Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowe narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów umożliwiające wystawianie, przesyłanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w ramach krajowego systemu eFaktur. System ten ma stanowić odpowiedź na rosnące potrzeby cyfryzacji w obrocie gospodarczym i stanie się wkrótce jedynym z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji na potrzeby rozliczenia przed Urzędem Skarbowym. W obrocie gospodarczym niezależnie od systemu kontrahenci zawsze będą mogli przekazywać dokumentację inną drogą, niemniej dla ustalenia terminów obowiązków podatkowych konieczne będzie wprowadzenie takich dokumentów do KSeF.
Ministerstwo Finansów po długim czasie ciszy, w końcu 3 listopad 2025r. udostępniło środowisko testowe Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a 15 listopada środowisko przedprodukcyjne (Demo), w którym można już się zalogować oraz sprawdzić jak projektowany system KSeF wygląda. Środowisko przedprodukcyjne daje możliwość wystawiania i otrzymywania faktur w warunkach zbliżonych do tych, które będą dostępne od 1 lutego 2026r.
Wgrywania lub pobierania dokumentacji w KSeF można dokonać zawsze po zalogowaniu się w systemie Ministerstwa Finansów. Sposób uzyskania uprawnień (zwłaszcza, gdy jesteśmy osobą prawną) do zalogowania został szczegółowo opisany w materiale "Formularz ZAW-FA: Uprawnienia do korzystania z KSeF krok po kroku", zaś zalogowania oraz konfiguracji konta w KSeF w Jak zalogować się w KSeF krok po kroku?. Niniejszy artykuł przedstawia proces wczytywania do lub pobierania z faktur w KSeF krok po kroku.
SPIS TREŚCI
I. KSeF czym jest, co się „wgrywa”, co się pobiera i w jakich formatach
1) Wystawienie Faktur w KSeF - wersje środowisk
2) Czym tak naprawde jest KSeF?
b) Faktury kosztowe, czy też zakupowe
6) Dlaczego nie widzę faktury w KSeF?
II. Jak wczytać (wgrać) fakturę sprzedażową do KSeF?
III. Jak pobierać faktury z KSeF?
Gdzie znajdziemy faktury w KSeF?
1) Pobieranie faktur sprzedażowych z KSeF
2) Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
I. KSeF czym jest, co się „wgrywa”, co się pobiera i w jakich formatach
1) Wystawienie Faktur w KSeF - wersje środowisk
System Ministerstwa Finansów wyróżnia kilka środowisk, które służą obsłudze KSeF, wyróżniamy 3 środowiska:
a) Wersja produkcyjna, która jest właściwym narzędziem KSeF i ma zostać uruchomiona 1 lutego 2026r. Niniejsza wersja służy oficjalnej wymianie dokumentacji - wystawianiu faktur przez dużych przedsiębiorców i odbieraniu przez wszystkich innych.
b) Wersja przedprodukcyjna (Demo) - przeznaczona dla technicznego sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF przez API lub na danych prawidziwych (ale jednocześnie testowych), które nie odnoszą skutków prawnych. Środowisko przedprodukcyjne do stosowania w celu sprawdzenia funkcjonalności systemu KSeF zostało udostępnione 15 listopada 2025r.
c) Środowisko testowe - przeznaczona dla deweloperów oraz podatników aplikacji księgowych lub fakturowych, po zalogowaniu danymi technicznymi (jak same 9 czy 0). Aktualnie środowisko testowe zostało znacząco ograniczone przez Ministerstwo Finansów i podatnicy powinny korzystać ze środowiska przedprodukcyjnego.
We wszystkich tych trzech środowiskach sposób obrotu dokumentacji jest tożsamy w związku z czym niniejszy poradnik krok po kroku pozostaje uniwersalny względem każdego z nich.
Zgodnie z informacją z Ministerstwa Finansów Faktury wystawione w środowisku testowym i przedprodukcyjnym (Demo) nie będą wywierały żadnych skutków prawnych i po określonym czasie zostaną usunięte z systemu.
