Jak poprowadzić księgowość spółki? Pełna księgowość krok po kroku

Prowadzenie pełnej księgowości, jak każda księgowość wymaga systematyczności oraz odpowiednich narzędzi. Czy wiesz, że dobrze zorganizowana księgowość nie tylko pomaga spełniać wymogi prawne, ale również pozwala lepiej zarządzać firmą? Jeśli pełna księgowość brzmi dla jak skomplikowany labirynt, to jesteś we właściwym miejscu.

Czy pełna księgowość można być prosta?

Odpowiedź na to pytanie brzmi tak, pełna księgowość dla spółek może być prosta.

Warunkiem jest, tylko aby takie jednostki prowadziły swoją działalność:

a) w Polsce, 

b) były jednostkami mikro oraz miały status małego podatnika (czyli ponad 90% wszystkich spółek) oraz

c) nie prowadziły działalności o charakterze produkcyjnym, deweloperskim, inwestycyjnym (przykładowo obrót kryptowalutami lub papierami wartościowymi) lub transgranicznym.

Fakturomania to oprogramowanie stworzone z myślą o mikroprzedsiębiorstwach, które rozliczają się 9% CIT. Dzięki uproszczeniom i intuicyjnemu interfejsowi pozwala na efektywne prowadzenie pełnej księgowości nawet osobom bez doświadczenia. Fakturomania to po prostu prosty program do pełnej księgowości spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej, który:

a) jest nowoczesnym rozwiązaniem korzystającym z praktycznie wszystkich uproszczeń dedykowanych dla najmniejszych.

b) Zapewnia wsparcie księgowe online dla użytkowników oraz bogatą bazę wiedzy przeprowadzającą przez zagadnienia związane z księgowością oraz spółką krok po kroku.

c) Znacznie obniża koszty prowadzenia spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej.

W tym poradniku przeprowadzimy Cię przez cały proces pełnej księgowości krok po kroku – od podstawowych zasad, przez praktyczne wskazówki, aż po szczegóły, które pomogą uniknąć najczęstszych błędów. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę z pełną księgowością, czy jesteś księgowym, który szuka prostego narzędzia do mikro spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej – znajdziesz tutaj wszystko, czego potrzebujesz.

Z uwagi na to, że nasze oprogramowanie skierowane jest wyłącznie do jednostek mikro - a precyzyjniej mikro sp. z o.o. oraz prostych spółek akcyjnych, w aplikacji zastało wprowadzonych bardzo wiele zabezpieczeń uniemożliwiających popełnienie niepotrzebnych błędów. W aplikacji wprowadzono między innymi wymóg chronologicznego rozliczenia podmiotu jak też funkcję przymusowego buforu dokumentów.

SPIS TREŚCI

Niniejszy wpis został podzielony na dwie główne części:

1. Część dotyczącą odpowiedniego przechowywania i prowadzenia dokumentacji księgowej oraz 

2. Część dotyczącą prawidłowego wprowadzania dokumentacji do systemu wraz z generowaniem deklaracji podatkowych.

W opracowaniu  postaramy się Państwu pokrótce przedstawić najważniejsze zagadnienia dotyczące prawidłowego rozliczenia mikro sp. z o.o.

Organizacja sp. z o.o. - pomocna baza wiedzy

Zachęcamy do lektury licznych materiałów znajdujących się w bazie wiedzy Fakturomanii poświęconych organizacji mikro sp. z o.o., które można odnaleźć w Pierwszych krokach w niniejszej sekcji odnaleźć można materiały omawiające jak się do prowadzenia spółki z o.o. przygotować oraz jak ją zorganizować, jak ugryźć spółkę od strony podatkowej oraz od strony ZUSu, jak ją zarejestrować oraz jakie są obowiązki związane z jej prowadzeniem.

1. Część pierwsza

Segregator księgowy, Segregator umów gospodarczych, Księga udziałów, Segregator uchwał, Teczki płacowe oraz Akta osobowe

A. Segregator Księgowy

W każdej księgowości niezbędny jest porządek oraz systematyczność. Wszyscy podatnicy muszą mieć miejsce, w którym będą w sposób bezpieczny przechowywane dowody księgowe. Takim miejscem jest zazwyczaj segregator znajdujący się w siedzibie firmy niedostępny dla osób postronnych, w którym znajdują się wszystkie dowody księgowe ułożone w sposób chronologiczny.

Standardowo każdy segregator księgowy obejmuje konkretny rok obrotowy, który składa się z miesięcy (najczęściej 12, jednak możemy mieć miejsce sytuacja wydłużonego roku obrotowego kiedy to rok obrotowy nie będzie równy roku kalendarzowemu).

Tradycyjny segregator dla roku obrotowego od 1 stycznia 2022r. do 31 grudnia 2022r. będzie podzielony na miesiące, następnie każdy miesiąc na tytuły.

Propozycja uporządkowania segregatora została również dodana jako załącznik do niniejszego wpisu.

1) Podział roku

Całość można podzielić (z pomocą niezwykle przydatnych przekładek dla segregatorów z podpisem co znajduje się w danym miesiącu) na 12 kolejnych miesięcy - od stycznia do grudnia.

2) Podział poszczególnego miesiąca 

Każdy miesiąc można podzielić w kolejności na:

a) Bank lub gotówka

Gdzie znajdują się dokumenty dotyczące Wyciągu Bankowego oraz Raportu Kasowego (przy sformalizowanym obrocie gotówkowym).

