SPIS TREŚCI
A. Obowiązki podatkowe
I. Rejestracja spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej w Urzędzie Skarbowym
1) NIP-8 - zgłoszenie spółki do Urzędu Skarbowego
2) PCC-3 - podatek od czynności cywilnoprawnych - tutaj od kapitału zakładowego spółki z o.o.
3) Czy prosta spółka akcyjna reguluje pcc od kapitału akcyjnego?
II. Rejestracja spółki do VAT - czy jest obowiązkowa?
1) Obowiązek rejestracji do VAT
2) Zwolnienie z obowiązku rejestracji
3) Krajowy System e-Faktur (KSeF)
III. Obowiązki związane z rozliczeniem VAT
1) Czym jest deklaracja VAT a właściwie plik JPK_V7?
2) Co robimy z taką deklaracją i jak często?
3) Do kiedy mam zapłacić kwotę z VAT?
4) Czym jest deklaracja JPK_V7?
IV. Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem CIT
2) Do kiedy i gdzie wpłacamy zaliczki CIT?
3) Co to jest mikrorachunek podatkowy?
4) Czym jest deklaracja CIT-8?
5) Co robimy z taką deklaracją i jak często?
V. Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem PIT
2) Do kiedy zaliczki na PIT-11?
4) Co robimy z taką deklaracją PIT-11 i jak często?
6) Co robimy z taką deklaracją PIT-4R i jak często?
7) Co to jest PIT-8AR lub PIT-8C?
B. Najważniejsze obowiązki prawne spółek
I. Prawidłowa reprezentacja spółki kapitałowej
III. Rejestracja spółki do rejestrów CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych)
IV. Rejestracja spółki do BDO - ewidencja odpadów
VI. Zakup kasy fiskalnej przez spółkę jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych
VIII. Obostrzenia względem pewnych transakcji zawieranych ze spółką z o.o.
IX. Systematyczność w prowadzeniu księgowości spółki z o.o.
A. Obowiązki podatkowe
Najważniejszymi cyklicznymi terminami podatkowymi związanymi z prowadzeniem spółki z o.o. lub p.s.a:
| Termin | Co? | Za jaki okres? | Co zrobić? Jak? |
| do 10 – dnia miesiąca | wynagrodzenie z tyt. stosunku pracy1 | za poprzedni miesiąc | opłacić |
| do 15 – dnia miesiąca | Składki do ZUS oraz raporty miesięczne1 | za poprzedni miesiąc | opłacić |
| do 20 – dnia miesiąca | Zaliczka PIT1 | za poprzedni miesiąc | opłacić |
| do 20 – dnia miesiąca | Zaliczka CIT | za poprzedni miesiąc | opłacić (więcej) |
| do 25 – dnia miesiąca | Plik JPK_V7 (kiedyś dek. VAT-7) | za poprzedni miesiąc | opłacić + wysłać (więcej) |
| do 31 stycznia | PIT1-4R | za poprzedni rok obrotowy | wysłać (więcej pkt III) |
| do 31 stycznia | PIT1-8AR, PIT1-8C, PIT1-11 | za poprzedni rok obrotowy | wysłać (więcej pkt III) |
| do 31 marca | Deklaracja CIT-8 | za poprzedni rok obrotowy | wysłać (więcej) |
| do 31 marca | Przygotowanie Sprawozdania Finansowego | za poprzedni rok obrotowy | przygotować (więcej) |
| do 30 czerwca | Zatwierdzenie Sprawozdania Finansowego w formie uchwał | za poprzedni rok obrotowy | zatwierdzić (więcej) |
| do 15 dni od zatwierdzenia | Złożenie Sprawozdania Finansowego w RDF | za poprzedni rok obrotowy | wysłać elektronicznie do KRS (RDF) (więcej) |
1 – opcjonalnie. Dotyczy zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, w przypadku umów zlecenia oraz innych form stosuje się terminy umowne. Nie wszystkie z powyższych dokumentów dotyczą zatem każdej spółki z o.o. lub p.s.a.
Liczba obowiązkowych dokumentów dotyczących spółki w skali roku:
a) Deklaracje JPK_V7/K – 12 lub 4 razy w roku,
b) Deklaracja CIT-8 – 1 raz w roku (do 31 marca),
c) Sprawozdanie finansowe – 1 raz w roku (do 31 marca),
d) Obowiązkowe uchwały dotyczące działalności spółki - 1 raz w roku (do 30 czerwca).
