Niniejszy artykuł omawia w jaki sposób zaewidencjonować w Fakturomanii poniesiony koszt związany z zakupem środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, zagadnienie poświęcone ogólnej tematyce kosztów zostało omówione w pokrewnym wpisie "Czym jest koszt oraz faktura kosztowa krok po kroku".
Ewidencja oraz rozliczenie zakupu środka trwałego jest związne z 3 etapami:
1) wprowadzeniem dokumentu kosztowego do ewidencji księgowej przez moduł kosztów (co zostało omówione w niniejszym materiale) oraz,
2) wprowadzeniem konkretnego środka trwałego lub WNiP do ewidencji środków trwałych lub WNiP (opisany w Wprowadzenie środka trwałego do ewidencji środków trwałych | Krok 2),
3) wprowadzeniem odpisu amortyzacji (umorzeniowego) środka trwałego lub WNiP (opisany w Amortyzacja Środka Trwałego lub WNiP | Krok 3).
Wpis został podzielony na część teoretyczną omawiającą ogólne zagadnienia związane ze środkami trwałymi i WNiP (zapoznanie się z nią jest konieczne przy pierwszej takiej transakcji) oraz część praktyczną wskazującą sposób wprowadzania kosztu w systemie.
Materiał uwzględnia stan prawny na 2026r., w tym nowe limity amortyzacji samochodów osobowych zależne od emisji CO2, znaczniki KSeF oraz nowy obowiązek raportowy JPK_ST_KR.
SPIS TREŚCI
I. Środek trwały czy niskocenny składnik majątkowy oraz czym jest WNiP?1) O co chodzi z zakupem urządzeń do 10 000 zł netto, czy wszystkie zakupy rzeczy to środki trwałe?
2) Czym zatem jest środek trwały?
3) Czym jest wartość niematerialna i prawna?
II. Zakup środka trwałego i związane z tym obowiązki rozliczeniowe2) Nowy obowiązek raportowy - JPK_ST_KR
3) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
4) Czym jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych?
5) Limity amortyzacji samochodów osobowych od 1 stycznia 2026r.
6) Czy jakieś dodatkowe deklaracje podatkowe mogą się pojawić przy zakupie środka trwałego?
7) Ulepszenie a remont - co zwiększa wartość początkową?
8) Czy każdy zakup środka trwałego lub WNiP będzie kosztem uzyskania przychodu?
9) Zakup środka trwałego a KSeF - jaki znacznik wybrać?
II. Wprowadzenie zakupu środka trwałego albo wnip (na przykładzie pojazdu osobowego)I. Środek trwały czy niskocenny składnik majątkowy oraz czym jest WNiP?
1) O co chodzi z zakupem urządzeń do 10 000 zł netto, czy wszystkie zakupy rzeczy to środki trwałe?
Nie, nie wszystkie zakupy rzeczy muszą być formalnie środkami trwałymi (chociaż mogą spełniać kryteria dla ŚT), w sytuacji zakupu lub wytworzenia składnika majątkowego o wartości początkowej nieprzekraczającej 10 000 zł, jednostka może nie wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i odpisać jednorazowo w koszty uzyskania przychodów (jest to standardowe postępowanie), co oszczędza nam kilka formalności.
Zgodnie z dyspozycją art. 16d. ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT), "Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku [...], których wartość początkowa [...] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania".
Najprościej mówiąc niskocennym składnikiem majątkowym najczęściej będzie zakup urządzeń bądź sprzętu o wartości do 10 000 zł netto i taki wydatek można ewidencjonować za pomocą kategorii kosztowej "Zużycie materiałów". Więcej o niskocennych składnikach majątkowych omawiamy w artykule Zakup urządzeń do 10 000 PLN netto | Niskocenne składniki majątkowe.
Przykładami niskocennych składników majątkowych będą zakupy rzeczy np: biurek, krzeseł, foteli, kanap, stołów, laptopów, komputerów, telefonów, drukarek, rowerów ale i też innych pojazdów, lamp, narzędzi, wiertarek i innego tego typu sprzętu, pił, odkurzaczy, parownic, regałów, monitorów, myszek, klawiatur, słuchawek i tym podobnych.
2) Czym zatem jest środek trwały?
Odpowiedź odnajdziemy w ustawie o rachunkowości oraz ustawie o CIT, w obu tych miejscach definicje są podobne.
W przepisach podatkowych, zwłaszcza w art. 16a ust.1 ustawy o CIT, odnajdujemy, że będą to najczęściej:
"a) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
b) maszyny, urządzenia i środki transportu,
c) inne przedmioty,
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy [...], zwane środkami trwałymi.".
