Niniejszy wpis został przygotowany w odpowiedzi na Państwa zgłoszenia dotyczące ważnych podstawowych zagadnień związanych z działaniem sp. z o.o. W szeroko pojętym internecie brakuje merytorycznych materiałów lub często nie pochodzą ze sprawdzonych źródeł. W związku z powyższym postaramy się Państwu przełożyć zrozumiałym językiem najważniejsze kwestie prawno-podatkowo organizacyjne, na które należy zwrócić uwagę prowadząc mikro spółkę lub chcąc założyć taki podmiot. Spróbujemy zatem podpowiedzieć jak przygotować się do prowadzonej działalności.


Poruszone zagadnienia zostały również nakierunkowane na perspektywę jednostki mikro - zatem najmniejszych podmiotów działających na rynku. Fakturomania jako serwis jest bowiem rozwiązaniem dedykowanym wyłącznie mikro sp. z o.o. działających na rynku polskim. Z wieloletniego doświadczenia prawników i księgowych - twórców oraz zespołu serwisu Fakturomanii wynika, że w przypadku działalności o charakterze giełdowym (np: obrót papierami wartościowymi albo obrót kryptowalutami) lub transgranicznym (sprzedaż poza granice kraju lub zakup towarów bezpośrednio spoza UE) zdecydowanie warto jest nawiązać współpracę z lokalnym biurem rachunkowym, takie zagadnienia są bowiem z natury zagadnieniami zdecydowanie bardziej skomplikowanymi.


Wpis został podzielony na kilka części i tematów, postaramy się opisać zagadnienia w formie odpowiedzi na następujące pytania tj.


I. Informacje ogólne o sp. z o.o.


1) Czym jest sp. z o.o.? Czym różni się od jdg?

Ustawodawca przewidział kilka form prowadzenia biznesu w Polsce, spółka z o.o. jest jedną z nich. Wśród form możemy wyróżnić następujące sposoby prowadzenia działalności:

a) jednoosobowa działalność gospodarcza tzw. jdg,

b) spółka cywilna tj. co najmniej dwie jdg z zawartą umową spółki cywilnej,

c) spółki kapitałowe tj. sp. z o.o., spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna (o niej kilka słów dalej, nie jest to bowiem taka prosta i dobra forma działalności jak często jest przedstawiana),

d) spółki osobowe tj. sp. jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo akcyjna.


a) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością


> Cechą charakterystyczną sp. z o.o. jest utworzenie odrębnego bytu prawnego, który działa w obrocie gospodarczym. Sprawy spółki są prowadzone przez zarząd, który ją kieruje i reprezentuje. Utworzenie odrębnego bytu prawnego oznacza zatem stworzenie podmiotu, który ma własny majątek, własną zdolność prawną, oraz działa pod własną Firmą.


Zgodnie z art. 151. § 1. k.s.h. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. 

Ustawodawca dopuszcza zatem zawiązanie spółki przez jedną osobę, jednak zdecydowanie zalecaną strukturą jest zawiązanie podmiotu przez co najmniej dwie osoby. Powodem złożonej liczby wspólników jest brak powstania obowiązku ubezpieczenia, który powstaje w przypadku jednoosbowej sp. z o.o. Podstawą oZUSowania takiej spółki jest art. 8 ust. 6 pkt 4) ustawy emerytalnej, który mówi że, "Za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością".


Więcej informacji na temat Zarządu oraz jego kompetencji mogą Państwo odnaleźć w materiale: 

https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000296663-jak-rozliczy%C4%87-uchwa%C5%82%C4%99-zgromadzenia-wsp%C3%B3lnik%C3%B3w-o-wynagrodzeniu-zarz%C4%85du-akt-powo%C5%82ania-


> Spółka z o.o. jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, w przypadku małych podatników co do zasady stosuje się dla niej preferencyjną stawkę CIT wynoszącą 9%. Spółka corocznie składa CIT-8, który jest odpowiednikiem zeznania rocznego PIT np: PIT-36 czy PIT-37, tyle że dla osób prawnych.


> Spółka z o.o. jest obowiązana do prowadzenia tzw. ksiąg handlowych, czyli szczegółowych zapisów o przeprowadzanych operacjach gospodarczych oraz przygotowywania corocznych sprawozdań finansowych. W odróżnieniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów księgi rachunkowe są bardziej szczegółowe, zawierają bowiem między innymi dane o przepływie środków. W przypadku jednostek mikro, takie podmioty mogą jednak korzystać z bardzo wielu uproszczeń wskazanych w ustawie o rachunkowości, dzięki czemu księgowość dla spółki może być znacznie łatwiejsza. W systemie Fakturomanii wykorzystywane są praktycznie wszystkie uproszczenia dopuszczone przez uor.


"Sprawozdanie finansowe stanowi natomiast finalny produkt rachunkowości, ponadto pozwala na zaprezentowanie sytuacji majątkowej, finansowej i osiągniętych wyników z działalności. Dane wykorzystywane są do oceny kondycji podmiotu gospodarczego, zarówno przez użytkowników wewnętrznych w celu budowy strategii rozwoju jednostki, jak i użytkowników zewnętrznych, którzy analizując dane podejmują decyzje związane między innymi z kredytowaniem działalności, świadczeniem usług leasingowych czy po prostu w celu nawiązania współpracy" Voss, G. (2016). Uproszczenia w sprawozdawczości finansowej w mikro i małych przedsiębiorstwach. Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia, 5 (83/2), 159–160.