I. Rejestracja spółki z o.o. lub prostej spółki akcyjnej w Urzędzie Skarbowym
1) NIP-8 - zgłoszenie spółki do Urzędu Skarbowego
Pierwszym obowiązkiem każdej spółki jest złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-8 w ciągu 21 dni od daty wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego (jeżeli spółka zamierza od razu zatrudniać i odprowadzać składki, dane uzupełniające dla ZUS należy zgłosić w terminie 7 dni).
W zgłoszeniu wskazuje się dane identyfikacyjne podmiotu wraz z numerami rachunków bankowych, warto dlatego w tym okresie zarejestrować spółce rachunek bankowy, by nie składać aktualizacji NIP-8 kilkukrotnie.
Pomocny może okazać się materiał na biznes.gov.pl, w załączeniu do wpisu znajduje się propozycja uzupełnienia formularza.
W 2026r. aktualnym formularzem pozostaje NIP-8 w wersji 4, który dostępny jest na stronie Ministerstwa pod tym adresem.
2) PCC-3 - podatek od czynności cywilnoprawnych - tutaj od kapitału zakładowego spółki z o.o.
Kolejnym obowiązkiem jest złożenie deklaracji PCC-3 w związku z zawarciem umowy spółki z o.o. Podatnikiem jest spółka, a termin wynosi 14 dni od daty zawarcia umowy spółki. Podstawą opodatkowania (stawka 0,5%) jest wysokość kapitału zakładowego, którą można pomniejszyć o opłaty sądowe związane z rejestracją.
W przypadku spółki założonej przez system S24 z kapitałem 5000 zł podatek PCC może wynieść 23 zł.
Pomocny może okazać się materiał na biznes.gov.pl, propozycja uzupełnienia formularza w załączeniu.
W 2026r. aktualnym formularzem pozostaje PCC-3 w wersji 6, który dostępny jest na stronie Ministerstwa pod tym adresem.
3) Czy prosta spółka akcyjna reguluje pcc od kapitału akcyjnego?
Nie, wniesienie wkładów na kapitał akcyjny prostej spółki akcyjnej nie podlega PCC i to zarówno przy zawarciu umowy spółki, jak i przy późniejszym podwyższeniu kapitału.
Ustawa o PCC opodatkowuje umowy spółki i ich zmiany, ale w swojej definicji spółki kapitałowej (art. 1a pkt 2) wymienia tylko spółkę z o.o., akcyjną i europejską pomijając p.s.a, powód jest zatem formalny.
II. Rejestracja spółki do VAT - czy jest obowiązkowa?
Co do zasady rejestracja do VAT nie jest obowiązkowa, jednak niektóre typy działalności podlegają obligatoryjnej rejestracji niezależnie od wysokości przychodów. Po przekroczeniu limitu obrotu (od 1 stycznia 2026 r. – 240 000 zł) każdy przedsiębiorca musi zarejestrować się dla celów VAT, z wyjątkiem korzystających ze zwolnienia przedmiotowego. Rejestracji dokonuje się przez złożenie formularza VAT-R (propozycja uzupełnienia w załączeniu), urząd często prosi również o dokument potwierdzający prawa do lokalu siedziby, przykładowo umowę najmu.
W 2026r. aktualnym formularzem rejestracyjnym dla VAT pozostaje VAT-R w wersji 18, który dostępny jest na stronie Ministerstwa pod tym adresem.
1) Obowiązek rejestracji do VAT
Obowiązkowa rejestracja niezależnie od obrotu dotyczy m.in. podatników, którzy:
1. Sprzedają:
a) towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (na przykład metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)
b) towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji
c) w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części
d) tereny budowlane
e) nowe środki transportu
f) przez Internet takie towary jak:
- preparaty kosmetyczne i toaletowe
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne
- urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego
- maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane
g) hurtowo i detalicznie części do:
- pojazdów samochodowych,
- motocykli.
2. Świadczą usługi:
a) prawnicze,
b) w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego),
c) jubilerskie,
d) ściągania długów, w tym factoringu.
3. Przedsiębiorca nie posiada siedziby działalności gospodarczej w Polsce.
2) Zwolnienie z obowiązku rejestracji
Każdy przedsiębiorca jest zwolniony z mocy prawa, to w drugim kroku może on zrezygnować ze zwolnienia lub ze względu na typ prowadzonej działalności stać się podatnikiem VAT czynnym. W przypadku zwolnienia wyróżniamy dwa jego rodzaje:
a) Zwolnienie podmiotowe
Zwolnienie podmiotowe jest dostępne dla tych podmiotów, których wartość sprzedaży nie przekracza 240 000 zł rocznie (limit obowiązujący od 1 stycznia 2026 r., wcześniej do 31 grudnia 2025r. wynosił 200 000 zł).