W ustawie o rachunkowości w art. 3 ust. 1 pkt 15 odnajdujemy, że przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:
- o przewidywanym okresie ich ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok,
zatem w momencie oddania do użytkowania przewidujemy, że będziemy tą rzecz wykorzystywać dłużej niż rok,
- które są kompletne oraz zdatne do użytku,
przy czym kompletność środka trwałego oznacza, że stanowi on funkcjonalną całość, jest zupełny, całkowity i da się wykorzystać samodzielnie, zaś zdatność do użytku oznacza, że jest przydatny w danej działalności, właściwy i odpowiedni do funkcji, jakie ma spełniać, przykładowo budynki i budowle są kompletne i zdatne do użytku po uzyskaniu pozwolenia na użytkownie,
- które zostały przeznaczone do wykorzystania, w toku użytkowania na własne potrzeby jednostki, lub zostały oddane innym jednostkom na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej o podobnym charakterze.
Dla uznania zakupu za środek trwały dodatkowo dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
3) Czym jest wartość niematerialna i prawna?
W myśl art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, gdy jest mowa o "wartościach niematerialnych i prawnych rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności:
a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,
c) know-how."
Dla uznania zakupu za wartość niematerialną i prawną dodajemy kryterium wynikające z art. 16d. ust. 1 ustawy o CIT tj. kryterium przekroczenia wartości 10 000 zł netto (również jak przy ŚT uwaga na podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z VAT).
II. Zakup środka trwałego i związane z tym obowiązki rozliczeniowe
1) Najpierw należy ustalić wartości początkową środków trwałych (ceny nabycia) oraz zaprowadzić ewidencję środków trwałych (tabeli)
Ustalenie wartości początkowej środka trwałego jest konieczne ze względu na następcze dokonywanie odpisów amortyzacyjnych (to amortyzacja stanowi koszt uzyskania przychodu), dopiero bowiem od ustalonej konkretnej wartości ŚT można ustalić jaka kwota może stanowić koszt, jaka kwotowo wartość podlega amortyzacji oraz z jakiego rodzaju amortyzacji można skorzystać.
Przykładowo ustawodawca przewiduje różne podstawy dla amortyzacji jednorazowej, w tym przypadku po ustaleniu wartości początkowej możemy podjąć decyzję:
a) czy można skorzystać z jednorazowej amortyzacji (tej powyżej 10 000 zł netto) dla fabrycznie nowego środka trwałego do kwoty 100 000 zł czy też amortyzację można rozliczyć w ramach limitu 50 000 euro (na 2026r. 213 000 zł) albo
b) czy może należy stosować amortyzację liniową albo inną metodykę.
2) Nowy obowiązek raportowy - JPK_ST_KR
Ewidencja środków trwałych przestała być dokumentem wewnętrznym w postaci tabeli PDF lub excel, który spółka pokazywała wyłącznie na żądanie kontrolera skarbowego. Co do zasady od okresu za rok 2027r. podatnicy podatku dochodowego przesyłają swoje księgi do urzędu skarbowego obowiązkowo, raz w roku i w ustrukturyzowanej formie, a ewidencja środków trwałych stanowi w tym zestawie odrębny plik. Taki dokument jest oczywiście przekazywany wyłącznie jeżeli ktoś środki trwałe posiada.
Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek?
Obowiązek wprowadzany jest etapami, a o terminie decyduje wielkość podatnika oraz jego status w VAT:
a) podatnicy CIT o przychodach powyżej 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe
za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2024 r., czyli po raz pierwszy za 2025 r. Grupa ta została jednak zwolniona z przesłania samego JPK_ST_KR za ten pierwszy rok na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 13 grudnia 2024 r., w 2026 r. przesyłała wyłącznie JPK_KR_PD,
b) pozostali podatnicy CIT obowiązani do przesyłania JPK_VAT (czyli czynni podatnicy VAT) - za rok podatkowy rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r., a więc po raz pierwszy za rok 2026, z terminem wysyłki do 31 marca 2027 r.,
c) podatnicy CIT nieskładający JPK_VAT (m.in. zwolnieni z VAT) - za rok 2027, z wysyłką w 2028 r.
Typowa spółka z o.o. lub prosta spółka akcyjna będąca czynnym podatnikiem VAT znajduje się w grupie b), co oznacza, że pierwszy JPK_ST_KR obejmie cały rok 2026 i zostanie złożony do 31 marca 2027r. wraz z zeznaniem CIT-8.