Uwaga: Raport Kasowy nie jest tym samym co raport z kasy fiskalnej.

b) Sprzedaż (co do zasady sortowana wg. daty wystawienia dokumentu lub sprzedaży w zależności, która jest wcześniejsza), w której umieszczane są dowody księgowe dotyczące sprzedaży (takie jak Faktury VAT sprzedaży, Raporty z kasy fiskalnej, Ewidencje sprzedaży bezrachunkowej itp.).

c) Koszty (sortowanie wg. daty wystawienia dokumentu lub sprzedaży w zależności, która jest późniejsza), w których umieszczane są dowody księgowe dotyczące transakcji zakupowych (takie jak Faktury VAT, Faktury uproszczone, umowy zakupu od osób fizycznych - jeżeli nie została do nich wystawiona faktura, dodatkowo noty obciążeniowe itp.).

d) Kadry, w których umieszczana jest dokumentacja związana z kadrami z wyłączeniem stosunku pracy (rachunki do umów zlecenie/dzieło, uchwały o wynagrodzeniu itp.) - nie jednak same umowy o pracę/umowy zlecenie lub listy płac - te bowiem powinny znajdować się w aktach osobowych pracownika lub oddzielnych teczkach płacowych, gdzie przechowywane są oddzielnie dla każdego pracownika/zleceniobiorcy ewidencje czasu pracy lub zawarte z nimi umowy cywilnoprawne.

Akta osobowe dla stosunku pracy

Zatrudnienie osoby na podstawie stosunku pracy obarczone jest wieloma obowiązkami (badania lekarskie/szkolenie bhp/ewidencja urlopów itp.).

Teczki płacowe

Są to teczki prowadzone dla wszystkich osób z którymi współpracujemy, dla każdej osoby (zleceniobiorcy/wykonawcy dzieła) można założyć teczkę (ale dokumenty te też mogą znajdować się w segregatorze księgowym), która pozwoli w jednym miejscu uporządkować historię współpracy z osobą - jest to przydatne rozwiązanie zwłaszcza ze względu na kontrole skarbowe, ubezpieczeniowe lub dla ogólnego porządku i przejrzystości.

e) Inne

Gdzie umieszczane są dokumenty bezpośrednio nie związane z wyżej wymienionymi np: delegacje, anulowane faktury, zwroty towarów, anulowane/błędne paragony itp.

B. Segregator umów gospodarczych

W nim umieszczamy zawierane umowy niezwiązane z rozliczeniem kadrowym np: umowy leasingu, umowy najmu, umowy dzierżawy, umowy abonamentowe, umowy o media itd.

C. Księga Udziałów

Zgodnie z art. 188. § 1. KSH Zarząd jest obowiązany prowadzić księgę udziałów, do której należy wpisywać nazwisko i imię albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego wspólnika, adres, liczbę i wartość nominalną jego udziałów oraz ustanowienie zastawu lub użytkowania i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące osób wspólników i przysługujących im udziałów.

Wzór Księgi udziałów mogą Państwo odnaleźć tutaj.

D. Segregator Uchwał

Jest to miejsce, w którym przechowujemy wszystkie dokumenty dotyczące podejmowanych uchwał zarówno przez Zarząd jak Zgromadzenie Wspólników. Segregator podobnie do segregatora księgowego warto jest podzielić na miesiące, które z kolei można podzielić na 

1) Zarząd oraz 

2) Zgromadzenie Wspólników.

W tym segregatorze będziemy przechowywać np. wydrukowane sprawozdania finansowe podmiotu lub uchwały zatwierdzające sprawozdanie.

Zachowanie powyższej rozdzielności pozwoli Państwu w każdej księgowości zachować porządek. Powyższy rozdział jest oczywiście jedynie propozycją, jednak jest on oparty na dobrych praktykach i doświadczeniu.

2. Część druga

Wymóg ewidencji operacji gospodarczych w odpowiedniej chronologii

Rozliczenie podmiotu oraz prowadzenie księgowości jest związane z zachowaniem chronologii, najlepszą podpowiedzią jest tutaj stan faktyczny lub rozpoczynanie rozliczenia od ewidencji wpływów spółki. Z tego względu najlepiej jest poprowadzić rozliczenie w kolejności:

I. Wprowadzenie do księgowości dokumentów sprzedażowych i korekt dokumentów sprzedażowych;

II. Wprowadzenie wpływu środków dla dokumentów sprzedażowych;

III. Wprowadzenie i zatwierdzenie UAT'ów (wyłącznie w przypadku nietypowych transakcji);

IV. Wprowadzenie do księgowości faktur kosztowych i korekt faktur kosztowych;

V. Wprowadzenie wypływu środków związanych z dokumentacją kosztową;

VI. Wprowadzenie do księgowości wynagrodzeń lub rozliczeń PIT i ZUS w module kadrowym;

VII. Wygenerowanie technicznych dokumentów ewidencyjnych celem potwierdzenia prawidłowości wprowadzonych danych (UWAGA! Najważniejsza czynność - sprawdzić!);

VIII. Wyliczenie, następnie zatwierdzenie i wygenerowanie deklaracji VAT czyli JPK_V7;

IX. Wyliczenie, następnie zatwierdzenie zaliczki CIT;

X. Wygenerowanie dokumentów księgowych oraz deklaracji podatkowych.

UWAGA: Księgowość zawsze prowadzimy chronologicznie, zatem podczas rozliczenia należy rozliczać każde okresy rozliczeniowe w pełni.