Więcej informacji o poszczególnych formach działalności można odnaleźć bezpośrednio na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości pod adresem:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zakladanie-firmy/chce-wiedziec-jak-zalozyc-wlasna-firme/w-jakiej-formie-mozna-prowadzic-dzialalnosc-gospodarcza-firma-jednoosobowa-a-spolki/w-jakiej-formie-mozna-prowadzic-dzialalnosc-gospodarcza-firma-jednoosobowa-a-spolki


b) Jednoosobowa działalność gospodarcza


Cechą charakterystyczną działalności gospodarczej jest zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły. Jdg jest najłatwiejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej, w przypadku jdg ma miejsce najszybsza rejestracja z pośród wszystkich dostępnych form.


Wśród największych zalet tej formy można wymienić:

a) Prostotę rejestracji - jdg można założyć z dnia na dzień,

b) Większy rynek kredytowo-leasingowy - łatwiej jest uzyskać dofinansowanie z banków,

c) Dostępne są różne formy opodatkowania - jest zatem dostępny wybór np: rozliczenie na zasadach ogólnych tzw. "skala", podatek liniowy albo ryczałt,

d) Brak sprawozdań finansowych oraz uchwał, wymagane są wyłącznie ewentualne zgody małżonka,

e) Niższe koszty rejestracji od pozostałych form działalności.


Spośród największych wad tej formy można wymienić:

a) Pełna odpowiedzialność majątkiem prywatnym,

b) Stałe obciążenia publicznoprawne np. ZUS, który w roku 2021 wynosi 1457,49 zł/mc (17489,88 zł/rok), który co roku podlega waloryzacji - podwyższaniu,

c) Największa podatność na zmiany prawne z uwagi na regulację poza kodeksową, jdg jest obiektem częstego "majstrowania",

d) Wysokie opodatkowanie.


2) Jakie są zalety i wady sp. z o.o.?


W roku 2020 zostało zarejestrowanych ponad 22 tysiące nowych sp. z o.o. Zainteresowanie spółkami jest tak duże z uwagi na zalety związane z tą formą prowadzonej działalności. 


Zalety sp. z o.o.


Na wstępie należy w szczególności podkreślić, że z perspektywy jednostek mikro w przypadku zagadnień związanych z formami prowadzonej działalności zazwyczaj dokonuje się rejestracji nowego podmiotu, przekształcenia jdg na sp. z o.o. nie są co do zasady pożądanym rozwiązaniem.


I) Takie rozwiązanie jest korzystniejsze od przekształcenia w rozumieniu prawnym, rejestracja nowego podmiotu daje bowiem możliwość skorzystania z profitów związanych z nowo powstałymi przedsiębiorcami, a zwłaszcza możliwości skorzystania z preferencyjnej stawki podatkowej 9% dla małych podatników do 2 mln euro, o której mowa w art. 19 ust. 1 pkt 2) updop zamiast stawki 19%.


UWAGA: W ust. 1a art. 19 updop zostało przez ustawodawcę enumeratywnie wskazane, że podmioty powstałe w wyniku przekształcenia, połączenia lub dla których na poczet kapitałów, przez tworzących podmiot, wniesiono uprzednio prowadzone przez siebie przedsiębiorstwo, zorganizowaną część przedsiębiorstwa albo składniki majątku tego przedsiębiorstwa o wartości przekraczającej łącznie równowartość w złotych kwoty co najmniej 10 000 euro muszą stosować 19% stawkę podatkową.


II) Nowo zarejestrowana spółka posiada "czystą kartę", w przypadku niewielkiej wielkości obrotu podatnik co do zasady może:

a) korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego VAT (oczywiście jeżeli nie wykonuje czynności wymuszających rejestrację do podatku VAT), więcej informacji na temat podatku VAT można odnaleźć w bazie wiedzy Fakturomanii pod adresem:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000307860-konfiguracja-ustawie%C5%84-podatkowych-cit-lub-vat
oraz na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości pod adresem:
https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/podatki-i-ksiegowosc/chce-rozliczac-vat/kto-musi-placic-vat

b) korzystać z kwartalnego rozliczenia CIT (podatek dochodowy od osób prawnych) od początku istnienia podmiotu (w przypadku podatnika VAT, każdy musi rozliczać się miesięcznie przez pierwsze 12 okresów rozliczeniowych).


III) W przypadku spółki o złożonej strukturze właścicielskiej brak jest obciążenia ZUS udziałowców.


IV) Członek zarządu nie jest również obciążony oskładkowaniem ZUS, więcej o reprezentacji spółki:

https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000296663-jak-rozliczy%C4%87-uchwa%C5%82%C4%99-zgromadzenia-wsp%C3%B3lnik%C3%B3w-o-wynagrodzeniu-zarz%C4%85du-akt-powo%C5%82ania-


IV) W sp. z o.o. występuje odseparowanie majątku spółkowego od majątku własnego, zatem ma miejsce wyłączenie odpowiedzialności wspólników ich majątkiem osobistym. Spółka odpowiada swoim własnym majątkiem.