3) Co składa się na wartość początkową środka trwałego?
Wartość początkowa to inaczej cena nabycia, której definicję odnajdujemy w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości cena nabycia "to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski."
Na cenę nabycia środka trwałego składają się zatem:
a) cena zakupu, czyli kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego (niepodlegający odliczeniu VAT i podatek akcyzowy zwiększają cenę nabycia);
b) cło i inne obciążenia o charakterze publicznoprawnym w przypadku importu;
c) koszty bezpośrednio związane z zakupem, którymi są m.in.: koszty transportu, koszty ubezpieczenia w transporcie, wydatki na przedłużenie okresu gwarancji, opłaty notarialne oraz opłaty za wpis do księgi wieczystej, podatek od czynności cywilnoprawnych, koszty podróży służbowej w przypadku, gdy pracownicy odbywają podróż wyłącznie w celu odbioru/zakupu środka trwałego, koszty pośrednika nieruchomości, koszty geodezyjne koszty zarejestrowania pojazdu;
d) koszty dostosowania środka trwałego do użytkowania, którymi są np. koszty remontu, napraw, rozruchu technologicznego,
e) koszty obsługi kredytu (w tym prowizje i odsetki) poniesione do dnia wprowadzenia środka trwałego do używania (po dniu oddania go do używania wszelkie koszty obsługi kredytu zalicza się do kosztów finansowych)
f) różnice kursowe naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania, które najczęściej będą miały miejsce przy zakupie od kontrahenta zagranicznego.
4) Czym jest ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych?
Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych to szczegółowa tabela (archiwalny "papierowy" lub excelowy wzór, stosowany do końca roku 2025, znajduje się w załączeniu), w której odnajdziemy informacje identyfikujące dany składnik majątkowy.
Taka tabela nie ma ustawowego wzoru, jednak w praktyce najczęściej składa się z takich pozycji jak:
a) "Data nabycia" - czyli data zakupu środka trwałego,
b) "Data przyjęcia do użytkowania" - czyli od kiedy faktycznie ŚT zaczął być użytkowany, nie jest to data, którą wyznacza faktura,
c) "Określenie dokumentu stwierdzającego nabycie" - tutaj najczęściej jest to faktura zakupu lub umowa sprzedaży,
d) "Określenie środka trwałego lub WNiP" - czyli nazwa ŚT, np: maszyna xxx, samochód yyy,
e) "Symbol KŚT" - jest to symbol Klasyfikacji Środków Trwałych. KŚT jest usystematyzowanym wykazem środków trwałych służących do celów ewidencyjnych, ustalania stawek odpisów amortyzacyjnych oraz badań statystycznych. Ustawową klasyfikację odnajdziemy w Rozporządzeniu Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).
W ww. dokumencie odnajdujemy następujący podział na grupy, który oczywiście dalej dzieli się na podgrupy i rodzaje (szczegółowe dane należy jednak odnaleźć już bezpośrednio w rozporządzeniu, ze względu na ich mnogość i zachowanie czytelności niniejszego artykułu nie będziemy ich przytaczać).
Grupy dzielą się na 10 głównych kategorii tj:
Grupa 0 - GRUNTY
Grupa 1 - BUDYNKI I LOKALE ORAZ SPÓŁDZIELCZE PRAWO DO LOKALU UŻYTKOWEGO I SPÓŁDZIELCZE WŁASNOŚCIOWE PRAWO DO LOKALU MIESZKALNEGO
Grupa 2 - OBIEKTY INŻYNIERII LĄDOWEJ I WODNEJ
Grupa 3 - KOTŁY I MASZYNY ENERGETYCZNE
Grupa 4 - MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY OGÓLNEGO ZASTOSOWANIA
Grupa 5 - MASZYNY, URZĄDZENIA I APARATY SPECJALISTYCZNE
Grupa 6 - URZĄDZENIA TECHNICZNE
Grupa 7 - ŚRODKI TRANSPORTU
Grupa 8 - NARZĘDZIA, PRZYRZĄDY, RUCHOMOŚCI I WYPOSAŻENIE, GDZIE INDZIEJ NIESKLASYFIKOWANE
Grupa 9 - INWENTARZ ŻYWY
f) "Wartość początkowa" - czyli cena nabycia ustalona zgodnie z z pkt. 2).
g) "Stawka amortyzacyjna" - która określa, jaką część wydatku można rozliczyć w kosztach danego roku obrachunkowego. To określenie i wybranie właściwej stawki amortyzacyjnej przysparza najczęściej najwięcej kłopotów. Stawkę amortyzacyjną ustalamy zgodnie z załącznikiem nr. 1 do Ustawy o CIT (tekst wraz z załącznikiem ustawy tutaj).
