Raport z kasy fiskalnej krok po kroku | Sprzedaż na kasie, raport miesięczny i JPK_V7

Sprzedajemy towary lub usługi osobom prywatnym, a każdą sprzedaż rejestrujemy na kasie fiskalnej?

Kasa zapisuje każdy paragon, ale do ewidencji VAT i ksiąg rachunkowych spółki nie przenosimy pojedynczych paragonów. Przenosimy jeden zbiorczy dokument – raport z kasy fiskalnej, najczęściej raport okresowy miesięczny lub dobowy, który w pliku JPK_V7 oznaczamy symbolem RO.

W niniejszym materiale omawiamy trzy sposoby ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych, wyjaśniamy, kiedy kasa jest obowiązkowa, jakie raporty wystawia kasa i jak raport wykazać w JPK_V7 oraz w księgach spółki. Na końcu znajdą Państwo najczęstsze pytania (Q&A), pytania kontrolne i instrukcję wprowadzenia raportu do Fakturomanii krok po kroku.

Sprzedaż zwolnioną z obowiązku stosowania kasy opisaliśmy w odrębnym materiale Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej krok po kroku, faktury wystawiane do paragonów w materiale Faktura do paragonu krok po kroku, a faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych w Faktura bez NIP dla osoby fizycznej krok po kroku.

SPIS TREŚCI

I. Trzy sposoby ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych

1) Kasa fiskalna i raport z kasy (RO) - sposób 1

2) Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (WEW) - sposób 2

3) Faktura do każdej sprzedaży, wykazywana pojedynczo - sposób 3

4) Trzy sposoby w pigułce

II. Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa

1) Sprzedaż dla osób prywatnych rejestrujemy na kasie - ogólna zasada

2) Zwolnienia z kasy – w skrócie

3) Ulga na zakup kasy

III. Raporty z kasy fiskalnej – dobowy i miesięczny

IV. Raport z kasy i faktury do paragonów w JPK_V7

V. Raport z kasy w CIT i w księgach rachunkowych spółki

1) Przychód w CIT

2) Raport w księgach i rozliczenie utargu

VI. Najczęstsze pytania (Q&A)

1) Czy do Fakturomanii wprowadzamy każdy paragon?

2) Klient zapłacił przelewem z góry, a towar odbierze w kolejnym miesiącu. Kiedy wystawić paragon?

3) Klient zwrócił towar kupiony na paragon. Czy zmieniamy raport?

4) Pomyliliśmy się przy wystawianiu paragonu. Co dalej?

5) Mamy kasę w sklepie, a sklep internetowy przyjmuje tylko przelewy. Czy sprzedaż internetowa też musi przechodzić przez kasę?

6) Czy faktura do paragonu dla osoby prywatnej też ma oznaczenie FP?

7) Kasa online wysyła dane do urzędu. Czy raport i tak trzeba wprowadzać?

VII. Zanim wprowadzimy raport z kasy do Fakturomanii – pytania kontrolne

VIII. Raport z kasy fiskalnej w Fakturomanii krok po kroku

1) Dane podstawowe

a) Nr raportu

b) Data wystawienia

c) Data sprzedaży

2) Dane płatności

3) Pozycje

4) Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe

5) Zapis i zatwierdzenie raportu

6) Rozliczenie utargu w module Finanse

I. Trzy sposoby ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) oraz rolników ryczałtowych możemy udokumentować i wykazać w ewidencji VAT na trzy sposoby. Wybór nie zawsze należy do nas, to, czy musimy stosować kasę fiskalną, wynika po prostu z przepisów.

1) Kasa fiskalna i raport z kasy (RO) - sposób 1

Każdą sprzedaż rejestrujemy na kasie fiskalnej i wydajemy klientowi paragon. Do ewidencji VAT i ksiąg spółki nie przenosimy pojedynczych paragonów, tylko zbiorczy raport z kasy, najczęściej raport okresowy (miesięczny), który w JPK_V7 jest oznaczony symbolem RO.

Jeżeli klient poprosi o fakturę do paragonu, wystawiamy ją w takim przypadku z oznaczeniem FP. Taka faktura nie zwiększa już sprzedaży, bo ta jest ujęta w raporcie (art. 109 ust. 3d ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej: ustawa o VAT). Zasady prowadzenia raportów omawiamy w części III.

2) Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej (WEW) - sposób 2

Jeżeli spółce przysługuje zwolnienie z kasy, np. sprzedaje towary wysyłkowo i otrzymuje zapłatę w całości przelewem albo jej sprzedaż dla osób prywatnych nie przekracza 20 000 zł rocznie, sprzedaż ewidencjonujemy bez kasy. Do JPK_V7 przenosimy ją zbiorczo, na podstawie dokumentu wewnętrznego z oznaczeniem WEW. W Fakturomanii jest to ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, np. ESB 9/2026.

Zwolnienia i zasady prowadzenia takiej ewidencji opisaliśmy w materiale Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej krok po kroku.

3) Faktura do każdej sprzedaży, wykazywana pojedynczo - sposób 3

Spółka zwolniona z kasy może również dokumentować każdą sprzedaż fakturą poza KSeF (tzw. typ BFK) albo w KSeF i wykazywać w JPK_V7 każdą fakturę osobno, bez oznaczenia FP. Przy kilku fakturach miesięcznie to wygodne rozwiązanie, ale przy sprzedaży masowej to najbardziej pracochłonny wariant.

W materiale Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej krok po kroku pokazujemy, kiedy faktury dla konsumentów można zamiast tego zebrać w jednym zestawieniu z oznaczeniem WEW, zgodnie z jednolitą linią interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS).

4) Trzy sposoby w pigułce

II. Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa

1) Sprzedaż dla osób prywatnych rejestrujemy na kasie - ogólna zasada

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT „Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących”.

O obowiązku decyduje więc status nabywcy, a nie forma prawna sprzedawcy. Spółka z o.o. sprzedająca konsumentom podlega tym samym zasadom co sklep osiedlowy, a sprzedaż dla firm (B2B) nie wymaga kasy, nawet gdy klient płaci gotówką.

Brak kasy mimo obowiązku jest kosztowny, naczelnik urzędu skarbowego ustala bowiem w przypadku braku kasy dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres do rozpoczęcia ewidencji na kasie (art. 111 ust. 2 ustawy o VAT). Kasa musi też działać przez cały czas sprzedaży, jeżeli z przyczyn od nas niezależnych przestanie działać, sprzedaż rejestrujemy na kasie rezerwowej, a gdy to niemożliwe, nie możemy sprzedawać (art. 111 ust. 3).

2) Zwolnienia z kasy – w skrócie

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 1902, ze zm.), daje możliwość nieprowadzenia kasy fiskalnej. Zwolnienia obowiązują w danym roku podatkowym i „nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.” (§ 2 ust. 1 i § 3 ust. 1). Podatnicy najczęściej korzystają z trzech rodzajów zwolnień:

a) zwolnienie podmiotowe z kasy – sprzedaż dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł netto (§ 3 ust. 1 pkt 1), a u spółek, które dopiero zaczynają taką sprzedaż, jej przewidywana wartość w proporcji do okresu sprzedaży nie przekroczy 20 000 zł (§ 3 ust. 1 pkt 2),

b) zwolnienia przedmiotowe z kasy – m.in. sprzedaż wysyłkowa (pocztą lub kurierem) opłacona w całości przez bank lub pocztę (poz. 41 załącznika) i usługi dla osób prywatnych opłacone w całości w ten sam sposób (poz. 42 załącznika),

c) zwolnienie ze względu na udział – ponad 80% sprzedaży dla osób fizycznych stanowią czynności zwolnione wymienione w części I załącznika (§ 3 ust. 1 pkt 3).

Ze zwolnień nie korzystają m.in. dostawy sprzętu komputerowego, elektroniki i sprzętu fotograficznego, części samochodowych, paliw, alkoholu, wyrobów tytoniowych, perfum i wyrobów z metali szlachetnych, a także usługi naprawy pojazdów, fryzjerskie i kosmetyczne, gastronomiczne, prawnicze, doradztwa podatkowego i opieki medycznej świadczonej przez lekarzy (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień), z wyjątkami wymienionymi w § 4 ust. 2 i 3. Spółka korzystająca ze zwolnienia podmiotowego traci je z chwilą wykonania takiej czynności (§ 5 ust. 2).

3) Ulga na zakup kasy

Spółka, która w terminie rozpoczęła ewidencję na kasie online, może odliczyć od VAT należnego 90% ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej niż 700 zł za każdą kasę, pod warunkiem że kupiła ją nie później niż 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Ulgę trzeba zwrócić m.in. wtedy, gdy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji spółka zakończy działalność albo nie podda kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (art. 111 ust. 6).