Należy mieć jednak na uwadze, że w pewnych skrajnych przypadkach po bardzo długiej i czasochłonnej drodze sądowej, może dojść do odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania spółki - w dużym niefachowym skrócie będzie taka sytuacja miała miejsce w przypadku "szkodliwego" działania zarządu, braku przystąpienia do procedury upadłości w stosownym terminie od powzięcia informacji o niewypłacalności podmiotu. Cały proces wierzyciela jest bardzo złożony, czasochłonny oraz trudny, jednak należy mieć na uwadze, że członek zarządu jest najlepiej poinformowaną osobą w przedsiębiorstwie i spoczywa na nim bezwzględny obowiązek posiadania bieżących informacji o stanie majątkowym podmiotu.


V) Większa odporność na zmiany prawne z uwagi na kodyfikację przepisów dotyczących osób prawnych.


VI) Przejrzystość finansowa i sytuacji gospodarczej podmiotu dla kadry zarządzającej.


Wady sp. z o.o.


I) Dłuższy i bardziej sformalizowany proces rejestracji w porównaniu do jdg.


Spółkę należy zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisów do rejestrów dokonują Sądy gospodarcze. Można wyróżnić dwa sposoby rejestracji podmiotu:

a) przez wykorzystanie wzorca umowy S24 - internetowo (jest to dosyć sprawna procedura, acz ograniczona wersja umowy spółki), jest to tańsze rozwiązanie, ale nie zawsze odpowiednie.


W przypadku rejestracji internetowej cała procedura wraz z wpisem spółki do rejestru, nadaniem NIP, REGON oraz KRS trwa w zależności od regionu Polski od tygodnia do dwóch, najdłużej w Warszawie, najkrócej w Bydgoszczy (nawet 2 dni).


b) Przed notariuszem - sposób tradycyjny przy wykorzystaniu pomocy profesjonalnego pełnomocnika, który przygotuje umowę spółki szytą na miarę, jest to droższe rozwiązanie, ale zawsze będzie właściwe.


W przypadku rejestracji tradycyjnej cała procedura trwa dłużej, zanim Sąd dokona wpisu do KRS może upłynąć nawet miesiąc, nie oznacza to jednak, że podmiot nie może działać, od chwili zawarcia umowy spółki przed notariuszem, taki podmiot istnieje i funkcjonuje już w obrocie prawnym.


II) Spółka musi składać sprawozdanie finansowe.


III) Konieczność podejmowania uchwał zgromadzenia wspólników - sformalizowany charakter spółki.


IV) Konieczność wniesienia kapitału zakładowego minimum w wysokości 5000 zł.


V) Wymóg porozumienia z wspólnikiem (może być to wada, może być to również zaletą).


II. Zagadnienia organizacyjne


1) Jak zmienić formę prowadzonej działalności? Prowadzę jdg, jak ją zmienić na sp. z o.o.?


Z punktu widzenia mikro przedsiębiorców można wyróżnić co najmniej dwa najważniejsze i najczęściej spotykane warianty:

a) przekształcenie jdg w sp. o.o. w rozumieniu przepisów k.s.h. (Dział III) kodeksu - niniejsza możliwość nie zostanie jednak szerzej omówiona w niniejszym materiale z uwagi na jej czasochłonność, skomplikowanie oraz kosztowność, jest to opcja skierowana do większych przedsiębiorców zatrudniających wiele osób, oraz każdorazowo bez wyjątku musi zostać przeprowadzona przez profesjonalnego pełnomocnika współpracując z Państwa biurem rachunkowym.

b) rejestracja nowej sp. z o.o. po czym zamknięcie jdg.


2) Kiedy wspólnicy nie podlegają ZUS? Struktura właścicielska, jak podzielić udziały?


Zgodnie z art. 151. § 1. k.s.h. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. 


Ustawodawca dopuszcza zatem możliwość zawiązania spółki przez jedną osobę, jednak zdecydowanie zalecaną strukturą jest utworzenie podmiotu przez co najmniej dwie osoby. Powodem złożonej liczby wspólników jest możliwość wniesienia większego kapitału oraz brak powstania obowiązku ubezpieczenia, który powstaje w przypadku jednoosobowej sp. z o.o. z mocy prawa. Podstawę oZUSowania takiej jednoosobowej spółki stanowi art. 8 ust. 6 pkt 4) ustawy emerytalnej, który mówi że, "Za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością".


Od strony prawnej uregulowań dotyczących udziałów ich podział jest możliwy w dowolnej proporcji, może być to 99/1% jak też 50/50%, z uwagi jednak na ostatnio dynamicznie zmieniającą się sytuację gospodarczą i prawną w Polsce, mimo jasno brzmiącego przepisu ustawy emerytalnej, który nie wymienia spółki z o.o. z mnogą liczbą udziałowców jako oZUSowanych, w obliczu zmian rządzących oraz agresywnego poszukiwania przez rząd nowych źródeł finansowania wydatków budżetowych można zauważyć tendencję do rozszerzania obowiązku ubezpieczeniowego przez ZUS na tzw. "niemal jedynego wspólnika".