h) "Wartość ulepszenia" - czyli wartość poniesionych w okresie użytkowania ŚT nakładów polegających na pracach o charakterze przebudowy, rozbudowy, modernizacji lub rekonstrukcji w wyniku których następuje wzrost wartości użytkowej ŚT z uwzględnieniem kryterium podatkowego określającego dolną granicę nakładów na 10 000 zł netto (ale UWAGA! Ulepszeniem nie są konserwacje, przeglądy, remonty środków trwałych w tym wymiana części - te ewidencjonuje się w sposób bez użycia kategorii środków trwałych).
i) "Zaktualizowana wartość początkowa" - zatem wartość z uwzględnieniem ww. czynności.
j) "Kwota odpisów amortyzacyjnych" - są to już bezpośrednio wartości kwalifikowane jako koszt ustalone na podstawie stawki amortyzacyjnej, dzielimy tutaj kwoty dotyczące na dany rok i cały okres (czyli łącznie z dotychczas odpisanymi).
k) "Data likwidacji albo zbycia środka trwałego" - Likwidacja środka trwałego jest to wycofanie składnika majątku z działalności gospodarczej, taka data w tabeli jest wskazywana w przypadku wystąpienia okoliczności polegającej na przykład na zużyciu ŚT (przerdzewienie maszyny, które powoduje brak możliwości korzystania i przeznaczenie rzeczy na złom) albo po prostu sprzedaży.
l) "Przyczyna likwidacji" - uzupełniana zgodnie ze stanem faktycznym.
Przykład
Jan Nowak Investment sp. z o.o., czynny podatnik VAT, nabyła 12 sierpnia 2026 r. samochód osobowy za 140 000 zł netto. Pojazd ma silnik spalinowy o emisji CO2 142 g/km i będzie wykorzystywany przez przedsiębiorstwo, spółka nie złożyła jednak formularza VAT-26 i nie prowadzi ewidencji przebiegu. Pojazd oddano do używania w dniu zakupu.
Przykładowa tabela z nowym pojazdem osobowym o wartości początkowej 156 100 zł (tutaj oczywiście zawsze należy pamiętać o części nieodliczalnego VAT, która w tym przypadku wynosi 50% z kwoty 32 200 zł VAT, więcej tutaj w części dotyczącej VAT), który został zakupiony za 172 200 zł brutto, w przypadku czynnego podatnika VAT może wyglądać w następujący sposób.
5) Limity amortyzacji samochodów osobowych od 1 stycznia 2026r.
Kupując samochód osobowy jako środek trwały należy pamiętać, że odpisy amortyzacyjne od wartości przewyższającej limit nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Od 1 stycznia 2026 r. limity z art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT zależą od emisji CO2:
a) 225 000 zł - pojazd elektryczny lub napędzany wodorem,
b) 150 000 zł - emisja CO2 silnika spalinowego poniżej 50 g/km (najczęściej hybrydy plug-in),
c) 100 000 zł - emisja CO2 równa lub wyższa niż 50 g/km (typowe auta benzynowe i diesle).
Przykład
Jan Nowak Investment sp. z o.o., czynny podatnik VAT, nabyła 12 sierpnia 2026r. samochód osobowy za 140 000 zł netto. Pojazd ma silnik spalinowy o emisji CO2 142 g/km i spółka nie złożyła formularza VAT-26 jak też nie prowadzi ewidencji przebiegu. Pojazd oddano do używania w dniu zakupu.
a) Podatek VAT
VAT z faktury: 140 000,00 × 23% = 32 200,00 zł (brutto 172 200,00 zł).
Przy standardowym firmowym użytku (czyli bez zgłoszenia, regulaminu korzystania pojazdu i kilometrówek) odliczeniu podlega połowa, czyli 16 100,00 zł, a pozostałe 16 100,00 zł powiększa wartość początkową.
b) Wartość początkowa
140 000,00 + 16 100,00 = 156 100,00 zł.