Wprowadzenie faktury za kasę opisaliśmy w materiale Jak dodać fakturę za zakup kasy fiskalnej z ulgą albo bez ulgi?. Ogólne informacje o kasach znajdą Państwo także na stronie biznes.gov.pl.

III. Raporty z kasy fiskalnej – dobowy i miesięczny

1) Jakie raporty wystawia kasa

Raport fiskalny to zestawienie sprzedaży zapisanej w pamięci kasy. Zgodnie z § 2 pkt 29 rozporządzenia w sprawie kas raport zawiera „w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku należnego w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy”.

W praktyce interesują nas dwa raporty (§ 6 ust. 1 pkt 3 i 4 rozporządzenia w sprawie kas):

a) raport fiskalny dobowy – wystawiamy go „po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym”,

b) raport fiskalny okresowy (miesięczny) – wystawiamy go „po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu”, a przy kasach online zamiast niego możemy wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny).

Raport miesięczny sumuje sprzedaż z raportów dobowych z całego miesiąca, dlatego jest najwygodniejszą podstawą ewidencji VAT, zamiast trzydziestu raportów dobowych wprowadzamy jeden dokument. Na kasie każda stawka VAT ma swoją literę: A – 23%, B – 8%, C – 5%, D – 0%, E – zwolnienie (§ 6 ust. 1 pkt 5), dlatego kwoty z raportu przepisujemy według liter.

2) Raport dobowy czy miesięczny – który wprowadzić do Fakturomanii

Ewidencja VAT może opierać się na raportach dobowych albo na raporcie miesięcznym. Ważne, aby wybrać jeden wariant i stosować go konsekwentnie, bo raport miesięczny obejmuje te same transakcje co raporty dobowe.

3) Data raportu i miesiąc rozliczenia

O tym, do którego miesiąca trafi raport, decyduje data ostatniej sprzedaży, którą obejmuje. Zgodnie z pkt 13 części II załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. poz. 1988, ze zm.), dalej: rozporządzenie JPK, „W przypadku zdarzeń wykazywanych w ewidencji na podstawie zbiorczych dowodów podatnicy ujmują je według daty ostatniego zdarzenia objętego tym dowodem”.

Raport miesięczny za wrzesień wprowadzamy więc z datą sprzedaży 30 września i wykazujemy w JPK_V7 za wrzesień, także wtedy, gdy wydrukujemy go 1 października.

Szczególna zasada dotyczy przedpłat, tutaj gdy klient zapłaci przelewem przed wydaniem towaru, paragon wystawiamy „niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika”, a jeżeli wcześniej wydamy towar, to najpóźniej przy sprzedaży (§ 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas). Przedpłatę gotówką nabijamy na kasę od razu (§ 6 ust. 1 pkt 2 lit. a).

IV. Raport z kasy i faktury do paragonów w JPK_V7

1) Raport z kasy – oznaczenie RO

Sprzedaż z kasy wykazujemy w JPK_V7 zbiorczo. Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia JPK ewidencja zawiera „wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących”.

Raport oznaczamy symbolem RO, czyli „zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących” (§ 10 ust. 5 pkt 2 lit. b rozporządzenia JPK). Jako dowód inny niż faktura raport otrzymuje też oznaczenie DI, a w miejscu danych nabywcy – „BRAK”. Do raportu nie stosujemy kodów GTU ani oznaczeń procedur, np. TP (§ 10 ust. 3a i 4a). Fakturomania nadaje te oznaczenia automatycznie.

Raport jest obowiązkowy także wtedy, gdy do części paragonów wystawiliśmy faktury. Jak wskazał Dyrektor KIS, „Sporządzanie zbiorczego zapisu „RO” jest obowiązkowe, również wówczas gdy wystawicie Państwo fakturę i oznaczycie „FP”.” (interpretacja z 6 czerwca 2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.523.2020.9.ALN).

2) Faktura do paragonu – oznaczenie FP

Klient, który zapłacił na kasie, może poprosić o fakturę. Sprzedaż jest już w raporcie, więc faktura nie może jej powiększyć. Zgodnie z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT „Faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1, ujmuje się w ewidencji [...] w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji”.

