortyzacji za następne okresy, często będzie można skopiować wprowadzony środek w poprzednim okresie.