W judykaturze pojawiły się już niestety (szczęśliwie jeszcze nieliczne) orzeczenia, w których spółki w proporcji udziałów od 1 do 15%, były  przedmiotem postępowania, w wyniku którego finalnie zostały oZUSowane. Wyroków, chociaż na sierpień 2021 r. jest bardzo niewiele, to jednak z uwagi na aktywnie wprowadzane programy reform gospodarczych np: "Polskiego Ładu" można w najbliższych latach spodziewać się ich większej liczby, stąd warto jest już na etapie przygotowania do prowadzenia działalności w formie sp. z o.o. zadbać o jej odpowiednią strukturę i elementy umowy.

 
Wgłębiając się jednak w treść tych negatywnych orzeczeń można odnaleźć pewne dominujące charakterystyczne elementy wspólne:
a) Spółki o najniższym kapitale zakładowym 5.000 zł lub nieznacznie wyższym,

b) Rejestracja podmiotów przy udziale wzorca rejestracyjnego w systemie S24,

c) Struktura udziałów nieprzekraczająca 90/10%,

d) Dominujący udziałowiec jest również jedynym członkiem zarządu.


Preferowana struktura oraz umowa spółki


Biorąc zatem pod uwagę ww. okoliczności w przypadku spółek o najniższym kapitale zakładowym wynoszącym 5.000 zł, będących rejestrowanych przy pomocy wzorca S24,  zalecane jest, aby zadbać co najmniej o:
a) strukturę udziałów od 40/60%,

lub

b) złożony zarząd, w którego skład wchodzi co najmniej dwóch udziałowców.


System S24 umożliwia zarejestrowanie spółki przez internet, taka umowa jest zawierana w szablonie oraz jest znacznie ograniczona w swym zakresie, w związku z czym jest ona wystarczająca zazwyczaj na pierwszy okres istnienia spółki 1-2 lata. Wraz z rozwojem podmiotu i działalności, warto jest zadbać o elastyczną umowę podmiotu która będzie rozwiązaniem na wiele lat, kodeks spółek handlowych zawiera bowiem mnóstwo różnych rozwiązań bardzo przydatnych z perspektywy biznesu oraz rozliczeniom ze wspólnikami.


W związku z powyższym zawsze zalecamy Państwu zawiązanie spółki przed notariuszem korzystając z pomocy profesjonalnego pełnomocnika (radcy prawnego lub adwokata specjalizującego w prawie handlowym). profesjonalny pełnomocnik bowiem sporządzi znacznie szerszą funkcjonalnie umowę od tej udostępnionej przez Ministerstwo Sprawiedliwości i tak sporządzona umowa będzie zawsze dopasowana dla Państwa działalności oraz pod Państwa przyszłe inwestycje czy plany tj. "szyta na miarę".


3) Czy można wynająć spółce własny lokal? Gdzie może znajdować się siedziba sp. z o.o.?


Każdy podmiot musi mieć miejsce, w którym ma swoją siedzibę. Siedzibą w rozumieniu k.s.h. jest miejscowość, w obrębie miejscowości wyróżnia się natomiast konkretny adres.


Przepisy kodeksu cywilnego jak najbardziej dopuszczają możliwość wynajmu lokalu dla spółki, fizycznie bowiem podmiot musi gdzieś się mieścić, brak jest również ograniczenia w zakresie możliwości najmu od jednego z udziałowców podmiotu, jak najbardziej można zatem wynająć spółce lokal lub jego wydzieloną/niewydzieloną część.


W przypadku najmu prywatnego majątku lub mieszkania przez spółkę warto jest zadbać o zawarciu w umowie informacji o możliwości wykorzystania "infrastruktury technicznej". W przypadku mieszkania może to dotyczyć komputerów, telefonu, drukarki, sanitariatów lub kuchni.


Więcej informacji na temat najmu lokalu dla sp. z o.o., mogą Państwo odnaleźć w bazie wiedzy pod adresem:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000278880-najem-lokalu-dla-sp%C3%B3%C5%82ki-z-o-o-


UWAGA! Na dzień 9 września 2021 r. zagadnienia związane z udostępnianiem prywatnego majątku spółce są przedmiotem debaty spowodowanej agresywnym poszukiwaniem przez aktualny rząd środków dla finansowania wydatków budżetowych, w związku z czym okoliczność stosowania warunków oraz cen rynkowych jest konieczna. Transakcje te należy traktować jak zawierane z każdym innym kontrahentem, zatem zgodnie z zasadą ekonomiczności i racjonalności.


4) Jakie są obostrzenia względem transakcji związanych ze spółką z o.o.? Czy są jakieś dodatkowe obowiązki?


W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w formie spółki z o.o. w k.s.h. dla pewnego typu transakcji napotykamy na ograniczenia. Ograniczenia te polegają na konieczności podjęcia zgody wspólników (zatem właścicieli) w formie uchwały zgromadzenia wspólników dla ich ważności lub skuteczności, w przeważającym zakresie dotyczą one transakcji z członkami zarządu lub transakcji związanych z obrotem nieruchomości. Konkretne przepisy, z krótkim komentarzem zostały załączone poniżej.