Co to znaczy? Najpierw niezbędne jest rozliczenie konkretnego okresu, po którym możemy przejść dopiero do następnego, przykładowo należy najpierw zatem w pełni rozliczyć styczeń, aby przejść następnie do lutego.

Poniżej znajduje się krótki opis każdego z przedstawionych wyżej punktów.

I. Wprowadzenie do księgowości dokumentów sprzedażowych i korekt faktur sprzedażowych

Przez dokumenty sprzedażowe rozumiemy wszystkie dokumenty poświadczające dokonanie sprzedaży tj. Faktury, Raporty z kasy fiskalnej (przez Moduł "Kasa Fiskalna"), Ewidencje sprzedaży bezrachunkowej (wprowadzana przez moduł "Kasa Fiskalna" analogicznie do raportów z kasy fiskalnej), noty uznaniowe itp.

Taką dokumentację co do zasady sortujemy wg. daty wystawienia dokumentu lub sprzedaży w zależności, która jest wcześniejsza.

1) Faktury sprzedażowe

By wystawić fakturę sprzedażową należy wybrać przycisk “Wystaw fakturę” znajdujący się w górnym menu lub w lewym menu.

Otworzy to podgląd ogólnych informacji, ale również przy kliknięciu, pozwoli na sprawdzenie jak dokument został zapisany w dzienniku, księdze głównej, księdze pomocniczej lub rejestrze VAT.

2) Korekty faktur sprzedażowych

Korektę faktury sprzedażowej można wystawić z wymienionych ustawowo przyczyn, podstawą tutaj jest art. 106j ustawy o podatku od towarów i usług i tak też zgodnie z punktem 1:

"W przypadku gdy po wystawieniu faktury: 

1) podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie, 

2) (uchylony),

3) dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań, 

4) dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, 

5) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury 

– podatnik wystawia fakturę korygującą."

Dokładną instrukcję w jaki sposób można wystawić fakturę korygującą odnajdą Państwo w materiale "Jak wystawić fakturę korygującą fakturę sprzedaży? Korekta sprzedaż".

3) Kasa Fiskalna lub ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (zwolnienie z kasy fiskalnej).

UWAGA: W przypadku sprzedaży zbiorczej ewidencjonowanej za pośrednictwem kasy fiskalnej lub ewidencji sprzedaży bezrachunkowej do systemu wprowadza się zestawienia sprzedaży z danego okresu rozliczeniowego w ujęciu miesięcznym. Najczęściej niniejsze zestawienia będą przybierały formy:

- w przypadku kasy fiskalnej - Raportu okresowego miesięcznego - skrót ROM MM/RRRR,

- w przypadku zwolnienia z kasy fiskalnej - Zbiorczej ewidencji bezrachunkowej - skrót ZEB MM/RRRR.

2) Jak wprowadzać płatności niezwiązane z dokumentami sprzedażowymi lub kosztowymi? Zarządzanie finansami

W Fakturomanii został również wdrożony moduł "Finansów" pozwalający na zautomatyzowane wprowadzenie pewnych typów operacji. Operacje takie są tworzone w sekcji UAT, które są dodawane jako operacje zatwierdzone, zatem uwzględniane w saldach i informacji "Podsumowanie dostępnych środków".

Zagadnienie poświęcone modułowi Finansów zostało szczegółowo opisane w materiale "Zarządzanie finansami w systemie", niemniej posługując się tym modułem możemy zaewidencjonować operacje takie jak:

a) Wpłata gotówki do banku - opcja służąca ewidencji wpłaty gotówkowej na rachunek bankowy w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej będzie to wpłata środków we wpłatomacie lub placówce bankowej.

b) Wpłata gotówki do środków w drodze - opcja najczęściej służąca ewidencji przepływu środków między sformalizowaną a niesformalizowaną gotówką lub przekazaniu sformalizowanej gotówki członkowi zarządu.

c) Wypłata gotówki z banku - służąca ewidencji wypłaty gotówkowej w przypadku prowadzenia raportu kasowego (nie jest to raport z kasy fiskalnej). Najczęściej będzie to wypłata środków w bankomacie lub placówce bankowej.

d) Wypływ środków z banku do środków w drodze - wariant służący najczęściej ewidencji wypłaty środków z rachunku bankowego do nieformalnej gotówki, albo przelewu środków z rachunku bankowego do pośrednika/operatora płatności.

e) Wpływ środków w drodze do banku - opcja służąca dodaniu środków, które wpłynęły nam na rachunek bankowy najczęściej od operatora płatności.

Środki opłacone przez kupujących przy transakcjach sprzedaży w formach płatności "za pobraniem", "karta" lub "płatność online" są to tzw. "środki w drodze" znajdujące się u pośrednika płatności lub przykładowo kuriera. Oznacza to, że do momentu, aż pośrednik przekaże nam te środki na rachunek bankowy - nie będą one dostępne co do zasady dla nas do użytku, z tego względu są one ewidencjonowane na odrębnym koncie  o numerze "135" - jako tzw. "środki w drodze".