Kwotę rozlicza się proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w roku rejestracji.
Przykładowo, dla podmiotu rozpoczynającego działalność w połowie roku limit wynosi około 120 000 zł.
Podatnik zwolniony wystawiający fakturę powinien również zawrzeć podstawę prawną zwolnienia, najczęściej będzie ono brzmiało „Sprzedawca zwolniony podmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 albo ust. 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług”.
b) Zwolnienie przedmiotowe
Przysługuje ze względu na typ wykonywanej działalności lub świadczonych czynności przez podatnika. Dokładny długi katalog typów działalności znajduje się w art. 43 ustawy o VAT.
Typowymi czynnościami zwolnionymi przedmiotowo z podatku VAT są usługi:
a) w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia – jeśli jesteś lekarzem, lekarzem dentystą, pielęgniarką, położną lub psychologiem;
b) usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym – jeśli jesteś nauczycielem usługi nauczania języków obcych;
W takim wypadku podatnik wystawiający dokument sprzedaży kontrahentowi winien zawrzeć stosowną podstawę prawną na fakturze, przykładem może być "Sprzedawca zwolniony przedmiotowo z podatku od towarów i usług na podstawie art.43 ust.1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535)."
UWAGA! Zwolnienie przedmiotowe ma „pierwszeństwo stosowania” przed zwolnieniem podmiotowym.
Więcej informacji o statusie podatnika VAT na biznes.gov.pl.
3) Krajowy System e-Faktur (KSeF)
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny administracji skarbowej, w którym przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Od 2026r. korzystanie z KSeF stało się jednym z podstawowych, stałych obowiązków każdej spółki. Każda faktura co do zasady powinna zostać przesyłana do systemu państwowego, który nadaje jej numer identyfikujący.
a) Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024r. 200 mln zł.
b) Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął pozostałych przedsiębiorców, w tym typowych mikro i małych spółek z o.o.
c) Do 1 stycznia 2027 r. wprowadzono jednak wyjątek dla najmniejszych podatników, których łączna sprzedaż nieprzekracza 10 000 zł miesięcznie, oznacza to, że do końca 2026 r. tacy przedsiębiorcy nie muszą przekazywać faktur do KSeF.
Faktury konsumenckie (B2C) nie zostały objęte obowiązkiem, mogą one nadal być wystawiane poza KSeF, ale mogą być też do niego przekazywane.
Niezależnie od powyższego odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników już od 1 lutego 2026 r., oznacza to, że każda spółka powinna na bieżąco pobierać faktury zakupowe z KSeF, nawet jeśli sama nie została jeszcze objęta obowiązkiem ich wystawiania.
III. Obowiązki związane z rozliczeniem VAT
1) Czym jest deklaracja VAT a właściwie plik JPK_V7?
Deklaracja VAT-7 jest formularzem, który służył przedsiębiorcom do okresowego rozliczania się z Urzędem Skarbowym z podatku VAT. Od 1 września 2020 r. deklaracja VAT została scalona ze strukturą JPK_VAT w JPK_V7, od tego momentu standardowo składany jest jeden plik miesięcznie zawierający informacje z obu dokumentów.
2) Co robimy z taką deklaracją i jak często?
Deklarację przesyła się wyłącznie do Urzędu Skarbowego w wersji elektronicznej do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Obowiązek przekazywania deklaracji co miesiąc jest niezależny od schematu rozliczenia podatku VAT, taką deklarację co miesiąc przekazują zarówno rozliczający się miesięcznie jak kwartalnie. Deklarację składają czynni podatnicy VAT oraz zwolnieni podatnicy VAT w przypadku transakcji transgranicznych (VAT-9M lub VAT-8).
3) Do kiedy mam zapłacić kwotę z VAT?
Kwotę należy zapłacić w tym samym terminie co złożenie deklaracji, czyli do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym na mikrorachunek podatkowy, chyba że rozliczamy się kwartalnie, w takim przypadku płatność należy uregulować do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale rozliczeniowym.