W JPK_V7 taką fakturę oznaczamy symbolem FP, a w Fakturomanii w polu FP w sekcji Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe wybieramy TAK. Od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. oznaczenie FP obejmuje również faktury wystawione przy użyciu kasy (§ 11c rozporządzenia JPK, art. 145n ust. 4 ustawy o VAT).

Fakturę do paragonu dla firmy wystawimy tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). Faktura wystawiona z naruszeniem tej zasady grozi sankcją w wysokości 100% VAT wykazanego na fakturze (art. 106b ust. 6). Szczegóły opisaliśmy w materiale Faktura do paragonu krok po kroku.

3) Kasa a KSeF w 2026 i 2027 r.

Fakturę do paragonu dla firmy wystawiamy w KSeF, a w JPK_V7 wykazujemy ją z numerem KSeF i oznaczeniem FP. Fakturę dla osoby prywatnej możemy wystawić poza KSeF (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT), wtedy ma ona typ BFK i również oznaczenie FP.

Do końca 2026 r. spółka może jeszcze wystawiać faktury przy użyciu kasy i traktować paragon z NIP nabywcy do 450 zł jako fakturę (art. 145n ust. 1). Od 1 stycznia 2027 r. kasa będzie służyć wyłącznie do paragonów – zgodnie z nowym brzmieniem art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy będą obowiązani „wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży”, a faktury, także do paragonów, będziemy wystawiać poza kasą.

V. Raport z kasy w CIT i w księgach rachunkowych spółki

1) Przychód w CIT

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) nie zawiera szczególnych zasad dla sprzedaży detalicznej. Zgodnie z art. 12 ust. 3a ustawy o CIT „za datę powstania przychodu [...] uważa się [...] dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień: 1) wystawienia faktury albo 2) uregulowania należności”.

Przychód ze sprzedaży na kasie powstaje więc w dniu wydania towaru lub wykonania usługi, w praktyce w dniu wystawienia paragonu. Raport miesięczny zbiera przychody z całego miesiąca, co wystarcza do rozliczenia miesięcznych zaliczek na CIT. Przychodem jest kwota netto, bo należny VAT nie jest przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 9 ustawy o CIT).

2) Raport w księgach i rozliczenie utargu

W księgach raport z kasy jest dowodem zbiorczym. Zgodnie z art. 20 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) podstawą zapisów mogą być dowody „zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione”. Raport miesięczny zestawia sprzedaż z raportów dobowych, dlatego raporty dobowe przechowujemy razem z nim.

Sprzedaż z raportu jest od razu zapłacona, klient zapłacił przy kasie gotówką lub kartą. Fakturomania księgowo rozlicza ją przez tzw. środki w drodze, całą wartość raportu miesięcznego wpisujemy jako płatność online z datą pierwszego dnia miesiąca, a faktyczne wpływy, czyli utarg gotówkowy i przelewy od operatora terminala, wprowadzamy w module Finanse.

Przykład – raport miesięczny za wrzesień 2026 r.

Przykładowe operacje

Po tych operacjach saldo konta środków w drodze wynosi zero (1 230,00 − 230 − 500 − 500). Saldo inne niż zero na koniec miesiąca podpowiada, że któregoś wpływu jeszcze nie rozliczyliśmy, np. przelewu od operatora za ostatnie dni miesiąca, który wpłynie w kolejnym miesiącu.

Prowizję rozliczamy na podstawie faktury operatora, zob. Jak dodać fakturę kosztową od operatora płatności?.

VI. Najczęstsze pytania (Q&A)

1) Czy do Fakturomanii wprowadzamy każdy paragon?

Nie. Paragony zostają w pamięci kasy, a do ewidencji wprowadzamy raport miesięczny albo raporty dobowe. W JPK_V7 sprzedaż z kasy wykazujemy zbiorczo, w podziale na stawki VAT (§ 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia JPK).

2) Klient zapłacił przelewem z góry, a towar odbierze w kolejnym miesiącu. Kiedy wystawić paragon?

Paragon wystawiamy niezwłocznie po wpływie pieniędzy na rachunek, najpóźniej z końcem miesiąca, w którym je otrzymaliśmy (§ 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas). Przedpłata rodzi obowiązek podatkowy w VAT z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), więc trafia do raportu i JPK_V7 za miesiąc wpływu.