To od tej kwoty naliczamy odpisy bilansowe.
c) Limit i podział podstawy
Emisja 142 g/km oznacza limit 100 000 zł. Podstawa dzieli się więc na:
część stanowiącą koszt podatkowy 100 000,00 zł oraz
część niestanowiącą kosztu podatkowego 156 100,00 - 100 000,00 = 56 100,00 zł,
co odpowiada proporcji kosztowej 100 000 / 156 100 = 64,06%.
d) Odpisy miesięczne
Dla amortyzacji auta nowego standardowymi odpisami będą odpisy liniowe o stawce 20% (rodzaj 741 KŚT). Takie odpisy ze względu na przepisy podatkowe oraz przepisy rachunkowe będą dzieliły się następnie na
- odpisy księgowe w wysokości 156 100,00 × 20% / 12 = 2 601,67 zł oraz
- odpisy podatkowe, które będą w swojej części kosztem podatkowym 100 000,00 × 20% / 12 = 1 666,67 zł, jak też
które nie będą stanowiły kosztu podatkowego 56 100,00 × 20% / 12 = 935,00 zł.
e) Pierwszy rok
Przy amortyzacji liniowej pierwszy odpis przypada na miesiąc następujący po miesiącu przyjęcia do używania, czyli w naszym przykładzie na wrzesień 2026 r. W roku 2026 wystąpią zatem cztery odpisy:
- podatkowe 4 × 1 666,67 o łącznej wysokości 6 666,68 zł (wprowadzane przez UAT),
- niepodatkowe 4 × 935,00 o łącznej wysokości 3 740,00 zł (wprowadzane przez UAT),
- księgowe 4 × 2 601,67 stanowiące sumę podatkowych o łącznej wysokości 10 406,68 zł (których nie ewidencjonuje się odrębnie dodatkowo przez UAT).
UWAGA! Najprostsza kontrola poprawności wyliczeń
Suma odpisu podatkowego i niepodatkowego musi równać się odpisowi księgowemu (1 666,67 + 935,00 = 2 601,67 zł). Warto też pamiętać o zaokrągleniach, dwanaście odpisów po 2 601,67 zł daje 31 220,04 zł, czyli o 4 grosze za dużo, dlatego w ostatnim miesiącu amortyzacji odpis obniżamy do 2 601,63 zł (a podatkowy do 1 666,63 zł). Odpis niepodatkowy dzieli się bez reszty więc korekty nie wymaga.
6) Czy jakieś dodatkowe deklaracje podatkowe mogą się pojawić przy zakupie środka trwałego?
Tak, tutaj przy zakupie, w zależności od kontrahenta mogą to być np:
a) Od osoby fizycznej - PCC-3 wraz z koniecznością uregulowania podatku od czynności cywilnoprawnych.
b) Od przedsiębiorcy (gdy brak VAT lub VAT marży) - PCC-3 wraz z koniecznością uregulowania podatku od czynności cywilnoprawnych.
c) Od przedsiębiorcy zagranicznego z UE - deklaracja VAT-UE lub VAT-23 (w przypadku środków transportowych).
7) Ulepszenie a remont - co zwiększa wartość początkową?
Rozróżnienie to sprawia w praktyce najwięcej trudności, a od 2026 r. zyskuje dodatkowe znaczenie, bowiem zaktualizowana wartość początkowa jest odrębnym polem struktury JPK_ST_KR (część III pkt 3).
Zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT „Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową tych środków [...] powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie [...] Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na ich przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.".
Aby mówić o ulepszeniu, muszą wystąpić łącznie dwie przesłanki:
a) suma wydatków w roku podatkowym przekracza 10 000 zł oraz
b) następuje wzrost wartości użytkowej środka trwałego.
Jeżeli którakolwiek z nich nie jest spełniona, mamy do czynienia z remontem i wydatek taki trafia bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu w dacie poniesienia, bez ruszania wartości początkowej.
Przykład:
a) Wymiana zużytego silnika w maszynie na taki sam model, koszt 14 000 zł.
Jest to przykład przywrócenia stanu pierwotnego, brak w tym przypadku jest wzrostu wartości użytkowej. Mimo przekroczenia wartości naprawy 10 000 zł całość wydatku ujmuje się w kosztach w dacie poniesienia.
b) Montaż w tej samej maszynie dodatkowego modułu zwiększającego wydajność, koszt 14 000 zł.
Tutaj następuje już wzrost wartości użytkowej wraz z przekroczeniem progu, niniejszy przykład stanowi ulepszenie bowiem wartość początkowa rośnie.
c) Ten sam moduł, ale już za 8 000 zł.
Wzrost wartości użytkowej jest, ale próg nie został przekroczony. Wydatek trafia bezpośrednio w koszty.
UWAGA! Limit 10 000 zł liczy się narastająco w roku podatkowym dla danego środka trwałego, a nie osobno dla każdej faktury. Trzy modernizacje po 4 000 zł wykonane w jednym roku dają łącznie 12 000 zł i - przy wzroście wartości użytkowej - stanowią ulepszenie. Konserwacje, przeglądy okresowe i wymiana części zużywalnych nigdy nie są ulepszeniem.