W momencie, gdy pośrednik przeleje nam środki na rachunek bankowy - stają się one dostępne dla firmy. Taką operację można w aplikacji zaewidencjonować właśnie w module finansów przez opcję "wpływ środków w drodze do banku".

f) Wpływ środków w drodze do gotówki - opcja najczęściej służąca ewidencji przepływu środków między niesformalizowaną a sformalizowaną gotówką lub ewidencji rozliczenia sformalizowanej gotówkowi z utargu z kasy fiskalnej przy prowadzeniu raportu kasowego.

g) Nieokreślony wypływ środków z banku - jest to wariant wykorzystywany najczęściej dla błędnie wykonanego przelewu do kontrahenta lub zwrotu kontrahentowi błędnie przez niego wpłaconych środków. Niniejsze opcja może również służyć dla ewidencji operacji dla których nie otrzymaliśmy Faktury za dokonaną transakcję, gdy jest to tzw. "Transakcja niefakturowana".

h) Nieokreślona wpłata środków do banku - jest to wariant wykorzystywany najczęściej dla ewidencji otrzymanego błędnie wykonanego przelewu od kontrahenta.

i) Wpływ środków do banku od udziałowca - jest to opcja najczęściej wykorzystywana przy operacjach wpłaty gotówkowej we wpłatomacie lub placówce bankowej przy jednoczesnym braku prowadzenia raportu kasowego czyli sformalizowanych rozliczeń gotówkowych (stanowi alternatywę dla środków w drodze) lub wpłaty kapitału zakładowego na rachunek bankowy spółki.

j) Wypływ środków z banku do udziałowca - jest to opcja najczęściej wykorzystywana przy operacjach wypłaty gotówkowej w bankomacie lub placówce bankowej przy jednoczesnym braku prowadzenia raportu kasowego czyli sformalizowanych rozliczeń gotówkowych (stanowi alternatywę dla środków w drodze), oraz gdy spółka zwraca środki osobie, która dokonała płatności za wydatek spółki z majątku prywatnego zwłaszcza wspólników, członków zarządu lub osób reprezentujących spółkę.

III. Wprowadzenie i zatwierdzenie UATów (wyłącznie w przypadku nietypowych transakcji)

Czasami podczas prowadzenia działalności gospodarczej mamy styczność z nietypowymi operacjami, których nie możemy na dzień dzisiejszy w systemie zaewidencjonować przy pomocy gotowych wzorców (moduł sprzedaży, kosztów, finansów lub kadr).

Takie operacje i wiele innych w systemie można zaewidencjonować przez moduł UAT postępując zgodnie z materiałami znajdującymi się w innych tematach bazy wiedzy i tak też najczęściej występującymi operacjami są: 

1) Zakup środka trwałego, który został opisany w materiale "Ewidencja zakupu środka trwałego (na przykładzie samochodu)".

2) Sprzedaż przez procedurę faktury VAT marży, która została opisana w materiale "Faktura VAT marża | Sprzedaż".

3) Rozliczenie delegacji, która została opisana w materiale "Delegacja | Wyjazd służbowy?".

4) Płatności dla dokumentów sprzed migracji do Fakturomanii, które zostały opisane w materiale "Dodawanie płatności do dokumentów sprzed migracji do Fakturomanii".

5) Wypłata dywidendy, która została opisana w materiale "Wypłata dywidendy | Dywidenda".

6) Wpłata VAT z tytułu importu usług u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego, która została opisana w materiale "Wpłata należności VAT u podatnika podmiotowo lub przedmiotowo zwolnionego z tytułu importu usług (VAT 9-M lub VAT-8).

7) Rozliczenie potrącenia przez kompensatę, gdy należność i zobowiązanie wobec jednego kontrahenta pokrywają się, która została opisana w materiale "Kompensata".

8) Podwyższenie kapitału zakładowego, które zostało opisane w materiale "Podwyższenie kapitału zakładowego".

9) Ewidencja pożyczki o której więcej mówimy w Jak pożyczyć pieniądze spółce? Q&A

IV. Wprowadzenie do księgowości faktur kosztowych i korekt faktur kosztowych

Faktury lub większość dokumentów kosztowych wprowadzamy w Fakturomanii analogicznie do faktur sprzedażowych, z tą różnicą, że tutaj musimy wybrać odpowiednią kategorię kosztu. Moduł kosztów dostępny jest natomiast w lewym menu pod opcją "Dodaj koszt".

Szczegółowy sposób ewidencji kosztu został opisany w artykule "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku". Niezależnie jednak od takiego materiału, w bazie wiedzy można również odnaleźć wiele opracowanych zagadnień dotyczących konkretnych przypadków kosztów krajowych lub zagranicznych.

1) Dokument kosztowy

Wybór prawidłowej kategorii oraz podkategorii kosztu jest bardzo istotny z uwagi na automatyzację procesów księgowych oraz przypisanie odpowiednich wzorców dla poszczególnej kategorii. Ewidencji należy dokonywać zgodnie ze wskazówkami znajdującymi się po prawej stronie od wybranej kategorii.

2) Korekty faktur kosztowych

Korektę faktury kosztowej można wprowadzić wyłącznie w przypadku otrzymania takiego dokumentu od kontrahenta, brak zatem jest możliwości posługiwania się niniejszym panelem bez odpowiedniego dokumentu źródłowego.

Dokładną instrukcję w jaki sposób można zaewidencjonować fakturę korygującą kosztową odnajdą Państwo w materiale "Jak dodać korygującą fakturę kosztową? Korekta koszt".