W CIT taka przedpłata nie jest jeszcze przychodem (art. 12 ust. 4 pkt 1 ustawy o CIT), przychód powstanie w dniu wydania towaru. W księgach do tego czasu ujmujemy ją jako rozliczenie międzyokresowe przychodów, niemniej istnieje możliwość rozpoznania przychodu już w momencie ewidencji na kasie.

3) Klient zwrócił towar kupiony na paragon. Czy zmieniamy raport?

Raportu z kasy nie zmieniamy, bo zwrotów towarów i uznanych reklamacji nie ujmuje się w ewidencji na kasie (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie kas). Zwroty wpisujemy do odrębnej ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji, w której podajemy m.in. datę sprzedaży, nazwę towaru, wartość brutto i podatek oraz numer paragonu, i dołączamy protokół przyjęcia zwrotu (§ 3 ust. 3).

Na podstawie tej ewidencji zmniejszamy sprzedaż i VAT należny w okresie, w którym dokonaliśmy zwrotu. Jeżeli do paragonu wystawiliśmy fakturę, zwrot dokumentujemy również fakturą korygującą.

4) Pomyliliśmy się przy wystawianiu paragonu. Co dalej?

Oczywistą pomyłkę korygujemy niezwłocznie w odrębnej ewidencji oczywistych pomyłek – z krótkim opisem przyczyny i oryginałem paragonu – a sprzedaż rejestrujemy na kasie w prawidłowej wysokości (§ 3 ust. 4 i 5 rozporządzenia w sprawie kas). W ewidencji VAT wykazujemy sprzedaż z raportu pomniejszoną o kwoty z ewidencji oczywistych pomyłek.

5) Mamy kasę w sklepie, a sklep internetowy przyjmuje tylko przelewy. Czy sprzedaż internetowa też musi przechodzić przez kasę?

Jeżeli spełnia warunki zwolnienia dla sprzedaży wysyłkowej to nie musi (poz. 41 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień). Niniejsze warunki to: towar wysyłamy pocztą lub kurierem, całą zapłatę otrzymujemy przez bank lub pocztę, z ewidencji wynika, której transakcji i jakiego nabywcy (z adresem) dotyczy wpłata oraz towar nie jest wyłączony ze zwolnień (§ 4 ust. 1).

Zwolnienia przedmiotowe dotyczą konkretnych czynności, dlatego spółka może jednocześnie stosować kasę w sklepie i ewidencję bezrachunkową w sklepie internetowym. Taki podział potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 6 czerwca 2022 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.523.2020.9.ALN. Tę samą transakcję wykazujemy tylko w jednym miejscu.

6) Czy faktura do paragonu dla osoby prywatnej też ma oznaczenie FP?

Tak. Oznaczenie FP dotyczy każdej faktury do sprzedaży zarejestrowanej na kasie, niezależnie od tego, czy nabywcą jest firma, czy konsument (art. 106h ust. 1 i art. 109 ust. 3d ustawy o VAT). Fakturę dla konsumenta możemy wystawić poza KSeF (typ BFK), a fakturę dla firmy tylko wtedy, gdy paragon zawiera jej NIP (art. 106b ust. 5).

7) Kasa online wysyła dane do urzędu. Czy raport i tak trzeba wprowadzać?

Tak. Kasa online przesyła dane do Centralnego Repozytorium Kas (art. 111 ust. 3a pkt 12 ustawy o VAT), ale to nie zastępuje ewidencji VAT, sprzedaż z kasy i tak wykazujemy w JPK_V7 na podstawie raportu. Kopie dokumentów kasowych przechowujemy przez okres wymagany przepisami (art. 111 ust. 3a pkt 6).

VII. Zanim wprowadzimy raport z kasy do Fakturomanii – pytania kontrolne

Większość błędów przy raportach z kasy powstaje, zanim raport trafi do systemu, wprowadzamy raporty dobowe i miesięczny za ten sam okres, pomijamy oznaczenie FP przy fakturach do paragonów albo nie rozliczamy wpływów od operatora.

Dlatego przed wprowadzeniem raportu warto odpowiedzieć na kilka pytań, odpowiedzi od razu wskazują, jak uzupełnić dokument.

1) Pytania o obowiązek kasy i rodzaj raportu

2) Pytania o faktury do paragonów

3) Pytania o płatności i rozliczenie utargu

Mając odpowiedzi na te pytania, możemy przejść do wprowadzenia raportu, co krok po kroku pokazujemy w następnej części.