2) Czym tak naprawde jest KSeF?
Zgodnie z art. 106ga. 1. ustawy o VAT "Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.".
Zgodnie z art. 106m. ustawy o VAT "Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej."
Zgodnie z Art. 106na. 1. ustawy o VAT "Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur."
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do obsługi faktur ustrukturyzowanych. Z perspektywy Użytkownika a właściwie Podatnika, najważniejsze jest zrozumienie jednej rzeczy, KSeF nie jest jakąś biblioteką plików PDF (chociaż oczywiście mamy możliwość pobrania z KSeF faktur również w formacie PDF, czyli ich wizualizacji), ale jest miejscem, które nadaje fakturom konkretne znaczenie podatkowe.
O ile zatem na tle cywilnoprawnym KSeF nie ma znaczenia i strony między sobą mogą umówić sposób przekazywania dokumentacji, o tyle na tle podatkowym, faktury muszą "dotknąć" tego środowiska, co oczywiście w rezultacie będzie miało wpływ na sposób umówienia się stron między sobą w przyszłości.
KSeF to system, który przechowuje i przetwarza faktury w postaci ustandaryzowanych danych. Dzięki temu Ministerstwo Finansów i Fiskus mają podgląd do transakcji gospodarczych w jednym miejscu, co ułatwia przeprowadzanie kontrol przedsiębiorców.
Najpierw od lutego 2026r. duzi podatnicy mają obowiązek wystawiać faktury przy użyciu KSeF, a od kwietnia 2026r. również wszyscy pozostali.
3) Co odnajdziemy w KSeF?
W KSeF odnajdziemy przedewszystkim faktury sprzedażowe oraz kosztowe, częścią systemu jest również część techniczna dotycząca obsługi infrastruktury tutaj będziemy wyróżniali panel uprawnień, w którym odnajdziemy możliwość ich nadawania z systemu lub listę osób uprawnionych do korzystania z danego konta KSeF, panel Tokenów (do końca 2026r.) czy Certyfikaty.
W KSeF wystawiamy lub wysyłamy do niego tylko faktury sprzedażowe. Z KSeF natomiast możemy pobrać zarówno faktury sprzedażowe, jak i kosztowe, o ile dokumenty zakupowe zostały przez kontrahent do KSeF dostarczone.
4) Co można wgrać do KSeF?
Z perspektywy KSeF słowo „wgrywanie” oznacza w praktyce jedno tj. wprowadzenie faktury ustrukturyzowanej (XML) do systemu. Tego wprowadzenia można dokonac na dwa sposoby, albo wystawiając taką fakturę w KSeF w czasie rzeczywistym, albo importując do niego strukturę XML faktury manualnie lub przez zintegrowane narzędzie przez API.
Ważne rozróżnienie:
W KSeF wystawia się lub wgrywa się faktury sprzedażowe, ponieważ to sprzedawca (najczęściej jenocześnie będący wystawcą) wysyła dokument do tego systemu. Nie „wgrywa się” się natomiatst faktur kosztowych, ponieważ koszt (zakup) wystawia dostawca, a nie my.
Dlatego, jeśli mówimy o kosztach, to po naszej stronie nie ma „wgrywania do KSeF”, tylko pobieranie dokumentów z KSeF, o ile oczywiście dostawca faktycznie wystawił fakturę w tym systemie lub ją do niego wprowadził.
5) Co można pobrać z KSeF?
KSeF umożliwia pobranie dokumentów wystawionych i przechowywanych w systemie. W praktyce Podatnicy zwykle interesują się dwiema grupami - fakturami sprzedażowymi oraz kosztowymi.
Wszystkie faktury z systemu można pobrać w 3 formatach:
- XML (faktura ustrukturyzowana) – jako „oryginał” w rozumieniu KSeF,
- HTML - jako podgląd lub odwzorowanie wizualne w przeglądarce.