V. Wprowadzenie wypływu środków dla dokumentów kosztowych;

W przypadku uzupełniania płatności do dokumentów kosztowych postępujemy w sposób analogiczny do punktu II. tj. "Wprowadzenie wpływu środków dla dokumentów sprzedażowych" lub III. "Wprowadzenie i zatwierdzenie UAT'ów (wyłącznie w przypadku nietypowych transakcji)" niniejszego artykułu.

VI. Wprowadzenie w księgowości wynagrodzeń lub rozliczeń PIT i ZUS w module kadrowym

Częścią aplikacji Fakturomanii jest moduł kadrowy, moduł kadrowy w obecnej formie pozwala na półautomatyczne rozliczenie:

a) Umowy o dzieło (20% oraz 50% KUP),

b) Uchwały Zgromadzenia Wspólników o wynagrodzeniu Zarządu,

c) Umowy zlecenia (20% oraz 50% KUP) - 20% KUP razem z ulgą dla młodych,

d) Stosunku pracy (z ulgą dla młodych) - z wyłączeniem wynagrodzeń chorobowych itp,

e) Wynagrodzenia rozliczanego na zasadach ryczałtowych (do 200 zł z jednego tytułu).

f) Powtarzających się odpłatnych świadczeń niepieniężnych wspólników na rzecz spółki polegającej na działalności wykonywanej osobiście.

Moduł ten jest jednak uproszczony i nie ma możliwości rozliczenia w nim świadczeń związanych z chorobą lub macierzyństwem lub benefitami pozapłacowymi. W takim wypadku wynagrodzenie chorobowe dla umowy o pracę należy zaewidencjonować w aplikacji przez tzw. UAT - manualne księgowanie na podstawie sporządzonej listy płac w zewnętrznym systemie kadrowym dedykowanym dla rozliczeń kadrowych.

1) Dokumenty ZUS i PIT

Moduł kadrowy umożliwia generowanie część dokumentów, które przedsiębiorca składa do Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Dokumenty do ZUS widoczne są w rozliczeniu PIT i ZUS każdego miesiąca, w którym zostało wypłacane lub dodane wynagrodzenie. Co do zasady raporty miesięczne, wraz z dokonaniem płatności, składa się do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu współpracy.

W przypadku litery b) należy pamiętać o zachowaniu prawidłowości okresu rozliczeniowego dla wypłaconego wynagrodzenia zgodnie z zasadą opisaną w materiale "Dlaczego wynagrodzenie dodane w danym miesiącu, w rozliczeniu PIT i ZUS widnieje w miesiącu następującym lub jest "zdublowane"?.

VII. Bardzo istotne! Najważniejszy punkt z wszystkich materiałów! - Wygenerowanie technicznych dokumentów ewidencyjnych celem potwierdzenia prawidłowości wprowadzonych danych w księgowości

Po wprowadzeniu danych sprzedażowych, kosztowych, kadrowych, przepływu finansowych przed finalnym rozliczeniem miesiąca należy koniecznie upewnić się w zakresie prawidłowości wszystkich wprowadzonych danych.

Przy generowaniu niektórych z niżej wymienionych dokumentów mamy możliwość wyboru różnych sposobów ich sortowania. Zdecydowanie zalecamy Państwu sortować dokumentację zgodnie z datą (zatem w ujęciu chronologicznym), dlatego wybierając dokument np: "rejestru CIT" lub "Zapisów na koncie" należy upewnić się, że w polach "Sortowanie 1" lub "Sortowanie 2" (jeżeli takie pole występuje), została oznaczona "Data".

Wszystkie niezbędne dokumenty możemy wygenerować w systemie z modułu "Księgowość".

Przed zatwierdzeniem miesiąca, w celu potwierdzenia prawidłowości wprowadzonych danych należy zawsze wygenerować:

1) Rejestr VAT sprzedaży z rozliczanego miesiąca.

Generując rejestr VATowski, należy upewnić się czy na liście nie brakuje wprowadzonych faktur/dokumentów sprzedażowych podlegających podatkowi VAT, wygenerować rejestr można postępując zgodnie z materiałem Jak wygenerować rejestr VAT sprzedaży?.

Wydrukowane faktury, które znajdują się w segregatorze należy układać zgodnie z kolejnością dokumentacji z Rejestru VAT Sprzedaży. 

2) Rejestr VAT zakupu z rozliczanego miesiąca.

Generując rejestr VAT zakupu, należy upewnić się czy na liście nie brakuje wprowadzonych faktur/dokumentów kosztowych podlegających podatkowi VAT oraz czy dokumenty zostały wprowadzone we właściwych kwotach i stawkach podatkowych, wygenerować rejestr można postępując zgodnie z materiałem Jak wygenerować rejestr VAT zakupu?.

Otrzymane Faktury kosztowe, które znajdują się w segregatorze należy układać zgodnie z kolejnością dokumentacji z Rejestru VAT Zakupu. 

3) Rejestr CIT

z danego miesiąca (szczególnie jeżeli korzystamy ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego).

Generując rejestr CIT, w dokumencie będziemy mieli uwidocznione wszystkie operacje sprzedażowe oraz zakupowe (zarówno o konsekwencji podatkowej jak też niepodatkowej). W dokumencie tym w odróżnieniu od rejestru VAT będą uwidocznione rozliczenia kadrowe, wygenerować rejestr można postępując zgodnie z materiałem Jak wygenerować rejestr CIT?.