Umowa kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu lub na jego rzecz

a) Art. 15. § 1 k.s.h. który wskazuje, że "zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej.",


W piśmiennictwie dla niniejszego przepisu odnajdujemy, że "Celem przepisu jest ochrona interesów majątkowych spółki i jej udziałowców, a pośrednio także wierzycieli spółki i całego jej otoczenia prawnego, przez szczególne uregulowanie zasad dokonywania transferu majątku spółki na rzecz wskazanych w tym przepisie podmiotów. [...] Realizując powyższą funkcję, ustawodawca przewidział, że zawarcie umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, [...] prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób - wymaga zgody zgromadzenia wspólników [...].


W wyr. z 7 marca 2017 r. o sygn. akt II CSK 349/16, Legalis, SN orzekł, że pojęcie innej podobnej umowy obejmuje wszelkie umowy, do których istoty należy transfer środków ze spółki do majątku osób należących do podmiotowego kręgu wyznaczonego treścią art. 15 § 1 k.s.h., na ich rzecz, albo udzielania im zabezpieczeń." (więcej M. Tofel, w: J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020 str. 101 i nast.).


W związku z powyższym w śród Innych podobnych umów można wyróżnić, umowy zawierane z lub na rzecz członka zarządu lub prokurenta np. jak:
- Umowa darowizny,

- Umowa poręczenia,

- Umowa hipoteki,

- Umowa zastawnicza,

- Umowa przewłaszczenia na zabezpieczenie,

- Umowa przejęcia długu.


Bezwzględna konieczność podejmowania uchwał w sp. z o.o.

b) Art. 17. § 1 k.s.h. który wskazuje, że "jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna". Zgodnie natomiast z "§ 2. Zgoda może być wyrażona przed złożeniem oświadczenia przez spółkę albo po jego złożeniu, nie później jednak niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od chwili dokonania czynności prawnej". 


Umowa między spółką, a członkiem zarządu

c) Art. 210. § 1 k.s.h., z którego wynika, że "w umowie między spółką, a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników".


W literaturze dla przywołanego przepisu odnajdujemy, że "Z celu art. 210 § 1 k.s.h. wynika, że chodzi tu o wszelkie umowy i spory pomiędzy spółką a członkiem zarządu, zarówno związane z pełnioną przez niego funkcją (np. dotyczące odpowiedzialności za wyrządzenie szkody spółce, spory wynikające z umowy o pracę), jak i te, które nie są związane z wykonywaniem funkcji członka zarządu, lecz w których członek zarządu występuje jako osoba trzecia wobec spółki (np: w zakresie łączących spółkę i członka zarządu umowy sprzedaży czy umowy najmu)".


W piśmiennictwie wskazuje się również, że "że niedopuszczalne jest powołanie pełnomocnika do stałego reprezentowania spółki wobec członków zarządu bądź w odniesieniu do czynności określonego rodzaju - powinno to mieć miejsce każdorazowo w odniesieniu do poszczególnej czynności" (więcej J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020 str. 699 i nast.). 


W doktrynie wykształcił się niestety spór względem możliwości powołania na pełnomocnika z art. 210 k.s.h. innego członka zarządu dla zawieranych umów z jednym z członków zarządu. Przeciwnicy tej możliwości wskazują, że prowadzi to do obejścia dyspozycji art. 210 k.s.h., autor niniejszego wpisu jednak nie podziela w.w. stanowiska i opowiada się za taką możliwością, między innymi potwierdzoną przez SN dnia 7 kwietnia 2010 r. w postępowaniu o sygn. II UZP 5/10, OSNP 2011.


Konkurencyjna działalność gospodarcza członka zarządu

d) Art. 211. § 1 k.s.h., który wskazuje, że "Członek zarządu nie może bez zgody spółki zajmować się interesami konkurencyjnymi ani też uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej bądź uczestniczyć w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu. Zakaz ten obejmuje także udział w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu",


Przepis art. 211 k.s.h. należy rozumieć, w ten sposób, że wyrażenie zgody przez zgromadzenie wspólników może dotyczyć całościowej działalności członka zarządu jak też jakiegoś konkretnego jej zakresu. Sankcje natomiast za brak przestrzegania ww. przepisu mają charakter wewnętrzny, mogą się one zatem przejawiać przykładowo przez odwołanie członka zarządu.


Szczególne uregulowanie obrotu nieruchomościami w spółce oraz inne sprawy

e)  Art. 228. mówi, że "Uchwały wspólników, poza innymi sprawami wymienionymi w niniejszym dziale lub umowie spółki, wymaga: 

1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków; 

2) postanowienie dotyczące roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej przy zawiązaniu spółki lub sprawowaniu zarządu albo nadzoru; 

3) zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego; 

4) nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej;

5) zwrot dopłat; 

6) zawarcie umowy, o której mowa w art. 7."


Art. 228 wskazuje kompetencje zastrzeżone wyłącznie dla zgromadzenia wspólników, oznacza to zatem, że nie mogą one zostać przeniesione na inny organ. Z powyższego katalogu najpopularniej występującymi czynnościami są wskazane w pkt 1), 3) oraz 4). Szczególna uwaga zostanie poniżej poświęcona 4 punktowi.