- PDF - jako podgląd lub odwzorowanie wizualne pobrane na dysk.
a) Faktury sprzedażowe
Jeśli wystawiliśmy fakturę w KSeF lub wprowadziliśmy fakturę sprzedażową do KSeF, to możemy takie dokumenty pobrać z tego systemu w powyższych formatach.
W przypadku sprzedaży niezwykle istotnym jest fakt, że KSeF nadaje fakturze numer KSeF (unikalny identyfikator). To jeden z najczęstszych powodów, dla których użytkownicy pobierają dokumenty: chcą mieć pewność, że faktura została skutecznie przyjęta i przetworzona przez system.
Warto zapamiętać prostą zasadę, to, że faktura jest wystawiona w systemie księgowym lub fakturowym, nie oznacza jeszcze, że jest w KSeF. Dla KSeF liczy się to, czy dokument (XML) został wysłany i przyjęty przez system.
b) Faktury kosztowe, czy też zakupowe
Faktury zakupowe można pobrać z KSeF, ale tylko i wyłącznie wtedy, gdy:
- dostawca wystawił fakturę w KSeF lub przekazał ją do KSeF,
- mamy uprawnienia do pobrania dokumentów z KSeF.
- system KSeF przetworzył dany dokument.
6) Dlaczego nie widzę faktury w KSeF?
Z perspektywy KSeF brak faktury zwykle wynikać będzie zatem z jednego z poniższych scenariuszy:
a) Dokument nie został wystawiony lub wysłany do KSeF (dotyczy szczególnie kosztów).
b) Nie posiadaliśmy uprawnień lub uwierzytelnienia – KSeF wymaga poprawnie nadanych praw do pobierania lub wysyłania dokumentów.
c) Dokument posiadał błędne dane identyfikacyjne (np. NIP nabywcy) – dokument trafił do KSeF, ale nie „przypiął się” do właściwego odbiorcy.
d) Faktura jest w trakcie przetwarzania – czasem potrzeba chwili, aby dokument był możliwy do pobrania w narzędziu.
e) Nastąpiła awaria systemu Ministerstwa Finansów.
II. Jak wczytać (wgrać) fakturę sprzedażową do KSeF?
Wczytanie faktury do KSeF to zaimportowanie gotowego ustrukturyzowanego pliku faktury, który najczęściej mamy zapisany na dysku komputera. W KSeF wczytanie faktury jest krokiem poprzedzającym wystawienie faktury w KSeF, bowiem ostatnim krokiem procesu wczytywania dokumentu jest właśnie wybranie "Wystaw fakturę" co spowoduje nadanie jej numeru KSeF.
Wprowadzać dokumentację do KSeF można na dwa sposoby:
1) W sposób standardowy - przez dodanie zapisanego na dysku komputera pliku tj. faktury pobranej z systemu Fakturowego w strukturze XML lub,
2) W sposób niestandardowy - przez API bezpośrednio z systemu fakturowego lub księgowego.
Każda z tych opcji ma swoje wady i zalety, w niniejszym artykule został jednak przedstawiony wyłącznie standardowy sposób wczytania dokumentu sprzedażowego. Automatyczny import dokumentów sprzedażowych z Fakturomanii do KSeF wymaga odrębnej konfiguracji oraz został omówiony w odrębnym materiale.
W celu wprowadzenia takiej faktury wystawionej w zewnętrznym narzędziu należy w KSeF wybrać "Wczytaj fakturę" i wskazać fakturę w strukturze XML, która powinna zostać wcześniej pobrana na dysk komputera.
Po wczytaniu dokumentu mogą nam się pojawić dwa komunikaty
a) albo, że "Plik wczytany pomyślnie", wraz dodatkowymi opcjami "Wystaw fakturę", "Edytuj" lub "Podgląd faktury",
b) albo jeżeli plik będzie zawierał błędy, pojawi się komunikat "Plik XML zawiera błędy", w takim wypadku powinniśmy zweryfikować przyczynę komunikatu, gdzie często może być to niewłaściwa data wystawienia, inna niż dzień importu do KSeF.