4) Zestawienie obrotów i sald księgi pomocniczej 

z okresu od początku roku obrotowego do ostatniego dnia rozliczanego miesiąca (jeżeli rozliczeniu podlega styczeń będzie to zazwyczaj okres 01.01.2019 - 31.01.2019, jeżeli rozliczany jest lipiec będzie to zazwyczaj okres 01.01.2019 - 31.07.2019).

a) Niniejszy dokument jest najpowszechniej używanym w księgowości, pokazuje on bowiem zestawienie rozrachunków z wszystkimi kontrahentami oraz salda wszystkich kont księgowych. Możemy zatem łatwo w nim sprawdzić, czy jesteśmy komuś winni jakieś środki na ostatni dzień rozliczanego miesiąca czy też to kontrahent jest nam winien środki, czy też konta są rozliczone. 

Wygenerować "obrotówkę" można postępując zgodnie z materiałem "Jak wygenerować obrotówkę - zestawienie obrotów i sald księgi głównej lub księgi pomocniczej?".

b) W niniejszym dokumencie odnajdziemy zatem informacje między innymi o saldach na koniec konkretnego okresu rozliczeniowego, w tym salda kontrahentów.

Salda kontrahentów są zawsze oznaczone kontami numer 

201-xxxxx (rozrachunki z odbiorcami - zazwyczaj sprzedaż) oraz kontami numer 

202-xxxxx (rozrachunki z dostawcami - zazwyczaj zakup).

W jaki sposób czytać salda kontrahentów?

W niniejszym zakresie można wskazać pewną ogólną uproszczoną zasadę (jednak zawsze należy dokładnie przeanalizować genezę salda, a jego historię można zweryfikować w księdze pomocniczej), że:

1. Konto 201-xxxxx Saldo Wn, oznacza należności wynikające z wystawionych faktur sprzedaży towarów, usług i materiałów lub otrzymane zaliczki i przedpłaty (ktoś nam jest winny).

2) Konto 202-xxxxx Saldo Ma, oznacza zobowiązania wynikające z faktur kontrahentów (zakup) za dostawy towarów, usług i materiałów lub otrzymane faktury na zaliczki i przedpłaty (my jesteśmy komuś winni).

Jeżeli transakcje zostały w pełni rozliczone salda kontrahentów będą wynosiły "0".

5) Weryfikacja salda środków posiadanych przez spółkę

Niezwykle ważną rzeczą jest, aby salda środków w systemie odpowiadały stanu faktycznemu, z tego względu informacje o stanie środków można w Fakturomanii odnaleźć w dwóch miejscach:

Informacje ogólne w głównym panelu po zalogowaniu w systemie wybierając "Informacje", w którym to miejscu odnajdziemy informację podsumowującą na dzień bieżący. W tym miejscu system uwzględnia wszystkie dodane transakcje do aktualnego dnia włącznie, jeżeli zatem jakaś operacja nie została w systemie dodana, nie będzie również uwzględniona.

Informacje szczegółowe w module Finansów w sekcji "Podsumowanie dostępnych środków", w której możemy wybrać interesującą nas datę, tutaj możemy wyróżnić dane bieżące oraz dane na konkretny dzień.

Dane bieżące

W panelu głównym systemu znajduje się informacja o dostępnych środkach na dzień dzisiejszy.

Dane na konkretny dzień

Środki można też sprawdzić na konkretny dzień, w celu ich odnalezienia należy najpierw udać się do modułu Finansów, gdzie w tym celu wystarczy kliknąć „Finanse” w lewym menu.

Następnie po wybraniu modułu Finanse w polu z datą wybieramy datę, która nas interesuje.

System automatycznie pokaże nam:

- stan w kasie - gotówki przy prowadzeniu raportu kasowego,

- stan w banku - sumaryczne saldo środków na wszystkich rachunkach bankowych oraz

- stan środków w drodze - najczęściej środki znajdujące się u pośrednika płatności/kuriera lub ewentualne środki gotówkowe przy braku prowadzenia raportu kasowego.

i. Potwierdzenie prawidłowego Salda środków

Z rozliczeniem każdego miesiąca saldo środków w systemie musi być zgodne z saldem rzeczywistym gotówki lub saldem z wyciągu bankowego (tzw. saldem zamknięcia) na ostatni dzień rozliczeniowy okresu.

Jeżeli zatem na wyciągu bankowym naszego rachunku bankowego w styczniu 2023 z dniem 31 stycznia saldo widniało 42 664,76 zł, w Systemie musi również widnieć tożsame saldo, które widoczne jest z poziomu podglądu modułu "Finanse" w polu "Podsumowanie dostępnych środków".

ii. Co jeżeli saldo jest nieprawidłowe?

Saldo należy w takim wypadku zweryfikować przez odnalezienie przyczyny różnicy, przyczyna może być różna, niemniej najczęściej będzie polegała na braku dodania płatności, albo na błędnie dodanej płatności. Weryfikacji dodanych przepływów możemy dokonać generując zapisy z poszczególnego konta (w aplikacji można wybrać każde konto księgowe, nie tylko 130-01).

W tym celu należy udać się do modułu "Księgowość", następnie wybrać "Dokumenty księgowe" oraz "Zapisy na koncie".

iii. Jakie dokumenty będziemy sprawdzać z praktycznego punktu widzenia?

a) Generujemy zapisy z danego okresu np: 01.01.2023-31.01.2023, sortowanie 1 "Data", sortowanie 2 "Data" w formie pdf;

W przypadku przepływów na rachunku bankowym, będzie to konto 130-01.