Wykonując faktyczny przelew z banku do Urzędu Skarbowego zawsze należy uzupełnić typ przelewu podatkowego. W przypadku podatku VAT, wprowadzając dane w symbolu formularza bankowego należy wybrać po prostu VAT, a następnie konkretny okres rozliczeniowy, którego dotyczy przelew (czyli miesiąc i rok, albo kwartał i rok).
4) Czym jest deklaracja JPK_V7?
JPK_V7 to zestaw informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT za dany okres rozliczeniowy, deklaracja VAT składa się z części ewidencyjnej oraz deklaracyjnej.
IV. Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem CIT
1) Czym są zaliczki na CIT?
Zaliczki CIT są to kwoty naliczonego podatku wynikające z dochodu z bieżących okresów rozliczeniowych. Takie zaliczki przedsiębiorcy wpłacają na swój mikrorachunek podatkowy z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych.
2) Do kiedy i gdzie wpłacamy zaliczki CIT?
Zaliczki na podatek dochodowy CIT opłacamy co miesiąc lub co kwartał w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Kwoty z tych zaliczek widoczne są natomiast w deklaracji CIT-8, którą składamy tylko raz w roku.
Wykonując faktyczny przelew z banku do Urzędu Skarbowego zawsze należy uzupełnić typ przelewu podatkowego. W przypadku podatku CIT, wprowadzając dane w symbolu formularza bankowego należy wybrać po prostu CIT a następnie konkretny okres rozliczeniowy, którego dotyczy przelew (czyli miesiąc i rok, albo kwartał i rok).
3) Co to jest mikrorachunek podatkowy?
Mikrorachunek jest indywidualnie nadawany każdemu podatnikowi przez Ministerstwo Finansów, więcej informacji o funkcji mikrorachunku podatkowego można odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów bezpośrednio pod adresem https://www.podatki.gov.pl/mikrorachunek-podatkowy/
Generator mikrorachunku podatkowego można natomiast odnaleźć na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/generator-mikrorachunku-podatkowego
4) Czym jest deklaracja CIT-8?
Deklaracja CIT-8 jest to roczne zeznanie podatkowe, które składają przedsiębiorcy będącymi osobami prawnymi, prowadzący pełną księgowość tj. spółki z o.o., proste spółki akcyjne itp
5) Co robimy z taką deklaracją i jak często?
Deklarację CIT-8 co do zasady składamy raz na rok w wersji elektronicznej do 31 marca roku następującego po danym roku obrotowym.
6) Czym jest JPK_KR_PD?
Typową małą spółkę z o.o. będącą czynnym podatnikiem VAT rozliczającym się miesięcznie od roku obrotowego 2026 obejmuje obowiązek prowadzenia ksiąg przy użyciu programów komputerowych i corocznego przesyłania ich w strukturze JPK_KR_PD (tzw. JPK_CIT). JPK_KR_PD jest to zatem dodatkowa ustrukturyzowana informacja przekazywana do Urzędu Skarbowego.
Dobrą informacją jest, że jeżeli taka spółka z podatku VAT rozlicza się kwartalnie lub jest korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, to taką strukturę przekazywać będzie w 2028r. za 2027r.
V. Obowiązki podatkowe spółki związane z rozliczeniem PIT
1) Co to są PIT-y?
PIT-y są to dokumenty związanie z rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych. Można wyodrębnić dokumenty zbiorcze (PIT-4R) oraz indywidualne (PIT-11), PIT-8C lub PIT-8AR.
2) Do kiedy zaliczki na PIT-11?
Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych co do zasady należy obliczać i opłacać do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Wykonując faktyczny przelew z banku do Urzędu Skarbowego zawsze należy uzupełnić typ przelewu podatkowego. W przypadku podatku PIT, wprowadzając dane w symbolu formularza bankowego należy wybrać po prostu PIT, a następnie konkretny okres rozliczeniowy, którego dotyczy przelew, czyli miesiąc i rok.
3) Co to jest PIT-11?
PIT-11 jest to dokument dotyczący konkretnej osoby, z którą została nawiązana współpraca i zostało wypłacone wynagrodzenie w danym roku obrotowym. W PIT-11 zawarte są informacje o wypłaconych środkach oraz pobranych zaliczkach z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych. Na podstawie tego dokumentu osoba, której dokument dotyczy, sporządza roczne zeznanie podatkowe przykładowo PIT-37.
4) Co robimy z taką deklaracją PIT-11 i jak często?