Przy wszelkich transakcjach związanych z obrotem nieruchomościami należy zatem zawsze zachować szczególną uwagę. Operacje te zostały potraktowane przez ustawodawcę w sposób szczególny, obostrzenia mają bowiem na celu zabezpieczenie interesów wspólników spółki, zakup lub sprzedaż nieruchomości jest bowiem z natury rzeczy istotną inwestycją i nie może odbywać się bez wiedzy oraz zgody właścicieli podmiotu.


W branży obrotu nieruchomościami przy popularnych tzw. "flipach" na rynku niestety można spotkać się z plagą pomijania ww. obowiązku. Na tym tle kształtują się dwa obowiązki, 1 z perspektywy kupującego oraz 2 z perspektywy sprzedającego oraz z tym związane daleko idące możliwe konsekwencje


Z pierwszego punktu widzenia, jako nabywca nieruchomości dla bezpieczeństwa prawnego bezwzględnie musimy uzyskać od sprzedawcy przedmiotową uchwałę zgromadzenia wspólników zezwalającą na a) zakup przez sprzedawcę nieruchomości (zatem jak ona trafiła w jego posiadanie) oraz b) sprzedaż nieruchomości, jako kupujący nieruchomość od sp. z o.o. musimy mieć bowiem pewność, że nasz kontrahent nabył ją zgodnie z prawem.


Z drugiego punktu widzenia, jako sprzedający (zatem gdy nasz podmiot sprzedaje) nieruchomość również dla własnego bezpieczeństwa musimy tak samo podjąć uchwałę zezwalającą na zakup nieruchomości, potem chcąc ją sprzedać, zezwalającą na zbycie.


Brak przestrzegania ww. obowiązku podejmowania uchwał może mieć bowiem znaczące konsekwencje, a przy nieuczciwym kontrahencie, który później próbowałby zakwestionować sprzedaż albo zakup, mogłoby to skutkować unieważnieniem transakcji. W związku z powyższym musimy pamiętać o art. 17 k.s.h., którego treść została przytoczona w lit. b.


f) Art. 229. Umowa o nabycie dla spółki nieruchomości albo udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przewyższającą jedną czwartą kapitału zakładowego, nie niższą jednak od 50 000 złotych, zawarta przed upływem dwóch lat od dnia zarejestrowania spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa ta była przewidziana w umowie spółki. 


W przypadku nowych sp. z o.o. ustawodawca wprowadził dodatkowy wymóg dla nabywanych środków trwałych przed upływem dwóch lat od dnia rejestracji podmiotu, a przekraczających wartość 50.000 zł (obowiązek uzyskania zgody dla nieruchomości zazwyczaj bowiem automatycznie pokrywa się z punktem 4 art. 288 k.s.h.).


Transakcje przewyższające dwukrotność kapitału zakładowego

g) art. 230. k.s.h., który mówi nam, że "rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania do świadczenia o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej".


"Literalne brzmienie art. 230 k.s.h. nakazywałoby przyjąć, że znajduje on zastosowanie do transakcji, których wartość jest wyższa niż trzykrotność kapitału zakładowego ("o wartości dwukrotnie przewyższającej"), w praktyce jednak powszechnie uznaje się, iż intencją ustawodawcy było odniesienie się do czynności, których wartość jest wyższa niż dwukrotność tegoż kapitału" (więcej J. , M. Bieniak, G. Nita Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel, R. Zawłocki, KSH. Komentarz, wyd. 7, Warszawa 2020 str. 736). 


Na tle przytoczonych ww. wymogów może zatem powstać nam kilka sytuacji, gdzie wymagane zgody będą występować jednocześnie. Jaskrawym przykładem może być umowa nabycia nieruchomości o wartości 300 000 zł. od członka zarządu spółki, której kapitał zakładowy wynosi 50 000 zł, umowa jest natomiast zawierana w przeciągu dwóch lat od jej powstała. Taki przykład jest bardzo popularny w przypadku spółek nieruchomościowych nastawionych właśnie na tzw. "flipy".


W takim przypadku niezbędne będzie podjęcie następujących uchwał:
a) Powołanie pełnomocnika dla umowy zawieranej z członkiem zarządu, o której mowa w art. 210 k.s.h. (litera c) wpisu),

b) Wyrażenie zgody na zawarcie umowy zakupu nieruchomości przez spółkę (litera e) wpisu), razem z wyrażeniem zgody na zawarcie umowy zakupu nieruchomości przez spółkę przed upływem okresu 2 letniego (litera f) 

d) Wyrażenie zgody na zawarcie transakcji przewyższającej dwukrotność kapitału (litera g) wpisu).


5) O czym należy zatem pamiętać zawierając umowy między zarządem lub wspólnikami, a spółką?


W przypadku umów z członkami zarządu - zawsze w takim wypadku należy pamiętać o: 

a) Stosownych uchwałach, dokładnie zagadnienie natomiast zostało przedstawione w lit. b) punktu 4 niniejszego materiału w Umowa między spółką, a członkiem zarządu.

b) Wymogu rynkowości transakcji.

c) Rzeczywistym charakterze transakcji - zakazie ich fikcyjności lub pozorności.

W przypadku umów ze wspólnikami transakcja jest poczytywana jak ze standardowym kontrahentem, powinna ona zostać przeprowadzona na zasadach rynkowych.