8) Czy każdy zakup środka trwałego lub WNiP będzie kosztem uzyskania przychodu?
Na to pytanie odpowiedź jest negatywna, jak opisywaliśmy w materiale "Czym jest koszt?" Definicja kosztu podatkowego w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna.
Zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.".
Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
a) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
b) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
c) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
d) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
e) został właściwie udokumentowany,
f) nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
9) Zakup środka trwałego a KSeF - jaki znacznik wybrać?
Aktualnie każdy dokument zakupowy wymaga oznaczenia znacznikiem KSeF. W przypadku zakupu środka trwałego sposób oznaczenia jest zależny od tego z kim zawieramy umowę lub co otrzymujemy, tak też w przypadku:
a) faktury od polskiego przedsiębiorcy (np. dealera samochodowego) - stosujemy znacznik KSeF wraz z numerem KSeF. Taki dokument najwygodniej jest zaimportować automatycznie.
b) umowy sprzedaży z osobą fizyczną lub aktu notarialnego - stosujemy znacznik DI (dowód inny niż faktura),
c) faktura od kontrahenta zagranicznego (WNT środka trwałego) - jeżeli dysponujemy fakturą od dostawcy to stosujemy znacznik BFK, a jeżeli nie to na podstawie dokumentu wewnętrznego stosujemy znacznik DI, gdy transakcję rozliczamy bez faktury dokumentem wewnętrznym.
II. Wprowadzenie zakupu środka trwałego albo wnip (na przykładzie pojazdu osobowego)
Wprowadzenie środka trwałego co do zasady składa się z trzech etapów:
1) ewidencji Środka Trwałego lub WNiP w module środków trwałych, czyli przez wprowadzenie aktywa do ewidencji środków trwałych (która została opisana materiale XYZ),
2) ewidencji faktury kosztowej lub innego dokumentu potwierdzającego nabycie środka trwałego przez moduł kosztów (co opisano w niniejszym materiale) oraz
3) amortyzacji Środka Trwałego lub WNiP (która została opisana w innym wpisie).
Jednocześnie należy pmiętać, że kosztem w przypadku środka trwałego jest zawsze wyłącznie odpis amortyzacyjny (etap 3), nie natomiast samo wprowadzenie środka trwałego do ewidencji środków trwałych lub wprowadzenie go do modułu kosztów.
Etap pierwszy powoduje bowiem umieszczenie środka w specjalnej liście, etap drugi rozliczenie w podatku VAT oraz wprowadzenie go do ksiąg rachunkowych, zaś etap 3 faktyczne ujęcie wydatku w kosztach dla podatku dochodowego czyli w kosztach podatkowych lub niepodatkowych.
Tak też przejdziemy sobie przez proces wprowadzenia faktury kosztowej otrzymanej od przedsiębiorcy za zakup pojazdu osobowego o wartości 140 000 zł w klasycznym wariancie 50% odliczenia podatku VAT.
Dokument związany z zakupem auta osobowego będziemy w systemie ewidencjonować przy użyciu modułu kosztów wybierając w lewym menu Koszty oraz Dodaj koszt.
Uzupełnianie danych dokumentu
W następnym kroku należy uzupełnić dane wprowadzanego dokumentu, najlepiej w kolejności sekcji:
1) Dane kontrahenta
2) Dane podstawowe
3) Dane płatności,
4) Kategoria kosztowa,
5) Pozycje,
6) Informacje dodatkowe,
Niniejsza kolejność jest bowiem zgodna z typowym rozlokowaniem danych na Fakturze.
Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać wprowadzoną fakturę albo dokument kosztowy.
1) Dane kontrahenta
Wprowadzić kontrahenta można na trzy różne sposoby:
a) Jeżeli jest to pierwsza faktura od danego podmiotu można wyszukać go po numerze NIP lub ręcznie wprowadzić przepisując dane z faktury.
b) W przypadku gdyby nie dało się odnaleźć kontrahenta po numerze NIP (może być to wynikiem różnych przyczyn takich jak awaria systemu Głównego Urzędu statystycznego - z tego miejsca bowiem importowane są dane o kontrahentach do Fakturomanii), należy wprowadzić go ręcznie (2) lub poczekać, aż serwery GUS zaczną odpowiadać - zwykle nie zajmuje to więcej niż godzinę,
c) Jeśli kontrahent został już dodany wcześniej, to będzie można odnaleźć jego dane z listy kontrahentów (3).