Przed finalnym wgraniem faktury w KSeF, zawsze w celu wizualizacji dokumentu, należy wybrać "Podgląd faktury". Jeżeli jakieś dane wymagają modyfikacji, można wciąż wybrać "Edytuj" co spowoduje przeniesienie Podatnika do kreatora dokumentu omówionego szerzej w materiale "Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku?".
Jeżeli wszystkie dane są zgodne można wybrać "Wystaw fakturę".
Spowoduje to wyświetlenie się statusu "W realizacji",
a w przypadku sukcesu zakończy się komunikatem "Zakończono pomyślnie" wraz z numerem KSeF faktury.
III. Jak pobierać faktury z KSeF?
Jak wspomnieliśmy we wcześniejszej części wpisu Faktury w KSeF można podzielić na dwa rodzaje tj.:
1. Sprzedażowe lub
2. Kosztowe.
W KSeF proces pobierania faktur względem dokumentów jest bardzo podobny.
Gdzie znajdziemy faktury w KSeF?
Po zalogowaniu w systemie KSeF, należy w sekcji "Faktury" wybrać funkcję “Lista Faktur” znajdującą się w lewym menu systemu.
Dalej naszym oczom ukaże się panel faktur składający się z 4 list.
a) Faktury sprzedażowe,
b) Faktury zakupowe,
c) Faktury podmiotu innego (nieporuszone w tym materiale),
d) Faktury podmiotu upoważnionego (nieporuszone w tym materiale).
1) Pobieranie faktur sprzedażowych z KSeF
W celu pobrania faktur sprzedażowych należy wybrać "Faktury sprzedażowe" a następnie oznaczyć z listy faktur interesujące nas pozycje.
Z abstrakcyjnych dla podatnika przyczyn w KSeF brak jest opcji zbiorczego oznaczenia pobieranej dokumentacji (chodzi o kwadrat, który zaznaczy nam wszystkie faktury). Jednocześnie maksymalna liczba dokumentów pobieranych to tylko 10 dokumentów, w KSeF niestety mamy zablokowaną opcję pobierania większej liczby dokumentów.
Po wybraniu interesujących nas faktur na dole listy wybieramy daszek i wskazujemy format pliku, w którym chcemy dokumentację pobrać. Zazwyczaj wykorzystywane będą dwa formaty - XML oraz PDF.
Format XML jest formatem dla wczytywania faktury przez systemy fakturowo księgowe.
Format PDF jest wykorzystywanym formatem dla wizualizacji faktury.
Po wybraniu formatu należy wskazać miejsce zapisu plików na dysku, w przypadku pobierania paczek pliki będą zzipowane. Po sukcesie powinien pojawić się komunikat potwierdzający pobranie.
2) Pobieranie faktur zakupowych z KSeF
W celu pobrania faktur zakupowych należy wybrać tym razem drugą opcję czyli "Faktury zakupowe" po czym analogicznie do faktur sprzedaży oznaczyć z listy faktur interesujące nas pozycje.
Tak jak przy sprzedaży, z pewnych przyczyn... w KSeF brak jest opcji zbiorczego oznaczenia pobieranej dokumentacji (chodzi o kwadrat, który zaznaczy nam wszystkie faktury). Jednocześnie maksymalna liczba pobieranych dokumentów z góry została ustalona na 10 dokumentów.
Następnie na dole listy wybieramy daszek i wskazujemy format pliku, w którym chcemy dokumentację pobrać. Zazwyczaj wykorzystywane będą dwa formaty - XML lub PDF.
Format XML jest formatem dla wczytywania faktury przez systemy fakturowo księgowe.
Format PDF jest wykorzystywanym formatem dla wizualizacji faktury.
Po wybraniu formatu należy wskazać miejsce zapisu plików na dysku, w przypadku pobierania paczek pliki będą zzipowane. Po sukcesie powinien pojawić się komunikat potwierdzający pobranie.