6) Jakie są obowiązki związane z prowadzeniem sp. z o.o.?


I) W zakresie obowiązków podatkowych są one tożsame z tymi, które występują w działalności gospodarczej, różnica występuje w zakresie nazewnictwa podatkowego (w przypadku sp. z o.o. mamy podatek CIT oraz sprawozdanie finansowe), szczegółowo zostały one natomiast opisane i wskazane w materiale:

https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000218242-obowi%C4%85zki-zwi%C4%85zane-z-prowadzeniem-sp%C3%B3%C5%82ki-z-o-o-


II) W zakresie obowiązków poza podatkowych niezbędne jest pamiętanie o reprezentacji, którą wykonuje zarząd, nie natomiast wspólnicy pomiotu, bardzo przydatne może okazać się zatem posiadanie "pod ręką" odpisu aktualnego z krs, który możliwy jest do pobrania z https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/index.html po uzupełnieniu numeru NIP podmiotu.


III) Podczas prowadzenia działalności należy pamiętać o prawidłowych komparycjach umownych, w przypadku sp. z o.o. powinna ona brzmieć np:

"______________ sp. z o.o. z siedzibą w ____________, ul. ________________, wpisana do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, NIP ________________, REGON ______________, kapitał zakładowy __________________, reprezentowana przez: _________________ Prezesa Zarządu,"


Prawidłowa reprezentacja podmiotu jest niezwykle istotna z uwagi na skuteczność umowy, w przypadku podpisania umowy przez osobę nieuprawnioną może ona nie być wiążąca. Standardowo osobami uprawnionymi do podpisywania umów są członkowie zarządu oraz prokurenci.


IV) Systematyczność i organizacja są najważniejszymi obowiązkami każdego przedsiębiorcy. Zdecydowanie zalecane jest wyznaczenie jakiegoś czasu (np: 2h) jednego konkretnego dnia każdego tygodnia stricte na sprawy księgowe, takie jak rozliczenie dokumentacji lub weryfikacja płatności.


III. Rozliczenie wspólników lub członków zarządu ze spółką z o.o.


1) Jakie są formy współpracy członków zarządu lub wspólników ze spółką z o.o.?


Naturalnym jest pobieranie wynagrodzenia za świadczone usługi lub prace, w związku z czym członkowie zarządu lub wspólnicy w zależności od wykonywanych czynności mogą otrzymywać wypłaty wynikające z różnych tytułów prawnych. 


Przykład członka zarządu będącego wspólnikiem: 

Często zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu będący jednocześnie wspólnikiem podmiotu dokonuje różnego rodzaju świadczeń na rzecz spółki, za które otrzymuje wynagrodzenia. Podmiot (spółka) dokonuje za te świadczenia dokonuje płatności, tak jakby "dokonywała zakupu", w przeciwnym bowiem wypadku mogłoby pojawić się zagadnienie przysporzenia majątkowego leżącego po stronie spółki, z uwagi na nieodpłatny charakter tych świadczeń. 


Wypłata wynagrodzenia jest zatem wskazana, powinna ona mieć charakter rynkowy oraz winna wynikać ze stosownych dokumentów takie jak umowy lub uchwały.


Tak też często taka osoba otrzymuje wynagrodzenie: 

- przyznane uchwałą zgromadzenia wspólników (tzw. akt powołania) za funkcje reprezentacyjne, zawierane kontrakty oraz utrzymywanie kontaktu z kontrahentami jako członek zarządu (opodatkowanie na zasadach ogólnych - skali),

- wynagrodzenie wynikające z zawartej umowy o dzieło na stworzenie różnego rodzaju projektów (np: programu komputerowego, projektu architektonicznego) jako wspólnik będący członkiem zarządu (opodatkowanie na zasadach ogólnych - skali), oraz 

- wynagrodzenie w postaci czynszu z tyt. umowy najmu zawartej na udostępnienie biura (siedziby) wraz z infrastrukturą techniczną np. w postaci komputerów jako wspólnik będący członkiem zarządu (opodatkowane na zasadach ogólnych lub podatku ryczałtowego, rozliczanego we własnym zakresie przez Wynajmującego), więcej pkt II) pkt. 3).


Zgodnie z ww. współpraca może przybrać różne formy i wśród najpopularniejszych wymienia się:

a) W przypadku funkcji członka zarządu:

- Wynagrodzenie przyznane na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, więcej:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000296663-jak-rozliczy%C4%87-uchwa%C5%82%C4%99-zgromadzenia-wsp%C3%B3lnik%C3%B3w-o-wynagrodzeniu-zarz%C4%85du-akt-powo%C5%82ania-

- Kontrakt menedżerski - w tym wypadku osoba będąca członkiem zarządu prowadzi jdg oraz "profesjonalnie" zajmuje się zarządzaniem podmiotem. Następnie wystawia fakturę, która może być umownie uzależniona od różnych czynników np: wypracowanego zysku, pozyskanych klientów lub osiągniętego obrotu itp. (jest to rozwiązanie popularne w dużych podmiotach).


b) W przypadku wspólnika lub osoby fizycznej będącej podmiotem niezwiązanym ze spółką