Jeżeli kontrahenta wprowadzamy pierwszy raz, należy pamiętać żeby na koniec nacisnąć zębatkę i zapisać dodanego kontrahenta (4).
Wprowadzane automatycznie przez GUS lub ręcznie dane kontrahenta będą wyglądały następująco, gdzie musimy dodatkowo wybrać Typ podmiotu dla KSeF lub fakultatywne Specjalne oznaczenie typu podmiotu dla KSeF (w przypadku jednostek samorządu terytorialnego JST lub Grupy VAT).
Typ kontrahenta w KSeF
Kontrahentów można podzielić najogólniej na polskich albo zagranicznych podatników (z Unii Europejskiej zarejestowanych w VAT VIES albo spoza Unii Europejskiej).
Spośród polskich kontrahentów będziemy wyróżniali przedsiębiorców, jednostki z sektora publicznego albo osoby fizyczne (konsumentów).
Kontrahent bez NIP
Jeśli dany kontrahent z jakiegoś powodu nie ma numeru NIP (a może tak być) - przykładowo jest osobą fizyczną od której kupujemy pojazd, to winniśmy wybrać typ kontrahenta Brak NIP - Najczęściej osoba fizyczna lub wyjątkowo inny podmiot krajowy, a w miejscu NIP wpisać słowo brak.
Gdyby wśród kontrahentów znajdował się już kontrahent o NIP brak, przykładowo istnieją inne dodane osoby fizyczne, komunikat należy zignorować i utworzyć nowego. Zawsze należy jednak uważać, aby nie dublować istniejących kontrahentów.
2) Dane podstawowe
W tej części uzupełnić należy dane, które znajdują się na każdej Fakturze albo powinny znajdować się na dokumencie kosztowym.
Dokumenty kosztowe dzielimy najogólniej na faktury i inne dokumenty kosztowe (jak polisy, wyciągi bankowe czy rachunki). Faktury mogą mieć albo nie mieć nadanego numer KSeF, inne dokumenty nie będą miały nadanego numeru KSeF.
a) Nr faktury lub dokumentu
Tutaj wyłącznie wpisujemy numer, nie przepisujemy słów dokumentu tj. "Faktura VAT 1/8/2026", wpisujemy wyłącznie "FVZ 1/8/2026" lub "1/8/2026"), w przypadku transakcji zakupu od osoby fizycznej dopuszczalne jest wskazanie zawartej umowy przykładowo Umowa z DD/MM/RRRR.
b) Data wystawienia, data sprzedaży lub data otrzymania
Muszą pokrywać się z informacjami znajdującymi się na otrzymanej fakturze lub dokumencie. W przypadku umowy z osobą fizyczną data wystawienia i data sprzedaży będzie co do zasady tożsama z datą zawarcia umowy.
Przy wyborze typu dokumentu jako "KSeF", data otrzymania dokumentu oznacza datę przetworzenia danych przez Krajowy System eFaktur, nie natomiast fizyczne otrzymanie dokumentu od kontrahenta jak jest w standardowym przypadku.
c) Typ dokumentu KSeF
Ustawodawca nakazuje stosowanie znaczników lub powiązanych z KSeF danych, które muszą być wykazywane w strukturach podatkowych. Wyróżniamy 4 znaczniki, KSeF, OFF, BFK, DI, ale w praktyce stosujemy 3.
Jako typ dokumentu KSeF należy wybrać znacznik BFK jeżeli faktura nie została przekazana do KSeF.
W przypadku umowy z osobą fizyczną, należy wybrać DI.
W przypadku faktury posiadającej numer KSeF należy wybrać typ dokumentu KSeF.
3) Dane płatności
W sekcji płatności wprowadzamy informacje dotyczące przepływu środków.
a) Termin płatności
Termin płatności pełni funkcję informacyjną tj. do kiedy powinna zostać uregulowany dokument kosztowy.
b) Status płatności
Wyróżniamy 3 statusy płatności:
Opłacono,
Częściowo opłacono oraz
Nieopłacono.
Jeżeli płatność zostanie oznaczona jako opłacona albo częściowo opłacona to pojawi się nowe pole Daty faktycznej płatności.
c) Data faktycznej płatności (data księgowania na rachunku bankowym lub innej formy płatności)
Data ta musi pokrywać się z datą księgowania znajdującą się na wyciągu bankowym lub datą rzeczywistej płatności przy płatności gotówkowej czy innej formie, płatność warto jest wprowadzić jeżeli znamy już jej datę.