VIII. Raport z kasy fiskalnej w Fakturomanii krok po kroku

W Fakturomanii raport z kasy fiskalnej wprowadzamy w module Kasa Fiskalna – najpierw otwieramy nowy raport, a następnie uzupełniamy kolejno jego sekcje. Całość pokażemy na przykładzie z części V.

Dane przykładu

W lewym menu wybieramy Kasa Fiskalna > Dodaj raport.

Uzupełnianie danych raportu

W następnym kroku należy uzupełnić dane raportu, najlepiej w kolejności sekcji:

1) Dane podstawowe,

2) Dane płatności,

3) Pozycje,

4) Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe.

Po uzupełnieniu dokumentu należy zapisać i zatwierdzić raport, a następnie rozliczyć wpływy w module Finanse.

1) Dane podstawowe

Dane podstawowe

W tej części należy uzupełnić podstawowe dane, które znajdują się na wydruku raportu z kasy fiskalnej.

a) Nr raportu

Są to dane identyfikujące dany raport z kasy fiskalnej. Na każdym raporcie znajduje się niniejszy numer, często w przypadku kasy fiskalnej stosuje się skrót ROM - Raport okresowy miesięczny z dopiskiem konkretnego okresu np: ROM 9/2024.

b) Data wystawienia

Inaczej data wydruku raportu z kasy fiskalnej. Data ta nie może być wcześniejsza niż data sprzedaży. Jeżeli jednak warunek ten nie zostanie spełniony pojawi się komunikat o błędzie, a co za tym idzie nie będzie możliwości zapisania niniejszego raportu w systemie.

Ewidencję raportów z kasy fiskalnej prowadzi się najczęściej miesięcznie.

c) Data sprzedaży

Data, której dotyczy dany raport z kasy fiskalnej, od tej daty zależy miesiąc ujęcia raportu w rozliczaniu podatkowym.

Data ta nie może być późniejsza niż data wystawienia. Jeśli warunek ten nie zostanie spełniony system ukaże nam komunikat o błędzie oraz nie będzie możliwości zapisania takiego raportu.

2) Dane płatności

Całość utargu (niezależnie od okoliczności czy sprzedaż została uregulowana gotówką (formalną lub nieformalną), kartą czy też przelewem) co do zasady uzupełniamy w polu "Płatność online".

W celu wprowadzenia dziennych obrotów gotówkowych lub przelewów rozliczeniowych od pośrednika płatności (obsługującego terminal lub system płatności online np: przelewy24/payU/dotpay), należy posłużyć się modułem "Finanse".

a) Płatności gotówką – tylko przy raportach dobowych, przy raporcie miesięcznym zostawiamy 0,00.

b) Płatności online – przy raporcie miesięcznym wpisujemy tu całą sprzedaż brutto, w przykładzie 1 230,00 zł.

c) Data płatności – przy raporcie miesięcznym pierwszy dzień okresu (01.09.2026 r.), przy raporcie dobowym – dzień raportu.

Moduł Finanse - Wpływ środków w drodze

Dla wprowadzenia już konkretnych przepływów finansowych - płatności, niezbędne będzie posłużenie się modułem Finanse, tutaj z punktu widzenia obrotu pieniędzmi można wyróżnić trzy warianty:

a) Otrzymanie środków gotówkowych (formalnych) - które ma miejsce w przypadku prowadzenia raportu kasowego. W takim wypadku istnieje obowiązek sporządzania inwentaryzacji kasy, czyli w każdym dniu, w którym miała miejsce sprzedaż przeliczenia jej. 

Wprowadzenia do księgowości takiej formalnej gotówki pochodzącej z utargu zaewidencjonowanego na kasie fiskalnej dokonuje się przez moduł "Finanse" wybierając typ operacji "Wpływ środków w drodze do gotówki" w wysokościach i datach odpowiadających przeprowadzonym inwentaryzacjom. Dokumentem źródłowym potwierdzającym przeprowadzenie operacji będzie raport kasowy za konkretny okres (zazwyczaj w formie RK MM/RRRR) lub kasa przyjęła (zazwyczaj w formie KP NN/MM/RRRR). 

b) Otrzymanie środków gotówkowych (nieformalnych) - w przypadku braku prowadzenia raportu kasowego inwentaryzacji kasy nie sporządza się, do systemu zatem wprowadza się po prostu zbiorczą informację o utargu.