- Umowę zlecenia, więcej:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000296661-jak-rozliczy%C4%87-umow%C4%99-zlecenia-
- Umowę o dzieło, więcej:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000296662-jak-rozliczy%C4%87-umow%C4%99-o-dzie%C5%82o-
- Umowę o pracę, więcej:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000296659-jak-rozliczy%C4%87-umow%C4%99-o-prac%C4%99-

- Kontrakt na zasadach B2B, w której taka osoba wystawia fakturę za dokonywane świadczenia.


c) W przypadku funkcji wspólnika

- Powtarzające się świadczenia niepieniężne wspólników dokonywane na rzecz spółki polegające na osobistych świadczeniach, o których mowa w art. 176 k.s.h. Tutaj umowa spółki musi wyraźnie wskazywać jakie mogą to być świadczenia oraz jakie wynagrodzenie przysługuje wspólnikowi za ich świadczenie, wynagrodzenie to musi odpowiadać stawkom rynkowym.


Rozwiązanie w postaci świadczeń niepieniężnych jest powszechnym bardzo atrakcyjnym rozwiązaniem, może jednak zostać zastosowane wyłącznie w umowie spółki zawartej przed notariuszem, niestety wzorzec S24 nie udostępnia niniejszej funkcji.


d) Prokurentów:

W przypadku prokurentów najczęściej występującą formą jest uchwała zarządu za czynności pełnomocnictwa, więcej:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000218246-wynagrodzenie-cz%C5%82onk%C3%B3w-zarz%C4%85du-i-prokurent%C3%B3w


UWAGA! Wszelkie inne stosunki prawne, w tym najpopularniej występujące umowy najmu, dzierżawy rozpatruje się odrębnie, nie jest bowiem to forma współpracy na warunkach zatrudnienia.


2) Dywidenda


Prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, w pewnym momencie zawsze pojawi się temat dywidendy. Dywidenda jest formą wynagrodzenia wspólników z tytułu zysków podmiotu, zatem za wkład majątkowy, który wnieśli do spółki. Nie jest to jednak bezpośrednia zapłata za ich "pracę", wynagrodzeniem za świadczenia są formy wymienione w pkt 1). Bardzo często zatem zdarza się, że oprócz wynagrodzenia za świadczenia dokonywane na rzecz spółki, w przypadku zysku wspólnicy wypłacają również dywidendę.


Niestety dywidenda obarczona jest jednak wieloma obowiązkami, o których należy pamiętać, nie stanowi również kosztu uzyskania przychodu dla spółki. Ponieważ powstało już bardzo wiele opracowań poświęconych tej tematyce, zachęcamy Państwa do zapoznania się z materiałem omawiającym zagadnienie, a znajdującym się w bazie wiedzy pod adresem:
https://fakturomania.freshdesk.com/support/solutions/articles/36000129878-wyp%C5%82ata-dywidendy-dywidenda 


3) Czy można udostępniać spółce prywatny majątek?


Odpowiedź na to pytanie jest jak najbardziej twierdząca, spółka może korzystać z majątku prywatnego osób fizycznych, w tym członków zarządu lub wspólników. Należy jednak pamiętać, że takie korzystanie powinno mieć swoją podstawę prawną, przykładowo, jeżeli zatem mowa jest o aucie - można je wynająć, jeżeli mowa jest o lokalu - można go wynająć, jeżeli został zarejestrowany nowy podmiot - wynajmując siedzibę można w umowie zawrzeć informacje o udostępnieniu infrastruktury w postaci komputerów, telefonów, drukarek itp.


Podmiot bowiem prowadząc działalność musi posiadać środki techniczne pozwalające na wykonywanie tej działalności. Środki techniczne mogą przybierać różną postać, może być tutaj mowa o aucie, specjalistycznym sprzęcie, o narzędziach remontowo-konserwacyjnych itp.


W przypadku najmu rzeczy warto jest pamiętać, że środki otrzymane ze spółki należy opodatkować (np. na zasadach ryczałtowych), obowiązek ten leży natomiast po stronie Wynajmującego (zatem osoby fizycznej). Płatność taka co do zasady stanowić będzie koszt uzyskania przychodu dla spółki jeżeli czynsz będzie określany w stawkach rynkowych - zatem nie wyższy, ani nie niższy. Transakcje te nie mogą mieć charakteru fikcyjnego.


UWAGA! Na dzień 9 września 2021 r. zagadnienia związane z udostępnianiem prywatnego majątku spółce są przedmiotem debaty spowodowanej agresywnym poszukiwaniem przez aktualny rząd środków dla finansowania wydatków budżetowych, w związku z czym okoliczność stosowania warunków oraz cen rynkowych jest konieczna. Transakcje te należy traktować jak zawierane z każdym innym kontrahentem, zatem zgodnie z zasadą ekonomiczności i racjonalności.  


4) Czy można korzystać ze środków pieniężnych spółki dla celów prywatnych?


Nie ma takiej możliwości, w przypadku spółki z o.o. mamy do czynienia z odrębnym bytem prawnym posiadającym "własny portfel". Nie można w związku z tym korzystać ze środków spółki jak prywatnych, osoby prowadzące spółkę muszą działać w jej interesie. Dokapitalizowania środkami spółki również powinno mieć podstawy prawne np: w formie uchwał o dopłaty lub udzielonej pożyczki.