W przypadku przepływów środków u operatora płatności, będzie to konto 135-01.

W przypadku przepływu gotówki, będzie to konto 100-01 (gdy prowadzimy raport kasowy) lub 240-0001 (gdy gotówka jest niesformalizowana).

b) Drukujemy zapisy (przykład zapisów poniżej), a następnie kładziemy je na biurku;

c) Generujemy wyciąg bankowy z danego okresu np: 01.01.2023-31.01.2023.

Z punktu widzenia księgowości, wyciągiem bankowym jest dokument który w "stopce" posiada informacje o podstawie prawnej jego wygenerowania dokumentu - prawa bankowego. Wyciąg bankowy posiada "saldo otwarcia" oraz "saldo zamknięcia", zatem konkretne kwoty otwarcia i zamknięcia miesiąca, dane te również bardzo ułatwiają przeprowadzanie weryfikacji operacji.

d) Drukujemy wyciąg bankowy, a następnie kładziemy go na biurku obok ww. zapisów;

e) Zapisy ze sobą porównujemy.

iv. Sposób odczytania dokumentów na przykładzie "Zapisów na koncie 130-01", "100", "135-01" lub "240-0001".

Zapisy na kontach zespołu 1 (130-01 oraz 100-01) muszą być zgodne z wyciągiem bankowym lub raportem kasowym.

Saldo konta 240-00001 musi być również zgodne z rzeczywistością, gdy rozliczenie gotówkowe prowadzone jest przez konto rozrachunków z właścicielami przy użyciu metody płatności "Środki prywatne".

Sposób odczytania dokumentu:

- to co jest ewidencjonowane po stronie Winien (WN) - prawej - oznacza środki, które wpłynęły do firmy,

- to co jest ewidencjonowane po stronie Ma (MA) - lewej - oznacza środki, które z firmy wypłynęły.

Powyższy przykład przedstawia przepływy finansowe na rachunku bankowym, fragment interpretujemy w następujący sposób:

- zapłata za fakturę kosztową 90 zł z 3 stycznia 2023,

- wpływ od operatora płatności 150 zł z 4 stycznia 2023,

- zapłata za fakturę kosztową 61,50 zł z 4 stycznia 2023,

- wpływ od operatora płatności 200 zł z 6 stycznia 2023,

- wpływ za fakturę sprzedaży 450 zł z 11 stycznia 2023,

- zapłata za fakturę kosztową 61,50 zł z 11 stycznia 2023,

- zapłata ZUS 1986,33 zł z 13 stycznia 2023,

- wpływ od operatora płatności 400 zł z 19 stycznia 2023,

- zapłata za fakturę kosztową 100 zł z 19 stycznia 2023,

- zapłata PIT 426 zł z 20 stycznia 2023,

- wpływ za fakturę sprzedaży 250 zł z 25 stycznia 2023,

- zapłata za fakturę kosztową 256 z 26 stycznia 2023,

- wpływ od operatora płatności 250 zł z 30 stycznia 2023,

- wpływ za fakturę sprzedaży 500 zł z 31 stycznia 2023,

- zapłata za fakturę kosztową 150 zł z 31 stycznia 2023.

W polu "Per saldo" widoczne jest saldo WN (na plus) z podsumowania czyli 42664,76, które winno być zgodne z saldem końcowym wyciągu bankowego.

v. Poprawienie nieprawidłowości

W przypadku powstania niezgodności nieprawidłowo zaewidencjonowany dokument/operację należy odblokować oraz poprawić lub usunąć:

Tutaj pomocny może okazać się materiał "Jak odblokować fakturę, wynagrodzenie, UAT lub inny dokument?" oraz "Zła forma płatności / błąd w płatności faktury / błędna płatność".

VIII. Wyliczenie, następnie zatwierdzenie deklaracji VAT oraz wygenerowanie JPK_V7

Po dokonaniu weryfikacji wprowadzonej dokumentacji możemy przystąpić do wyliczenia oraz zatwierdzenia deklaracji VAT w postaci aktualnie obowiązującej - JPK_V7.

Szczegółowy proces rozliczenia deklaracji został przedstawiony w materiale Jak rozliczyć VAT i wygenerować JPK_V7 (historycznie deklaracja VAT-7)?. Dla przejrzystości instrukcji poniżej zamieszczono jednak najważniejsze punkty.

Zwracamy uwagę, że zawsze przed zatwierdzeniem rozliczenia mają Państwo możliwość podglądu wszystkich wartości VATowskich bezpośrednio w podglądzie danego okresu. Jeżeli jesteśmy podatnikiem korzystającym ze zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego VAT, w takim wypadku moduł VAT zatwierdzamy technicznie - z wartościami "zerowymi".

i. Jak generować deklarację JPK_V7

Deklaracje VAT są dostępne w panelu głównym "Informacje".

1) Jak wyliczyć oraz zatwierdzić rozliczenie VAT?

Rozpoczynamy klikając przycisk “PODGLĄD” przy miesiącu/kwartale za który chcemy wygenerować dokument.
Deklarację JPK_V7 można wygenerować tylko za miesiące, które zostały rozliczone. 

a) W przypadku miesiąca

b) W przypadku kwartału

2) Następnie ukaże nam się widok z informacjami do deklaracji.