Takie środki pozostają jako "Środki w drodze" i w tej pozycji widnieją z poziomu podglądu modułu "Finansów". Wpłatę na rachunek bankowy takich środków gotówkowych można wprowadzić przez moduł Finanse wybierając typ operacji "Wpływ środków w drodze do banku" w takiej wartości jakie zostały faktycznie wpłacone na rachunek i zaksięgowane.

c) Otrzymanie środków z płatności za pośrednictwem terminala płatniczego lub innych systemów online

W przypadku, gdy sprzedaż odbywa się przy użyciu terminala płatniczego lub aplikacji online, w pierwszej kolejności pieniądze znajdują się u pośrednika płatności. Dopiero następnie, po tym, gdy pośrednik przeleje nam te środki na rachunek bankowy stają się one dostępne dla firmy (wpłata środków zazwyczaj następuje w wysokości po potrąceniu prowizji od obsługi operacji). Taką operację wpłaty od pośrednika można w aplikacji zaewidencjonować posługując się modułem "Finanse". 

Dla ewidencji niniejszych wpływów, które wpływają na rachunek bankowy, będziemy używać modułu "Finanse" przez opcję "wpływ środków w drodze do banku", gdzie musimy uzupełnić dokument źródłowy z którego wynika operacja (zazwyczaj wyciąg bankowy za konkretny okres w formie WB MM/RRRR), kwotę oraz datę.

Sposób postępowania jest analogiczny w przypadku, gdy kontrahenci regulowali płatności przelewami na rachunek bankowy.

3) Pozycje

Dla każdej stawki VAT z raportu dodajemy osobną pozycję (Dodaj pozycję), np. „Sprzedaż opodatkowana stawką 23%”, z ilością 1 i kwotą z raportu. Możemy wpisać cenę netto, wartość netto albo wartość brutto, system wyliczy pozostałe kwoty. 

W przykładzie

Netto 1 000,00 zł, VAT 23% 230,00 zł, brutto 1 230,00 zł.

Sumy w podsumowaniu (Razem PLN) muszą być identyczne z raportem. Sprzedaż zwolnioną od VAT albo ze stawką 0% wprowadzamy jako osobne pozycje z właściwą stawką.

4) Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe

Przełącznikiem odsłaniamy sekcję Informacje dodatkowe lub oznaczenia podatkowe. Przy raporcie z kasy pole Sprzedaż bez użycia kasy rejestrującej pozostawiamy na NIE – raport trafi wtedy do JPK_V7 z oznaczeniem RO. Wartość TAK wybieramy wyłącznie przy ewidencji sprzedaży bezrachunkowej (zob. Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej krok po kroku).

5) Zapis i zatwierdzenie raportu

Raport zapisujemy przyciskiem Zapisz, a następnie zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź. Zapisane raporty znajdziemy w Kasa Fiskalna > Lista raportów.

6) Rozliczenie utargu w module Finanse

W celu wprowadzenia płatności związanych z rozliczeniem raportów, w lewym menu wybieramy Finanse.

W sekcji Operacje na dostępnych środkach dodajemy operację i wybieramy jej typ:

a) Wpływ środków w drodze do gotówki – utarg gotówkowy przyjęty do kasy gotówkowej spółki, w kwotach i datach zgodnych z raportami kasowymi (np. RK 9/2026) lub dowodami KP,

b) Wpłata gotówki do banku – wpłata utargu z kasy gotówkowej na rachunek bankowy,

c) Wpływ środków w drodze do banku – przelewy od operatora terminala lub płatności online, a także gotówka wpłacana od razu na rachunek, z dokumentem źródłowym w formie WB MM/RRRR (wyciąg bankowy).

W przykładzie wprowadzamy

Wpływ środków w drodze do banku  224,00 zł (WB 9/2026), który został zaksięgowany na rachunku bankowym 10 września 2026r.

Wpływ środków w drodze do banku  488,00 zł (WB 9/2026), który został zaksięgowany na rachunku bankowym 17 września 2026r.

Wpływ środków w drodze do banku  488,00 zł (WB 9/2026), który został zaksięgowany na rachunku bankowym 24 września 2026r.

Operacje zatwierdzamy przyciskiem Zatwierdź operacje. 

Wpływy z wyciągu możemy też przypisać importem wyciągu bankowego.