Jednocześnie warto jest pamiętać, że wprowadzając dokument kosztowy nie zawsze trzeba odrazu wprowadzać informację o płatności. Takiej daty możemy bowiem po prostu nie znać na tym etapie lub dopiero płatność nastąpi. Z tego względu płatności do zatwierdzonych dokumentów zawsze można uzupełnić w późniejszym terminie przy pomocy funkcji dostępnej z listy kosztów Rozlicz, więcej o dodawaniu płatności w materiale Dodawanie płatności.
4) Kategoria kosztowa
Nierozłącznym etapem wprowadzania środka trwałego w Fakturomanii jest prawidłowy wybór podkategorii kosztu. Dokumenty należy klasyfikować zgodnie z opisami znajdującymi się po prawej stronie grafik.
W kategorii środków trwałych oraz wnip wyróżniamy następujące podkategorie:
a) Budynki i lokale
Podkategoria obejmująca grupę 1 oraz 2 KŚT tj. wszystkie budynki i znajdujące się w nich lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej. Ogólną definicję nieruchomości odnajdziemy natomiast w art. 46 kodeksu cywilnego, natomiast definicję budynku w prawie budowlanym.
b) Urządzenia techniczne i maszyny -
Najszersza podkategoria obejmująca zazwyczaj przedmioty KŚT z grup 3 - 6 tj:
Grupa 3 - Kotły i maszyny,
Grupa 4 - Maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania,
Grupa 5 - Maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne,
Grupa 6 - Urządzenia techniczne.
c) Środki transportu z możliwością odliczenia 100% VAT
Podkategoria obejmująca przedmioty KŚT z grupy 7 - środki transportu. W niniejszej podkategorii zazwyczaj będą ujmowane ciężarowe środki transportu, specjalnego przeznaczenia lub z VAT-1.
d) Środki transportu z możliwością odliczenia 50% VAT
Wykorzystywana dla standardowego przypadku ewidencji zakupu środka transportu bez rejestracji w VAT-1, najczęstszym przypadkiem będzie zakup samochodu osobowego bez wprowadzonego regulaminu itd.
e) Środki transportu z brakiem możliwości odliczenia VAT
Podkategoria wykorzystywana dla ewidencji zakupu środka transportu przez podatników zwolnionych przedmiotowo lub podmiotowo z podatku VAT.
f) Grunty
obejmująca grupę 0 KŚT (UWAGA! Grunty nie podlegają amortyzacji!).
g) Inne środki trwałe
obejmująca przedmioty KŚT z grupy 8 oraz 9.
h) Środki trwałe w budowie
służąca ewidencji wydatków związanych budową, ulepszeniem lub montażem środka trwałego (jeszcze niezdatnego do użytku).
i) Wnip "Koszty zakończonych prac rozwojowych".
j) Wnip "Inne wartości niematerialne i prawne".
k) Wnip "Zaliczki na poczet wartości niematerialnych i prawnych".
5) Pozycje
W sekcji wyszczególnić należy pozycje zależne od stawki podatku. W systemie wprowadzamy wyłącznie wartości sumaryczne dla poszczególnych stawek VAT tj. jeżeli na fakturze jest 20 pozycji z jedną stawką VAT, to wprowadzić w systemie należy jedną zbiorczą pozycję z niniejszą stawką. Nigdy wprowadzając koszty nie należy natomiast przepisywać poszczególnych pozycji z faktury kosztowej.
Tak też również, jeżeli na dokumencie źródłowym jest łącznie 20 pozycji przy czym 15 ze stawką VAT 23% a 5 ze stawką VAT 8%, to wprowadza się wyłącznie 2 pozycje, analogicznie do poniższego przykładu.
Jednocześnie należy pamiętać, że w żadnym przypadku nie można stosować takiego uproszczenia przy fakturach sprzedażowych. Dodając faktury sprzedażowe bezwzględnie należy szczegółowo wymieniać wszystkie pozycje.
Jeśli pojawi się zatem potrzeba uzupełnienia następnej pozycji, np. w przypadku różnych stawek podatku VAT, można dodać dodatkowe pozycje przyciskiem dodaj pozycję. Po uzupełnieniu cen netto lub wartości netto, należy wybrać odpowiednie stawki VAT i sprawdzić czy wyliczone wartości VAT zgadzają się z tymi, które widnieją na otrzymanej fakturze, jeżeli nie - należy poprawić dane tak, aby zgadzały się z dokumentem źródłowym.
Po uzupełnieniu panelu kosztu na końcu należy wybrać Zapisz, następnym etapem jest już wprowadzenie odpisu umorzeniowego tj. amortyzacji środka trwałego lub wnip.