3) Deklarację możemy zaakceptować wybierając przycisk “Zatwierdź”.

a) W przypadku miesięcznego rozliczenia będziemy zatwierdzać całość rozliczenia za okres.

b) W przypadku kwartalnego rozliczenia będziemy zatwierdzać wyłącznie jeden z trzech miesięcy (niezależnie bowiem od rozliczenia miesięcznego czy kwartalnego, pliki JPK składane są miesięcznie).

4) Następnie ponownie wybieramy "Zatwierdź". Po wybraniu niniejszej opcji pojawi się okno sprawdzające czy Użytkownik zatwierdził wszystkie wymagane operacje/dokumenty.

W przypadku generowania pierwszej deklaracji, należy wybrać "Cel: Złożenie", jeżeli natomiast jest generowana korekta deklaracji, należy wybrać "Cel: Korekta". Następnie, ukaże się okno informacyjne po czym należy wybrać "Rozumiem, proceduj".

5) Pobrać deklarację JPK_V7 można wybierając "Pobierz", a następnie "Xml".

Wysłać strukturę XML można natomiast zgodnie z punktem V niniejszego materiału.

ii. Płatność za VAT

Deklaracja VAT-7 może zakończyć się z następującymi rezultatami:

1) istnieje niedopłata VAT-u > czyli musimy zapłacić VAT na mikrorachunek podatkowy do Urzędu Skarbowego,

*rozliczenie jest na 0 > zazwyczaj przy tzw. "pustych deklaracjach".

2) istnieje nadpłata VAT-u > czyli musimy podjąć decyzję co z niniejszą nadpłatą robimy tj.

a) pozostawiamy nadpłatę do rozliczenia na przyszły okres tj. opcja "bez zwrotu", albo

b) wnioskujemy o zwrot VAT-u (tutaj termin zwrotu jest uzależniony od okoliczności) w którym wyróżniamy najważniejsze terminy:

- 25 dni - termin wyjątkowy,

- 60 dni - przy sprzedaży albo 

- 180 dni - przy braku sprzedaży.

Wszystkie te scenariusze w systemie przeprowadza się niemalże w identyczny sposób, warunki ubiegania się o zwrot zostały w dobry sposób opisane na stronie Ministerstwa.

1) Zapłata podatku

W opisywanym przykładzie została zaprezentowana nadpłata, jednak w przypadku obowiązku zapłaty, musielibyśmy uzupełnić dane:

• datę, która oznacza datę dokonania płatności,
• sposób, który oznacza formę płatności -> Gotówkę / Przelew,

a następnie kliknąć w “Zatwierdź płatność” jak poniżej.

2) Nadpłata podatku

W przypadku nadpłaty podatku, zanim wygenerujemy PDF lub plik XML do "e-mikrofirmy", musimy rozporządzić nadpłatą.

Jak zostało wskazane wcześniej, nadpłatę możemy rozdysponować na dwa sposoby, albo możemy ją przenieść na następny okres rozliczeniowy, czyli posłużyć się opcją "Bez zwrotu", albo możemy wystąpić o zwrot, którego termin jest uzależniony od pewnych okoliczności (najczęściej czy miała miejsce jakaś sprzedaż (60dniowy termin zwrotu), czy też nie (180dniowy termin zwrotu)).

a) Opcja "bez zwrotu"

W tym przypadku na etapie wprowadzania informacji dotyczącej nadpłaty podatku wybieramy bez zwrotu, czyli przeniesienie nadpłaconego podatku na następny okres rozliczeniowy.

Następnie wybieramy przycisk “Zatwierdź nadpłatę”, po czym będzie istniała możliwość wygenerowania deklaracji przez funkcje "Pobierz" lub wysyłki za pośrednictwem Fakturomanii przez funkcję "E-wysyłki".

Przygotowany w systemie dokument (jednak nie dotyczy to okoliczności wysyłki, ta jest bowiem widoczna i możliwa do sprawdzenia wyłącznie z panelu e-wysyłki) będzie widniał na liście deklaracji, jako gotowy oraz rozliczony.

b) Opcja zwrotu nadpłaty na rachunek bankowy podatnika

W tym przypadku na etapie wprowadzania informacji dotyczącej nadpłaty podatku należy wybrać dla deklaracji konkretny termin zwrotu o jaki wnioskujemy wraz z konkretną kwotę o którą się ubiegamy, niniejsza kwota nie musi być oczywiście całkowitą kwotą nadpłaty, może być również częścią tej kwoty.

Następnie wybieramy przycisk “Zatwierdź nadpłatę”. W przypadku ubiegania się o zwrot nadpłaty podatku w podglądzie rozliczenia VATowskiego pojawi się informacja o rozliczeniu i płatnościach, w tym miejscu po faktycznym dokonaniu zwrotu przez Urząd Skarbowy konieczne będzie wprowadzenie daty faktycznego wpływu środków.

Po zatwierdzeniu nadpłaty, bez dodawania zwrotu z Urzędu Skarbowego będzie istniała możliwość wygenerowania deklaracji przez funkcje "Pobierz" lub wysyłki za pośrednictwem Fakturomanii przez funkcję "E-wysyłki".

Przygotowany w systemie dokument (jednak nie dotyczy to okoliczności wysyłki, ta jest bowiem widoczna i możliwa do sprawdzenia wyłącznie z panelu e-wysyłki) będzie widniał na liście deklaracji, jako "Gotowy" oraz do momentu wprowadzenia zwrotu środków przez Urząd Skarbowy jako "Nierozliczony".