Deklarację PIT-11 należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Taki dokument należy wydać każdej osobie, z którą została nawiązana współpraca oraz (już w cyfrowej wersji) urzędowi skarbowemu (właściwość miejscowa osoby) najpóźniej do dnia 31 stycznia za rok poprzedni.
5) Co to jest PIT-4R?
PIT-4R jest to dokument, w którym zestawione są wszystkie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, które dotyczą konkretnego roku obrotowego. Innymi słowy widać tutaj zsumowane zaliczki za rok poprzedni od wszystkich osób, którym zostało wypłacone wynagrodzenie.
6) Co robimy z taką deklaracją PIT-4R i jak często?
Deklarację PIT-4R należy wysłać w wersji elektronicznej do Urzędu Skarbowego do 31 stycznia za poprzedni rok obrotowy.
7) Co to jest PIT-8AR lub PIT-8C?
PIT-8AR jest to deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Dotyczy ona zazwyczaj takich źródeł jak:
a) wygrane w konkursach, grach i zakładach (co do zasady jeżeli wygrana przekracza 2000),
b) wypłat z umów zlecenia, dzieła itp. nieprzekraczających 200 zł (per umowa),
c) przychodów z odsetek od pożyczek (więcej pkt 8. "Jak pożyczyć pieniądze spółce? Q&A"),
d) przychodów z dywidend (więcej "Wypłata dywidendy | Dywidenda").
PIT-8C jest to natomiast specyficzna deklaracja dotycząca stricte dochodów giełdowych oraz z odpłatnego zbycia walut wirtualnych (popularnie zwanych kryptowalutami).
Deklarację PIT-8C oraz PIT-8AR należy sporządzić w dwóch egzemplarzach dla każdej osoby z którą została nawiązana współpraca oraz wysłać podpisany dokument pocztą - jeden na adres osoby, a drugi (już elektronicznie) do urzędu skarbowego (właściwość miejscowa osoby) do dnia 31 stycznia za rok poprzedni.
B. Najważniejsze obowiązki prawne spółek
I. Prawidłowa reprezentacja spółki kapitałowej
W zakresie obowiązków poza podatkowych niezbędne jest pamiętanie o reprezentacji, którą wykonuje zarząd, nie natomiast wspólnicy podmiotu. Bardzo przydatne może okazać się zatem posiadanie "pod ręką" odpisu aktualnego z KRS, który jest możliwy do pobrania ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości po uzupełnieniu numeru NIP.
II. Adres do e-Doręczeń
Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych. Spółki rejestrowane od 1 stycznia 2025r. zakładają skrzynkę przy okazji rejestracji, natomiast spółki wpisane do KRS wcześniej miały obowiązek aktywować adres z 1 kwietnia 2025r. Korespondencja urzędowa jest doręczana na tę skrzynkę ze skutkiem doręczenia, należy ją zatem regularnie sprawdzać. Wniosek składa się elektronicznie przez biznes.gov.pl.
III. Rejestracja spółki do rejestrów CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych)
Wraz z wejściem w życie nowelizacji przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmowi w 2019r. na przedsiębiorców został nałożony obowiązek rejestracji do CRBR. Zgłoszenia dokonuje elektronicznie osoba uprawniona do reprezentacji spółki w terminie 14 dni od wpisu do KRS. W przypadku aktualizacji, dokonuje jej się w terminie 14 dni od zmiany danych. Szczegółowe informacje dotyczące Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych mogą Państwo odnaleźć na stronie rządowej Ministerstwa Finansów.
Rejestracja do CRBR jest obowiązkowa pod rygorem kary finansowej.
IV. Rejestracja spółki do BDO - ewidencja odpadów
Podmioty, które wytwarzają odpady lub wprowadzają na rynek między innymi produkty w opakowaniach, pojazdy, oleje, smary, opony, baterie i tym podobne przedmioty mają obowiązek rejestracji do tzw. "Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami" (BDO).
Szczegółowe informacje dotyczące obowiązków lub okoliczności wyłączających z obowiązku rejestracji można odnaleźć bezpośrednio na stronie Ministerstwa Ochrony Środowiska.
W przypadku rejestracji w BDO na wystawianych fakturach sprzedażowych niezbędne jest umieszczanie stosownego numeru nadanego w bazie pod sankcją kary finansowej.
V. Obowiązki GIODO oraz RODO
Wraz z wejściem w życie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), na podmioty przetwarzające dane osobowe zostało nałożonych wiele obowiązków związanych z przestrzeganiem ochrony danych osobowych.
Powody wprowadzenia owej regulacji możemy odnaleźć w preambule niniejszego dokumentu i tak też odnajdujemy, między innymi, że: "Szybki postęp techniczny i globalizacja przyniosły nowe wyzwania w dziedzinie ochrony danych osobowych. Skala zbierania i wymiany danych osobowych znacząco wzrosła. Dzięki technologii zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i organy publiczne mogą na niespotykaną dotąd skalę wykorzystywać dane osobowe w swojej działalności. Osoby fizyczne coraz częściej udostępniają informacje osobowe publicznie i globalnie. Technologia zmieniła gospodarkę i życie społeczne i powinna nadal ułatwiać swobodny przepływ danych osobowych w Unii oraz ich przekazywanie do państw trzecich i organizacji międzynarodowych, równocześnie zaś powinna zapewniać wysoki stopień ochrony danych osobowych."
Z punktu widzenia RODO jedną z najważniejszych zmian jest zaimplementowanie przez przedsiębiorcę czytelnego obowiązku informacyjnego wobec osoby fizycznej oraz wprowadzenie instytucji administratora danych osobowych. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
VI. Zakup kasy fiskalnej przez spółkę jeżeli sprzedaż dokonywana jest na rzecz osób fizycznych
Każdy przedsiębiorca co do zasady ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych przy użyciu kasy fiskalnej. Szcześliwie, dla ułatwienia życia przedsiębiorcom ustawodawca wprowadził kilka wyjątków od tego obowiązku, które omawiamy w artykułach o raporcie z kasy fiskalnej i ewidencji bezrachunkowej. Pomocne informacje można również odnaleźć na biznes.gov.pl.
VII. Komparycje umów spółki
Podczas prowadzenia działalności należy pamiętać o prawidłowych komparycjach umownych, tak też w przypadku:
1) Sp. z o.o.
powinna ona brzmieć:
"______________ sp. z o.o. z siedzibą w ____________, ul. ________________, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, NIP ________________, REGON ______________, kapitał zakładowy __________________, reprezentowana przez: _________________ Prezesa Zarządu PESEL XYZ (wskazywanie numeru PESEL jest dobrą praktyką, acz nie jest konieczne)".
2) Prostej spółki akcyjnej
będziemy mieli najczęściej dwa warianty, jeden z zarządem albo drugi z radą dyrektorów.
a) Zarząd
______________ P.S.A. z siedzibą w ____________, pod adresem: ul. ________________, ____________ ____________, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, posiadająca NIP ______________ oraz REGON ______________, o kapitale akcyjnym w wysokości ______________ zł, reprezentowana zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym przez:
_________________ - Prezesa Zarządu PESEL XYZ (wskazywanie numeru PESEL jest dobrą praktyką, acz nie jest konieczne) ,
b) Rada dyrektorów
______________ P.S.A. z siedzibą w ____________, pod adresem: ul. ________________, ____________ ____________, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w _________________, __________ Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS ______________, posiadająca NIP ______________ oraz REGON ______________, o kapitale akcyjnym w wysokości ______________ zł, reprezentowana zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym przez:
_________________ – Dyrektora PESEL XYZ (wskazywanie numeru PESEL jest dobrą praktyką, acz nie jest konieczne),
Prawidłowa reprezentacja podmiotu jest niezwykle istotna z uwagi na skuteczność umowy, w przypadku podpisania umowy przez osobę nieuprawnioną może ona nie być wiążąca. Standardowo osobami uprawnionymi do podpisywania umów są członkowie zarządu lub prokurenci.
VIII. Obostrzenia względem pewnych transakcji zawieranych ze spółką z o.o.
Dla pewnego typu transakcji Kodeks spółek handlowych wymaga zgody wspólników w formie uchwały zgromadzenia wspólników. Dotyczy to przede wszystkim transakcji z członkami zarządu oraz obrotu nieruchomościami. Szczegółowe omówienie wraz z przepisami znajdą Państwo w materiale „Obostrzenia względem transakcji związanych ze spółką z o.o.”
IX. Systematyczność w prowadzeniu księgowości spółki z o.o.
Systematyczność i organizacja są najważniejszymi obowiązkami każdego przedsiębiorcy. Zdecydowanie zalecane jest wyznaczenie jakiegoś czasu (np: 2h) jednego konkretnego dnia każdego tygodnia na sprawy księgowe, takie jak rozliczenie dokumentacji lub weryfikacja płatności, a od 2026r. również na bieżące pobieranie faktur zakupowych z KSeF.
